คุณ^(Did)ทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถสร้างแบบฟอร์มในWordที่ผู้อื่นสามารถกรอกได้ เมื่อคุณได้ยินเกี่ยวกับแบบฟอร์มที่กรอกได้ มันมักจะเกี่ยวข้องกับเอกสาร Adobe และ PDF^{(Adobe and PDF documents)}เพราะเป็นรูปแบบที่นิยมมากที่สุด

อย่างไรก็ตามWordเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังทีเดียว และคุณสามารถใช้มันเพื่อสร้างแบบฟอร์มได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งคุณสามารถพิมพ์หรือส่งทางอีเมล ฯลฯ หากคุณต้องการสร้างแบบสำรวจที่จะเปิดเผยต่อผู้คนจำนวนมากและคุณต้องการคำตอบทั้งหมด นับโดยอัตโนมัติ อาจเป็นการดีที่สุดที่จะใช้Google เอกสาร^{(Google Docs)}เพื่อสร้างแบบสำรวจ

ในบทความนี้ ฉันจะแสดงวิธีสร้างฟอร์มด้วยกล่องข้อความ กล่องกาเครื่องหมายตัวเลือกวันที่^{(date picker)}และกล่อง^{(list box)}รายการ คุณยังสามารถทำให้ฟอร์มของคุณดูดีขึ้นได้มาก ถ้าคุณใช้ตารางเพื่อจัดระเบียบทุกอย่าง

เปิดใช้งานแท็บนักพัฒนา

ตามค่าเริ่มต้น คุณไม่สามารถสร้างฟอร์มในWordได้เว้นแต่คุณจะเปิดใช้งาน แท็บ นักพัฒนา^(Developer)ใน Ribbon เนื่องจากมีคนใช้ไม่มากนักMicrosoftจึงปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น หากต้องการเปิดใช้งานแท็บ ให้คลิกที่ไฟล์^(File)จากนั้นเลือกตัว^(Options)เลือก

ที่ด้านซ้ายมือ ให้คลิกปรับแต่ง Ribbon^{(Customize Ribbon)}แล้วเลือก ช่อง Developerในกล่องรายการด้านขวา

คลิกตกลง^{(Click OK)}และคลิกที่แท็บในริบบิ้น ส่วนที่เราสนใจมากที่สุดคือการควบคุม^(Controls)

การสร้างแบบฟอร์มใน Word

ส่วนการควบคุม^{(Controls section)}มีตัวควบคุมต่างๆ ประมาณแปดตัวควบคุมที่สามารถเพิ่มลงในเอกสาร Word^{(Word document)} ของคุณ ได้ได้แก่ Rich Text , Plain-Text , Picture , Building Block Gallery , Checkbox , Combo Box , Drop-Down ListและDate Picker

ในการแทรกตัวควบคุม เพียงแค่คลิกที่ตัวควบคุม และมันจะปรากฏทุกที่ที่เคอร์เซอร์ของคุณตั้งอยู่ ในตัวอย่างด้านล่าง ฉันสร้างตารางและเพิ่มกล่องข้อความธรรมดาสองกล่องสำหรับชื่อและนามสกุล

ตามค่าเริ่มต้น ตัวควบคุมแต่ละรายการจะมีข้อความเติม^{(filler text)} ของตัว เอง สำหรับการ ควบคุม ข้อความธรรมดา^{(plain text control)}คลิกหรือแตะที่นี่เพื่อป้อน^{(Click or tap here to enter text)}ข้อความ คุณสามารถแก้ไขข้อความนี้สำหรับตัวควบคุมใดๆ ได้โดยคลิกที่ ปุ่ม โหมดการออกแบบ^{(Design Mode)}ที่อยู่ด้านขวาของไอคอนตัวควบคุม

คุณจะเห็นตัวแทนสีน้ำเงินปรากฏขึ้นที่ด้านซ้ายและด้านขวา^{(left and right)}ของตัวควบคุมใดๆ ที่คุณได้เพิ่มลงในเอกสารของคุณ เลือกข้อความและเปลี่ยน^{(text and change)}เป็นอะไรก็ได้ที่คุณต้องการ คลิก^(Click)ที่ ปุ่ม Design Modeอีกครั้งเพื่อออกจากโหมด

ถัดไป ให้คลิกตัวควบคุมที่เพิ่มใหม่เพื่อให้มีไฮไลต์ จากนั้นคลิกPropertiesซึ่งอยู่ด้านล่างปุ่ม Design Mode^{(Design Mode button)}โดยตรง การควบคุมแต่ละรายการจะมีชุดตัวเลือกมาตรฐานพร้อมตัวเลือกแบบกำหนดเองที่ด้านล่างตามประเภทของการควบคุม

ที่นี่ คุณสามารถกำหนดชื่อให้กับตัวควบคุม เปลี่ยนสี จัดรูปแบบข้อความ และระบุว่าจะแก้ไขหรือลบตัวควบคุมได้หรือไม่ ที่ด้านล่างสุดคือตัวเลือกเฉพาะตัวควบคุม ซึ่งสำหรับกรณีของการควบคุมข้อความธรรมดา^{(plain text control)}ไม่ว่าคุณจะต้องการอนุญาตหลายบรรทัดหรือไม่ ตัวเลือกสุดท้ายนั้นมีประโยชน์หากคุณต้องการให้ผู้อื่นพิมพ์ข้อความในย่อหน้า

แล้ว การควบคุมข้อความธรรมดา^{(text control)}และ การควบคุม ข้อความ^{(text control)}ที่มีรูปแบบแตกต่างกันอย่างไร ดี^(Well)ไม่มาก ในตัวควบคุม Rich Text^{(text control)}คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าแบบอักษร/สีสำหรับแต่ละคำได้ ในขณะที่ตัวควบคุมข้อความธรรมดา^{(text control)}จะนำการจัดรูปแบบไปใช้กับข้อความทั้งหมด คุณอาจคิดว่าการควบคุมข้อความธรรมดา^{(text control)}จะไม่อนุญาตให้เปลี่ยนตัวหนา แบบอักษรหรือเปลี่ยนสี แต่ทำได้

ต่อไป ฉันไปข้างหน้าและเพิ่มการ ควบคุมรายการ^{(list control)}ดรอปดาวน์ลงในแบบฟอร์มของฉัน คุณจะเห็นข้อความว่าเลือกรายการ^{(Choose an item)}เท่านี้ก็เรียบร้อย ในการเพิ่มรายการลงในรายการ คุณต้องคลิกที่Properties

คลิก ปุ่ม เพิ่ม^(Add)แล้วพิมพ์ชื่อที่คุณต้องการ ตามค่าเริ่มต้นชื่อที่แสดง^{( Display Name)}และค่า^(Value)จะเหมือนกัน แต่คุณสามารถเปลี่ยนได้หากต้องการ ไม่มีเหตุผลใดที่จะต้องเปลี่ยนค่า เว้นแต่ว่าคุณกำลังเขียนมาโครของ Word และอ้างอิง^{(Word macros and refer)}ถึงตัวควบคุมในโค้ด

เมื่อคุณเพิ่มตัวเลือกทั้งหมดแล้ว ให้ดำเนินการต่อและคลิกตกลง จากนั้นคุณจะสามารถเลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ได้

ข้อแตกต่างระหว่างตัว ควบคุมรายการ^{(list control)}แบบหล่นลง และตัว ควบคุมกล่อง^{(box control)}คำสั่งผสมคือตัวควบคุมหลังอนุญาตให้ผู้ใช้ป้อนค่าของตนเองได้หากต้องการ ในรายการดรอปดาวน์ คุณต้องเลือกจากหนึ่งในตัวเลือกในรายการ ในกล่องคำสั่งผสม^{(combo box)}คุณสามารถเลือกจากรายการหรือพิมพ์^{(list or type)}ค่าของคุณเอง

การควบคุมตัวเลือกวันที่^{(date picker control)}ทำงานเหมือนกับตัวเลือกวันที่ที่^{(date picker)}คุณเคยใช้ใน เว็บไซต์ จองสายการบิน^{(airline booking)}ฯลฯ เมื่อคุณคลิกที่ปฏิทินนั้น ปฏิทินจะปรากฏขึ้น และคุณสามารถคลิกที่วันที่เพื่อเลือกได้

หากคุณคลิกที่ ปุ่ม Propertiesคุณจะเห็นว่ามีตัวเลือกค่อนข้างน้อยสำหรับการควบคุมตัวเลือกวัน^{(date picker control)}ที่

คุณสามารถเลือกรูปแบบอื่นเพื่อแสดงวันที่และเลือกประเภทปฏิทิน^{(calendar type)}อื่นได้ การควบคุมรูปภาพ^{(picture control)}เป็นอีกตัวเลือกที่ดีที่จะให้ผู้ใช้สามารถแทรกรูปภาพได้อย่างง่ายดาย

เมื่อผู้ใช้คลิกที่รูปภาพ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกรูปภาพจากคอมพิวเตอร์ของตน จาก การค้นหารูปภาพ ของBing^{(Bing image)}หรือจากOneDrive พวกเขายังมีตัวเลือกสำหรับFacebook และ^{(Facebook and Flickr)} Flickr

ตอนนี้ มาเพิ่มช่องทำเครื่องหมายสองสามช่องในเอกสารของเรากัน โปรดทราบว่าเมื่อคุณเพิ่มช่องกาเครื่องหมายและพยายามพิมพ์ข้อความลงไป ช่องจะบอกคุณว่าส่วนที่เลือกนั้นล็อกอยู่ ฉันเชื่อว่านี่คือการออกแบบ คุณต้องคลิกถัดจากช่องทำเครื่องหมายแล้วพิมพ์ข้อความของคุณ

สุดท้าย คุณสามารถแทรกการควบคุมแบบเอกสารสำเร็จรูป^{(building block control)}ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเลือกเนื้อหาจากQuick Parts และ^{(Quick Parts and AutoText)} AutoText หากคุณไม่รู้ว่าฉันกำลังพูดถึงอะไร ลองดูโพสต์ของฉันเกี่ยวกับวิธีใช้ ข้อความ อัตโนมัติและ Quick Parts^{(AutoText and Quick Parts)}ในWord ในตัวอย่างของฉัน ฉันได้เพิ่มเครื่องหมายคำพูดลงในข้อความอัตโนมัติ^(AutoText) ที่กำหนดเอง จากนั้นจึงเชื่อมโยงตัวควบคุมนั้นผ่านกล่องโต้ตอบคุณสมบัติ^(Properties)

เมื่อคุณมีตัวควบคุมทั้งหมดในเอกสารของคุณในแบบที่คุณต้องการแล้ว อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะปกป้องเอกสารเพื่อให้ผู้ใช้สามารถกรอกได้เฉพาะฟิลด์ของแบบฟอร์มเท่านั้น ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกที่จำกัดการแก้ไข^{(Restrict Editing)}บนแท็บนักพัฒนา^(Developer)

ในบานหน้าต่างที่แสดงขึ้นทางด้านขวา ให้คลิกที่ดรอปดาวน์ภายใต้การแก้ไขข้อจำกัด^{( Editing restrictions)}แล้วเลือก การ กรอกแบบ^{( Filling in forms)}ฟอร์ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องอนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ใน^{(Allow only this type of editing in the document)}เอกสาร

คลิกใช่ เริ่มบังคับใช้การป้องกัน^{( Yes, Start Enforcing Protection)}จากนั้นป้อนรหัสผ่านหากต้องการ ตอนนี้เฉพาะฟิลด์แบบฟอร์มเท่านั้นที่จะสามารถแก้ไขได้และทุกอย่างอื่นถูกล็อค/ป้องกัน ผู้ใช้สามารถใช้ปุ่ม TAB^{(TAB key)}เพื่อย้ายไปมาระหว่างฟิลด์ของฟอร์มต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

โดยรวมแล้วWordไม่ใช่เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างแบบฟอร์ม แต่ก็เหมาะสมและอาจมากเกินพอสำหรับคนส่วนใหญ่ หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดแสดงความคิดเห็น สนุก!

How to Create Fillable Forms in Word

Did you know that you can crеate forms in Word that people can fill out? When yоυ heаr about fillable forms, it is almost always related to Adobe and PDF documents because that’s the moѕt popular format.

However, Word is also quite a powerful tool and you can use it to quickly create forms that you can either print or send via email, etc. If you need to create a survey that will go out to many people and you want all the responses tallied for your automatically, it might be best to use Google Docs to create the survey.

In this article, I’ll show you how to create a form with text boxes, check boxes, a date picker and a list box. You can also make your forms a lot better looking if you use tables to organize everything.

Enable Developer Tab

By default, you can’t create forms in Word unless you enable the Developer tab in the ribbon. Since it’s not used by a lot of people, Microsoft disabled it by default. To enable the tab, click on File and then Options.

On the left-hand side, click on Customize Ribbon and then check the Developer box in the right-hand list box.

Click OK and click on the tab in the ribbon. The section we are most interested in is Controls.

Creating a Form in Word

The Controls section has about eight different controls that can be added to your Word document: Rich Text, Plain-Text, Picture, Building Block Gallery, Checkbox, Combo Box, Drop-Down List, and Date Picker.

To insert a control, just click on it and it will appear wherever your cursor was located. In my example below, I created a table and added two plain-text boxes for first name and last name.

By default, each control has its own filler text. For a plain text control, it is Click or tap here to enter text. You can edit this text for any control by clicking on the Design Mode button that is to the right of the control icons.

You’ll see some blue placeholders appear on the left and right of any controls you have added to your document. Select the text and change it to whatever you like. Click on the Design Mode button again to exit the mode.

Next, click on your newly added control so that it is highlighted and then click on Properties, which is directly below the Design Mode button. Each control will have a standard set of options with custom options at the bottom based on what type of control it is.

Here you can give the control a title, change the color, style the text and specify whether or not the control can be edited or deleted. At the very bottom are the control specific options, which for the case of a plain text control, is whether you want to allow multiple lines or not. That last option is useful if you need someone to type in a paragraph of text.

So what’s the difference between a plain-text control and a rich text control? Well, not much. In a rich text control, you can change the font/color settings for each word individually, whereas the plain-text control will apply the formatting to all the text. You would think the plain-text control would not allow bold, font changes or color changes, but it does.

Next, I went ahead and added a drop down list control to my form. You’ll see it says Choose an item and that’s it. In order to add items to the list, you have to click on Properties.

Click the Add button and then type in a name for your choice. By default, the Display Name and Value will be the same, but you can change it if you like. There really is no reason to change the value unless you are writing Word macros and refer to the controls in code.

Once you have added all your choices, go ahead and click OK and you’ll now be able to select the options from the drop-down list.

The only difference between the dropdown list control and the combo box control is that the latter allows the user to enter their own value if they please. In the dropdown list, you have to choose from one of choices in the list. In the combo box, you can either choose from the list or type in your own value.

The date picker control works just like any date picker you have probably used on airline booking sites, etc. When you click on it, a calendar appears and you can simply click on the date to select it.

If you click on the Properties button, you’ll see that there are quite a few options for the date picker control.

You can choose a different format to display the date and choose a different calendar type. The picture control is another nice option that will allow users to insert a picture easily.

When the user clicks on the image, a dialog will appear where they can choose a picture from their computer, from Bing image search or from OneDrive. They also have options for Facebook and Flickr.

Now let’s add a few checkboxes to our document. Note that when you add a checkbox and try to type text into it, it will tell you that the selection is locked. I believe this is by design. You have to click next to the checkbox and then type in your text.

Lastly, you can insert a building block control, which lets you pick content from Quick Parts and AutoText. If you don’t know what I’m talking about, check out my post on how to use AutoText and Quick Parts in Word. In my example, I added some quotes to a custom AutoText and then linked the control to it via the Properties dialog.

Once you have all the controls in your document the way you want, it might be a good idea to protect the document so that user can only fill out the form fields and that’s it. To do this, click on Restrict Editing on the Developer tab.

In the pane that shows up on the right, click on the dropdown under Editing restrictions and choose Filling in forms. Make sure to check the Allow only this type of editing in the document box.

Click Yes, Start Enforcing Protection and then enter a password if you like. Now only the form fields will be editable and everything else locked/protected. The user can easily use the TAB key to move between the different form fields.

Overall, Word isn’t the greatest tool for making forms, but it’s decent and probably more than enough for most people. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• วิธีใช้ Mail Merge ใน Word ถึง Create Letters, Labels และซองจดหมาย

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• วิธีการ Create and Use AutoText ใน Microsoft Word

• วิธีสร้างและใช้สูตรในตารางใน Word

• วิธีการ Automatically Backup Word Document เพื่อวันไดรฟ์

• วิธีสร้าง Breakout Rooms ใน Microsoft Teams

• ใช้ Format Painter ใน Word เพื่อคัดลอกและวางการจัดรูปแบบ

• วิธีทำ Histogram ใน Excel

• วิธีใช้เปรียบเทียบและรวมเอกสารใน Word

• วิธีการคำนวณ Variance ใน Excel

• วิธีการสร้าง Drop Down List ใน Excel

• วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Word

• แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Word ที่ดีที่สุด 30+ รายการ

• วิธีสร้าง Flowchart ใน Word and Excel

• Microsoft Myanalytics คืออะไรและวิธีการใช้งาน

• วิธีแก้ไขเมื่อ Word เปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word (ออนไลน์ มือถือ และเดสก์ท็อป)

• วิธีสร้าง Distribution List ใน Outlook

• เพิ่มใบปะหน้าลงในเอกสาร Word

• วิธี Forward Outlook Emails ถึง Gmail