จดหมายเวียน^(Mail)เป็น คุณลักษณะ ของ Microsoft Word^{(Microsoft Word)}ที่ช่วยให้คุณสร้างจดหมาย ป้ายกำกับ ซองจดหมาย อีเมล และไดเร็กทอรีในแบบของคุณได้อย่างคล่องตัว เนื่องจากจดหมายเวียนไม่ใช่คุณลักษณะหนึ่งของMS Word ที่ใช้กันมากที่สุด ผู้ใช้บางคนอาจไม่ทราบวิธีการทำจดหมายเวียนในWordเพื่อสร้างจดหมาย ป้ายชื่อ และซองจดหมาย 

หากคุณกำลังพยายามประหยัดเวลาในการปรับแต่งจดหมาย ป้ายชื่อ หรือเอกสารอื่นๆ ด้วยตนเอง จดหมายเวียนอาจมีประโยชน์ แม้ว่าคุณจะไม่เคยพยายามสร้างจดหมายเวียน กระบวนการนี้ก็ค่อนข้างตรงไปตรงมา และเราจะนำคุณผ่านแต่ละขั้นตอนด้านล่าง

วิธีการสร้างจดหมายเวียน

Microsoft Wordมีวิซาร์ดที่จะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียน ^{(creating mail merge letters)}วิซาร์ดจะถามหาจดหมายที่คุณต้องการใช้และผู้รับจดหมายไปพร้อมกัน ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีรายชื่อผู้รับที่พร้อมจะแทรก ถ้าคุณไม่ทำ ไม่เป็นไร คุณสามารถเพิ่มรายชื่อผู้รับด้วยตนเองได้ตลอดเวลา

1. เปิด เอกสาร Wordแล้วพิมพ์ข้อความของคุณ ละทิ้งองค์ประกอบส่วนบุคคล (เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อ เมือง ฯลฯ) สำหรับตอนนี้ คุณสามารถเว้นที่ว่างไว้สำหรับตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกองค์ประกอบเหล่านี้ เช่น:

1. เมื่อแม่แบบของคุณพร้อม ให้เลือกการส่งจดหมาย^(Mailings) > เริ่มจดหมายเวียน^{(Start Mail Merge )} > ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )}จากริบบิ้นด้านบน

1. บานหน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นตามขอบด้านขวาของหน้าต่างMS Word นี่คือวิซาร์ดที่จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ ในขั้นแรก คุณจะต้องเลือกประเภทของเอกสารที่คุณกำลังดำเนินการ เลือกจดหมาย^(Letters)และเลือกถัดไป: เอกสารเริ่ม^{(Next: Starting document)}ต้น

1. คุณจะต้องเลือกเอกสารที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียนในครั้งต่อไป
   หากคุณได้พิมพ์เนื้อหาสำหรับจดหมายของคุณแล้ว ให้เลือกใช้เอกสาร^{(Use the current document)}ปัจจุบัน
   หากคุณต้องการใช้เทมเพลตที่พร้อมใช้งาน ให้เลือกเริ่มต้นจากเทมเพลต ^{(Start from a template. )}เมื่อคุณเลือกเอกสารเริ่มต้นแล้ว ให้คลิกเลือก  ผู้รับ^{(Select recipients)}

1. ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกผู้รับ สมมติว่าคุณมี แผ่นงาน Excelที่มีข้อมูลผู้รับ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลได้โดยเลือกตัวเลือกใช้ไฟล์ที่มีอยู่ แล้ว^{(Use an existing file)}เลือกเรียกดู^(Browse)จากส่วนถัดไป 

ไปที่แผ่นงานที่มีรายชื่อผู้รับโดยใช้ explorer เลือกแผ่นงานแล้วเลือก  เปิด^(Open)

เมื่อคุณเลือกแผ่นงาน คุณจะเห็นหน้าต่างเลือกตาราง ^{(Select Table)}เลือกตารางที่เกี่ยวข้อง อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่องข้างข้อความแถวแรกของข้อมูล มีส่วนหัวของคอลัมน์^{(First row of data contains column headers)}หากเป็นข้อมูลของคุณจริง แล้วเลือกตกลง^(OK)

ถัดไป คุณจะเห็นรายชื่อผู้รับที่Wordจะใช้ในการผสานของคุณ หากทุก อย่าง  ดูดี ให้เลือกตกลง^(OK)

เมื่อคุณเพิ่ม แผ่นงาน Excelแล้ว ให้เลือกถัดไป: เขียนจดหมายของ^{(Next: Write your letter)}คุณ

1. ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเพิ่มตัวยึดตำแหน่งในจดหมายของคุณแล้ว นำเคอร์เซอร์ของคุณไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มตัวแทนและเลือกรายการเพิ่มเติม^{(More items )}จากบานหน้าต่างจดหมายเวียน

กล่อง โต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลผสาน^{(Insert Merge Field)}จะเปิดขึ้นจากตำแหน่งที่คุณสามารถเลือกตัวแทนที่เกี่ยวข้องและเลือกแทรก^(Insert)เพื่อเพิ่มลงในจดหมายของคุณ

1. เมื่อคุณแทรกฟิลด์ที่ผสานทั้งหมดแล้ว ให้เลือกถัดไป: แสดงตัวอย่างจดหมายของ^{(Next: Preview your letters)}คุณ

ซึ่งจะแสดงตัวอย่างจดหมายทั้งหมดที่สร้างด้วยจดหมายเวียน คุณสามารถใช้ปุ่มลูกศรในบานหน้าต่างจดหมายเวียนเพื่อสลับการแสดงตัวอย่างตัวอักษร

1. เลือกถัดไป: ทำการผสานให้^{(Next: Complete the merge)}สมบูรณ์ ในขั้นตอนต่อมา ให้เลือกพิมพ์^(Print) (ถ้าคุณต้องการพิมพ์ตัวอักษรทั้งหมด) หรือแก้ไขจดหมายแต่ละฉบับ^{(Edit individual letters )} > ทั้งหมด^{(All )} (ถ้าคุณจะรวมตัวอักษรเป็นเอกสารเดียว)

วิธีสร้างป้ายกำกับจดหมายเวียน

เป็นความคิดที่ดีที่จะรวบรวมรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณอย่างเป็นระเบียบใน แผ่นงาน Excelเพื่อไม่ให้คุณเวียนหัวเมื่อคุณต้องการรายละเอียดการส่งจดหมายของใครบางคน อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการพิมพ์ป้ายผนึก การคอมไพล์แผ่นงานExcel ของคุณจะไม่ถูกตัดออก ^(Excel)คุณจะต้องสร้างป้ายชื่อจดหมายเวียน^{(create mail merge labels)}ใน MS Word แทน

1. หากคุณมี แผ่นงาน Excelพร้อมรายละเอียดการส่งจดหมายอยู่แล้ว คุณสามารถข้ามไปยังขั้นตอนถัดไปได้ ถ้าไม่ ให้จัดระเบียบรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณในแผ่นงานExcel เพิ่มส่วนหัว ( ชื่อ^{(First Name)}นามสกุลที่อยู่^(Address)ฯลฯ) และจัดเรียงรายการของคุณ
2. เปลี่ยนไปใช้MS Word ^{(MS Word)}ใช้วิซาร์ดเพื่อสร้างป้ายกำกับ เปิดเอกสารเปล่าและเลือก การส่งจดหมาย^(Mailings) > เลือก Mail Merge^{(Select Mail Merge )} > ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ที  ละขั้นตอน^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)}

1. เลือกป้ายกำกับ^(Labels)แล้ว เลือก ถัดไป: เอกสารเริ่ม^{(Next: Starting document)}ต้น 

1. ในหน้าจอถัดไป ให้เลือกเปลี่ยนเค้าโครง^{(Change document layout)}เอกสาร จากนั้นเลือกตัวเลือกป้ายกำกับ^{(Label options)}เพื่อกำหนดหมายเลขผลิตภัณฑ์และแบรนด์ป้ายกำกับของคุณ

เมื่อคุณเลือกตกลง^(OK)คุณจะเห็นป้ายชื่อระบุไว้ในเอกสารของคุณ ถ้าคุณไม่ทำ ให้ไปที่การออกแบบตาราง^{(Table Design )} > เส้นขอบ^{(Borders )}แล้วเลือกดูเส้นตาราง^{(View Gridlines.)}

1. กลับไปที่ แท็บ Mailingsใน MS Word แล้วเลือกSelect Recipients > Use an Existing List 

ไปที่ ไฟล์ Excelที่มีรายชื่ออีเมล เลือกไฟล์และเลือกเปิด^(Open)

1. คุณจะเห็นหน้าต่างเลือกตาราง ^{(Select Table )}หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นในสมุดงาน คุณจะเห็นมากกว่าหนึ่งรายการที่นี่ เลือกรายการที่มีรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ทำเครื่องหมายที่ช่องข้างข้อความแถวแรกของข้อมูล มีส่วนหัวของคอลัมน์^{(First row of data contains column headers,)}และ  เลือกตกลง^(OK)

1. MS Wordนำเข้ารายชื่อผู้รับจดหมาย เลือกช่องที่อยู่ ^{(Address Block)}ดูตัวอย่างทางด้านขวา 

หากดูไม่เหมือนที่คุณต้องการ ให้เลือกMatch Fields ตรวจสอบ ให้^(Make)แน่ใจว่ารายละเอียดทั้งหมดสอดคล้องกับส่วนหัวที่เหมาะสมจากเวิร์กชีตของคุณ แล้วเลือกตกลง^(OK)

ดูตัวอย่างอีกครั้ง หากดูดีให้เลือกตกลง^(OK)

1. ตอนนี้คุณจะเห็น<<AddressBlock>> ในป้ายกำกับ ไปที่Mailings > Update Labelsเพื่อเพิ่ม<<AddressBlock>>ไปยังป้ายกำกับทั้งหมด

1. ขณะนี้ป้ายกำกับพร้อมที่จะผสาน ไปที่ การส่งจดหมาย^(Mailings) > เสร็จสิ้นและผสาน^{(Finish & Merge )} > แก้ไขเอกสารแต่ละ^{(Edit Individual Documents)}รายการ 

คุณจะเห็นหน้าต่างเล็ก ๆ ปรากฏขึ้น เลือกทั้งหมด^(All)แล้วตกลง^(OK) _

1. ตอนนี้คุณจะเห็นป้ายกำกับทั้งหมดของคุณรวมกัน

วิธีสร้างซองจดหมายรวมเมล

การสร้างซองจดหมายจดหมายเวียนส่วนใหญ่จะเหมือนกับการสร้างป้ายกำกับ แต่มีการปรับแต่งเล็กน้อย 

คลิกอีกครั้งที่Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizardแต่คราวนี้ ให้เลือกEnvelopesแล้วเลือกNext: beginning document^{(Next: Starting document)}จากด้านล่าง

1. ระบบจะขอให้คุณเลือกเอกสารเริ่มต้น เลือกตัวเลือกซองจดหมาย^{(Envelope options)}เพื่อเลือกขนาดซองจดหมายและตำแหน่งของที่อยู่จัดส่ง/ส่งคืน (ดูขั้นตอนถัดไป) และเลือก ถัด ไป: เลือกผู้รับ^{(Next: Select recipients)}

1. เมื่อคุณเลือก ตัวเลือก ซองจดหมาย^{(Envelope options)}คุณจะเห็นหน้าต่างเล็ก ๆ ปรากฏขึ้น เลือกขนาดซองจดหมายที่คุณต้องการ และเลือกแบบอักษรและตำแหน่งสำหรับจัดส่งและที่อยู่ผู้ส่ง

1. ขั้นตอนต่อไปในตัวช่วยสร้างคือการเลือกผู้รับ เลือกใช้รายการที่มีอยู่^{(Use an existing list)} (สมมติว่าคุณมีแผ่นงานExcel ที่มีข้อมูลผู้รับอยู่แล้ว) แล้วเลือก ^(Excel)เรียกดู^(Browse)เพื่อค้นหาไฟล์ ^{(. )}เลือกไฟล์ที่เกี่ยวข้องและคลิกถัดไป: จัดเรียงซองจดหมายของ^{(Next: Arrange your envelope)}คุณ 

1. ในหน้าจอถัดไป ให้เลือก ช่อง ที่อยู่^{(Address block)}ดูตัวอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าดูเหมือนว่าคุณต้องการ แล้วเลือกตกลง^(OK)

ตอนนี้ คุณจะเห็น<<AddressBlock>>ปรากฏบนซองจดหมาย 

1. เลือกถัดไป: แสดงตัวอย่างซองจดหมายของ^{(Next: Preview your envelopes)}คุณ คุณจะเห็นการแสดงตัวอย่างแบบเดียวกับที่คุณเห็นในขั้นตอนก่อนหน้านี้แต่ในเอกสารของคุณ คุณสามารถใช้ปุ่มลูกศรในบานหน้าต่างวิซาร์ดเพื่อสลับไปมาระหว่างซองจดหมายได้

ซองจดหมายของคุณพร้อมที่จะรวมแล้ว เลือกถัดไป: ทำการผสานให้^{(Next: Complete the merge)}สมบูรณ์

1. ในหน้าจอต่อไปนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกให้แก้ไขแต่ละซอง^{(Edit individual envelopes)}จดหมาย เลือก เลือกทั้งหมด^(All)เพื่อรวมระเบียนทั้งหมด แล้วเลือกตกลง^(OK)

ตอนนี้คุณจะเห็นซองจดหมายทั้งหมดรวมกันเป็นเอกสารเดียว

การพิมพ์และอีเมลจำนวนมากเป็นเรื่องง่าย

การใช้จดหมายเวียนสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก หากคุณไม่ต้องการใช้ปรับแต่งจดหมาย ป้ายชื่อ หรือซองจดหมายของคุณเอง นั่นไม่ใช่ทั้งหมดที่คุณสามารถทำได้ด้วยMS^{(MS Word)} Word คุณยังสามารถสร้างการ์ดอวยพร^{(greeting cards)}หนังสือเล่มเล็ก^(booklets)และบัตรดัชนี^{(index cards)}

จดหมายเวียน^(Mail)มีมาระยะหนึ่งแล้ว แต่ถ้าคุณต้องการทำให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพMicrosoft Office 2019 ได้แนะนำคุณลักษณะบางอย่าง^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)}ที่คุณอาจต้องการดู

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Microsoft Word feature that helрs you streamline creating personalized letters, labels, envelopes, emails, and a directory. Since mail merge іs not among the most commonly used MS Word features, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• วิธีการ Create and Use AutoText ใน Microsoft Word

• วิธีสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ใน Word

• วิธีสร้างและใช้สูตรในตารางใน Word

• วิธีสร้าง Mail Merge ใน Microsoft Word

• วิธีการเพิ่ม Headers and Footers ใน PowerPoint

• แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Word ที่ดีที่สุด 30+ รายการ

• วิธีการ Group Worksheets ใน Excel

• วิธีที่จะปลอดภัย Password Protect Excel File

• ใช้ Format Painter ใน Word เพื่อคัดลอกและวางการจัดรูปแบบ

• วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Word

• OneDrive สำหรับ School or Work: 8 Tips สำหรับ Beginners

• วิธีสร้าง Distribution List ใน Outlook

• วิธีการสร้าง Drop Down List ใน Excel

• Microsoft Word ไม่ตอบสนอง? 8 วิธีในการแก้ไข

• วิธีการบันทึก Macro ใน Excel

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word (ออนไลน์ มือถือ และเดสก์ท็อป)

• วิธีสร้างแนวนอนหน้าเดียวใน Word

• ส่งออกผู้ติดต่อจาก Outlook, Outlook Express และ Windows Live Mail

• Ultimate Guide เพื่อซ่อมแซมความเสียหายหรือ Corrupt Word File