ตัวประมวลผล คำ^(Word)มาไกลตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 1980 เมื่อMicrosoftเปิดตัวMicrosoft WordสำหรับMS-DOS เป็น ครั้งแรก คุณลักษณะที่ก้าวล้ำของมันคือถูกออกแบบมาเพื่อใช้กับเมาส์ Microsoft Wordเวอร์ชันปัจจุบันมีคุณลักษณะที่ผู้ใช้นึกไม่ถึงในตอนนั้น ซึ่งรวมถึงการใช้ ความสามารถ AutoText ของ Microsoft Word เพื่อสร้างเนื้อหาได้เร็วขึ้นและมีข้อผิดพลาดน้อยลง 

ถ้าคุณใช้ Word บ่อยๆ อาจมีวลี บล็อกข้อความ หรือกราฟิกที่คุณใช้บ่อยๆ คุณลักษณะ การแก้ไขอัตโนมัติ^{(AutoCorrect)}และข้อความอัตโนมัติ^(AutoText)ของ Word สร้างขึ้นเพื่อช่วยให้คุณแทรกรายการที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลาของคุณ ตัวอย่างอาจเพิ่มลายเซ็นของคุณที่ส่วนท้ายของจดหมายหรือแทรกภาษาต้นแบบลงในเอกสารเช่นสัญญาหรือคำขอสำหรับข้อเสนอ 

ความแตกต่างระหว่างการแก้ไขอัตโนมัติ^{(Difference Between AutoCorrect)}และข้อความอัตโนมัติ^(AutoText)

ในMicrosoft Wordการแก้ไขอัตโนมัติ^{(AutoCorrect)}ช่วยให้คุณสร้างตัวอย่างข้อความที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ สูงสุด 255 อักขระ ตัวอย่างเหล่านี้มีให้คุณใช้งานไม่เฉพาะในWordแต่ใน แอป Office ทั้งหมดของคุณ เช่นOutlookและPowerPointด้วย

ในทางกลับกัน AutoText^(AutoText)นั้นแข็งแกร่งกว่ามาก สร้างขึ้นเพื่อควบคุมกลุ่มข้อความที่มีขนาดใหญ่กว่ามาก รายการ ข้อความอัตโนมัติ^(AutoText)ที่คุณสร้างจะถูกบันทึกด้วยเทมเพลตWord ของคุณ และ ^(Word)ไม่^(not)พร้อมใช้งานใน แอป Office อื่นๆ ที่ คุณใช้ ทั้งการแก้ไขอัตโนมัติ^{(AutoCorrect)}และข้อความอัตโนมัติ มีอยู่ใน ^(AutoText)Microsoft Wordเวอร์ชันเดสก์ท็อปและออนไลน์

วิธีสร้างและใช้การแก้ไขอัตโนมัติ

ในการกำหนดค่าและใช้ รายการ แก้ไขอัตโนมัติ^{(AutoCorrect)}ให้เปิดเอกสารที่มีข้อความที่คุณต้องการแปลงเป็นส่วนย่อยที่ใช้ซ้ำได้ ในตัวอย่างด้านล่าง เรากำลังกำหนดค่าการแก้ไขอัตโนมัติ^{(AutoCorrect)}ให้แทรกข้อความสั้นๆ เมื่อเราพิมพ์-123

1. เลือกข้อความสูงสุด 255 อักขระที่คุณต้องการใช้ซ้ำโดยพิมพ์ชุดอักขระสั้นๆ

1. ไปที่ไฟล์^{(File )} > ตัวเลือก^{(Options )} > การ พิสูจน์อักษร^{(Proofing )}แล้วเลือกปุ่ม ตัวเลือกการ แก้ไขอัตโนมัติ^{(AutoCorrect Options)}

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมายแทนที่ข้อความขณะที่คุณพิมพ์^{(Replace text as you type)}

1. ถัดไป ใน ส่วน แทนที่^(Replace)ให้พิมพ์อักขระที่คุณต้องการแทนที่ด้วยบล็อกข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่^{(Step 1)} 1 ในกรณีนี้ เรากำลังใช้อักขระ-123 ข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1^{(Step 1)}จะปรากฏภายใต้ด้วย^(With)

1. สุดท้าย ให้เลือกเพิ่ม^(Add)จากนั้น เลือก ตกลง^(OK)แล้วเลือกตกลง^(OK)อีกครั้ง 

การใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติ

ในตอนนี้ เพื่อใช้ รายการ แก้ไขอัตโนมัติ^{(AutoCorrect)} ที่ คุณสร้างขึ้นโดยทำตามขั้นตอนข้างต้น เพียงพิมพ์-123ลงใน เอกสาร Word ของคุณ แล้วอักขระเหล่านั้นจะถูกแทนที่ด้วยบล็อกข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่^{(Step 1)} 1 

วิธีสร้างและใช้ข้อความอัตโนมัติ

หากคุณต้องการแทรกบล็อกข้อความที่ยาวเกิน 255 อักขระหรือที่มีรูปภาพโดยอัตโนมัติ ให้ใช้ AutoText แทนAutoCorrect

การสร้างรายการข้อความอัตโนมัติใหม่

อีกครั้ง^(Again)ให้เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสารที่มีข้อความที่คุณต้องการให้เป็นข้อมูลโค้ดที่ใช้ซ้ำได้

1. เลือกกลุ่มข้อความ รวมทั้งรูปภาพ ที่คุณต้องการแปลงเป็นรายการข้อความอัตโนมัติ

1. กดAlt + F3 _ ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบสร้างบล็อคการสร้างใหม่ ซึ่งคุณจะมีตัวเลือกสองสามอย่าง^{(Create New Building Block )}
2. กรอก^(Fill)ข้อมูล อย่าลืมใส่ชื่อและคำอธิบายที่ไม่ซ้ำกัน 

1. เลือกตกลง^(OK) _ 

การใช้รายการข้อความอัตโนมัติของ Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

ในตอนนี้ เพื่อใช้ รายการ AutoText ที่ คุณเพิ่งสร้างขึ้น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. เลือก แท็บ แทรก^(Insert)บนแถบเครื่องมือ
2. เลือกQuick Partsจากนั้นเลือกAutoText
3. เลือก รายการ AutoText ที่ คุณต้องการ แล้วรายการนั้นจะถูกแทรกลงในเอกสารWord ของคุณ^(Word)

การใช้รายการข้อความอัตโนมัติผ่านการแก้ไขอัตโนมัติ^{(AutoCorrect)}

หรือคุณสามารถแทรก รายการ ข้อความอัตโนมัติ^(AutoText) ที่ คุณสร้างขึ้นโดยพิมพ์ชื่อรายการ วิธีนี้ใช้ฟังก์ชันการแก้ไขอัตโนมัติ เป็นหลัก ^{(AutoCorrect)}ตัวอย่างเช่น การใช้ รายการ AutoTextด้านบน คุณสามารถเริ่มพิมพ์ “ Leverage agile frameworks” และคุณจะเห็นคำแนะนำเครื่องมือปรากฏขึ้นว่า “( กด ENTER^{(Press ENTER)}เพื่อแทรก)”

เมื่อคุณกดEnter บล็อก ^(Enter)ข้อความอัตโนมัติ^(AutoText)ทั้งหมดจะถูกแทรกลงในเอกสารของคุณ

หากคุณไม่เห็นคำแนะนำเครื่องมือ “( กด ENTER^{(Press ENTER)}เพื่อแทรก)” คุณจะต้องเปิดใช้งานแสดงคำแนะนำ^{(Show AutoComplete Suggestions)} การทำให้สมบูรณ์ อัตโนมัติ คุณสามารถทำได้โดยไปที่ไฟล์^{(File )} > ตัวเลือก^{(Options )} > ขั้นสูง^{(Advanced )}และทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากแสดงคำแนะนำ^{(Show AutoComplete Suggestions)} การทำให้สมบูรณ์ อัตโนมัติ

การเพิ่มรายการข้อความอัตโนมัติลงในแถบเครื่องมือด่วน^{(Quick Access Toolbar)}

หากคุณต้องการลดจำนวนการดำเนินการที่คุณต้องทำเพื่อแทรกMicrosoft Word AutoTextคุณสามารถเพิ่มรายการลงในแถบเครื่องมือ  Quick Access

1. เลือกลูกศรดรอปดาวน์ ของ แถบเครื่องมือด่วน แล้วเลือก ^{(Quick Access toolbar)}คำสั่ง^{(More Commands)}เพิ่มเติม

1. ในกล่องเลือกคำสั่งจาก^{(Choose commands from )}ดรอปดาวน์ เลือกคำสั่ง^{(All Commands)}ทั้งหมด 

1. ค้นหาข้อความอัตโนมัติ^(AutoText)ในรายการทางด้านซ้าย แล้วเลือก ปุ่ม เพิ่ม^{(Add )}เพื่อเพิ่มลงในรายการทางด้านขวา

1. เลือกตกลง^(OK) _
2. ตอนนี้ คุณจะเห็นว่ามีการเพิ่มปุ่มข้อความอัตโนมัติ ลงใน ^(AutoText)แถบเครื่องมือ^{(Quick Access Toolbar)}ด่วน 

1. เมื่อต้องการแทรก รายการ AutoTextให้เลือก ปุ่ม AutoTextจากนั้นเลือก รายการ AutoText ที่ คุณต้องการแทรกลงในเอกสารของคุณ

การใช้รายการข้อความอัตโนมัติผ่าน^(Via)ทางลัด^(Shortcut)

อีกวิธีในการแทรก รายการ AutoTextคือการสร้างแป้นพิมพ์ลัด

1. คลิกขวา^{(Right-click)}ที่ใดก็ได้บน Ribbon ของแถบเครื่องมือ แล้วเลือกกำหนด Ribbon เอง...^{(Customize the Ribbon…)}

1. เลือก ปุ่ม กำหนดเอง^{(Customize )}ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
2. ใน รายการ หมวดหมู่^(Categories) ทาง ด้านซ้าย ให้เลือกBuilding Blocks
3. ในรายการBuilding Blocksทางด้านขวา ให้เลือกบล็อคส่วนประกอบที่คุณต้องการสร้างแป้นพิมพ์ลัด
4. วางเคอร์เซอร์ของคุณในช่องกดปุ่มลัดใหม่^{(Press new shortcut key)}และพิมพ์แป้นพิมพ์ลัดที่คุณต้องการใช้ ในตัวอย่างด้านล่าง เราใช้Alt + Ctrl + Shift + Lเป็นแป้นพิมพ์ลัด 

1. เลือกปุ่มกำหนด^(Assign)
2. เลือกปิด^{(Close )}แล้วคลิก  ตกลง^(OK)
3.  ตอนนี้ เมื่อคุณกลับมาที่ เอกสาร Wordคุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นเพื่อแทรกรายการข้อความอัตโนมัติ ได้^(AutoText)

ฉลาด^{(Be Smarter)} ขึ้น และเร็วขึ้น^(Faster)ด้วยลูกเล่น^(Tricks) ที่ คุณเรียนรู้

แม้ว่าคุณจะไม่ใช่คนที่มีความละเอียดรอบคอบ แต่เคล็ดลับข้างต้นจะทำให้ดูเหมือนว่าคุณเป็น! คุณจะประหยัดเวลาและทำข้อผิดพลาดน้อยลงเมื่อคุณเขียน เอกสาร Wordหากคุณใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะเหล่านี้ หากคุณต้องการ ก้าวไปอีกขั้นหนึ่งแล้วสร้างมาโครบางตัวใน Word^{(create some macros in Word)}สำหรับชุดของการกระทำใดๆ ที่คุณทำซ้ำๆ

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processors have come a long way since the early 1980s when Microsoft first released Mіcrosoft Word for MЅ-DOS. Its groundbreaking feature was that it was designed to be used with a mouse. Today’s versions оf Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

Related posts

• วิธีการตั้งค่าและใช้รูปแบบ MLA ใน Microsoft Word

• วิธีรับ Microsoft Word ฟรี

• Microsoft Word ไม่ตอบสนอง? 8 วิธีในการแก้ไข

• วิธีสร้างและใช้สูตรในตารางใน Word

• วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Word

• Ultimate Guide เพื่อซ่อมแซมความเสียหายหรือ Corrupt Word File

• เพิ่มสารบัญอย่างรวดเร็วใน Word Doc

• วิธีสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ใน Word

• แก้ไข Microsoft Outlook พบปัญหาข้อผิดพลาด

• วิธีสร้างแนวนอนหน้าเดียวใน Word

• วิธีสร้าง Flowchart ใน Word and Excel

• วิธีทำความเข้าใจการวิเคราะห์แบบ What-If ใน Microsoft Excel

• วิธีใช้ Mail Merge ใน Word ถึง Create Letters, Labels และซองจดหมาย

• ใช้ฟังก์ชัน "แทรกข้อมูลจากรูปภาพ" ใหม่ของ Excel Mobile

• ใช้ Format Painter ใน Word เพื่อคัดลอกและวางการจัดรูปแบบ

• เปลี่ยน Caps Lock Text กลับไปเป็น Normal ใน MS Word

• 12 เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Word ที่มีประโยชน์

• วิธีการเปลี่ยน Background ใน Microsoft Teams

• วิธีการลบข้อมูลเมตาส่วนบุคคลโดยสมบูรณ์จากเอกสาร Microsoft Office

• วิธีการใส่ลายเซ็นใน Microsoft Word Document