หากคุณทำงานกับMicrosoft Wordบ่อยๆ และพบว่าตัวเองทำสิ่งเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำเล่า ให้สร้างมาโคร . มาโคร^(Macro)เป็นการย่อของคำว่า macroinstruction ซึ่งหมายถึงชุดคำสั่งเพื่อทำงานให้สำเร็จ 

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการสร้างมาโครในWordคือคุณไม่จำเป็นต้องรู้วิธีเขียนโปรแกรม^{(know how to program)} . หากคุณสามารถกดบันทึกและหยุด คุณสามารถทำได้

Macros เป็นอันตรายหรือไม่?^{(Aren’t Macros Dangerous?)}

คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับมาโครที่ไม่ดีเพราะอาจมีไวรัสหรือไม่? แม้ว่าคุณจะต้องระมัดระวังในการเปิด เอกสาร Officeจากบุคคลที่ไม่รู้จักเนื่องจากอาจมีมาโครที่เป็นอันตราย แต่ก็ไม่ใช่ปัญหาที่นี่ คุณสร้างมาโครของคุณเอง คุณจะได้รู้ว่าไม่ใช่ไวรัส

วิธีบันทึกมาโครใน Word^{(How To Record A Macro in Word)}

สำหรับตัวอย่างนี้ คุณจะต้องสร้างมาโครในWordเพื่อแทรกลายเซ็นของคุณ^{(insert your signature)}ที่ส่วนท้ายของเอกสาร

1. เมื่อเปิด Word ให้ไปที่แท็บมุมมอง^{(View )}
2. เลือกลูกศรลงใต้ปุ่มมาโคร^{(Macros )}
3. เลือกบันทึกมาโคร...^{(Record Macro… )}หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น

1. ใน ฟิลด์ ชื่อมาโคร:^{(Macro name: )}ป้อนชื่อที่สื่อความหมายสำหรับมาโคร ไม่อนุญาตให้มีช่องว่าง ใช้ขีดล่างหรือขีดกลาง
2. ใน รายการดรอปดาวน์ Store macro in:คุณสามารถเลือกเอกสารที่คุณต้องการใช้มาโครนี้ ถ้าคุณเลือกเอกสาร^(Documents) ทั้งหมด ( Normal.dotm ) มาโครจะพร้อมใช้งานสำหรับคุณใน เอกสาร Word ใหม่ทุก ฉบับที่คุณสร้างขึ้นนับจากนี้เป็นต้นไป หากคุณเลือกเอกสารฉบับเดียว เอกสารนั้นจะมีผลกับเอกสารฉบับเดียวเท่านั้น โดยปกติแล้ว ทางที่ดีควรเลือกเอกสาร^{(All Documents)}ทั้งหมด

1. ใน ฟิลด์คำอธิบาย: ให้เขียนสิ่งที่มาโครทำ ^{(Description: )}นี่เป็นมาโครธรรมดาที่มีชื่อที่สื่อความหมาย แต่เมื่อคุณมั่นใจในมาโคร คุณจะทำสิ่งที่ซับซ้อนกว่านั้นได้ ดังนั้นคำอธิบายจึงเป็นความคิดที่ดีเสมอ
2. คุณสามารถเลือกกำหนดมาโครให้กับ^{(Assign macro to)}ปุ่มที่คุณจะสร้างด้วยปุ่ม^{(Button )}หรือปุ่มลัดที่คุณสามารถเลือกได้โดยใช้ปุ่มแป้นพิมพ์ ^{(Keyboard )}มีปุ่มลัดสำหรับWordอยู่แล้ว ดังนั้นปุ่มจึงอาจดีที่สุด เลือกปุ่ม^(Button) _ หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นในชื่อ ตัวเลือก ของWord^{(Word Options)}

1. ที่นี่ คุณจะกำหนดปุ่มให้มาโครบนWord Ribbon ^{(Word Ribbon)}เลือกกำหนด Ribbon^{(Customize Ribbon)}เอง
2. ในเมนูดร็อปดาวน์เลือกคำสั่งจาก:^{(Choose commands from:)}ให้ เลือก มาโคร ^(Macros)นี่จะแสดงให้เราเห็นมาโครของเราในพื้นที่ด้านล่าง

1. คุณต้องมีที่ไหนสักแห่งบนริบบิ้นเพื่อวางมาโคร สำหรับตัวอย่างนี้ เลือกหน้าแรก^{(Home )}ในพื้นที่แท็บหลัก ^{(Main Tabs)}จากนั้นเลือกกลุ่ม^{(New Group)}ใหม่
2. เลือกเปลี่ยนชื่อ^(Rename)เพื่อให้คุณสามารถตั้งชื่อที่มีความหมายได้
3. ใน หน้าต่าง Renameเลือกไอคอนใดไอคอนหนึ่งเพื่อเป็นตัวแทนของกลุ่ม จากนั้นป้อนMy Macrosในช่องDisplay name^{(Display name )}
4. เลือกตกลง^(OK)เพื่อใช้ คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในพื้นที่แท็บหลัก^{(Main Tabs )}

1. ด้วยMy Macros ใหม่ที่ เลือกไว้ใน พื้นที่ แท็บหลัก^{(Main Tabs)}ให้เลือกมาโครNormal.NewMacros.Insert_Signature
2. เลือกเพิ่ม^(Add)เพื่อแทรกลงในกลุ่มมาโครของฉัน^{(My Macros)}

1. แน่นอน คุณจะต้องการเปลี่ยนชื่อ เมื่อเลือกมาโครใน พื้นที่ แท็บหลัก^{(Main Tabs)}แล้ว ให้เลือกเปลี่ยนชื่อ...^(Rename…)
2. ใน หน้าต่าง เปลี่ยนชื่อ^(Rename)เลือกไอคอนและป้อนชื่อแบบง่ายในฟิลด์ชื่อที่แสดง:^{(Display name: )}
3. เลือกตกลง^{(OK )}เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลง คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในพื้นที่แท็บหลัก^{(Main Tabs)}
4. เลือกตกลง^{(OK )}ด้านล่าง พื้นที่ แท็บหลัก^{(Main Tabs)}เพื่อสร้างปุ่มสำหรับมาโครให้เสร็จสิ้น

1. ไปข้างหน้าและสร้างบล็อกลายเซ็นที่คุณต้องการ เพิ่ม^(Add)ในการสแกนลายเซ็นของคุณหรือรูปภาพอื่นๆ อะไรก็ได้ที่คุณต้องการ เมื่อเสร็จแล้วให้เลือกลูกศรลงใต้ปุ่มมาโคร^(Macros)
2. เลือกหยุดการ^{(Stop Recording)}บันทึก แค่นั้นแหละ. มาโครแทรกลายเซ็น ของคุณถูกสร้างขึ้น^(Signature)

1. ทดสอบโดยค้นหา ปุ่ม แทรกลายเซ็น^{(Insert Signature)} ที่ คุณสร้างขึ้นใน แท็บ หน้าแรก^(Home)แล้วเลือก บล็อกลายเซ็นของคุณควรปรากฏตามที่คุณออกแบบอย่างน่าอัศจรรย์

วิธีการเขียนมาโคร^{(How To Write a Macro)}

สำหรับมาโครส่วนใหญ่ วิธีการบันทึกเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการสร้าง ในที่สุด คุณจะต้องการทำสิ่งที่ซับซ้อนมากขึ้น สิ่งนี้จำเป็นต้องเขียนมาโครในภาษา Visual Basic^{(Visual Basic)} for Applications ( VBA ) เรามีคู่มือ VBA ที่ดีที่สุดสำหรับผู้เริ่มต้น^{(best VBA guide for beginners)}ดังนั้นบุ๊กมาร์กไว้ มาสร้างมาโครเพื่อให้คำเฉลี่ยต่อประโยคแก่เราเพื่อช่วยให้เราบอกได้ว่าเราพูดมากเมื่อใด

1. คุณต้องเข้าถึง แท็บ นักพัฒนา^{(Developer )}ซึ่งถูกซ่อนไว้โดยค่าเริ่มต้นในWord ที่มุมบนซ้ายของWord ให้^(Word)เลือกไฟล์^(File)

1. บริเวณด้านซ้ายล่าง ให้เลือกตัวเลือก^(Options)

1. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือกกำหนด Ribbon^{(Customize Ribbon)}เอง
2. ทางด้านขวา ให้มองหาDeveloperแล้วทำเครื่องหมายถูกข้างๆ
3. เลือกตกลง^(OK)เพื่อปิดหน้าต่าง แท็บ นักพัฒนา^{(Developer )}จะปรากฏขึ้น

1. เลือกแท็บนักพัฒนา^{(Developer )}
2. เลือกปุ่มมาโคร^(Macros)

1. ป้อนชื่อที่สื่อความหมายในชื่อมาโคร:^{(Macro name:)}ปล่อยให้มาโครอยู่ใน:^{(Macros in: )}เป็นNormal.dotmเพื่อนำไปใช้กับเอกสารWord ทั้งหมด ^(Word)ป้อนคำอธิบายในพื้นที่Description : ^{(Description: )}เสมอ^(Always)
2. เลือกสร้าง^(Create) _ เครื่องมือ พัฒนา Microsoft Visual Basic for Applicationsจะเปิดขึ้น

1. รหัสที่แสดงในสี่เหลี่ยมสีเขียวด้านล่างควรมีช่องว่างระหว่างกัน คัดลอกและวางรหัสต่อไปนี้ลงในช่องว่างนั้น:

Dim เป็นช่วง
Dim numWords เป็นจำนวนเต็ม
Dim numSentences เป็นจำนวนเต็ม
numSentences = 0
numWords = 0

สำหรับแต่ละ s ใน ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox “คำเฉลี่ยต่อประโยค” + Str ( Int (numWords / numSentences)) + “ น้อยกว่า 15 ดีที่สุด”

1. เลือก ปุ่ม เรียกใช้^{(Run )}เพื่อทดสอบรหัส หากไม่ทำงานตามที่คาดไว้ ให้แก้ไขโค้ดจนกว่าจะทำงานตามที่คุณต้องการ

1. เลือก ปุ่ม บันทึก^{(Save )}และปิดหน้าต่างการพัฒนา

1. สร้างปุ่มใน Ribbon ของ Word^{(Create a button in the Word ribbon)}โดยใช้วิธีการเดียวกับที่แสดงในคำแนะนำ "วิธีการบันทึกมาโคร" ด้านบน
2. ค้นหาปุ่มที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นและทดสอบ

มาโครของฉันไม่ทำงานเมื่อฉันบันทึกเอกสาร Word ของฉัน^{(My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document)}

ค่าเริ่มต้นของ Word^(Word)เพื่อบันทึกด้วยนามสกุลไฟล์.docxซึ่งไม่อนุญาตให้มาโครทำงานโดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการให้แมโครทำงาน คุณจะต้องเปลี่ยนประเภทไฟล์เป็นWord Macro-Enabled Document (*.docm)

ไฟล์ประเภทนี้มีอยู่ส่วนหนึ่งเพื่อต่อสู้กับปัญหาด้านความปลอดภัยของมาโคร หากคุณเห็นนามสกุลไฟล์นี้ในเอกสารที่คุณไม่คาดว่าจะได้รับ โปรดอย่าสงสัย

ฉันสามารถทำอะไรกับมาโครได้อีก?^{(What Else Can I Do With Macros?)}

คุณสามารถสร้างมาโครใน Excel^{(create macros in Excel)} , Outlookหรือแม้แต่PowerPoint สิ่งที่คุณกำลังทำด้วยตนเองอยู่ในขณะนี้ คุณควรจะสามารถบันทึกหรือเขียนแมโครเพื่อทำสิ่งนั้นได้ การใช้มาโครในWordควบคู่ไปกับปุ่มลัดของ Windows^{(great Windows shortcut keys)}จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ถึงสิบเท่า 

How to Create and Run a Macro in Word

If you work with Microsoft Word a lot and find yourself doing the same things repeatedly, create a macro. Macro is a shortening of the word macroinstruction, which means a series of instructions to accomplish a task. 

The great thing about creating macros in Word is that you don’t need to know how to program. If you can press record and stop, you can do this.

Aren’t Macros Dangerous?

Have you heard about macros being bad because they can contain viruses? Although you do have to be careful about opening Office documents from unknown people because they might have malicious macros, that’s not an issue here. You make your own macro, so you know it’s not a virus.

How To Record A Macro in Word

For this example, you’re going to create a macro in Word to insert your signature at the end of a document.

1. With Word open, go to the View tab.
2. Select the down arrow under the Macros button.
3. Select Record Macro… a new window will open.

1. In the Macro name: field, enter a meaningful name for the macro. Spaces are not allowed. Use an underscore or dash.
2. In the Store macro in: dropdown, you can select what documents you want this macro to be used. If you choose All Documents (Normal.dotm), the macro will be available to you in every new Word document you make from now on. If you choose a single document, it will only apply to that single document. It’s usually best to choose All Documents.

1. In the Description:  field, write what the macro does. This is a simple macro with a descriptive name, but as you get confident with macros you’ll do more complex things, so a description is always a good idea.
2. You can choose Assign macro to either a button you’ll create with the Button or hotkeys you can choose using the Keyboard button. There’s already a lot of shortcut keys for Word, so a button may be best. Select Button. A new window will open called Word Options.

1. Here you’ll assign the macro a button on the Word Ribbon. Select Customize Ribbon.
2. In the Choose commands from: dropdown, select Macros. This will show us our macros in the area beneath it.

1. You need somewhere on the ribbon to put the macro. For this example, select Home in the Main Tabs area.  Then select New Group.
2. Select Rename so you can give it a meaningful name.
3. In the Rename window, select one of the icons to represent the group then enter My Macros in the Display name field.
4. Select OK to apply it. You’ll see the change in the Main Tabs area.

1. With the new My Macros selected in the Main Tabs area, select the Normal.NewMacros.Insert_Signature macro.
2. Select Add to insert it into the My Macros group.

1. Of course, you’ll want to rename it. With the macro selected in the Main Tabs area, select Rename…
2. In the Rename window, select an icon and enter a simple name in the Display name: field.
3. Select OK to commit the change. You’ll see the change in the Main Tabs area.
4. Select OK below the Main Tabs area to finish creating the button for the macro.

1. Go ahead and create whatever signature block you’d like. Add in a scan of your signature or other images. Whatever you’d like. When done that, select the down arrow under the Macros button.
2. Select Stop Recording. That’s it. Your Insert Signature macro is made.

1. Test it out by finding the Insert Signature button you created in the Home tab and select it. Your signature block should magically appear exactly as you designed it.

How To Write a Macro

For most macros, the recording method is the most efficient way to create them. Eventually, you’ll want to do something more complex. This requires writing the macro in the Visual Basic for Applications (VBA) language. We’ve got the best VBA guide for beginners, so bookmark that. Let’s create a macro to give us the average words per sentence to help us tell when we’re being wordy.

1. You need access to the Developer tab which is hidden by default in Word. In the top-left corner of Word, select File.

1. Near the bottom-left, select Options.

1. In the window that opens, select Customize Ribbon.
2. On the right side, look for Developer and put a checkmark next to it.
3. Select OK to close the window. The Developer tab will now show.

1. Select the Developer tab.
2. Select the Macros button.

1. Enter a meaningful name in Macro name: Leave the Macros in: as Normal.dotm so it will apply to all Word documents. Always enter a description in the Description: area.
2. Select Create. The Microsoft Visual Basic for Applications development tool will open.

1. The code that’s shown in the green rectangles below should already be there with some blank space between them. Copy and paste the following code into that space:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox “Average words per sentence” + Str(Int(numWords / numSentences)) + “. Less than 15 is best.”

1. Select the Run button to test the code. If it doesn’t run as expected, edit the code until it runs the way you want.

1. Select the Save button and close the development window.

1. Create a button in the Word ribbon using the same method as shown in the “How to Record a Macro” instructions above.
2. Find the button you just created and test it.

My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document

Word defaults to save with the file extension .docx, which doesn’t allow macros to automatically run. If you want the macro to run, you’ll need to change the file type to Word Macro-Enabled Document (*.docm).

This filetype exists partly to combat macro security issues. If you see this file extension on a document you weren’t expecting to receive, be suspicious.

What Else Can I Do With Macros?

You can create macros in Excel, Outlook, even PowerPoint. Anything that you’re currently doing manually, you should be able to record or write a macro to do it. Using macros in Word along with great Windows shortcut keys will amplify your productivity tenfold. 

Related posts

• วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดที่คั่นหน้าไม่ได้กำหนดไว้ใน Word

• วิธีเพิ่มเชิงอรรถใน Word

• ใส่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยตรงกลางประโยคใน Word

• วิธีแสดงจำนวนคำใน Microsoft Word

• วิธีแทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• วิธีสร้างมาโครหรือสคริปต์ VBA ใน Excel

• สร้างหรือสร้างแป้นพิมพ์ลัดสำหรับ Microsoft Office

• วางข้อความลงใน Word โดยไม่ต้องจัดรูปแบบ

• วิธีอัปเดตเอกสาร Word เก่าเป็นรูปแบบ Word ล่าสุด

• วิธีจำกัดการแก้ไขในเอกสาร Word

• วิธีใส่ลายน้ำใน Word และ Google Docs

• วิธีสร้าง Mail Merge ใน Microsoft Word

• วิธีแทรกตัวแบ่งส่วนใน Microsoft Word

• ซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับในเอกสาร Word 2007/2010

• ตรวจสอบไฮเปอร์ลิงก์ทั้งหมดในเอกสาร MS Word ในไม่กี่วินาที

• วิธีเพิ่มแบบอักษรใหม่ให้กับ Microsoft Word

• วิธีแปลงเอกสาร Word เป็น PDF

• วิธีลบหน้าใน Microsoft Word

• วิธีสร้างปฏิทินอย่างง่ายใน Microsoft Word

• Google Docs กับ Microsoft Word - อะไรคือความแตกต่าง?