“อีเมลของฉันหายไปไหน? หายไปเฉยเลย” มันน่าตกใจที่ได้ยินเรื่องนี้มากี่ครั้งแล้วตลอดอาชีพการงานของฉัน แต่ไม่น่าตกใจเท่ากับจำนวนคนที่ไม่ทราบว่าสามารถค้นหาอีเมลเฉพาะในOutlookได้อย่างง่ายดาย 

หลังจากอ่านคู่มือนี้เกี่ยวกับวิธีค้นหาอีเมล Outlook^{(Outlook email)}ตามวันที่ ผู้ส่ง คำสำคัญ และอื่นๆ คุณจะพบอีเมลในOutlookด้วยเช่นกัน เราจะให้ เคล็ดลับการค้นหา อีเมล Outlook^{(Outlook email)} ทั้งหมดที่ คุณสามารถจัดการได้

อีเมลของคุณได้รับการจัดทำดัชนีหรือไม่?^{(Are Your Emails Indexed?)}

เพื่อผลลัพธ์การค้นหาอีเมลที่ดีที่สุด ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าOutlookได้จัดทำดัชนีทุกอย่างแล้ว 

การจัดทำดัชนีคืออะไร เช่น^(Just)เดียวกับดัชนีของหนังสือที่มีหัวข้อทั้งหมดอยู่ในรายการและจะหาได้จากที่ใด การทำดัชนีของOutlookจะสร้างฐานข้อมูลแบบนั้น โปรแกรมสามารถค้นหาผ่านฐานข้อมูลได้ง่ายกว่าข้อความรูปแบบอิสระ^{(freeform text)}จำนวนมาก

1. วางเคอร์เซอร์ในช่องค้นหากล่องจดหมายปัจจุบัน^{(Search Current Mailbox )}หรือที่เรียกว่าช่องค้นหา^{(Instant Search box)}ทันที จะแสดงแถบเครื่องมือค้นหา^{(Search tools )}
2. คลิกที่ ปุ่ม เครื่องมือค้นหา^{(Search Tools )}แล้ว คลิกสถานะ การจัดทำดัชนี ^{(Indexing Status)}หน้าต่างเล็ก ๆ จะเปิดขึ้นเพื่อแสดงจำนวนอีเมลที่เหลือที่จะสร้างดัชนี 

หากจำนวนรายการที่จะทำดัชนีเป็นศูนย์ ให้เวลาสักครู่ เพื่อให้แน่ใจว่าการค้นหาจะสมบูรณ์ที่สุด

การจัดทำดัชนีใช้ทรัพยากรบางส่วน หากคุณพบว่าOutlookหรือคอมพิวเตอร์ของคุณช้าลงมากเกินไป คุณสามารถปิดการจัดทำดัชนีเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ^{(computer performance)}มากขึ้น

เพิ่มแท็บค้นหาอย่างถาวร^{(Permanently Add Search Tab)}

คงจะดีไม่น้อยหากเราสามารถเข้าไปที่แท็บค้นหา^{(search tab)} ได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องคลิกในแถบค้นหา^{(search bar)}ทุกครั้ง มาทำกัน

• คลิกที่ไฟล์^(File)

• คลิกตัวเลือก^(Options)ทางด้านซ้ายประมาณครึ่งทาง

• ในหน้าต่างตัวเลือก ให้คลิก ปรับ แต่ง  Ribbon^{(Customize Ribbon)}

• ในบานหน้าต่างกำหนด Ribbon เอง^{(Customize Ribbon pane)}ให้คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ภายใต้เลือกคำสั่งจาก:^{(Choose commands from:)}และเลือกแท็บ^{(Tool Tabs)}เครื่องมือ

• ค้นหาเครื่องมือค้นหา^{(Search Tools)}และเลือก จากนั้นคลิกที่ปุ่ม  Add>>

• เครื่องมือค้นหาจะปรากฏในพื้นที่แท็บหลัก ^{(Main Tabs)}ใช้ลูกศรขึ้นและลงข้างบริเวณนี้เพื่อกำหนดตำแหน่งที่จะปรากฏในริบบิ้น หรือปล่อยให้อยู่ที่ตำแหน่ง จากนั้นคลิกตกลง^(OK)เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง

• มองหาแท็บเครื่องมือค้นหา ^{(Search Tools )}ตอนนี้เราสามารถเข้าถึงเครื่องมือค้นหาทั้งหมดได้อย่างง่ายดายทุกเวลา

กำหนดขอบเขตของการค้นหา^{(Set The Scope Of The Search)}

ในแท็บเครื่องมือค้นหา^{(Search Tools tab)}เราสามารถกำหนดขอบเขตการค้นหาได้อย่างง่ายดาย ทางด้านซ้าย เราจะเห็นว่าเราสามารถกำหนดขอบเขตเป็นกล่องจดหมายทั้งหมด กล่อง^{(All Mailboxes)}จดหมายปัจจุบัน^{(Current Mailbox)}โฟลเดอร์ปัจจุบัน โฟลเดอร์^{( Current Folder)}ย่อยหรือ^{( Subfolders)}รายการOutlook^{(All Outlook Items)}ทั้งหมด

กล่องจดหมายทั้งหมด^{(All Mailboxes)} – เลือกขอบเขตนี้ถ้าเรามีกล่องจดหมายที่แชร์หรือบัญชีอื่นๆในOutlook บางคนอาจมีทั้งบัญชีอีเมลที่ทำงานและส่วนตัวในOutlook

กล่องจดหมายปัจจุบัน^{(Current Mailbox)} – เลือกขอบเขตนี้เพื่อให้การค้นหาอยู่ในกล่องจดหมายเดียว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องจดหมายในบานหน้าต่างด้านซ้ายของOutlook

โฟลเดอร์ปัจจุบัน^{(Current Folder)} – ขอบเขตนี้จะจำกัดการค้นหาไปยังโฟลเดอร์ที่เลือกอยู่ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของOutlook

โฟลเดอร์ย่อย^(Subfolders) – สิ่งนี้จะจำกัดขอบเขตของโฟลเดอร์ภายใต้โฟลเดอร์ใดก็ตามที่เลือกไว้ในบานหน้าต่างด้านซ้าย

รายการ Outlook ทั้งหมด^{(All Outlook Items)} – ขอบเขตที่เปิดกว้างที่สุดจะใช้การค้นหากับอีเมล ที่ติดต่อ รายการปฏิทิน และงานทั้งหมด เนื่องจากมีข้อมูลจำนวนมาก การค้นหาในขอบเขตนี้อาจช้าและให้ผลลัพธ์ที่ไม่จำเป็น ใช้ขอบเขตนี้เท่าที่จำเป็น

ค้นหาตัวดำเนินการใน Outlook^{(Search Operators In Outlook)}

ผลการค้นหาสามารถทำให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้นโดยใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหา 

หากต้องการค้นหาวลีเฉพาะ ให้ใส่เครื่องหมายคำพูดคู่รอบวลี^{(search phrase)}ค้นหา

ตัวอย่าง: “รายงาน TPS ”

ในการค้นหารายการที่ต้องมีตั้งแต่สองคำขึ้นไป แต่ไม่จำเป็นต้องอยู่ติดกันหรือเรียงตามลำดับที่เขียน ให้ใช้ตัวดำเนินการAND

ตัวอย่าง: งานANDวันหยุดสุดสัปดาห์

หากต้องการค้นหารายการที่มีคีย์เวิร์ดและไม่รวมรายการที่มีคีย์เวิร์ดอื่น ให้ใช้ตัวดำเนินการNOT

ตัวอย่าง: วันเสาร์ไม่ค่อย^{(NOT )}ดี

กำลังมองหาบางสิ่งที่สามารถมีคำเดียวหรืออีกคำหนึ่ง? ลองใช้ตัวดำเนินการOR

ตัวอย่าง: ยีราฟORผลิตภัณฑ์

สามารถรวมโอเปอเรเตอร์เหล่านี้เข้าด้วยกันเพื่อทำการค้นหาเฉพาะเจาะจงตามที่เราต้องการ เราอาจมีบางอย่างที่ซับซ้อนเท่ากับ " รายงาน TPS ^{(TPS report)}" และวันหยุดสุดสัปดาห์^{(” AND weekend)}หรือยีราฟ ได้ ไม่^(NOT)ดี

ค้นหา Outlook ด้วยคำสำคัญ^{(Search Outlook By Keyword)}

การค้นหา อีเมล Outlook^{(Outlook email)}ที่ง่ายที่สุดคือการค้นหา^{(keyword search)}ด้วยคำสำคัญ ทำได้ง่ายมากจากช่องค้นหาทันที^{(Instant Search)}ที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายของเรา

• กำหนด^(Set)ขอบเขตในช่องแบบเลื่อนลงข้างช่องค้นหาทันที^{(Instant Search field)}หรือในแท็บ^{(Search tab)}ค้นหา

• พิมพ์คำสำคัญหรือคำลงในช่องค้นหา^{(search field)}แล้วแตะปุ่มEnter สามารถใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาที่นี่เพื่อช่วยให้การค้นหาเฉพาะเจาะจงมากขึ้น

ค้นหา Outlook โดยผู้ส่ง^{(Search Outlook By Sender)}

ในการค้นหาอีเมล Outlook โดยผู้ส่ง:

• ไปที่ แท็บค้นหา แล้ว  คลิก^{(Search tab and click)}ปุ่มจาก^{(From )}

• ที่จะเข้า

  จาก:”ชื่อผู้ส่ง”

  ในช่องค้นหา^{(Instant Search field)}ทันที 

• ลบชื่อผู้ส่งออก^{(Remove Sender Name)}จากระหว่างเครื่องหมายคำพูดคู่และพิมพ์ชื่อของบุคคลที่เรากำลังมองหา เราสามารถพิมพ์คำทั้งคำลงในการค้นหาทันที^{(Instant Search)} ได้ โดยตรง แตะ แป้น Enterเพื่อค้นหา

ค้นหา Outlook ตามหัวเรื่อง^{(Search Outlook By Subject)}

ในการค้นหาอีเมล Outlook^{(Outlook email)}ตามหัวเรื่อง: 

• ใต้แท็บ ค้นหา ให้คลิกที่  เรื่อง^(Subject)

• สิ่งนี้ทำให้

  เรื่อง:”คำหลัก”

  ในช่องค้นหา^{(Instant Search field)}ทันที 

• แทนที่คำหลักด้วยหัวเรื่องที่เรากำลังมองหา สามารถพิมพ์ทั้งวลีลงในInstant Searchได้เช่นกัน แตะ แป้น Enterเพื่อค้นหา

ค้นหา Outlook ตามวันที่^{(Search Outlook By Date)}

วิธีค้นหาอีเมล Outlook ตามวันที่:

• ในแท็บ ค้นหา ให้คลิกที่สัปดาห์^{(This Week)}นี้ มันจะแสดงตัวเลือก; วันนี้^(Today)เมื่อวาน สัปดาห์นี้สัปดาห์^(Week)ที่แล้ว^(Week)เดือน^(Month)นี้เดือน^(Month)ที่แล้วปีนี้ ปีที่แล้ว

• สิ่งที่ถูกเลือกจะถูกป้อนลงในช่องค้นหาทันที^{(Instant Search field)}เช่น;

  ได้รับ:วันนี้ ได้รับ:เมื่อวาน ได้รับ:สัปดาห์นี้ ได้รับ:สัปดาห์ที่แล้ว ได้รับ:เดือนนี้ ได้รับ:เดือนที่แล้ว ได้รับ:ปีนี้ ได้รับ:ปีที่แล้ว

  กด ปุ่ม Enterเพื่อค้นหา

นอกจากนี้เรายังสามารถใช้ตัวดำเนินการที่ได้รับ: กับวันที่ในปฏิทิน (

received:dd/mm/yyyy

day name

received:tuesday

day name Outlook Tuesday Tuesdays

ค้นหา Outlook สำหรับรายการพร้อมไฟล์แนบ^{(Search Outlook For Items With Attachments)}

วิธี ค้นหาอีเมล Outlook^{(Outlook email)}ตามไฟล์แนบ:

• ใต้แท็บ ค้นหา ให้คลิก มี ไฟล์  แนบ^{(Has Attachments)}

• ที่จะเข้า

  hasttachments:ใช่

  ในช่องค้นหา^{(Instant Search field)}ทันที ควรใช้ร่วมกับการค้นหาประเภทอื่นเพื่อจำกัดขอบเขตให้แคบลง แตะEnterเพื่อค้นหา

เรายังสามารถพิมพ์

hasattachments:no

ค้นหา Outlook ตามหมวดหมู่^{(Search Outlook By Category)}

การใช้เครื่องมือหมวดหมู่^{(Category tool)}เพื่อจัดระเบียบอีเมลมีการใช้งานน้อยเกินไป 

• เราสามารถค้นหาตามหมวดหมู่โดยใช้ ปุ่มจัด หมวดหมู่^{(Categorized )}ใต้แท็บค้นหา 

• มันจะเข้า

  หมวดหมู่:=”หมวดหมู่สี”

  ในช่องค้นหา^{(Instant Search field)}ทันที กดEnterเพื่อค้นหา

นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์ด้วยตนเอง เพียง^(Just)เปลี่ยนสีให้เหมาะกับหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น หากต้องการค้นหาหมวดหมู่สีแดง ให้พิมพ์

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

ค้นหาอีเมล Outlook ตามผู้รับ^{(Search Outlook Email By Recipient)}

นี่คือวิธีการค้นหาอีเมลโดยพิจารณาจากผู้ที่ส่งถึง 

• การคลิกที่ปุ่ม " ส่งไปยัง"^{(Sent To )}จะแสดงตัวเลือกให้เราเห็น ส่ง^(Sent)ถึง: ฉัน หรือ CC^{(Me or CC)} : ฉัน ไม่ใช่ส่ง^{(Sent Directly)}ถึงฉันโดยตรง และส่ง^(Sent)ไปยังผู้รับราย^(Recipient)อื่น 

• มันจะป้อนข้อความค้นหา^{(search text)}เช่น (to:”[email protected]“ OR cc :” [email protected] ”) แตะEnterเพื่อค้นหา

• หากเราเลือกส่ง^(Sent)ไปยังผู้รับราย^(Recipient) อื่น เราจะต้องแก้ไขข้อความในแถบค้นหา ^{(search bar)}มันจะดูเหมือน

  ถึง:” ชื่อ ผู้รับ(Recipient) ”

  . 

• ลบ^(Delete)ส่วนชื่อผู้รับ^{(Recipient Name part)}และป้อนชื่อที่เราต้องการ กด^(Hit) Enterเพื่อค้นหา

ค้นหาโดยอ่านหรือไม่อ่าน^{(Search By Read Or Not Read)}

คุณสามารถค้นหา อีเมล Outlookได้ไม่ว่าจะอ่านแล้วหรือยังไม่ได้อ่าน

• การคลิกที่ ปุ่มยังไม่ได้ อ่าน^(Unread)ในแท็บค้นหา^{(Search tab)}จะพบอีเมลทั้งหมดที่ยังไม่ได้อ่าน 

• มันเข้า

  isread:ไม่

  ในแถบค้นหา ^{(search bar)}กดEnterเพื่อค้นหา

• หากต้องการค้นหาอีเมลที่อ่านแล้วให้เปลี่ยนเป็น

  isread:ใช่

  และกดEnterเพื่อค้นหา

ค้นหาโดยถูกตั้งค่าสถานะ^{(Search By Flagged)}

การใช้แฟล็กเพื่อทำเครื่องหมายอีเมลสำคัญช่วยให้อยู่เหนือสิ่งอื่นใด 

• หากต้องการค้นหาอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะ ให้คลิกปุ่มติดธง^{(Flagged )}ในแท็บค้นหา 

• มันจะค้นหาด้วย

  followupflag:ธงติดตาม

  . ตัวเลือกอื่นๆ ได้แก่

  followupflag:ไม่ได้ตั้งค่าสถานะ

  และ

  followupflag:เสร็จสมบูรณ์

  . แตะEnterเพื่อค้นหา

ค้นหาตามความสำคัญ^{(Search By Importance)}

ดู^(See)เฉพาะอีเมลที่สำคัญในOutlookดังนี้

• ใต้ปุ่มติดธงในแท็บค้นหา^{(Search tab)}จะมีปุ่มสำคัญ อยู่ ^(Important)การคลิกที่จะส่งคืนรายการใด ๆ ที่ทำเครื่องหมายว่าสำคัญ 

• คำค้นหา^{(search query)}ดูเหมือน

  ความสำคัญ:สูง

  . เราเปลี่ยนจากสูงเป็นต่ำหรือปกติก็ได้เช่นกัน คลิก^(Click)ที่แว่นขยาย^{(magnifying glass)}หรือกดEnterเพื่อค้นหา

การรวมตัวเลือกการค้นหา^{(Combining Search Options)}

ตัวเลือกการค้นหาทั้งหมดข้างต้นสามารถรวมกันได้ ตัวอย่างเช่น หากเรากำลังมองหารายการที่สำคัญและติดธง เราสามารถป้อน

importance:high followupflag:followup

search bar

สามารถพิมพ์หรือเพียงแค่คลิกที่ปุ่มสำคัญ^{(Important button)}แล้ว คลิกปุ่ม ตั้งค่าสถานะ^{(Flagged button)}

ตัวเลือกการค้นหาเพิ่มเติม^{(More Search Options)}

คลิก ปุ่ม เพิ่มเติม^(More)ในแท็บค้นหา^{(Search tab)}แล้วเราจะพบวิธีค้นหาเพิ่มเติมอีกกว่า 20 วิธี 

ส่วนใหญ่จะวางเมนูแบบเลื่อนลงใต้แถบค้นหา^{(search bar)}พร้อมตัวเลือกที่ประเภทการค้นหา^{(search type)} เฉพาะ สนับสนุน

more-added-drop-down.png

ตัวเลือกการค้นหาขั้นสูง^{(Advanced Search Options)}

เราสามารถเข้าถึงตัวเลือกการค้นหาต่างๆ ได้มากกว่าร้อยรายการ นอกเหนือไปจากที่เรากล่าวถึง เราอาจไม่เคยใช้สิ่งนี้ แต่เป็นการดีที่รู้ว่ามีอยู่ที่นี่ 

• คลิกที่เครื่องมือค้นหา^{(Search Tools )}แล้วค้นหาขั้น^{(Advanced Find)}สูง 

• หน้าต่าง การค้นหาขั้นสูง^{(Advanced Find)}จะเปิดขึ้น 

ใช้เวลาและมองไปรอบๆ ที่นี่ มันล้นหลามมากที่สามารถทำได้ เราสามารถค้นหาตามฟิลด์ของรายการ Outlook^{(Outlook item)} ใด ก็ได้ มีสิ่งที่แตกต่างกันสองสามร้อยอย่างที่เราสามารถค้นหาได้

พลังของการค้นหา Outlook^{(The Power Of Outlook Search)}

คุณไม่แปลกใจที่ความสามารถในการค้นหาของOutlook กว้างขวางและทรงพลังเพียงใด ^(Outlook)คุณรู้ ไหม^(Did)ว่ามันเป็นไปได้ทั้งหมด? คนส่วนใหญ่ไม่เคยใช้หนึ่งในสิบของทุกสิ่งที่Outlookสามารถทำได้ ใช้สิ่งนี้เป็นจุดเริ่มต้นในการเรียนรู้ว่าOutlookสามารถทำอะไรให้คุณได้อีกบ้าง 

คุณสามารถสร้าง ทางลัด Outlook ของคุณเอง สำหรับงานอีเมล ตั้งค่า^(Set)กฎOutlookเพื่อจัดระเบียบอีเมลลงในโฟลเดอร์ หรือแม้แต่กำหนดเวลาส่งอีเมลตามเวลาที่กำหนด^{(schedule an email to be sent at a specific time)} ! การมีOutlookเพียงอ่านอีเมลก็เหมือนกับการใช้เฟอร์รารี^(Ferrari)เพื่อซื้อของชำ

Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More

“Where’d my email go? Іt just disappeared.” It’s shocking how manу times I’ve heard this over my career. But not as shocking as how many people who don’t realize that they can easily search for a specific emaіl in Outlook. 

After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.

Are Your Emails Indexed?

For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything. 

What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.

1. Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
2. Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed. 

If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.

Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.

Permanently Add Search Tab

Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.

• Click on File.

• Click on Options on the left side, about halfway down.

• In the Options window, click on Customize Ribbon. 

• In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.

• Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button. 

• Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.

• Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.

Set The Scope Of The Search

In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.

All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.

Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.

Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.

Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.

All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.

Search Operators In Outlook

Search results can be made more specific by using search operators. 

To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.

Example: “TPS report”

To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.

Example: work AND weekend

To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.

Example: saturday NOT great

Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.

Example: giraffe OR product

All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.

Search Outlook By Keyword

The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.

• Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.

• Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.

Search Outlook By Sender

To search Outlook email by sender:

• Go to the Search tab and click on the From button. 

• That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field. 

• Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Subject

To search Outlook email by subject: 

• Under the Search tab, click on Subject. 

• This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field. 

• Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Date

To search Outlook emails by date:

• In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.

• Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.

We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.

Search Outlook For Items With Attachments

To search Outlook email by attachments:

• Under the Search tab, click on Has Attachments. 

• That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.

We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.

Search Outlook By Category

Using the Category tool to organize emails is under-utilized. 

• We can search by category using the Categorized button under the search tab. 

• It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.

This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>. 

• Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.

Search By Read Or Not Read

You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.

• Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet. 

• It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.

• To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.

Search By Flagged

Using flags to mark important emails helps stay on top of things. 

• To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab. 

• It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.

Search By Importance

See only important emails in Outlook as follows.

• Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important. 

• The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.

Combining Search Options

All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar. 

This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.

More Search Options

Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search. 

Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.

more-added-drop-down.png

Advanced Search Options

We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here. 

• Click on Search Tools then Advanced Find. 

• The Advanced Find window will open. 

Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.

The Power Of Outlook Search

Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you. 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

Related posts

• วิธีสร้างทางลัด Microsoft Outlook สำหรับอีเมลและงาน

• วิธีแนบรายการ Outlook อื่น (อีเมล รายชื่อติดต่อ งาน หรือรายการปฏิทิน) กับอีเมล

• วิธีสร้าง Distribution List ใน Outlook

• วิธี Forward Outlook Emails ถึง Gmail

• ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ใน Outlook โดยอัตโนมัติโดยใช้ Rules

• เชื่อมโยงเซลล์ระหว่างชีตและเวิร์กบุ๊กใน Excel

• 4 Ways การเรียกใช้ Microsoft Teams Poll ในระหว่างการประชุม

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• 15 PowerPoint Tips & Tricks การปรับปรุงการนำเสนอของคุณ

• วิธีทำ Booklet ใน Word

• วิธีการคำนวณ Variance ใน Excel

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีแก้ไขปัญหาการโหลด Outlook ช้า

• วิธีการสร้าง Greeting Card กับ MS Word

• วิธีการเปลี่ยน Background ใน Microsoft Teams

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word (ออนไลน์ มือถือ และเดสก์ท็อป)

• Microsoft Myanalytics คืออะไรและวิธีการใช้งาน

• วิธีการ Automatically Backup Word Document เพื่อวันไดรฟ์

• แก้ไข Microsoft Outlook พบปัญหาข้อผิดพลาด

• วิธีใช้ Mail Merge ใน Word ถึง Create Letters, Labels และซองจดหมาย