ในบทความนี้ เราจะมาดูวิธีจัดการอีเมล Outlook^{(Outlook email)} ของคุณ ให้ดีขึ้นโดยการย้ายอีเมลขาเข้าไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยอัตโนมัติ หากคุณได้รับ อีเมล^{(email everyday)}จำนวนมาก ทุกวัน วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก

แทนที่จะต้องใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการย้ายอีเมลจากกล่องจดหมาย^(Inbox)เข้าไปยังโฟลเดอร์ที่จัดหมวดหมู่ กฎของอีเมลจะช่วยให้องค์กรกล่องจดหมายของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งคล้ายกับการใช้ป้ายกำกับและตัวกรองในGmail

กฎของ อีเมล^(Email)อาจดูซับซ้อนและเป็นไปได้หากคุณต้องการทำการเรียงลำดับที่ซับซ้อน แต่ถ้าคุณต้องการเพียงแค่ย้ายอีเมลของงานไปยังโฟลเดอร์งานโดยอัตโนมัติ ก็เป็นเรื่องง่าย

เพื่อให้กฎมีประโยชน์ คุณควรสร้างโฟลเดอร์บางโฟลเดอร์ไว้ใต้กล่องขาเข้า^(Inbox) ของคุณเพื่อจัดหมวดหมู่อีเมลของคุณ ก่อนเช่น โครงการงาน^(Work)ครอบครัว^(Family)ฯลฯ

คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ได้โดยคลิกขวาที่กล่องขาเข้า^(Inbox)หรือโฟลเดอร์ใดๆ แล้วเลือกโฟลเดอร์^{(New Folder)}ใหม่ ขั้นตอนต่อไปนี้ใช้ได้กับOutlook 2010 , 2013, 2016 , 2019 และOffice 365

ตั้งค่ากฎของ Outlook

ในการเริ่มต้นใช้งาน ให้เปิดOutlookคลิกที่ แท็บ ไฟล์^(File)แล้วคุณจะเห็นปุ่มจัดการกฎและการแจ้งเตือน^{(Manage Rules & Alerts)}ที่ด้านล่าง

หน้าต่าง หลักของ กฎ^(Rules)และ การ แจ้งเตือน^(Alerts)จะปรากฏขึ้น และตามค่าเริ่มต้น คุณอาจเห็นกฎหนึ่งที่สร้างไว้แล้ว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของOutlook

จากที่นี่ คุณจะคลิก ปุ่ม กฎใหม่^{(New Rule)}เพื่อเริ่มต้นกฎอีเมล Outlook ข้อแรกของคุณ ^{(Outlook email)}กล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้าง^{(Wizard dialog)}กฎจะ^(Rules) ปรากฏขึ้นและจะแสดงเทมเพลตกฎทั่วไปบางส่วน

สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่พบได้บ่อยที่สุดและอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ กฎที่พบบ่อยที่สุดคือกฎข้อแรกในรายการ " ย้ายข้อความจากบุคคลอื่นไปยังโฟลเดอร์^{(Move messages from someone to a folder)} " ไปข้างหน้าและเลือกจากนั้นคลิกถัด^(Next)ไป

คุณจะสังเกตเห็นกล่องรายการ^{(list box)} ด้านล่าง ที่เรียกว่า “ ขั้นตอนที่ 2^{(Step 2)} :” ยังคงอยู่ที่ด้านล่างพร้อมกับข้อความที่ขีดเส้นใต้ ในความเป็นจริง สิ่งที่คุณต้องทำทั้งหมดเพื่อตั้งค่ากฎคือคลิกที่ไฮเปอร์ลิงก์สำหรับบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ^{(people or public group)}  และระบุ^{(specified )}ให้เลือกที่อยู่อีเมล^{(email address)}และตำแหน่งที่คุณต้องการให้อีเมลเหล่านั้นไป

จากนั้นคุณสามารถคลิกเสร็จสิ้น^(Finish)และคุณทำเสร็จแล้ว อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการทำให้กฎซับซ้อนขึ้น การคลิกถัดไป^(Next)จะทำให้คุณมีตัวเลือกมากขึ้น:

เมื่อคุณตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ ในกล่องรายการ^{(list box)}ด้าน บน คำอธิบายกฎ^{(rule description)}ที่ด้านล่างจะเติมด้วยไฮเปอร์ลิงก์เพิ่มเติม คุณยังสามารถสร้างกฎที่มองหาคำเฉพาะในเนื้อหาอีเมล^{(email body)}แล้วดำเนินการกับอีเมลเหล่านั้นได้

งานต่อไปของคุณคือการคลิกที่แต่ละไฮเปอร์ลิงก์และเลือกค่าที่เกี่ยวข้อง เช่น ที่อยู่อีเมล โฟลเดอร์ ฯลฯ ในตัวอย่างด้านบน คุณจะต้องคลิกที่บุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ^{( people or public group)}แล้วเลือกที่อยู่อีเมล

จากนั้นคลิกที่คำที่ระบุ^(specified)และเรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายอีเมลไปหรือคลิกใหม่^(New)จากนั้นโฟลเดอร์ใหม่จะถูกสร้างขึ้นภายใต้โฟลเดอร์ที่ไฮไลต์อยู่ในปัจจุบัน

ตอนนี้ คุณจะเห็นส่วนล่างที่อัปเดตด้วยค่าจริงสำหรับกฎของคุณ

เมื่อคุณคลิก ถัดไป คุณสามารถตั้งค่าการดำเนินการเพิ่มเติมสำหรับกฎได้ ปกติคุณสามารถปล่อยสิ่งนี้ไว้คนเดียวได้หากเป็นกฎง่ายๆ แต่ถ้าคุณต้องการดำเนินการอื่นๆ เช่น เล่นเสียง ส่งต่ออีเมล ทำสำเนา พิมพ์อีเมล เริ่มโปรแกรมอื่น เรียกใช้สคริปต์ ฯลฯ จากนั้นคุณสามารถทำสิ่งเหล่านั้นได้ทั้งหมดบนหน้าจอนี้

คลิกถัดไป^(Next)เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเข้าสู่ กล่องโต้ตอบ ข้อยกเว้น^(Exceptions)ซึ่งคุณสามารถเลือกเงื่อนไขที่คุณไม่ต้องการให้ประมวลผลกฎนี้ ยกเว้นกรณีที่คุณมีบางกรณีที่ไม่ซ้ำกัน คุณสามารถเว้นว่างไว้ได้ ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น

คลิก ถัดไป^{(Click Next)}และในที่สุด เราก็มาถึงจุดสิ้นสุดของตัวช่วยสร้างกฎ^{(rule wizard)} ! ตั้งชื่อกฎเช่น "ย้ายอีเมลเพื่อน" เพื่อให้คุณรู้ว่ามันทำอะไรเมื่อคุณดูในภายหลัง

จากนั้น หากคุณมีอีเมลในกล่องจดหมายที่ตรงกับกฎใหม่แล้ว ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง " เรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่อยู่ในกล่องจดหมายแล้ว^{(Run this rule on messages already in Inbox)} " คุณสามารถปล่อยให้ทุกอย่างเป็นค่าเริ่มต้น แล้วคลิก^{(default and click)} เสร็จสิ้น^(Finish) !

ตอนนี้ คุณสามารถสร้างกฎสำหรับบุคคล จดหมายข่าว ใบแจ้ง bank/credit cardและอะไรก็ตามที่คุณคิดเพื่อเริ่มจัดการอีเมล Outlook^{(Outlook email)} ของคุณ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น! สนุก!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a loоk at how you can manage your Outlook email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. If you get a lot of email everyday, thіs cаn save lotѕ of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• วิธี Forward Outlook Emails ถึง Gmail

• วิธีสร้าง Distribution List ใน Outlook

• วิธีสร้างทางลัด Microsoft Outlook สำหรับอีเมลและงาน

• ค้นหาอีเมล Outlook ตามผู้ส่ง วันที่ คำสำคัญ ขนาด และอื่นๆ

• Microsoft Outlook ไม่ตอบสนอง? 8 วิธีแก้ปัญหาที่ควรลอง

• วิธีเพิ่ม Music ถึงการนำเสนอ PowerPoint

• เชื่อมโยงเซลล์ระหว่างชีตและเวิร์กบุ๊กใน Excel

• วิธีแก้ไขเมื่อ Word เปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว

• การสร้างแผนภูมิข้อมูล Excel ของคุณ

• วิธีตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook

• Ultimate Guide เพื่อซ่อมแซมความเสียหายหรือ Corrupt Word File

• วิธีเพิ่มหรือลบ Comments ใน Word

• วิธีการ Group Worksheets ใน Excel

• วิธีแก้ไขปัญหาการโหลด Outlook ช้า

• วิธีทำ Booklet ใน Word

• วิธีใช้ Mail Merge ใน Word ถึง Create Letters, Labels และซองจดหมาย

• แก้ไข Microsoft Outlook พบปัญหาข้อผิดพลาด

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word (ออนไลน์ มือถือ และเดสก์ท็อป)

• 12 เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Word ที่มีประโยชน์

• วิธีรับ Microsoft Word ฟรี