หากคุณกำลังเดินทางไปพักผ่อนและไม่สามารถตอบกลับอีเมลของคุณได้ จะเป็นความคิดที่ดีที่จะตั้งค่าการตอบกลับ 'ไม่อยู่ที่สำนักงาน' ในOutlookบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ด้วยวิธีนี้ ใครก็ตามที่ส่งอีเมลถึงคุณจะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้ทราบว่าคุณไม่ได้อยู่ที่สำนักงาน

Outlookช่วยให้คุณสร้างการตอบกลับแบบกำหนดเองเพื่อส่งถึงทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถระบุช่วงวันที่ที่กำหนดเอง^{(custom date period)}ซึ่งในระหว่างที่แอปควรจัดการอีเมลของคุณ

ตั้งค่าการตอบกลับ Outlook สำหรับบัญชี Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

หากคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ^{(business environment)}และบริษัทหรือองค์กรของคุณใช้ Microsoft Exchange^{(company or organization uses Microsoft Exchange)}คุณจะมีวิธีง่ายๆ ในการตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานในOutlookสำหรับบัญชีอีเมลของ^{(email account)}คุณ

• เปิด แอป Outlookบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
• คลิกที่แท็บที่ระบุว่าไฟล์^(File)ที่ด้านบน และคุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ คลิก^(Click)ที่ตัวเลือกที่อ่านการ ตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่ อยู่ที่สำนักงาน) ^{(Automatic Replies (Out of Office))}หากคุณไม่เห็นตัวเลือกนี้ ให้ข้ามไปยังส่วนถัดไปเพื่อเรียนรู้วิธีการทำงาน

• กล่องจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอของคุณเพื่อให้คุณป้อนข้อมูลในฟิลด์ต่างๆ ในการส่งการตอบกลับแบบกำหนดเองโดยอัตโนมัติ คุณจะต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์ดังต่อไปนี้
  
  เปิดใช้งานกล่องที่ระบุว่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติ^{(Send automatic replies)}ที่ด้านบน
  
  กา เครื่องหมายที่กล่องส่งเฉพาะในช่วงเวลา^{(Only send during this time range)}นี้ จากนั้นเลือกวันที่จากและถึงวันที่ที่คุณไม่สามารถตอบกลับอีเมลของคุณได้
  
  ถ้าคุณต้องการให้ส่งการตอบกลับของคุณไปยังผู้ที่อยู่ในองค์กรของคุณเท่านั้น ให้คลิกที่แท็บInside My Organization มิฉะนั้น ให้คลิกที่แท็บอื่นที่ระบุว่าภายนอกองค์กรของ^{(Outside My Organization)}ฉัน
  
  พิมพ์คำตอบที่คุณต้องการส่งโดยอัตโนมัติในกล่องที่กำหนดบนหน้าจอของคุณ คุณสามารถใช้เครื่องมือจัดรูปแบบเพื่อจัดรูปแบบและเปลี่ยนรูปแบบข้อความของคุณได้เช่นกัน
  
  เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ตกลง^(OK)เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ตอนนี้ Outlook^(Outlook)จะส่งข้อความที่^{(custom message)} คุณกำหนดไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ ให้กับทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณในช่วงวันที่^{(date period)}ที่ คุณระบุ

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

ผู้ใช้ทั่วไปส่วนใหญ่ใช้บัญชี IMAP หรือ POP3^{(IMAP or POP3 accounts)}ใน Outlook ซึ่งมักจะรวมถึงการใช้Hotmail , Gmailและบัญชีอีเมลอื่นๆ กับ แอ ปOutlook ^{(Outlook app)}หากคุณเป็นหนึ่งในผู้ใช้เหล่านี้ คุณจะต้องสร้างกฎเพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติ เนื่องจากวิธีการข้างต้นใช้ไม่ได้ผลสำหรับคุณ

อย่างไรก็ตาม โชคดีที่การสร้างข้อความที่กำหนดเอง^{(custom message)}และกฎในการตอบกลับอัตโนมัตินั้นไม่ยากเกินไปในOutlook

สร้างเทมเพลตการตอบกลับอัตโนมัติ^{(Create An Automatic Reply Template)}

• เปิดOutlookบนคอมพิวเตอร์ของคุณและคลิกที่ ตัวเลือก อีเมลใหม่^{(New Email)}ที่ด้านบน

• หน้าต่างเขียนอีเมล^{(email compose window)}ปกติจะเปิดขึ้น ที่นี่ คุณต้องพิมพ์อีเมลที่คุณต้องการให้ Outlook ส่งโดยอัตโนมัติ เพียงพิมพ์^{(Just type)}ข้อความในอีเมล ซึ่งโดยปกติแล้วจะระบุระยะเวลาที่คุณจะไม่ว่างและจะกลับมาเมื่อใด

• คลิก แท็บ ไฟล์^(File)ที่ด้านบนและเลือกบันทึก^{(Save As)}เป็น

• ป้อนชื่อเทมเพลตตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน^{(office reply template)}และเลือกเทมเพลต Outlook^{(Outlook Template)}จากเมนูแบบเลื่อนลงบันทึกเป็นประเภท ^{(Save as type)}จากนั้นคลิกที่บันทึก^(Save)

• ปิดหน้าต่างเขียนอีเมลและเลือก^{(email compose window and select)} ไม่^(No)เมื่อระบบถามว่าคุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

ตั้งค่ากฎการตอบกลับอัตโนมัติ^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• คลิกแท็บหน้าแรก เลือก ^(Home)กฎ^(Rules)และเลือกจัดการกฎและการแจ้ง^{(Manage Rules & Alerts)}เตือน

• ใน แท็บ กฎของอีเมล^{(Email Rules)}ให้คลิกที่กฎใหม่^{(New Rule)}เพื่อสร้างกฎใหม่

• เลือกใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ^{(Apply rule on messages I receive)}และกดถัด^(Next)ไป

• เลือกได้รับในเงื่อนไขช่วงวันที่ที่ระบุ^{(received in a specific date span)} และคลิก^{(condition and click)}ลิงก์ในกล่องสีขาวขนาดใหญ่
  
  ทำเครื่องหมายที่ช่องทำ เครื่องหมายทั้งหลัง^(After)และก่อน^(Before)และระบุช่วงวัน^{(date range)}ที่ที่คุณจะไม่สามารถตอบกลับอีเมลของคุณได้ จากนั้นกดOKตามด้วยNext

• ทำ เครื่องหมายตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ^{(reply using a specific template)}และคลิกลิงก์

• เลือกเทมเพลตอีเมล^{(email template)} ที่ คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ คลิกOpenจากนั้นกดNext

• หรือใช้ข้อยกเว้นหากต้องการและคลิกถัด^(Next)ไป

• ป้อนชื่อกฎของคุณและคลิก^{(rule and click)}เสร็จ^(Finish)สิ้น

การตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานในเวอร์ชันเว็บของ Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

ผู้ใช้จำนวนมากเลิกใช้ แอพ เดสก์ท็อป^{(desktop apps)}และแทนที่ด้วยแอพคู่หูทางเว็บ ถ้าคุณทำเสร็จแล้วและใช้ Outlook Web เวอร์ชัน^{(use the Outlook web version)}สำหรับอีเมลของคุณ คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน^{(office reply)}ในOutlookสำหรับเว็บ ได้เช่นกัน

วิธีนี้ทำได้ง่ายกว่าวิธีอื่นๆ ที่กล่าวถึงข้างต้น

• ตรงไปที่ เว็บไซต์ Outlookและลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณหากยังไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้
• เมื่อคุณเห็นกล่องจดหมายเข้า ให้คลิกไอคอนการตั้งค่าที่มุมบนขวา จากนั้นเลือกดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด^{(View all Outlook settings)}ที่ด้านล่าง จะเปิดเมนูการตั้งค่า

• คุณจะเห็นการตั้งค่าต่างๆ ที่คุณสามารถกำหนดค่าสำหรับบัญชี Outlook ของ^{(Outlook account)}คุณ คุณต้องการค้นหาตัวเลือกที่ระบุว่าตอบกลับอัตโนมัติ^{(Automatic replies)}แล้วคลิก

• ตัวเลือกใหม่หลายตัวจะปรากฏบนบานหน้าต่างด้าน^{(side pane)} ขวา มือ
  
  ก่อนอื่น^(First)เปิดใช้งานตัวเลือกที่ระบุว่าเปิดการตอบกลับ^{(Turn on automatic replies)}อัตโนมัติ
  
  ทำเครื่องหมายที่ช่องส่งการตอบกลับในช่วงเวลาหนึ่ง^{(Send replies only during a time period)}เท่านั้น ระบุช่วงวันที่ในกล่อง ทั้ง เวลาเริ่มต้น^{(Start time)}และ เวลา สิ้นสุด ^{(End time)}นี่คือเวลาที่แอปจะส่งการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ
  
  จากนั้นคุณสามารถป้อนการตอบกลับ^{(custom reply)}ที่กำหนดเองซึ่งจะถูกส่งไปยังผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณโดยอัตโนมัติ อย่าลังเลที่จะใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่มี
  
  ทางเลือก เปิดใช้งานส่งการตอบกลับเฉพาะผู้ติดต่อ^{(Send replies only to contacts)}หากคุณต้องการตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ติดต่อของคุณเท่านั้น
  
  สุดท้าย คลิกที่บันทึก^(Save)ที่ด้านล่างเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

• หากคุณต้องการปิดการตอบกลับอัตโนมัติ เพียงยกเลิกการเลือกตัวเลือกในการตอบกลับอัตโนมัติ^{(Automatic replies on )}

เป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมมากที่จะสามารถตั้งค่าการตอบกลับ^{(office reply)} เมื่อ ไม่ อยู่ที่สำนักงาน ในOutlook แจ้งให้เราทราบหากคุณใช้งานและข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณมีลักษณะอย่างไรในความคิดเห็นด้านล่าง

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vаcation and you’re not going to be available to reply to yoυr emails, it’s a good idea to set an ‘out of office’ reply іn Outlook on your computеr. This way, anyone who sends you an email will receive an autоmatic response letting them know of your absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• วิธีสร้าง Distribution List ใน Outlook

• วิธี Forward Outlook Emails ถึง Gmail

• วิธีสร้างทางลัด Microsoft Outlook สำหรับอีเมลและงาน

• ค้นหาอีเมล Outlook ตามผู้ส่ง วันที่ คำสำคัญ ขนาด และอื่นๆ

• ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ใน Outlook โดยอัตโนมัติโดยใช้ Rules

• วิธีแก้ไขเมื่อ Word เปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว

• Microsoft Myanalytics คืออะไรและวิธีการใช้งาน

• วิธีทำความเข้าใจการวิเคราะห์แบบ What-If ใน Microsoft Excel

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีแนบรายการ Outlook อื่น (อีเมล รายชื่อติดต่อ งาน หรือรายการปฏิทิน) กับอีเมล

• เพิ่มสารบัญอย่างรวดเร็วใน Word Doc

• 15 PowerPoint Tips & Tricks การปรับปรุงการนำเสนอของคุณ

• วิธีการสร้าง Greeting Card กับ MS Word

• วิธีทำ Booklet ใน Word

• วิธีใช้ Mail Merge ใน Word ถึง Create Letters, Labels และซองจดหมาย

• การสร้างแผนภูมิข้อมูล Excel ของคุณ

• Microsoft Outlook ไม่ตอบสนอง? 8 วิธีแก้ปัญหาที่ควรลอง

• วิธีเพิ่มหรือลบ Comments ใน Word

• วิธีสร้าง Flowchart ใน Word and Excel

• วิธีเพิ่มคำบรรยายเสียงในการนำเสนอ Powerpoint