หากคุณเคยต้องการรวมข้อมูลที่คุณมีในไฟล์Excel ลงในเอกสาร ^(Excel)Wordคุณอาจเพิ่งคัดลอกข้อมูลจากExcelและวางลงในWord

แม้ว่าจะใช้งานได้ แต่ก็มีข้อจำกัดหลายประการ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือถ้าไฟล์ข้อมูลต้นฉบับมีการเปลี่ยนแปลง เอกสาร Word ของคุณ จะไม่สะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

หากประเด็นใดประเด็นหนึ่งเหล่านี้มีความสำคัญต่อคุณ มีวิธีที่ดีกว่าในการแทรก เวิร์กชีต ExcelลงในเอกสารWord ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ทุกวิถีทางที่จะทำได้ เช่นเดียวกับข้อดีและข้อเสีย

นอกจากนี้ อย่าลืมดูวิดีโอ YouTube ของเรา^{(check out our YouTube video)}ด้านล่างซึ่งเราจะแสดงขั้นตอนเดียวกันกับในบทความ

แทรก^(Insert)แผ่นExcel Worksheet Into A Word Doc Via Copy/Paste

แน่นอน วิธีที่เร็วและง่ายที่สุดในการรับข้อมูลจาก เวิร์กชีต Excelลงใน เอกสาร Wordก็คือการใช้ คุณลักษณะการคัดลอกและวาง ของWindow^{(Window’s copy and paste feature)}

ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องเปิด ไฟล์ Excelพร้อมข้อมูลของคุณ ไฮไลต์เซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้าในเอกสารของคุณ แล้วกดCtrl-Cบนแป้นพิมพ์

หากคุณวางเคอร์เซอร์ลงใน เอกสาร Wordแล้วกดCtrl-Vบนแป้นพิมพ์ คุณจะสังเกตเห็นว่าเซลล์ที่คุณเลือกจะปรากฏอย่างสมบูรณ์ในเอกสาร  Word

มีข้อแม้บางประการที่นี่ 

เซลล์Excelที่นำเข้า จะกลายเป็น ตารางMicrosoft Word ดังนั้น ถ้าคุณต้องการจัดรูปแบบตารางนี้หลังจากที่นำเข้าข้อมูลแล้ว คุณจะไม่สามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น ใช้สูตรExcel หรือ ฟีเจอร์การจัดรูปแบบ อื่นๆ ของ Excel ได้^(Excel)

ปัญหาที่สองคือมันใช้งานได้ดีกับตารางข้อมูลที่มีขนาดเล็กกว่าเท่านั้น หากคุณต้องการคัดลอกและวางข้อมูลลงใน สเปรดชีต Excel เพิ่มเติม คุณจะสูญเสียส่วนหัว

นี้ไม่ได้มีประโยชน์มากจริงๆ ในกรณีนี้ คุณจะต้องลองใช้ตัวเลือกด้านล่างเพื่อแทรก เวิร์กชีต Excelลงใน เอกสาร Wordแทน

• ข้อดี^(Pros) : สะดวก รวดเร็ว เหมาะสำหรับโต๊ะขนาดเล็ก 
• จุด ด้อย^(Cons) : ไม่อัปเดตด้วยข้อมูลต้นฉบับ และสูญเสียส่วนหัวในตารางขนาดใหญ่ ไม่ได้รักษารูปแบบดั้งเดิมไว้อย่างสมบูรณ์

แทรก^(Insert)แผ่นงาน Excel^{(Excel Worksheet)}เป็นวัตถุฝังตัว^(Embedded)

ถ้าคุณต้องการใช้ฟังก์ชันExcel และฟีเจอร์การจัดรูปแบบอื่นๆ ของ ^(Excel)Excelในภายหลังเพื่ออัปเดตตาราง คุณควรวาง ข้อมูล Excelเป็นวัตถุฝังตัว

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. เลือกส่วนของ เวิร์กชีต Excelที่คุณต้องการคัดลอกแล้วกดCtrl -C^(Ctrl-C)
2. ในMicrosoft Wordให้วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกตารางข้อมูล
3. ใน เมนู หน้าแรก^(Home)เลือกลูกศรลงภายใต้วาง^(Paste)และเลือกวางแบบ^{(Paste Special)}พิเศษ

1. คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบวางแบบพิเศษ ปรากฏขึ้น ^{(Paste Special)}เลือก วัตถุแผ่น งานMicrosoft Excel^{(Microsoft Excel Worksheet Object)}และเลือกตกลง^(OK)

เพื่อแทรกเซลล์ที่คัดลอกลงในเอกสารWord ของคุณ ^(Word)วัตถุใหม่จะไม่ทำงานเหมือน ตาราง Microsoft Wordเลย และคุณจะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลภายในตารางจากภายในMicrosoft Wordได้

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถปรับขนาดวัตถุทั้งหมดเพื่อให้พอดีกับระยะขอบของเอกสารของคุณได้

ถ้าคุณต้องการแก้ไขข้อมูล เพียงดับเบิลคลิกที่วัตถุ มันก็จะเปิดสเปรดชีตต้นฉบับทั้งหมดภายในMicrosoft Excel^{(Microsoft Excel)}

โปรดทราบว่านี่เป็น ไฟล์ Excel ใหม่ทั้งหมด (ไม่ใช่ไฟล์ต้นฉบับ) แต่การแก้ไขใดๆ ที่คุณทำและบันทึกในไฟล์Excel นั้นจะอัปเดตใน เอกสารWord ของคุณ^(Word)

มันทำงานอย่างไร:

• เมื่อคุณใช้วัตถุฝังตัวเพื่อวางข้อมูลExcel Wordจะสร้างสำเนาของไฟล์Excel ต้นฉบับ^(Excel)
• เมื่อคุณดับเบิลคลิกที่วัตถุWordจะเปิดไฟล์ที่คัดลอกเพื่อทำการแก้ไข
• คุณสามารถใช้ฟังก์ชันและคุณลักษณะการจัดรูปแบบทั้งหมดของ Excel เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้

ข้อดีของวิธีนี้คือไม่มีการจัดรูปแบบดั้งเดิมใด ๆ ระหว่างการแปลงเป็นตารางMicrosoft Word นอกจากนี้ยังให้ไฟล์ข้อมูล Excel^(Excel) "แนบ" ของไฟล์ข้อมูลต้นฉบับ ในกรณีที่คุณต้องการแก้ไขข้อมูลหรือเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมไปยังวัตถุExcel ที่วาง ไว้ ใน Word

• ข้อดี^(Pros) : รวดเร็วและสะดวก เหมาะสำหรับโต๊ะขนาดใหญ่ และอนุรักษ์รูปแบบดั้งเดิม 
• จุด ด้อย^(Cons) : ไม่อัปเดตด้วยข้อมูลต้นฉบับ และแก้ไขตารางโดยตรงในWord ไม่ได้^(Word)

แทรก^(Insert)แผ่นงาน Excel^{(Excel Worksheet)}เป็นวัตถุที่เชื่อมโยง^{(A Linked Object)}

วิธีที่ดีที่สุดในการแทรก เวิร์กชีต Excelลงใน เอกสาร Wordคือการวางเป็นวัตถุฝังตัวที่เชื่อม^{(a linked embedded object)}โยง

ขั้นตอนในการทำเช่นนี้จะเหมือนกับขั้นตอนข้างต้น ยกเว้นในหน้าต่างวางแบบพิเศษที่^{(Paste Special window)}คุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมายวางลิงก์ แล้ว^{(Paste Link)}

คุณจะเห็นว่า ข้อมูล Excel ที่แทรก มีลักษณะเหมือนกับในส่วนก่อนหน้า แต่มีความแตกต่างที่สำคัญ

ถ้าคุณกลับไปที่ ไฟล์ Excel เดิมของคุณ และทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับข้อมูลในเซลล์ใดๆ ที่คุณวาง คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นอัปเดตทันทีในเอกสารMicrosoft Word ของ คุณ^{(Microsoft Word)}

การเปลี่ยนแปลงจะมีผลในWordแม้ว่าคุณจะไม่ได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงในไฟล์Excel ก็ตาม ^(Excel)โดยพื้นฐานแล้วช่วยให้คุณสร้างมุมมองสดจากWordไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ใครบางคนกำลังทำอยู่ในไฟล์  Excel ใด ๆ^(Excel)

ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อสร้างแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ในWordเพื่อแสดงจุดข้อมูลที่สำคัญที่ผู้อื่นอาจเปลี่ยนแปลงในไฟล์  Excel

• ข้อดี^(Pros) : รวดเร็วและสะดวก เหมาะสำหรับตารางขนาดใหญ่ รักษารูปแบบดั้งเดิม และอัปเดตทันทีด้วยการอัปเดตข้อมูลต้นฉบับ
• จุด ด้อย^(Cons) : ไม่สามารถแก้ไขตารางโดยตรงในWord

อย่างที่คุณเห็น มีหลายวิธีในการแทรก เวิร์กชีต ExcelลงในเอกสารWord ตัวเลือกที่คุณเลือกจริงๆ ขึ้นอยู่กับว่าคุณตั้งใจจะใช้ข้อมูลนั้นอย่างไร และคุณต้องการดูหรือใช้การเปลี่ยนแปลงข้อมูลในไฟล์Excel ต้นฉบับหรือไม่^(Excel)

คุณเคยนำเข้าข้อมูลExcel ลงใน ^(Excel)Wordมาก่อนได้อย่างไร คุณเคยมีปัญหาใด ๆ เมื่อคุณพยายามทำเช่นนั้นหรือไม่? แบ่งปันประสบการณ์ของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

How to Insert an Excel Worksheet into a Word Doc

If you’ve ever wanted to include data that you have in an Excel file into a Word document, you’ve probably just copied the dаta from Exсel and pasted it into Word.

While this works, there are a number of limitations. One of the most important is that if the original data file ever changes, your Word document will never reflect those changes.

If either of those issues matter to you, there are better ways to insert an Excel worksheet into a Word doc. In this article, you’ll learn every way possible to do that as well as the pros and cons.

Also, be sure to check out our YouTube video below where we show you the same steps as in the article.

Insert An Excel Worksheet Into A Word Doc Via Copy/Paste

Of course, the fastest and easiest way to get data from an Excel worksheet into a Word document is just using Window’s copy and paste feature.

To do this, you’ll open the Excel file with your data, highlight the cells that contain the data you want to bring into your document, and press Ctrl-C on the keyboard.

If you place your cursor into your Word document and press Ctrl-V on the keyboard, you’ll notice that the cells you’ve selected appear perfectly in the Word document. 

There are a few caveats here. 

The imported Excel cells become a Microsoft Word table. So if you want to format this table after the data is imported, you can’t do things like use Excel formulas or other Excel formatting features.

The second issue is that it only works well for smaller tables of data. If you want to copy and paste data further down the Excel spreadsheet, you’ll lose the headers.

This isn’t really very useful. In this case, you’ll want to try one of the options below to insert an Excel worksheet into a Word doc instead.

• Pros: Fast and convenient, good for small tables. 
• Cons: Doesn’t update with source data, and lose headers on large tables, doesn’t fully conserve original formatting.

Insert An Excel Worksheet As An Embedded Object

If you want to be able to use Excel functions and other Excel formatting features later to update the table, you’re better off pasting the Excel data as an embedded object.

To do this:

1. Select the section of Excel worksheet that you want to copy and press Ctrl-C.
2. In Microsoft Word, place the cursor where you want to insert the data table.
3. In the Home menu, select the down arrow under Paste and select Paste Special.

1. You’ll see a Paste Special dialogue box appear. Select Microsoft Excel Worksheet Object and select OK.

This will insert the copied cells into your Word document. The new object won’t behave like a Microsoft Word table at all, and you won’t be able to edit the data inside the table from inside Microsoft Word.

However, you can resize the entire object so that it fits inside the margins of your document.

If you do want to edit the data, just double-click on the object and it will open the entire original spreadsheet inside Microsoft Excel.

Keep in mind this is an entirely new Excel file (not the original). But any edits you make and save in that Excel file will update in your Word document.

How this works:

• When you use an embedded object to paste Excel data, Word creates a copy of the original Excel file.
• When you double-click the object, Word opens the copied file for editing.
• You can use all of Excel’s functions and formatting features to make any changes.

What is nice about this approach is that none of the original formatting gets changed during the conversion to a Microsoft Word table. It also gives you an “attached” Excel data file of the original data file in case you ever want to modify the data or add additional data to your pasted Excel object in Word.

• Pros: Fast and convenient, good for large tables, and conserves original formatting 
• Cons: Doesn’t update with source data, and can’t edit table directly inside Word

Insert An Excel Worksheet As A Linked Object

The best way to insert an Excel worksheet into a Word doc is by pasting it as a linked embedded object.

The procedure to do this is identical to the one above, except in the Paste Special window you want to make sure to select the Paste Link checkbox.

You’ll see that the inserted Excel data looks the same as in the previous section, but there’s a significant difference.

If you return to your original Excel file and make any changes to the data in any of the cells you pasted, you’ll see those changes immediately update in your Microsoft Word document.

The changes take effect in Word even if you haven’t saved the changes in the Excel file. This essentially lets you create a live view from Word into changes someone is actively making in any Excel file. 

If you wanted to, you could use this feature to create a real-time dashboard in Word to display any important data points that someone may change in an Excel file. 

• Pros: Fast and convenient, good for large tables, conserves original formatting, and updates instantly with source data updates.
• Cons: Can’t edit table directly inside Word.

As you can see, there are multiple ways to insert an Excel worksheet into a Word doc. The option you choose really only depends on how you intend to use that data and whether you want to see or use data changes in the original Excel file.

How have you imported Excel data into Word before? Have you had any issues when you tried to do so? Share your experience in the comments section below.

Related posts

• แทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• จัดกลุ่มแถวและคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel

• วิธีแทรก CSV หรือ TSV ลงในแผ่นงาน Excel

• สะกดตัวเลขอย่างรวดเร็วใน Word และ Excel

• วิธีเปิด Word และ Excel ในเซฟโหมด

• วิธีแชร์ไฟล์ Excel เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดาย

• วิธีแก้ไขแถวใน Excel

• วิธีการคำนวณคะแนน Z ใน Excel

• VBA Array ใน Excel คืออะไรและจะเขียนโปรแกรมได้อย่างไร

• วิธีรวมเอกสาร Word หลายชุดเข้าด้วยกัน

• วิธีใช้ฟีเจอร์ Speak Cells ของ Excel

• สร้างข้อความสุ่มหรือข้อความ Lorem Ipsum ใน MS Word

• วิธีสร้าง Pivot Table แบบง่ายใน Excel

• จัดกึ่งกลางข้อมูลเวิร์กชีตของคุณใน Excel สำหรับการพิมพ์

• 4 วิธีในการใช้เครื่องหมายถูกใน Excel

• วิธีใช้คำสั่ง if และ Nested If ใน Excel

• วิธีจัดเรียงตามวันที่ใน Excel

• ทำไมคุณควรใช้ช่วงที่มีชื่อใน Excel

• ดูเอกสาร Word ในโหมดเต็มหน้าจอ

• ใส่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยตรงกลางประโยคใน Word