การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญในหลายพื้นที่ทำงาน เนื่องจากโครงการส่วนใหญ่ต้องการให้ผู้ใช้จำนวนมากเข้าถึงไฟล์ จึงจำเป็นต้องมีการตั้งค่าการทำงานร่วมกัน

Microsoft Excelเป็นหนึ่งในหลาย ๆ โปรแกรมที่บริษัททั่วโลกใช้ ดังนั้น ความต้องการสมุดงานที่ใช้ร่วมกันจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ในโพสต์นี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าคุณและทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันโดยใช้Excel 2016 และ ^{(Excel 2016)}Excelเวอร์ชันอื่นๆทางออนไลน์ได้อย่างไร

แชร์ไฟล์ Excel แบบออฟไลน์

หากคุณมีการเชื่อมต่อในพื้นที่ ผู้ใช้ทั้งหมดในเครือข่ายจะสามารถเข้าถึงไฟล์ใดก็ได้ ไม่เพียงเท่านั้น ยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับไฟล์ได้ คุณยังสามารถกำหนดได้ว่าผู้ใช้รายใดจะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้

เริ่มต้นด้วยการบันทึกไฟล์ในตำแหน่งที่ทุกคนในกลุ่มของคุณสามารถเข้าถึงได้ จากนั้นคุณสามารถตั้งค่าไฟล์ของคุณสำหรับการทำงานร่วมกัน

การเพิ่มกลับคุณสมบัติสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน

ผู้ใช้ Office 365 จะพบ ฟีเจอร์ เวิร์กบุ๊กที่แชร์^{(Shared Workbook)}ที่ซ่อนอยู่ตามค่าเริ่มต้น เนื่องจากMicrosoftสนับสนุนให้ผู้ใช้แบ่งปันสมุดงานทางออนไลน์

นี่คือวิธีที่คุณเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ หากคุณกำลังใช้ Excel^(Excel)เวอร์ชันเก่าคุณสามารถข้ามไปยังส่วนถัดไป - การแชร์เอกสาร^{(Sharing a Document.)}

• ไปที่File > Options > Quick Access Toolbarด่วน

• ภายใต้เมนูแบบเลื่อนลงเลือกคำสั่งจาก ให้เลือก ^{(Choose Commands From)}คำสั่ง^{(All Commands)}ทั้งหมด เลื่อน^(Scroll)ดูรายการจนกว่าคุณจะเห็นแชร์เวิร์กบุ๊ก (ดั้งเดิม)^{(Share Workbook (Legacy))}และเลือกรายการนั้น

• คลิกปุ่มเพิ่ม^(Add)
• ทำเช่นเดียวกันสำหรับคำสั่งต่อไปนี้:

1. ติดตามการเปลี่ยนแปลง (เดิม)
2. ปกป้องการแบ่งปัน (ดั้งเดิม)
3. เปรียบเทียบและผสานเวิร์กบุ๊ก

• คลิกตกลง^(OK)เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

การแบ่งปันเอกสาร

• บน แท็บ รีวิว^(Review)ให้คลิกปุ่มแชร์เวิ^{(Share Workbook)} ร์กบุ๊ ก

ผู้ที่ทำตามขั้นตอนในส่วนการเพิ่มกลับฟีเจอร์เวิร์กบุ๊กที่แชร์^{(Adding Back Shared Workbook Feature)}จะพบ ปุ่ม แชร์เวิ^{(Share Workbook)} ร์กบุ๊ก (พร้อมกับคำสั่งอื่นๆ ที่คุณเพิ่ม) ในแถบเครื่องมือด่วน^{(Quick Access Toolbar)}แทน

• ซึ่งจะทำให้กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น เลือกตัวเลือกที่เปิดใช้งานฟีเจอร์เวิร์กบุ๊กที่แชร์

• ตรงไปที่ แท็บ ขั้นสูง^(Advanced)และเปิดใช้ งาน การติดตามการเปลี่ยนแปลง^{(Track Changes )}และการตั้งค่าอื่น ๆ ที่คุณอาจต้องการเปิด

ปกป้องไฟล์ของคุณ

ขั้นตอนข้างต้นให้ทุกคนเข้าถึงไฟล์ของคุณ แต่ยังให้สิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบแก่ทุกคนตามค่าเริ่มต้น การปกป้องไฟล์ของคุณหมายถึงการเข้าถึงไฟล์จะถูกจำกัดและติดตาม

• ไปที่ แท็บ รีวิว^(Review)แล้วคลิกปุ่มป้องกันและแชร์เวิ^{(Protect and Share Workbook)} ร์กบุ๊ ก
• ทำเครื่องหมายที่ ช่องทำเครื่องหมายการแชร์กับการติดตามการเปลี่ยนแปลง^{(Sharing With Track Changes)}

• คุณควรสร้างรหัสผ่านด้วย ไม่เช่นนั้นใครก็ตามสามารถเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กกลับเป็นการตั้งค่าดั้งเดิมได้
• บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณและออก

แชร์ไฟล์ Excel ออนไลน์

แม้ว่าการทำงานแบบออฟไลน์จะเป็นทางเลือกที่ดี แต่คุณก็ยังถูกขัดขวางโดยความจำเป็นในการแชร์ไดรฟ์ในเครื่อง การทำงานออนไลน์เป็นทางเลือกที่ดีกว่าอย่างเห็นได้ชัด นี่คือวิธีที่คุณทำ

การใช้ OneDrive

• เปิดไฟล์และไปที่File File > Share > Save to Cloud

• เชิญคนที่คุณต้องการร่วมงานด้วยโดยป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขา คุณยังสามารถตั้งค่าการอนุญาต
• คลิกแชร์^(Share)เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

การใช้ Google ไดรฟ์

Google ไดรฟ์^{(Google Drive)}น่าจะเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำงานในโครงการไปพร้อม ๆ กัน ทุกคนที่มี บัญชี Googleจะสามารถเข้าถึงไฟล์และแก้ไขได้ตามต้องการ

• ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณและไปที่Google ไดร^{(Google Drive)}ฟ์
• เมื่อเข้ามาแล้ว คุณสามารถสร้างไฟล์ใหม่หรืออัปโหลดไฟล์ที่มีอยู่ได้

• เมื่อสร้างหรืออัปโหลดเอกสารของคุณแล้ว ให้คลิก ปุ่ม แชร์^(Share)ที่มุมขวาบนของเวิร์กชีต

ซึ่งจะให้ตัวเลือกแก่คุณในการแบ่งปันสเปรดชีตโดยการป้อนที่อยู่อีเมลหรือโดยการแชร์ลิงก์กับเพื่อนร่วมงานของคุณ

การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกติดตามและบันทึกโดยอัตโนมัติ คุณสามารถทำงานบนเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์ซึ่งสะดวกมาก

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboration is іmportant in many work spaceѕ. Since most projects require files to be accessed by a lot of userѕ, collaborаtive setups have become necessаry.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

Related posts

• วิธีการลบบรรทัดว่างใน Excel

• วิธีใช้ฟีเจอร์ Speak Cells ของ Excel

• วิธีแทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• วิธีใช้การวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• ไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูล Outlook: 4 แก้ไขให้ลอง

• วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel

• วิธีการเขียนสูตร IF/คำสั่งใน Excel

• การเรียงลำดับข้อมูลแบบหนึ่งคอลัมน์และหลายคอลัมน์ขั้นพื้นฐานในสเปรดชีต Excel

• ทำไมคุณควรใช้ช่วงที่มีชื่อใน Excel

• วิธีการกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบจากไฟล์ PST ใน Outlook

• สะกดตัวเลขอย่างรวดเร็วใน Word และ Excel

• วิธีติดตามผู้อยู่ในอุปการะใน Excel

• วิธีสร้างมาโครหรือสคริปต์ VBA ใน Excel

• วิธีสร้าง Pivot Table แบบง่ายใน Excel

• การเชื่อมต่อ Excel กับ MySQL

• วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงที่เชื่อมโยงหลายรายการใน Excel

• 4 วิธีในการใช้เครื่องหมายถูกใน Excel

• วิธีใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ใน Excel

• VBA Array ใน Excel คืออะไรและจะเขียนโปรแกรมได้อย่างไร

• ใช้ชื่อช่วงไดนามิกใน Excel สำหรับดรอปดาวน์ที่ยืดหยุ่น