การพยายามกรอกเซลล์ในExcelที่รวมข้อความหรือข้อมูลจากเซลล์อื่นๆ หลายเซลล์ในแผ่นงานอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีแถวในสเปรดชีตนับร้อยหรือหลายพันแถว

เมื่อคุณรู้วิธีใช้Flash FillในExcelอย่างถูกต้องแล้ว คุณสามารถปล่อยให้Excelจัดการงานหนักทั้งหมดได้ คุณเพียงแค่ระบุรายการเซลล์ด้วยตนเองสองสามรายการเพื่อช่วยให้Excelเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าคุณกำลังพยายามทำอะไร จากนั้นExcelจะทำงานที่เหลือสำหรับส่วนที่เหลือของสเปรดชีต

หากฟังดูเป็นเคล็ดลับที่ช่วยประหยัดเวลาที่คุณต้องการลอง มาดูวิธีที่คุณสามารถใช้คุณสมบัตินี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณเอง

หมายเหตุ^(Note) : คุณลักษณะการเติม^{(Flash Fill)} แบบรวดเร็ว ในExcelมีเฉพาะในExcel 2013และใหม่กว่า

วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel

แอปพลิเคชั่น Flash Fill^{(Flash Fill)}ที่ง่ายที่สุดในExcelคือการรวมคำสองคำเข้าด้วย^{(combining two words together)}กัน ในตัวอย่างด้านล่าง เราจะแสดงวิธีใช้Flash Fillเพื่อรวมชื่อและนามสกุลเป็นเซลล์ที่สามสำหรับชื่อเต็มอย่างรวดเร็ว

ในตัวอย่างนี้ คอลัมน์ C ประกอบด้วยชื่อ คอลัมน์ D ประกอบด้วยนามสกุล และคอลัมน์ E คือคอลัมน์สำหรับชื่อเต็ม

1. ขั้นแรก ให้พิมพ์ชื่อเต็มในเซลล์แรกในแบบที่คุณต้องการ (รวมเนื้อหาของ เซลล์ ชื่อ^{(First Name)}และเซลล์นามสกุล

1. หลังจากนี้ ให้เริ่มพิมพ์สิ่งเดียวกันลงในเซลล์ถัดไป ( ชื่อ^{(First Name)}และนามสกุลจากเซลล์ทางด้านซ้าย) คุณจะสังเกตเห็นว่าคุณลักษณะการ เติม^{(Flash Fill)} แบบรวดเร็ว ของ Excel จะตรวจหารูปแบบจากเนื้อหาของเซลล์ด้านบนที่คุณพิมพ์ด้วยตนเองโดยอัตโนมัติ
   
   การใช้ "การเรียนรู้" นี้Excelจะแสดงตัวอย่างสิ่งที่คิดว่าคุณต้องการพิมพ์ มันจะแสดงให้คุณเห็นว่าเซลล์ที่เหลือจะเติมข้อมูลในคอลัมน์ที่เหลืออย่างไร

1. เพียงกดEnterเพื่อยอมรับการแสดงตัวอย่างนี้ คุณจะเห็น ฟีเจอร์ เติมแบบรวดเร็วของ Excel^{(Excel Flash Fill)}ทำหน้าที่เสมือนเป็นการเติมเซลล์ที่เหลือทั้งหมดในคอลัมน์นี้ให้กับคุณ

อย่างที่คุณเห็น คุณลักษณะการเติม^{(Flash Fill)} แบบรวดเร็ว สามารถประหยัดเวลาได้อย่างมาก หากคุณเปรียบเทียบการพิมพ์ด้วยตนเองหนึ่งเซลล์และEnterกับการที่ต้องพิมพ์ชื่อสำหรับเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ใหม่ด้วยตนเอง

หากคุณสังเกตเห็นว่าคุณลักษณะการเติม^{(Flash Fill)}แบบรวดเร็วไม่ทำงาน คุณต้องเปิดคุณลักษณะการเติม^{(Flash Fill)} แบบ รวดเร็วในExcel คุณสามารถดูวิธีการดังกล่าวได้ในส่วนสุดท้ายของบทความนี้

ตัวเลือกการเติมแบบแฟลชของ Excel

เมื่อคุณทำตามขั้นตอนการเติม^{(Flash Fill)}แบบรวดเร็วด้านบน คุณจะสังเกตเห็นไอคอนเล็กๆ ปรากฏขึ้นข้างเซลล์ที่เติมข้อมูล หากคุณเลือกลูกศรแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของไอคอนนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติมบางอย่างที่คุณสามารถใช้กับคุณลักษณะการเติม^{(Flash Fill)}แบบรวดเร็ว 

การใช้ ตัวเลือกการ เติม^{(Flash Fill)}แบบรวดเร็วในกล่องดรอปดาวน์นี้ คุณสามารถ:

• Undo Flash Fill : เลิกทำการกระทำที่กรอกทั้งคอลัมน์หลังจากที่คุณกดEnter
• ยอมรับคำแนะนำ : การดำเนินการนี้จะบอกคุณลักษณะการ ^{(Accept suggestions)}เติม^{(Flash Fill)} แบบรวดเร็ว ของ Excel สำหรับคอลัมน์นี้ว่าคุณพอใจกับการเปลี่ยนแปลงในคอลัมน์และต้องการเก็บไว้
• เลือก xx เซลล์ว่าง^{(Select xx blank cells)} : ให้คุณระบุเซลล์ใด ๆ ที่ไม่ได้รับการเติมและว่างเปล่า เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขได้หากต้องการ
• Select xx เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง^{(Select xx changed cells)} : ให้คุณเลือกเซลล์ทั้งหมดที่เปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติหลังจาก ฟีเจอร์ Flash Fillอัปเดตเซลล์เหล่านั้น

เมื่อคุณเลือกยอมรับคำแนะนำ คุณจะเห็นว่าตัวเลข "เลือก" สำหรับ "เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง" จะลดลงเหลือศูนย์ เนื่องจากเมื่อคุณยอมรับการเปลี่ยนแปลง เนื้อหาเซลล์เหล่านั้นจะไม่ถูกพิจารณาว่า "เปลี่ยนแปลง" โดยคุณลักษณะการเติม^{(Flash Fill)}แบบรวดเร็ว

วิธีเปิดใช้งานการเติมแฟลชใน Excel

ถ้าคุณสังเกตเห็นว่าExcelไม่มีการแสดงตัวอย่างการเติม^{(Flash Fill)} แบบ รวดเร็วเมื่อคุณเริ่มพิมพ์เซลล์ที่สอง คุณอาจต้องเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้

เพื่อทำสิ่งนี้:

เลือกไฟล์^(File) > ตัวเลือก^(Options) > ขั้น^(Advanced)สูง เลื่อนลงไปที่ ส่วนตัว เลือกการแก้ไข^{(Editing options)}และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกทั้งเปิดใช้งานการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติสำหรับค่าเซลล์^{(Enable AutoComplete for cell values)}และเติมแฟลช^{(Automatically Flash Fill)}อัตโนมัติ

เลือกตกลง^(OK)เพื่อเสร็จสิ้น ในครั้งต่อไปที่คุณเริ่มพิมพ์ในเซลล์ที่สองหลังจากกรอกข้อมูลในเซลล์แรกแล้วExcelควรตรวจพบรูปแบบและแสดงตัวอย่างว่าคุณต้องการเติมเซลล์ที่เหลือในคอลัมน์อย่างไร

คุณยังสามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะการเติม^{(Flash Fill)}แบบรวดเร็วสำหรับเซลล์ที่คุณไฮไลต์โดยการเลือกไอคอนเติม^{(Flash Fill)} แบบรวดเร็วใน เมนูข้อมูล ภายใต้กลุ่ม ^(Data)เครื่องมือข้อมูล^{(Data Tools)}ในริบบิ้น 

คุณยังสามารถใช้งานได้โดยกดCtrl + Eบนแป้นพิมพ์

เมื่อใดจึงจะใช้ Flash Fill ใน Excel

การต่อชื่อเต็มจากสองคอลัมน์เป็นตัวอย่างง่ายๆ ของวิธีการใช้Flash FillในExcelแต่มีการใช้งานขั้นสูงอีกมากมายสำหรับคุณลักษณะอันทรงพลังนี้

• แยกสตริงย่อยจากสตริงขนาดใหญ่ (เช่น รหัสไปรษณีย์จากที่อยู่แบบเต็ม) ในคอลัมน์อื่น
• ดึง^(Pull)ตัวเลขออกจากสตริงตัวอักษรและตัวเลข
• ลบช่องว่างก่อนหรือหลังสตริง
• แทรก^(Insert)สตริงย่อย (เช่น เครื่องหมายจุลภาคหรือขีดกลาง) ลงในสตริงที่มีอยู่
• วันที่จัดรูปแบบใหม่
• แทนที่^(Replace)ส่วนหนึ่งของสตริงด้วยข้อความใหม่

โปรดทราบว่าคุณลักษณะการเติม^{(Flash Fill)} แบบรวดเร็วจะมีประโยชน์เพียง ใด คุณลักษณะนี้จะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนเซลล์เดิม

ตัวอย่างเช่น ในตัวอย่างชื่อและนามสกุลในส่วนแรกของบทความนี้ คุณสามารถบรรลุผลลัพธ์เดียวกันได้โดยใช้ฟังก์ชัน Concatenate^{(Concatenate function)}จากนั้นจึงเติมส่วนที่เหลือของคอลัมน์ด้วยฟังก์ชันนั้น

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

เมื่อคุณทำเช่นนี้ ถ้าเซลล์สองเซลล์แรกเปลี่ยนแปลงชื่อเต็ม^{(Full Name)}จะอัปเดต ข้อเสียประการหนึ่งคือ หากคุณลบหนึ่งในสองคอลัมน์แรก คอลัมน์ชื่อเต็ม^{(Full Name)}จะล้างหรือแสดงข้อผิดพลาด

นี่คือเหตุผลที่ว่าทำไมฟังก์ชันFlash Fill ใน ^{(Flash Fill)}Excelจึงเหมาะที่สุดเมื่อคุณต้องการแปลงคอลัมน์ดั้งเดิมให้เป็นสตริงหรือตัวเลขที่จัดรูปแบบใหม่อย่างถาวรอย่างถาวร

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cells in Excel that incorporаte text or data from multiple other cellѕ in a sheet can be a very time consuming process. This is especially true if there are hundredѕ or thousands of rows in the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

Related posts

• วิธีการลบบรรทัดว่างใน Excel

• วิธีใช้ฟีเจอร์ Speak Cells ของ Excel

• วิธีแทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• วิธีใช้การวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• วิธีแก้ไขแถวใน Excel

• วิธีติดตามผู้อยู่ในอุปการะใน Excel

• 4 วิธีในการใช้เครื่องหมายถูกใน Excel

• ความแตกต่างระหว่าง Microsoft Excel Online และ Excel สำหรับเดสก์ท็อป

• รักษาการอ้างอิงเซลล์เมื่อคัดลอกสูตรใน Excel

• ใช้ชื่อช่วงไดนามิกใน Excel สำหรับดรอปดาวน์ที่ยืดหยุ่น

• วิธีใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ใน Excel

• การใช้เครื่องมือค้นหาเป้าหมายการวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• วิธีลบแถวที่ซ้ำกันใน Excel

• ทำไมคุณควรใช้ช่วงที่มีชื่อใน Excel

• วิธีแชร์ไฟล์ Excel เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดาย

• จัดกึ่งกลางข้อมูลเวิร์กชีตของคุณใน Excel สำหรับการพิมพ์

• จัดกลุ่มแถวและคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel

• 10 เคล็ดลับและเทคนิค Excel สำหรับปี 2019

• วิธีแก้ไขข้อผิดพลาด #N/A ในสูตร Excel เช่น VLOOKUP

• Google ชีตกับ Microsoft Excel - อะไรคือความแตกต่าง?