ฟังก์ชันหลักสองอย่างของ Excel คือช่วยให้คุณสามารถจัดการและดูข้อมูลจากมุมมองต่างๆ ได้ และหนึ่งในเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังของโปรแกรมในการทำเช่นนั้นคือฟังก์ชันSort

ไม่ว่าจะเป็นการเรียงลำดับจากน้อยไปมาก/มากไปหาน้อย การเรียงลำดับมากกว่าหนึ่งตัวแปรเพื่อแสดงข้อมูลในกลุ่มหรือเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของแถว หรือการเรียงลำดับตัวอักษรและตัวเลขอย่างง่ายเพื่อให้ข้อมูลแบบตารางของคุณมีระเบียบ การจัดเรียงข้อมูลในExcelเป็นทักษะที่จำเป็น

มีโปรแกรมไม่กี่โปรแกรมที่เหมาะสำหรับการจัดเรียงข้อมูลแบบตารางมากกว่าExcelและการเรียงลำดับของคุณสามารถเรียกใช้จากแบบเรียบง่ายและไม่ซับซ้อนไปจนถึงแบบซับซ้อน แม้ว่า ความสามารถในการจัดเรียงของ Excel—สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยชุดข้อมูลที่ถูกต้องและความรู้เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับการทำงานภายในของโปรแกรม—นั้นแข็งแกร่งและเจาะลึกอย่างแท้จริง แต่เคล็ดลับทางเทคนิคในปัจจุบันเน้นที่ประเภทพื้นฐานสองประเภทดังนี้:

• การจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์เดียว
• การจัดเรียงข้อมูลในหลายคอลัมน์

แน่นอนว่าสเปรดชีตประกอบด้วยคอลัมน์และแถวของเซลล์ หรือข้อมูลแบบตาราง โดยที่แต่ละคอลัมน์ประกอบด้วยการแบ่งตามตรรกะของข้อเท็จจริง ตัวเลข หรือรายละเอียดอื่นๆ ตามหมวดหมู่ เช่น คำพูด ชื่อ ที่อยู่ สกุลเงิน ชิ้นส่วน ตัวเลข และอื่นๆ ขึ้นอยู่กับประเภทของสเปรดชีต ในทางกลับกัน แถว^(Rows)จะแสดงบุคคล วัตถุ หรือตัวเลขเคียงข้างกันหรือในอินสแตนซ์หรือเหตุการณ์เดียวกัน

ขึ้นอยู่กับประเภทของสเปรดชีตและข้อมูลในสเปรดชีต เช่น รายชื่อแบบตาราง ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ แถวมักจะคล้ายกับบันทึกฐานข้อมูล

เมื่อคุณจัดเรียงแถวข้อมูล แต่ละแถวจะต้องรักษาความสมบูรณ์ โดยไม่ย้ายข้อมูลจากแถวหนึ่งไปอีกแถวหนึ่งโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งคุณจะเห็นได้ว่าการจัดเรียงข้อมูลในหลายคอลัมน์นั้นสะดวกง่ายดาย

การเรียงลำดับในฟิลด์เดียว

คุณสามารถจัดเรียงระเบียนในสเปรดชีตตามแถว และจัดเรียงเซลล์ภายในระเบียนตามคอลัมน์ได้ คุณสามารถระบุลำดับการจัดเรียงจากน้อยไปมากหรือมากไปหาน้อยได้ โดยค่าเริ่มต้น จากน้อยไปมาก / ตัวเลข โปรแกรมจะจัดเรียงข้อความจากAถึงZและตัวเลขจากน้อยไปมาก แน่นอนว่าการเรียงลำดับจากมากไปหาน้อยจะย้อนกลับการเรียงลำดับที่เก่ากว่าจากZเป็นAหรือเพื่อให้ตัวเลขที่มากกว่าเริ่มต้นที่ด้านบน

เช่นเดียวกับฟังก์ชันต่างๆ ใน​​Excelมีสองสามวิธีในการจัดเรียงอย่างง่าย ทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการจัดเรียงประเภทนี้จะอยู่ที่เมนู flyout ของปุ่มเมาส์ขวาดังที่แสดงด้านล่าง

1. คลิกขวา^{(Right-click)}ที่ช่องในคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียงสเปรดชีตเพื่อเปิดเมนูป๊อปอัป
2. เลื่อน^(Scroll)ลงและเลื่อนเคอร์เซอร์ไป ที่ Sort เพื่อเปิดเมนู flyout
3. คลิกเรียงลำดับจาก A ถึง Z^{(Sort A to Z)}สำหรับการเรียงลำดับจากน้อยไปมาก หรือเรียงลำดับจาก Z ถึง A^{(Sort Z to A )}จากมากไปน้อย ( โปรดทราบ^(Note)ว่าExcelไม่ได้รวมข้อมูลในเซลล์ในแถวที่ 1 ในการเรียงลำดับ โปรแกรมจะถือว่าแถวนี้มีป้ายชื่อคอลัมน์หรือส่วนหัวของคุณ)

การเรียงลำดับอย่างง่ายนี้ใช้ได้กับข้อมูลหลายประเภท ยกเว้นเมื่อแถวและคอลัมน์ของคุณมีข้อมูลที่เหมือนกันหรือซ้ำกัน ในกรณีเหล่านี้ คุณต้องเรียงลำดับในสองคอลัมน์ขึ้นไป ถัดไป

การเรียงลำดับระเบียนในหลายเขตข้อมูล

คุณอาจต้องเรียงลำดับมากกว่าหนึ่งคอลัมน์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของข้อมูลของคุณ บางทีตัวอย่างที่ดีที่สุดคือการจัดเรียงฐานข้อมูลตามลำดับตัวอักษรในนามสกุล สมมติว่าข้อมูลของคุณมีหลายคนที่มีนามสกุลเหมือนกัน ในกรณีเหล่านี้ คุณจะต้องแน่ใจว่าลินดา จอห์นสันมาก่อนลิเดีย จอห์นสัน^{(Lydia Johnson)}และเชอร์รี แอนเดอร์สัน^{(Cherri Anderson)}แสดงตามชาร์ลส์ แอนเดอร์สัน...คุณคงเข้าใจ

คุณสามารถตั้งค่าการค้นหาแบบกำหนดเองด้วยหลายเกณฑ์ได้จากกล่องโต้ตอบ การ เรียงลำดับ เช่นนี้^(Sort)

1. คลิก^(Click)เซลล์ในคอลัมน์แรกของข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง
2. คลิกข้อมูล^{(Data )}ใต้แถบชื่อเรื่องเพื่อเปิดริบบิ้นข้อมูล ^(Data)(แน่นอนว่า Ribbon เป็นแถวของแท็บตามบริบทที่ด้านบนของหน้าต่างแอปพลิเคชัน)
3. ในส่วนการเรียงลำดับและตัวกรอง^{(Sort & Filter)}ให้คลิก ปุ่ม เรียงลำดับ^{(Sort )}เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ

• คลิกรายการ ดรอปดาวน์ เรียงตาม^{(Sort by)}และเลือกชื่อคอลัมน์แรกที่จะจัดเรียง (โปรดทราบว่าExcelจะแสดงเนื้อหาในแถวที่ 1 ของคอลัมน์ ซึ่งในกรณีนี้จะมีป้ายชื่อคอลัมน์ คุณสามารถปิดตัวเลือกนี้ได้โดยยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายข้อมูลของฉันมีส่วนหัว^{(My data has headers)} )
• คลิกเพิ่มระดับ^{(Add Level )}เพื่อเพิ่มคอลัมน์อื่นในลำดับการจัดเรียง
• คลิก เมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นโดย^{(Then by)}และเลือกคอลัมน์ถัดไปเพื่อจัดเรียง
• ทำซ้ำขั้นตอนที่ 6 และ 7^{(Steps 6 and 7)}ตามความจำเป็นเพื่อกำหนดค่าพารามิเตอร์ของการเรียงลำดับของคุณ

การคลิกไปรอบๆ ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ^(Sort)จะแสดงตัวเลือกต่างๆ มากมายสำหรับการปรับเปลี่ยนการจัดเรียงของคุณ แม้ว่าบางตัวเลือกอาจสร้างผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการได้ เว้นแต่คุณจะทราบแน่ชัดว่าแต่ละรายการมีผลกับการจัดเรียงของคุณอย่างไร

• คลิกตกลง^(OK) _
• หากคุณได้รับกล่องโต้ตอบ การ เตือนการเรียงลำดับ ให้เลือก ^{(Sort Warning)}ขยายส่วนที่เลือก^{(Expand the selection)}จากนั้นคลิกประเภท^(Sort.)

นอกจากนี้ เมื่อคุณเลือกคอลัมน์Excelจะวิเคราะห์เนื้อหาของเซลล์ในคอลัมน์นั้นและทำการเดาอย่างมีการศึกษาว่าค่าใดที่ควรเติมลง ใน ฟิลด์Sort onและOrder เว้นแต่คุณจะมีเหตุผลเฉพาะ (และมีเหตุผล) ในการเปลี่ยนแปลงสิ่งเหล่านี้ อย่าทำเช่นนั้น (เว้นแต่ว่าคุณกำลังทดลองอยู่ แน่นอน ฉันสนับสนุนเสมอ—และฟีเจอร์เลิกทำ ของ Excel ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยม)^(Undo)

ฉันแน่ใจว่าคุณสามารถจินตนาการได้ นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของวิธีการจัดเรียงข้อมูลในExcel อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ เว้นแต่คุณจะระมัดระวัง การใช้พารามิเตอร์ที่ไม่ถูกต้องสามารถวางข้อมูลของคุณและเปลี่ยนตำแหน่งในสเปรดชีตได้อย่างสมบูรณ์ การ เรียงลำดับ^(Sort)นั้นรวดเร็วและง่ายต่อการติดตั้ง ข่าวดีก็คือUndoนั้นรวดเร็วเช่นกัน อย่า^(Don)กลัวที่จะเลิกทำ^(Undo)แล้วลองอีกครั้ง และอีกครั้ง.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary fυnctions arе to allow you to manipulаte and view data from different perspectives, and one of the program’s more simple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• จัดกึ่งกลางข้อมูลเวิร์กชีตของคุณใน Excel สำหรับการพิมพ์

• วิธีผสานข้อมูลในไฟล์ Excel หลายไฟล์

• วิธีการลบบรรทัดว่างใน Excel

• วิธีใช้ฟีเจอร์ Speak Cells ของ Excel

• วิธีแทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• วิธีการเขียนสูตร IF/คำสั่งใน Excel

• สะกดตัวเลขอย่างรวดเร็วใน Word และ Excel

• ไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูล Outlook: 4 แก้ไขให้ลอง

• รักษาการอ้างอิงเซลล์เมื่อคัดลอกสูตรใน Excel

• วิธีการย้ายคอลัมน์ใน Excel

• ใช้แป้นพิมพ์เพื่อเปลี่ยนความสูงของแถวและความกว้างของคอลัมน์ใน Excel

• 2 วิธีในการใช้ฟังก์ชัน Transpose ของ Excel

• วิธีการสร้างแผนภูมิวงกลมใน Excel

• 4 วิธีในการใช้เครื่องหมายถูกใน Excel

• คู่มือ VBA ขั้นสูงสำหรับ MS Excel

• วิธีสร้าง Pivot Table แบบง่ายใน Excel

• ทำไมคุณควรใช้ช่วงที่มีชื่อใน Excel

• ใช้ชื่อช่วงไดนามิกใน Excel สำหรับดรอปดาวน์ที่ยืดหยุ่น

• 5 วิธีในการแปลงข้อความเป็นตัวเลขใน Excel

• วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงที่เชื่อมโยงหลายรายการใน Excel