ความรำคาญที่พบบ่อยที่สุดอย่างหนึ่งที่ผู้คนอ้างถึงด้วยExcelคือการจัดการกับรูปแบบตัวเลขและข้อความในเซลล์ เป็นเรื่องที่น่ารำคาญอย่างยิ่งเมื่อป้อนตัวเลขลงในสเปรดชีตในรูปแบบข้อความโดยไม่ได้ตั้งใจ

เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น การคำนวณและสูตรต่างๆ จะทำงานไม่ถูกต้อง หรืออาจไม่ทำงานเลย 

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีระบุเวลาที่คอลัมน์หรือแถวของตัวเลขถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความจริง ๆ และวิธีแปลงข้อความเป็นตัวเลขเพื่อให้สามารถทำงานในสูตรและการคำนวณได้อีกครั้ง นี่เป็นหนึ่งในเคล็ดลับพื้นฐานของ Excel^{(basic Excel tips)} ที่ ทุกคนควรรู้

เป็นข้อความหรือตัวเลขข้อมูลเซลล์หรือไม่

มีหลายวิธีที่คุณสามารถดูว่าตัวเลขหรือชุดตัวเลขในคอลัมน์หรือแถวมีรูปแบบเป็นข้อความในExcelหรือไม่

วิธีที่ง่ายที่สุดคือเลือกเซลล์ เลือก เมนู หน้าแรก^(Home)และภายใต้ กลุ่ม ตัวเลข^(Number)ในริบบิ้น ให้สังเกตรูปแบบตัวเลขที่แสดงในกล่องดรอปดาวน์

หากกล่องดรอปดาวน์แสดง “ข้อความ” แสดงว่าเซลล์นั้นจัดรูปแบบเป็นรูปแบบข้อความ หากคุณต้องการคำนวณตัวเลข^{(numerical calculations)}ในเซลล์โดยใช้สูตรของ Excel^{(Excel formulas)}คุณจะต้องแปลงก่อน

ในกรณีที่มีคนป้อนตัวเลขในรูปแบบข้อความโดยใช้เครื่องหมายอะพอสทรอฟีในเซลล์ คุณจะเห็นสามเหลี่ยมสีเขียวขนาดเล็กที่ระบุว่ามีการป้อนค่าเป็นข้อความแล้ว

หมายเหตุ^(Note) : นำหน้ารายการเซลล์ด้วยเครื่องหมายอะพอสทรอฟีบังคับให้จัดรูปแบบเซลล์เป็นแบบข้อความ

หากคุณพบว่าข้อมูลตัวเลขถูกป้อนลงใน แผ่นงาน Excelในรูปแบบข้อความโดยใช้วิธีการใดวิธีการหนึ่งข้างต้น คุณสามารถใช้วิธีการใดๆ ด้านล่างเพื่อแปลงข้อความนั้นเป็นตัวเลขได้

1. แปลงเป็นตัวเลข

หากคุณต้องการแปลงข้อมูลที่ป้อนลงในExcelด้วยเครื่องหมายอะพอสทรอฟี คุณสามารถแปลงกลับเป็นรูปแบบตัวเลขได้อย่างง่ายดายโดยใช้ตัวเลือกแปลง^(Convert)เป็นตัวเลข^(Number)

1. ขั้นแรก^(First)เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแปลงกลับเป็นรูปแบบตัวเลข คุณจะเห็นเพชรสีเหลืองปรากฏขึ้นใกล้กับส่วนที่เลือกโดยมีเครื่องหมายอัศเจรีย์อยู่ตรงกลาง

2. เลือกสัญลักษณ์นี้ จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกแปลงเป็น^{(Convert to Number)}ตัวเลข 

การดำเนินการนี้จะอัปเดตตัวเลขตามข้อความทั้งหมดที่คุณเลือกเป็นรูปแบบข้อมูลตัวเลข  ทั่วไป^(General)

คุณจะรู้ว่ามันทำงานเมื่อตัวเลขทั้งหมดในส่วนที่คุณเลือกเปลี่ยนจากการถูกจัดชิดซ้ายเป็นชิดขวาในเซลล์

2. การใช้ข้อความเป็นคอลัมน์

อีกวิธีง่ายๆ ในการแปลงข้อความเป็นตัวเลขในExcelคือการแปลงค่าทั้งคอลัมน์ในครั้งเดียว คุณสามารถทำได้โดยใช้คุณลักษณะข้อความเป็นคอลัมน์^(Column)

1. เลือกคอลัมน์ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการแปลงจากข้อความเป็นตัวเลข

2 เลือกข้อมูล^(Data)จากเมนู จากนั้นเลือกText to Columnsใน ส่วน เครื่องมือข้อมูล^{(Data Tools)}ส่วนของ ribbon

3. ในหน้าต่างวิซาร์ด เลือก ^(Wizard)ตัวคั่น^(Delimited) เริ่มต้น ไว้และเลือกถัด^(Next)ไป 

4. ในหน้าวิซาร์ด ถัดไป เลือก ^(Wizard)แท็บ^(Tab)เริ่มต้นไว้ แล้วเลือกถัดไป^(Next)อีกครั้ง

5. สุดท้าย ในหน้าสุดท้ายของวิซาร์ด^(Wizard)ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้เลือก ทั่วไป^(General)ภายใต้ รูปแบบ ข้อมูลคอลัมน์ ^{(Column data format)}สำหรับ ฟิลด์ ปลายทาง^{(Destination)}คุณสามารถเลือกคอลัมน์ใหม่ที่คุณต้องการให้ข้อมูลตัวเลข หรือเพียงแค่เก็บคอลัมน์ปัจจุบันที่เลือกไว้ตามเดิม เลือกเสร็จสิ้น^(Finish)

ตอนนี้ข้อมูลของคุณทั้งหมดจะถูกแปลงเป็นค่าตัวเลข ซึ่งคุณสามารถใช้ในสูตรและการคำนวณของExcel ได้^(Excel)

หมายเหตุ^(Note) : คุณจะสังเกตเห็นว่าการจัดรูปแบบเซลล์จริงไม่เปลี่ยนจากข้อความ^(Text)เป็นทั่วไป^(General)แม้ว่าตอนนี้ค่าต่างๆ จะถูกใช้เป็นตัวเลขแล้วก็ตาม อย่างไรก็ตาม หากคุณตั้งค่าคอลัมน์ผลลัพธ์เป็นคอลัมน์ใหม่ คุณจะสังเกตเห็นว่าการจัดรูปแบบของคอลัมน์ใหม่ถูกกำหนดเป็นทั่วไป ^(General)นี่เป็นเพียงปัญหาด้านความสวยงามเท่านั้น และไม่ส่งผลต่อการทำงานของตัวเลขในคอลัมน์ที่จัดรูปแบบ " ข้อความ "^(Text)

3. การเปลี่ยนรูปแบบเซลล์

วิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการแปลงข้อความเป็นตัวเลขในExcelคือเพียงแค่เปลี่ยนการจัดรูปแบบเซลล์จากเมนูโฮม^(Home)

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. เลือกเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการแปลง คุณสามารถเลือกทั้งคอลัมน์ (ไม่รวมส่วนหัว) หากคุณต้องการแปลงเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์

2. เลือก เมนู หน้าแรก^(Home)และใน กลุ่ม ตัวเลข^(Number)บนริบบิ้นให้เลือกกล่องดรอปดาวน์ที่มีข้อความ^(Text)อยู่ 

3. คุณจะเห็นรายการรูปแบบให้เลือก เลือกทั่วไป^(General)เพื่อแปลงเป็นรูปแบบตัวเลข หรือคุณสามารถเลือกNumber , Currency , Accountingหรือ Percentage ได้ หากคุณต้องการใช้รูปแบบตัวเลขเฉพาะเหล่านั้นกับข้อมูลตัวเลขของคุณ

4. การใช้ค่าการวาง

หากคุณต้องการย้ายเซลล์ข้อความที่มีตัวเลขลงในเซลล์หรือคอลัมน์ใหม่ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์วางแบบพิเศษ ได้^{(Paste Special)}

1. เลือกกลุ่มของเซลล์ว่างที่คุณต้องการวางผลลัพธ์ของข้อมูลตัวเลข เลือกจัดรูปแบบเซลล์^{(Format Cells)}จากเมนูป๊อปอัป

2. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้เลือก ทั่วไป^(General)เป็นรูปแบบตัวเลขแล้วเลือกตกลง^(OK)

3. เลือกทั้งคอลัมน์ของเซลล์ที่คุณต้องการแปลงจากข้อความเป็นตัวเลข คลิกขวา แล้วเลือกคัด^(Copy)ลอก

4. เลือกเซลล์แรกในคอลัมน์ว่างที่คุณจัดรูปแบบ คลิกขวาที่เซลล์และเลือกวาง^{(Paste Values)}ค่า คุณจะเห็นข้อความที่จัดรูปแบบตัวเลขทั้งหมดที่วางในรูปแบบตัวเลขทั่วไป^(General)

วิธีนี้ได้ผลเพราะเมื่อคุณเลือกวางค่า^{(Paste Values)}จะเป็นการวางเฉพาะค่าจากเซลล์ต้นทางเท่านั้น ไม่ใช่การจัดรูปแบบเซลล์ดั้งเดิม แต่จะใช้การจัดรูปแบบเซลล์ปลายทางซึ่งคุณกำหนดค่าไว้ในส่วนแรกของกระบวนการนี้

5. การใช้ฟังก์ชัน VALUE

มีฟังก์ชันพิเศษในExcelที่จะแปลงตัวเลขที่จัดรูปแบบเป็นข้อความให้เป็นค่าตัวเลข นี่คือฟังก์ชันVALUE

ในการใช้ฟังก์ชันนี้ ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแปลงตัวเลขแล้วพิมพ์:

=VALUE(G2)

แทนที่ “G2” ด้านบนด้วยเซลล์ที่มีตัวเลขที่คุณต้องการแปลง หากคุณกำลังแปลงตัวเลขทั้งคอลัมน์ ให้เริ่มด้วยเซลล์แรกเท่านั้น

กดEnterแล้วคุณจะเห็นว่าหมายเลขรูปแบบข้อความถูกแปลงเป็นตัวเลขรูปแบบทั่วไปแล้ว 

จากนั้น คุณสามารถเติมคอลัมน์ว่างที่เหลือที่ด้านล่างของคอลัมน์นั้น และ สูตร VALUEจะแปลงเซลล์ที่เหลือในคอลัมน์เดิมด้วย

หลังจากใช้ตัวเลือกใดๆ เหล่านี้ในการจัดรูปแบบตัวเลขของคุณใหม่ คุณอาจต้องรีเฟรชข้อมูลเซลล์หลังจากนำการจัดรูปแบบใหม่ไปใช้ 

อย่างที่คุณเห็น มีหลายวิธีในการแปลงข้อความเป็นตัวเลขในExcel ตัวเลือกที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่คุณพยายามวางเอาต์พุต นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการใช้การคัดลอกและวาง สูตร Excelหรือตัวเลือกเมนู

ในที่สุด แต่ละตัวเลือกเหล่านี้จะให้ผลลัพธ์สุดท้ายที่เหมือนกันกับคุณ

5 Ways To Convert Text to Numbers In Excel

One of the most common annoyances that people cite with Excel is dealing with how numbers and text are formatted in cells. Іt’s especially annoying when numbers inadvertently get entered into а spreadsheet in text fоrmat.

When this happens, calculations and different formulas don’t work quite right, or may not work at all. 

In this article you’ll learn how to identify when a column or row of numbers are actually formatted as text, and how to convert text to numbers so that they’ll work in formulas and calculations again. This is one of those basic Excel tips everyone should know.

Is Cell Data Text Or Numbers?

There are several ways you can see if a number or set of numbers in a column or row is formatted as text in Excel.

The easiest way is to select the cell, select the Home menu, and under the Number group in the ribbon, note the number format displayed in the dropdown box.

If the dropdown box displays “text”, you know the cell is formatted as text format. If you want to perform numerical calculations on the cell using Excel formulas, you’ll need to convert it first.

In the case where someone has entered numbers in text format using the apostrophe in the cell, you’ll see a small green triangle indicating the value has been entered as text.

Note: Preceding a cell entry with an apostrophe forces the cell formatting to text-based.

If you’ve discovered, using either of the approaches above, that the numerical data is entered into the Excel sheet in text format, you can use any of the methods below to convert that text to numbers.

1. Convert To Number

If you need to convert data that’s been entered into Excel with an apostrophe, you can easily convert it back to number format using the Convert to Number option.

1. First, select the cells you want to convert back to number format. You will see a yellow diamond appear near the selection with an exclamation symbol in the middle.

2. Select this symbol. From the dropdown, choose Convert to Number. 

This will update all of the text based numbers you’ve selected to the General numeric data format. 

You’ll know it worked when all the numbers in your selection switched from being left aligned to right aligned in the cells.

2. Using Text to Column

Another easy way to convert text to numbers in Excel is by converting over an entire column of values at once. You can do this using the Text to Column feature.

1. Select the entire column of data that you want to convert from text to numbers.

2. Select Data from the menu, and then select Text to Columns in the Data Tools section of the ribbon.

3. In the Wizard window, keep the default Delimited selected and select Next. 

4. On the next Wizard page, keep the default Tab selected, and select Next again.

5. Finally, on the last page of the Wizard, make sure General is selected under Column data format. For the Destination field, you can either select a new column where you want the number data to go, or just keep the current selected column as is. Select Finish.

Now your data will all be converted to numeric values, which you can use in Excel formulas and calculations.

Note: You’ll notice that the actual cell formatting doesn’t change from Text to General even though the values themselves can now be used as numbers. However, if you set your output column to a new column, you will notice that the formatting of the new column is set to General. This is only a cosmetic issue and doesn’t affect how the numbers in the “Text” formatted column behave.

3. Changing Cell Format

The easiest and fastest way to convert text to numbers in Excel is simply changing the cell formatting from the Home menu.

To do this:

1. Select all of the cells you want to convert. You can select an entire column (don’t include the header) if you want to convert all of the cells in a column.

2. Select the Home menu, and in the Number group on the ribbon, select the dropdown box with Text in it. 

3. You’ll see a list of formats to choose from. Select General to convert to number format. Or you can select Number, Currency, Accounting, or Percentage if you want those specific number formats applied to your numerical data.

4. Using Paste Values

If you need to move text cells that contain numbers into a new cell or column, you can use the Paste Special feature.

1. Select the group of empty cells where you want to place your output of numeric data. Select Format Cells from the pop-up menu.

2. In the window that opens, make sure General is selected as the number format and select OK.

3. Select the entire column of cells you want to convert from text to numbers, right-click, and select Copy.

4. Select the first cell in the empty column you formatted, right-click the cell and select Paste Values. You’ll see all of the text formatted numbers pasted in the General number format.

This works because when you select Paste Values, it pastes only the values from the source cell and not the original cell formatting. Instead, it uses the destination cell formatting, which you configured in the first part of this process.

5. Using The VALUE Function

There is a special function in Excel that’ll convert a number formatted as text into a numeric value. This is the VALUE function.

To use this function, select the cell where you want the converted number to go and type:

=VALUE(G2)

Replace “G2” above with the cell that has the number you want to convert. If you’re converting an entire column of numbers, start with the first cell only.

Press Enter and you’ll see that the text-formatted number has been converted to a General-format number. 

You can then fill the rest of the empty column to the bottom of that column and the VALUE formula will convert the rest of the cells in the original column as well.

After using any of these options for reformatting your numbers, you may need to refresh cell data after applying the new formatting. 

As you can see, there are a number of ways to convert text to numbers in Excel. The option you choose just depends on where you’re trying to place the output. It also depends whether you prefer using copy and paste, Excel formulas, or menu options.

Ultimately, each of these choices provides you with the same end result.

Related posts

• 4 วิธีในการแปลง Excel เป็น Google ชีต

• สะกดตัวเลขอย่างรวดเร็วใน Word และ Excel

• 3 วิธีในการแบ่งเซลล์ใน Excel

• วิธีการลบบรรทัดว่างใน Excel

• Microsoft Outlook จะไม่เปิด? 10 วิธีในการแก้ไข

• แสดง/ซ่อนรหัสฟิลด์ใน Word และแปลงฟิลด์เป็นข้อความ

• คู่มือ VBA ขั้นสูงสำหรับ MS Excel

• วิธีแทรก CSV หรือ TSV ลงในแผ่นงาน Excel

• การเชื่อมต่อ Excel กับ MySQL

• วิธีแชร์ไฟล์ Excel เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดาย

• ใช้ Spike เพื่อตัดและวางรายการข้อความหลายรายการใน Word

• วิธีลบเส้นตารางใน Excel

• วิธีสร้าง Pivot Table แบบง่ายใน Excel

• วิธีเปิด Word และ Excel ในเซฟโหมด

• VBA Array ใน Excel คืออะไรและจะเขียนโปรแกรมได้อย่างไร

• วิธีการคำนวณคะแนน Z ใน Excel

• จัดกลุ่มแถวและคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel

• วิธีแก้ไขแถวใน Excel

• ทำไมคุณควรใช้ช่วงที่มีชื่อใน Excel

• วิธีใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ใน Excel