สำหรับผู้ที่ใช้Excelเป็นประจำ จำนวนของสูตรและฟังก์ชันที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อสรุปและจัดการข้อมูลมีจำนวนมากจนน่าตกใจ ทุกคนใช้ Excel^(Excel)อย่างแท้จริง ตั้งแต่นักเรียนในชั้นเรียนการเงินไปจนถึงผู้จัดการกองทุนป้องกันความเสี่ยงในWall Street ^{(Wall Street)}มันทรงพลังมาก แต่ในขณะเดียวกันก็ง่ายมาก

สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นใช้ งาน Excelหนึ่งในกลุ่มฟังก์ชันแรกที่คุณควรเรียนรู้คือฟังก์ชันสรุป ซึ่งรวมถึงSUM ,  AVERAGE , MAX ,  MIN , MODE , MEDIAN , COUNT , STDEV , LARGE , SMALL และAGGREGATE ^{(SMALL and AGGREGATE)}ฟังก์ชันเหล่านี้ใช้ได้ดีกับข้อมูลตัวเลข

ในบทความนี้ ผมจะแสดงวิธีสร้างสูตรและแทรกฟังก์ชันลงในสเปรดชีตExcel ^{(Excel spreadsheet)}แต่ละฟังก์ชันในExcelจะใช้อาร์กิวเมนต์^(arguments)ซึ่งเป็นค่าที่ฟังก์ชันจำเป็นต้องใช้ในการคำนวณผลลัพธ์

การทำความเข้าใจสูตรและฟังก์ชัน

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรวม 2 และ 2 เข้าด้วยกัน ฟังก์ชันจะเป็นSUM และ ^(SUM )อาร์กิวเมนต์จะเป็นตัวเลข2และ2 ปกติเราจะเขียนเป็น 2 + 2 แต่ในExcelคุณจะเขียนเป็น=SUM(2+2) ) คุณจะเห็นผลลัพธ์ของการบวกเลขตามตัวอักษรสองตัวแบบง่ายๆ นี้

แม้ว่าสูตรนี้จะไม่ผิด แต่ก็ไม่จำเป็นจริงๆ คุณสามารถพิมพ์ =2+2ในExcelและนั่นก็ใช้ได้เช่นกัน ในExcelเมื่อคุณใช้ฟังก์ชันเช่นSUMการใช้อาร์กิวเมนต์จะเหมาะสมกว่า ด้วยฟังก์ชันSUM Excelคาดว่าจะมีอาร์กิวเมนต์อย่างน้อยสองอาร์กิวเมนต์ ซึ่งจะเป็นการอ้างอิงไปยังเซลล์ในสเปรดชีต

เราจะอ้างอิงเซลล์ในสูตร Excel^{(Excel formula)}ได้อย่างไร นั่นเป็นเรื่องง่ายสวย ทุกแถวมีตัวเลขและทุกคอลัมน์มีตัวอักษร A1 คือเซลล์แรกในสเปรดชีตที่ด้านซ้ายบน B1 จะเป็นเซลล์ทางด้านขวาของ A1 A2 คือเซลล์ที่อยู่ด้านล่าง A1 โดยตรง ง่าย^(Easy)พอใช่มั้ย?

ก่อนที่เราจะเขียนสูตรใหม่ เรามาเพิ่มข้อมูลในคอลัมน์ A และ B^{(columns A and B)}เพื่อใช้งานกันก่อน ไปข้างหน้าและพิมพ์ตัวเลขสุ่มจาก A1 ถึงA10 และ B1^{(A10 and B1)}ถึงB10สำหรับชุดข้อมูลของเรา ไปที่D1 แล้วพิมพ์^{(D1 and type)} = =SUM(A1,B1) ) คุณควรเห็นผลลัพธ์เป็นเพียงค่าของA1 A1 + B1

มีสองสิ่งที่ควรทราบขณะพิมพ์สูตรในExcel ประการแรก คุณจะสังเกตเห็นว่าเมื่อคุณพิมพ์วงเล็บเปิด ครั้งแรก ^{(opening parenthesis)}(หลังชื่อฟังก์ชัน^{(function name)}Excelจะบอกคุณโดยอัตโนมัติว่าอาร์กิวเมนต์ใดที่ฟังก์ชันใช้ ในตัวอย่างของเรา จะแสดงnumber1 ,^(number1) number2 เป็นต้น^(number2)คุณแยกอาร์กิวเมนต์ด้วยเครื่องหมายจุลภาค ฟังก์ชันเฉพาะสามารถรับค่าได้ไม่จำกัด เนื่องจากนั่นคือวิธีการทำงานของฟังก์ชัน SUM^{(SUM function)}

ประการที่สอง คุณสามารถพิมพ์การอ้างอิงเซลล์^{(cell reference)}ด้วยตนเอง (A1) หรือคุณสามารถคลิกที่เซลล์ A1 หลังจากที่คุณพิมพ์วงเล็บเปิด นอกจากนี้ Excel^(Excel)จะเน้นเซลล์ที่มีสีเดียวกับการอ้างอิงเซลล์^{(cell reference)}เพื่อให้คุณสามารถดูค่าที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ ดังนั้นเราจึงรวมหนึ่งแถวเข้าด้วยกัน แต่เราจะรวมแถวอื่นๆ ทั้งหมดโดยไม่พิมพ์สูตรอีกครั้งหรือคัดลอกและวางได้อย่างไร โชคดีที่Excelทำให้สิ่งนี้เป็นเรื่องง่าย

เลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์^{(mouse cursor)}ไปที่มุมล่างขวาของเซลล์ D1 และคุณจะสังเกตเห็นว่าเปลี่ยนจากกากบาทสีขาวเป็นเครื่องหมายบวกสีดำ

ตอนนี้คลิกปุ่มเมาส์ค้างไว้ ลากเคอร์เซอร์ลงไปที่แถวสุดท้ายที่มีข้อมูล จากนั้นปล่อยที่ส่วนท้าย

Excelฉลาดพอที่จะรู้ว่าสูตรควรเปลี่ยนแปลงและสะท้อนถึงค่าในแถวอื่นๆ แทนที่จะแสดงให้คุณเห็นA1 + B1 เดียวกัน ไปจนสุด คุณจะเห็นA2+B2 , A3+B3และอื่นๆ แทน

นอกจากนี้ยังมีอีกวิธีหนึ่งในการใช้SUMที่อธิบายแนวคิดเบื้องหลังอาร์กิวเมนต์อื่นในExcel สมมติว่าเราต้องการสรุปค่าทั้งหมดจาก A1 ถึงA12แล้วเราจะดำเนินการอย่างไร? เราสามารถพิมพ์บางอย่างเช่น=SUM(A1, A2, A3, etc)แต่ใช้เวลานานมาก วิธีที่ดีกว่าคือการใช้ ช่วง ของExcel^{(Excel range)}

เพื่อรวม A1 ถึงA12ทั้งหมดที่เราต้องทำคือพิมพ์=SUM(A1:A12)ด้วยเครื่องหมายทวิภาคที่คั่นการอ้างอิงเซลล์สองเซลล์แทนที่จะเป็นเครื่องหมายจุลภาค คุณยังสามารถพิมพ์บางอย่างเช่น=SUM(A1:B12)และมันจะรวมค่าทั้งหมดในA1 ถึง A12 และ B1 ถึง^{(A1 thru A12 and B1 thru B12)} B12

นี่เป็นภาพรวมพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีใช้ฟังก์ชันและสูตรต่างๆ ใน​​Excelแต่ก็เพียงพอแล้วที่คุณจะสามารถเริ่มใช้ฟังก์ชันการรวมข้อมูลทั้งหมดได้

ฟังก์ชันสรุป

โดยใช้ชุดข้อมูลเดียวกัน เราจะใช้ฟังก์ชันสรุปที่เหลือเพื่อดูว่าเราสามารถคำนวณตัวเลขประเภทใดได้ เริ่มต้นด้วยฟังก์ชันCOUNTและCOUNTA

ที่นี่ฉันได้ป้อน ฟังก์ชัน COUNTลงใน D2 และ ฟังก์ชัน COUNTAลงใน E2 โดยใช้ ช่วง A2:A12  เป็นชุดข้อมูล^{(data set)}สำหรับทั้งสองฟังก์ชัน ฉันยังเปลี่ยนค่าใน A9 เป็นสตริงข้อความ^{(text string)} สวัสดี^(hello)เพื่อแสดงความแตกต่าง COUNTจะนับเฉพาะเซลล์ที่มีตัวเลข ในขณะที่COUNTAนับเซลล์ที่มีข้อความและตัวเลข ทั้งสองฟังก์ชันไม่นับเซลล์ว่าง หากคุณต้องการนับเซลล์ว่าง ให้ใช้ฟังก์ชันCOUNTBLANK

ถัดไปคือฟังก์ชันAVERAGE , MEDIANและMODE ค่าเฉลี่ยเป็นตัวอธิบาย ค่ามัธยฐานคือตัวเลขตรงกลางในชุดตัวเลข และโหมดคือตัวเลขทั่วไปหรือตัวเลข^{(number or numbers)}ในชุดตัวเลข ในExcel เวอร์ชันใหม่กว่า คุณมีMODE.SNGL และMODE.MULTเนื่องจากอาจมีตัวเลขมากกว่าหนึ่งตัวที่เป็นตัวเลขทั่วไปในชุดตัวเลข ฉันใช้ B2:B12 สำหรับช่วงในตัวอย่างด้านล่าง

ต่อไปเราสามารถคำนวณMIN , MAX และ STDEV^{(MAX and STDEV)}สำหรับชุดตัวเลข B2 : B12 ฟังก์ชันSTDEV^{(STDEV function)}จะคำนวณว่าค่าต่างๆ ถูกกระจายออกจากค่าเฉลี่ยมากเพียงใด ในExcel เวอร์ชันใหม่กว่า คุณมีSTDEV.PและSTDEV.Sซึ่งคำนวณจากประชากรทั้งหมดหรือตามกลุ่มตัวอย่าง ตามลำดับ

สุดท้าย อีกสองฟังก์ชันที่มีประโยชน์คือLARGEและSMALL โดยรับอาร์กิวเมนต์ 2 รายการ ได้แก่ช่วงเซลล์^{(cell range)}และค่าที่มากที่สุดเป็นอันดับที่ k ที่คุณต้องการส่งคืน ดังนั้น หากคุณต้องการค่าที่ใหญ่เป็นอันดับสองในชุด คุณจะใช้ 2 สำหรับอาร์กิวเมนต์ที่สอง 3 สำหรับจำนวนที่มากที่สุดเป็นอันดับสาม ฯลฯSMALLทำงานในลักษณะเดียวกัน แต่ให้ตัวเลขที่น้อยที่สุด^{(smallest number)}ใน ลำดับที่ k

สุดท้าย มีฟังก์ชันที่เรียกว่าAGGREGATEซึ่งช่วยให้คุณใช้ฟังก์ชันอื่นๆ ที่กล่าวถึงข้างต้นได้ แต่ยังช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ เช่น ละเว้นแถวที่ซ่อนอยู่ ละเว้นค่าความผิดพลาด ฯลฯ คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้บ่อยนัก แต่คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้^{(learn more about it)}ที่นี่ ในกรณีที่คุณต้องการ

นั่นคือภาพรวมพื้นฐานของฟังก์ชันสรุปทั่วไปบางส่วนในExcel หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดโพสต์ความคิดเห็น สนุก!

Use Summary Functions to Summarize Data in Excel

For those who uѕe Excel regularly, the number of built-in formulas and functions to summarize and manipulate dаta is ѕtaggering. Excel is literally used by everyone: from students in a financіal class to hedge fund managerѕ on Wall Street. It’s extremely powerful, but at the same time very simple.

For those just getting started with Excel, one of the first group of functions you should learn are the summary functions. These include SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL and AGGREGATE. These functions are best used on numerical data.

In this article, I’ll show you how to create a formula and insert the function into an Excel spreadsheet. Each function in Excel takes arguments, which are the values the functions needs to calculate an output.

Understanding Formulas & Functions

For example, if you need to add 2 and 2 together, the function would be SUM and the arguments would be the numbers 2 and 2. We normally write this as 2 + 2, but in Excel you would write it as =SUM(2+2). Here you can see the results of this simple addition of two literal numbers.

Even though there is nothing wrong with this formula, it really isn’t necessary. You could just type =2+2 in Excel and that would work also. In Excel, when you use a function like SUM, it makes more sense to use arguments. With the SUM function, Excel is expecting at least two arguments, which would be references to cells on the spreadsheet.

How do we reference a cell inside the Excel formula? Well, that’s pretty easy. Every row has a number and every column has a letter. A1 is the first cell on the spreadsheet at the top left. B1 would be the cell to the right of A1. A2 is the cell directly below A1. Easy enough right?

Before we write our new formula, let’s add some data in columns A and B to work with. Go ahead and type random numbers from A1 to A10 and B1 to B10 for our data set. Now go to D1 and type in =SUM(A1,B1). You should see the result is simply the value of A1 + B1.

There are a couple of things to note while typing a formula in Excel. Firstly, you’ll notice that when you type the first opening parenthesis ( after the function name, Excel will automatically tell you what arguments that function takes. In our example, it shows number1, number2, etc. You separate arguments with commas. This particular function can take an infinite number of values since that is how the SUM function works.

Secondly, either you can type in the cell reference manually (A1) or you can click on the cell A1 after you typed the open parenthesis. Excel will also highlight the cell in the same color as the cell reference so you can see the corresponding values exactly. So we summed one row together, but how can we sum all the other rows without typing the formula again or copying and pasting? Luckily, Excel makes this easy.

Move your mouse cursor to the bottom right corner of cell D1 and you’ll notice it changes from a white cross to a black plus sign.

Now click and hold your mouse button down. Drag the cursor down to the last row with the data and then let go at the end.

Excel is smart enough to know that the formula should change and reflect the values in the other rows rather than just showing you the same A1 + B1 all the way down. Instead, you’ll see A2+B2, A3+B3 and so on.

There is also another way to use SUM that explains another concept behind arguments in Excel. Let’s say we wanted to sum up all the values from A1 to A12, then how would we go about it? We could type something like =SUM(A1, A2, A3, etc), but that is very time consuming. A better way is to use an Excel range.

To sum A1 to A12, all we have to do is type =SUM(A1:A12) with a colon separating the two cell references instead of a comma. You could even type something like =SUM(A1:B12) and it will sum all values in A1 thru A12 and B1 thru B12.

This was a very basic overview of how to use functions and formulas in Excel, but it’s enough so that you can start using all of the data summation functions.

Summary Functions

Using the same set of data, we’re going to use the rest of the summary functions to see what kind of numbers we can calculate. Let’s start with the COUNT and COUNTA functions.

Here I have entered the COUNT function into D2 and the COUNTA function into E2, using A2:A12 range as the data set for both functions. I also changed the value in A9 to the text string hello to show the difference. COUNT only counts the cells that have numbers whereas COUNTA counts cells that contain text and numbers. Both functions do not count blank cells. If you want to count blank cells, use the COUNTBLANK function.

Next up are the AVERAGE, MEDIAN and MODE functions. Average is self-explanatory, median is the middle number in a set of numbers and mode is the most common number or numbers in a set of numbers. In newer versions of Excel, you have MODE.SNGL and MODE.MULT because there could be more than one number that is the most common number in a set of numbers. I used B2:B12 for the range in the example below.

Moving on, we can calculate the MIN, MAX and STDEV for the set of numbers B2:B12. The STDEV function will calculate how widely values are dispersed from the average value. In newer versions of Excel, you have STDEV.P and STDEV.S, which calculates based on the entire population or based on a sample, respectively.

Finally, another two useful functions are LARGE and SMALL. They take two arguments: the cell range and the k-th largest value you want to return. So if you want the second largest value in the set, you would use 2 for the second argument, 3 for the third largest number, etc. SMALL works the same way, but gives you the k-th smallest number.

Lastly, there is a function called AGGREGATE, which allows you to apply any of the other functions mentioned above, but also lets you do things like ignore hidden rows, ignore error values, etc. You probably won’t need to use it that often, but you can learn more about it here in case you do need it.

So that’s a basic overview of some of the most common summary functions in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• ใช้ฟังก์ชัน "แทรกข้อมูลจากรูปภาพ" ใหม่ของ Excel Mobile

• ใช้ Excel เป็นเครื่องมือในการคัดลอกข้อมูลจากเว็บ

• การสร้างแผนภูมิข้อมูล Excel ของคุณ

• วิธีการกรองข้อมูลใน Excel

• ใช้ Excel เพื่อหาอัตราดอกเบี้ยที่แท้จริงจากอัตราดอกเบี้ยที่กำหนด

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• ย้ายข้อมูลจาก MS Access ไปยังฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ SQL

• วิธีการลบวันที่ใน Excel

• ใช้หน้าต่างดูของ Excel เพื่อตรวจสอบเซลล์ที่สำคัญในสมุดงาน

• วิธีที่จะปลอดภัย Password Protect Excel File

• วิธีเพิ่มความคิดเห็นในเซลล์แผ่นงาน Excel

• วิธีสร้างและใช้สูตรในตารางใน Word

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

• วิธีเพิ่มแถบข้อผิดพลาดใน Excel

• จัดรูปแบบเซลล์โดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel

• 40 แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Excel ที่ดีที่สุด

• วิธีการสร้าง Gantt Charts ใน Microsoft Excel

• วิธีใช้ Sparklines ใน Excel

• วิธีใช้คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติของ Excel และการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

• แทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc