แผนภูมิแกนต์^(Gantt)เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมในการติดตามโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ต้องการรักษาระยะเวลาของงาน เมื่อใช้แผนภูมิแกนต์^(Gantt)อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะมั่นใจได้ว่างานต่างๆ จะไม่รบกวนกันและกัน และแม้กระทั่งกำหนดได้ว่าเมื่อใดควรเสร็จสิ้นเพื่อให้งานอื่นเริ่มต้นได้ 

มีหลายวิธีในการสร้างแผนภูมิแกนต์^(Gantt) แต่ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีการสร้างแผนภูมิในโปรแกรม ที่คุณอาจมี: Microsoft Excel แม้ว่าจะไม่สามารถเอาชนะซอฟต์แวร์ที่ทำเองได้เมื่อต้องจัดการงานจำนวนมาก แต่สำหรับโครงการขนาดเล็ก มันเป็นทางเลือกที่ดีอย่างยิ่ง

วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์^{(Gantt Charts)}ในMicrosoft Excel

ข้อดีของการสร้างแผนภูมิแกนต์^(Gantt)ในExcelก็คือคุณอาจมีสำเนาของสเปรดชีตอยู่แล้วและรู้วิธีใช้งาน ถ้าไม่ เราขอแนะนำให้คุณดู บทช่วย สอน Excel^{(Excel tutorial)}ของ เรา Microsoft Excelเวอร์ชันล่าสุด(เรากำลังใช้Office Onlineสำหรับคู่มือนี้ แม้ว่าคุณจะสามารถรับOffice 365 ได้ฟรี^{(Office 365 for free)} ) มี เทมเพลต Ganttรวมอยู่ด้วย ดังนั้นเรามาดูกันอย่างรวดเร็วก่อนที่เราจะแสดงวิธีทำของคุณเอง .

เทมเพลต Microsoft Excel Gantt^{(Microsoft Excel Gantt Template)}

ก่อนเริ่มสร้างแผนภูมิตั้งแต่เริ่มต้น โปรดทราบว่ามีเทมเพลตGantt รวม อยู่ ใน Excel หากคุณกำลังใช้Office Onlineเป็นหนึ่งในเวิร์กบุ๊กที่พร้อมใช้งาน^(Workbooks)ในหน้าจอหลักของExcel

เทมเพลตแผนภูมิ แกนต์^(Gantt)ค่อนข้างดี คุณสามารถป้อนข้อมูลของคุณในตาราง ซึ่งจะส่งออกข้อมูลไปยังแผนภูมิแท่งแบบกลับหัวโดยอัตโนมัติ เราขอแนะนำให้ยุ่งเล็กน้อยเพื่อดูว่าแผนภูมิ Excel Gantt^{(Excel Gantt)}ทำอะไรได้บ้าง อย่างไรก็ตาม เทมเพลตนี้ค่อนข้างยืดหยุ่น ดังนั้นหากไม่ได้ผล คุณจะต้องสร้างแผนภูมิแกนต์^(Gantt)ตั้งแต่เริ่มต้น

การสร้างแผนภูมิแกนต์ของคุณเอง^{(Making Your Own Gantt Chart)}

1. หากคุณต้องการให้สิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างที่คุณต้องการ คุณจะต้องเริ่มด้วยสมุดงานเปล่า ในการดำเนินการดังกล่าว ให้เลือกปุ่มเวิร์กบุ๊กเปล่าใหม่^{(new blank workbook)}จากแถบด้านบนสุด — อยู่ทางซ้ายจนสุด — และรอให้โหลด เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะพบกับสเปรดชีตเปล่า

1. ก่อนที่คุณจะสร้างแผนภูมิแกนต์^(Gantt)ได้ คุณต้องรวบรวมข้อมูลบางอย่างก่อน เพื่อจุดประสงค์ในการแสดงภาพประกอบ เราจะแสร้งทำเป็นว่าเรามีงานห้างานและนับตั้งแต่ 1 ถึง 5 งานเหล่านั้นจะอยู่ในคอลัมน์ A ในคอลัมน์ B ให้เพิ่มวันที่เริ่มต้นที่สมมติขึ้นสี่งาน — ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ได้รับการตั้งค่าให้ยอมรับวันที่ สุดท้าย ในคอลัมน์ C กำหนดระยะเวลาของแต่ละงานเป็นวัน 

หากต้องการ คุณสามารถเพิ่มวันที่สิ้นสุดในคอลัมน์ C จากนั้นให้ลบวันที่โดยอัตโนมัติ^{(subtract the dates automatically)}และให้ระยะเวลาที่เป็นผลลัพธ์แสดงในคอลัมน์ D อย่างไรก็ตาม เพื่อจุดประสงค์ในการตั้งค่าแผนภูมิแกนต์^(Gantt)วันที่เริ่มต้นและระยะเวลาคือ เพียงพอ.

1. เมื่อพร้อมวันที่แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างแผนภูมิแบบเรียงซ้อน^{(stacked chart)}ตามวันที่เริ่มต้นของงานของเรา สำหรับสิ่งนั้น คุณต้องเลือกข้อมูลทั้งหมดในตาราง ตั้งแต่ A1 ถึง C6 จากนั้นเลือกแทรก^(insert)ที่ด้านบนสุดของหน้า (อ่านทั้งหมดเกี่ยวกับการสร้างแผนภูมิใน Excel^{(making charts in Excel)} ) 

1. แถบเครื่องมือจะเปลี่ยนเป็นตัวเลือกกราฟจำนวนหนึ่ง คุณต้องไปที่ตัวเลือกกราฟิกแล้วคลิกลูกศรลง รายการตัวเลือกจะปรากฏขึ้น ใต้แถบเลือก^(bars)แถบเรียงซ้อน ^{(stacked bar)}ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกอันที่เรียกว่าแท่งแบบเรียงซ้อน 100% เนื่องจากใช้ไม่ได้ผล

1. Microsoft Excelจะเริ่มทำงานและแผนภูมิใหม่จะปรากฏขึ้นตรงกลางหน้าจอ นี่คือจุดเริ่มต้นของแผนภูมิแกนต์^(Gantt) ของคุณ แม้ว่าคุณจะยังไม่ถึงจุดนั้นก็ตาม

1. อย่างแรก คุณอาจต้องปรับขนาดหน้าต่าง (เราทำไปแล้วในตัวอย่างด้านบน) จากนั้นเปลี่ยนชื่อแผนภูมิโดยคลิกที่ช่องชื่อแผนภูมิ ^{(chart title)}ในขณะที่คุณอยู่ที่นั้น. นอกจากนี้ ให้ลบคำอธิบายที่ด้านล่างของแผนภูมิ — ซึ่งระบุวันที่^{(start date)}และระยะเวลา^{(duration )} เริ่มต้น — โดยการเลือกและกดปุ่มDeleteบนแป้นพิมพ์ของคุณ

1. ถัดไป คุณต้องจัดลำดับแผนภูมิใหม่ ตอนนี้ งานที่ 5 อยู่ที่ด้านบนสุดและงานที่ 1 อยู่ที่ด้านล่าง และจำเป็นต้องทำตรงกันข้าม ในการแก้ไขปัญหานั้น ให้คลิกขวาที่ใดก็ได้บนแผนภูมิแล้วเลือกรูปแบบ^(Format)ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น

1. แถบงานใหม่จะเปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้าจอที่เรียกว่า " แผนภูมิ ^(Chart.)จากตัวเลือกทั้งหมด ให้เลือกแกน^{(Vertical Axis)}ตั้ง

1. ในเมนูที่พับออก ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากการตั้งค่าที่ระบุว่าหมวดหมู่ในลำดับย้อน^{(categories in reverse order)}กลับ นั่นควรทำให้งานที่ 1 อยู่ในอันดับต้น ๆ ในแผนภูมิ

1. เมื่อเสร็จแล้ว เหลือเพียงขั้นตอนเดียว นั่นคือการลบส่วนสีน้ำเงินซึ่งหมายถึงวันที่เริ่มต้นของแท่งออกจากแผนภูมิ เพราะในแผนภูมิแกนต์^(Gantt)คุณสนใจเฉพาะระยะเวลาของงานเท่านั้น แถบสีน้ำเงินกำลังเข้ามาขวางทาง

1. หากต้องการกำจัดมัน ให้คลิกขวาที่แถบสีน้ำเงินใดๆ กล่องรูปแบบอื่นจะปรากฏขึ้น คลิกมัน อีกครั้ง คุณจะมีบานหน้าต่างด้านขวาเปิดขึ้น คราวนี้เราต้องคลิกที่รายการซีรีส์ "วันที่เริ่มต้น"^{(Series “Start Date.”)}

1. ในเมนูนี้ ให้คลิกที่รายการที่ระบุว่าเติม^(Fill)จากนั้นในเมนูสีขนาดใหญ่ที่ปรากฏขึ้นไปจนถึงด้านล่างสุดแล้วเลือกไม่เติม^{(No fill)}

ด้วยเหตุนี้แผนภูมิแกนต์^(Gantt)จึงเสร็จสิ้น กล่องสีส้ม (คุณสามารถเปลี่ยนสีได้โดยใช้คำสั่งเติม ถ้าคุณต้องการ) จะแสดงขึ้นเมื่อมีงานบางอย่างที่กำลังดำเนินการอยู่ 

แผนภูมิแกนต์ใน Excel

นั่นน่าจะเพียงพอสำหรับคุณในการเริ่มต้นสร้างแผนภูมิแกนต์ ของคุณเอง ^(Gantt)แม้ว่าเทมเพลตที่Excelเสนอให้ — ไม่ต้องพูดถึงซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ — อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าหากคุณวางแผนที่จะจัดการงานจำนวนมาก การใช้ตัวเลือก homebrew เช่นด้านบนอาจดีกว่าหากคุณติดตามงานจำนวนเล็กน้อย งานหรือต้องการเพิ่มรสชาติง่ายๆ ให้กับการนำเสนอ

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

Gantt charts are a populаr wаy to keеp track of projects, especially for teаms that need to keep the duration of a tаѕk in mind. By using a Gantt chart еffectively, you can make sure different tasks don’t interfere with each other, and even determine when one should finіsh so another сan start. 

There are several ways to make Gantt charts, but in this article we’ll show you how to make one in a program that you probably have available: Microsoft Excel. Though it probably won’t outdo custom-made software when managing a large number of tasks, for small projects it’s a perfectly good alternative.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

The nice thing about creating a Gantt chart in Excel is that you probably already own a copy of the spreadsheet and know how to use it. If not, we recommend you check out our Excel tutorial. Most recent versions of Microsoft Excel (we’re using Office Online for this guide, though you can also get Office 365 for free) have a Gantt template included, so let’s take a quick look at that before we show you how to make your own.

Microsoft Excel Gantt Template

Before starting to build a chart from scratch, please note that there’s a Gantt template included in Excel. If you’re using Office Online, it’s one of the available Workbooks in Excel’s home screen

The Gantt chart template is pretty good. You can enter your data in a table, which then automatically exports the data into an inverted bar chart. We recommend messing with it a bit to see what’s possible with Excel Gantt charts. However, the template is a bit inflexible, so if it doesn’t work for you then you’ll have to build your Gantt charts from scratch.

Making Your Own Gantt Chart

1. If you want things to be exactly the way you like, you’ll need to start with a blank workbook. To do so, select the button new blank workbook from the topmost bar — it’s all the way to the left — and wait for it to load. Once that’s done, you’ll be presented with a blank spreadsheet.

1. Before you can make the Gantt chart, you need to put together some data. For illustration purposes, we’ll pretend we have five tasks and number them 1 through 5. Those go into column A. In column B, add some fictitious start dates four the tasks — make sure the cells are set to accept dates. Finally, in column C, set the duration of each task in days. 

If you want, you could also add an end date in column C, then subtract the dates automatically and have the resulting duration be displayed in column D. However, just for purposes of setting up the Gantt chart, the start date and the duration is enough.

1. With the dates ready, the next step is to create a stacked chart based on the start date of our tasks. For that, you need to select all the data in the table, from A1 to C6, and then select insert at the top of the page (read all about making charts in Excel). 

1. The toolbar will change to a number of graph options, you need to go to the graphical options and click the down arrow. A long list of options will appear, under bars pick stacked bar. Make sure not to pick the one called 100% stacked bar as that won’t work.

1. Microsoft Excel will get to work and a new chart will pop up in the middle of the screen. This is the beginnings of your Gantt chart, though you’re not there yet.

1. For one, you’ll probably need to resize the window (we already did that in the above example), then rename the chart by clicking on the chart title box. While you’re at it,. Also remove the legend at the bottom of the chart — where it says start date and duration — by selecting it and hitting the Delete key on your keyboard.

1. Next, you need to reorder the chart. Right now, task 5 is at the top and task 1 is at the bottom, and it needs to be exactly the other way around. To fix that, right-click anywhere on the chart and select Format in the dialog box that appears.

1. A new task bar will open up on the right side of your screen, called “Chart.” From all the options, choose Vertical Axis.

1. In the menu that folds out, check the box next to the setting that says categories in reverse order. That should put task 1 on top in the chart.

1. With this done, there’s only one step remaining, namely removing the blue part — which represents the start date — of the bar from the chart. After all, in a Gantt chart you only care about the duration of tasks; the blue bar is just getting in the way.

1. To get rid of it, right-click any of the blue bars. Another format box will pop up; click it. Once again, you’ll have the right hand pane open up. This time, though, we need to click on the entry for Series “Start Date.”

1. In this menu, click on the item that says Fill, then on the large color menu that pops up go all the way to the bottom and select No fill.

With that, your Gantt chart is all done. The orange boxes (you can recolor them using the fill command if you want) show when a certain task is being worked on. 

Gantt Charts in Excel

That should be enough to get you started with making your own Gantt charts. Though the templates that Excel offers — not to mention tailor-made project management software — are probably a better option if you plan to manage many tasks, using a homebrew option like above might be better if you’re keeping track of a small number of tasks or want to add some easy flavor to presentations.

Related posts

• วิธีทำความเข้าใจการวิเคราะห์แบบ What-If ใน Microsoft Excel

• บทช่วยสอนพื้นฐานของ Microsoft Excel – การเรียนรู้วิธีใช้ Excel

• 40 แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Excel ที่ดีที่สุด

• วิธีการเปลี่ยน Background ใน Microsoft Teams

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• คำแนะนำเกี่ยวกับนามสกุลไฟล์ Excel ทั้งหมด & ความหมาย

• เชื่อมโยงเซลล์ระหว่างชีตและเวิร์กบุ๊กใน Excel

• วิธีการสร้าง Drop Down List ใน Excel

• วิธีการลบข้อมูลเมตาส่วนบุคคลโดยสมบูรณ์จากเอกสาร Microsoft Office

• ใช้ Excel เพื่อหาอัตราดอกเบี้ยที่แท้จริงจากอัตราดอกเบี้ยที่กำหนด

• Microsoft Outlook ไม่ตอบสนอง? 8 วิธีแก้ปัญหาที่ควรลอง

• วิธีใช้คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติของ Excel และการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

• วิธีเพิ่มแถบข้อผิดพลาดใน Excel

• วิธีสร้างทางลัด Microsoft Outlook สำหรับอีเมลและงาน

• 4 Ways การเรียกใช้ Microsoft Teams Poll ในระหว่างการประชุม

• วิธีสลับระหว่างแผ่นงานใน Excel

• วิธีการใช้ Slide Master ใน Microsoft PowerPoint

• วิธีใช้ Sparklines ใน Excel

• วิธีทำ Histogram ใน Excel

• วิธีการใส่ลายเซ็นใน Microsoft Word Document