การใช้รายการดรอปดาวน์ในExcelสามารถลดเวลาที่ใช้ในการป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต^{(enter data into a spreadsheet)}ได้อย่างมาก โชคดีที่สร้างรายการดรอปดาวน์ในExcelได้ง่ายมาก

มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ ตั้งแต่ง่ายไปจนถึงขั้นสูง คุณจะได้เรียนรู้ทุกวิถีทางในบทความนี้

สร้างรายการแบบหล่นลง^{(Drop Down List)}ในExcel : วิธี^(Method)ง่ายๆ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างรายการดรอปดาวน์ในExcelคือการป้อนรายการด้วยตนเอง ซึ่งเหมาะสำหรับสถานการณ์ที่คุณต้องการเพียงรายการดรอปดาวน์ในเซลล์เดียว และคุณไม่จำเป็นต้องอัปเดตบ่อยๆ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งไฟล์ไปยังบุคคลที่คุณต้องการให้พวกเขากรอกข้อมูลในฟิลด์บางฟิลด์ และฟิลด์หนึ่งมีรายการตัวเลือกง่ายๆ วิธีนี้เป็นวิธีที่เหมาะ

ในการสร้างรายการแบบหล่นลงโดยใช้วิธีง่ายๆ:

1. เลือกเซลล์หรือเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการของคุณ

2. เลือกข้อมูล^(Data)จากเมนูและเลือกการตรวจสอบข้อมูล^{(Data Validation)}บนริบบิ้น

3. จะเป็นการเปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล ^{(Data Validation)}เลือกรายการดรอปดาวน์ภายใต้อนุญาตและ^(Allow)เลือกรายการ^(List)

4. นี้ช่วยให้คุณสามารถพิมพ์รายการที่คุณต้องการในรายการของคุณด้วยตนเอง เพียง^(Just)พิมพ์แต่ละรายการลงในช่องแหล่งที่มา^(Source)โดยคั่นแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาค

5. เลือกตกลง ^(OK)ตอนนี้ คุณจะเห็นว่าเซลล์ที่คุณเลือกมีลูกศรดรอปดาวน์อยู่ข้างๆ เมื่อคุณเลือกลูกศรนี้ คุณจะเห็นรายการทั้งหมดที่คุณพิมพ์รวมอยู่ในรายการนี้

แม้ว่านี่จะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างรายการดรอปดาวน์ในExcelแต่ก็เป็นวิธีการรักษาที่ยากที่สุด การแก้ไขรายการต้องย้อนกลับไปสู่การตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องและอัปเดตช่อง ต้นทาง^(Source)

หากคุณสร้างรายการดรอปดาวน์ประเภทนี้จำนวนมากในExcelการแก้ไขรายการเหล่านี้อาจต้องใช้เวลามาก ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใช้วิธีนี้สำหรับเซลล์เดียว และสำหรับรายการที่คุณไม่คาดว่าจะเปลี่ยนแปลง

สร้างรายการแบบหล่นลง^{(Drop Down List)}ในExcel : การใช้ช่วง

ถ้าคุณต้องการโซลูชันที่ยืดหยุ่นมากขึ้น คุณสามารถดึงรายการสำหรับรายการของคุณจากช่วงของเซลล์อื่นๆ^{(a range of other cells)}ใน Excel

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. ขั้นแรก^(First)แสดงรายการทั้งหมดที่คุณต้องการในรายการของคุณลงในคอลัมน์ของเซลล์ใดๆ คุณสามารถป้อนข้อมูลเหล่านี้ในสเปรดชีตปัจจุบันหรือบนแผ่นงานอื่นๆ

2. ทำซ้ำขั้นตอนด้านบนเพื่อเลือกเซลล์และเปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล ^{(Data Validation)}ตั้งค่าฟิลด์Allowเป็นList คราวนี้ แทนที่จะพิมพ์อะไรลงใน ฟิลด์ Sourceให้เลือกไอคอนลูกศรขึ้นทางด้านขวาของฟิลด์นี้ นี่คือตัวเลือกการเลือกช่วงที่ให้คุณเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการดึงข้อมูลในรายการของคุณ

3. คุณจะเห็น หน้าต่าง การตรวจสอบข้อมูล^{(Data Validation)}ยุบเพื่อให้คุณเห็นทั้งแผ่นงาน ลากตัวชี้เมาส์ลงตลอดช่วงของเซลล์ที่มีรายการทั้งหมดที่คุณต้องการรวม เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือกไอคอนลูกศรลงทางด้านขวาของฟิลด์การเลือก การดำเนินการนี้จะขยาย หน้าต่าง การตรวจสอบข้อมูล^{(Data Validation)}อีกครั้ง

4. คุณจะเห็นช่วงที่คุณเลือกปรากฏขึ้นในฟิลด์แหล่งที่มา ^(Source)เพียง^(Just)เลือกตกลง^(OK)เพื่อยอมรับการตั้งค่าเหล่านี้

5. ตอนนี้ เมื่อคุณเลือกลูกศรดรอปดาวน์ทางด้านขวาของเซลล์ที่คุณกำหนดค่าเป็นรายการดรอปดาวน์ คุณจะเห็นรายการทั้งหมดรวมจากช่วงที่คุณเพิ่งเลือก

ข้อดีของวิธีนี้คือ คุณสามารถเปลี่ยนรายการใดๆ ในรายการนั้นได้โดยการแก้ไขเซลล์ใดๆ ในช่วง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำขึ้นจะอัปเดตรายการดรอปดาวน์ทุกรายการที่คุณสร้างขึ้น โดยที่คุณเลือกช่วงนี้เป็นแหล่งที่มา

วิธีนี้ดีที่สุดเมื่อคุณต้องการจัดรูปแบบเซลล์จำนวนมาก^{(format a lot of cells)}ลงในรายการดรอปดาวน์โดยใช้รายการเดียวกัน คุณสามารถให้เนื้อหาของช่วงเดียวควบคุมรายการสำหรับรายการเหล่านั้นทั้งหมดได้ และไม่ว่าจะมีกี่รายการก็ตาม

การเพิ่มรายการลงในรายการของคุณ

นอกจากการเปลี่ยนแปลงรายการในช่วงของคุณเพื่ออัปเดตรายการของคุณแล้ว คุณยังสามารถเพิ่มรายการใหม่ได้อีกด้วย คุณจะไม่สามารถเพิ่มรายการไปยังจุดสิ้นสุดของช่วงได้ เนื่องจากการเลือกช่วงของคุณถูกจำกัดโดยเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายที่คุณเลือก

คุณจะต้องแทรกรายการใหม่ตรงกลางช่วงแทน Excelจะอัปเดตการเลือกช่วงของคุณแบบไดนามิกในการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อรวมช่วงใหม่ที่คุณได้เพิ่มขึ้นหนึ่งเซลล์

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ในช่วงแหล่งที่มาของคุณ แล้วเลือกแทรก^(Insert)จากเมนูแบบเลื่อนลง

2. ในหน้าต่างการเลือกขนาดเล็ก ให้เลือกShift cells downแล้วเลือกOK การดำเนินการนี้จะเลื่อนเซลล์ทั้งหมดในช่วงลงหนึ่งเซลล์ โดยแทรกเซลล์ว่างที่คุณเลือกไว้

3. พิมพ์รายการใหม่ที่คุณต้องการเพิ่มลงในเซลล์ว่างที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น

ตอนนี้ เมื่อคุณเลือกไอคอนลูกศรลง^{(down arrow icon)}ทางด้านขวาของเซลล์รายการแบบหล่นลงที่คุณสร้างขึ้น คุณจะเห็นรายการใหม่ที่คุณเพิ่งเพิ่มเข้ามาในช่วง

นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการเพิ่มรายการใหม่ลงในรายการดรอปดาวน์ของคุณ แต่ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน แน่นอนว่ามันไม่ง่ายเลยที่จะเพิ่มรายการใหม่เมื่อสิ้นสุดช่วงของคุณ

หากคุณต้องการทำเช่นนั้น คุณจะต้องเปลี่ยนวิธีกำหนดค่าการตรวจสอบความถูกต้อง^{(data validation)}ของข้อมูลสำหรับช่วงของคุณ คุณสามารถเรียนรู้วิธีดำเนินการนี้ได้ในหัวข้อถัดไป

การเพิ่ม รายการ^(Items)ลงในรายการของคุณแบบไดนามิก

สำหรับวิธีที่สะดวกยิ่งขึ้นในการเพิ่มรายการลงในรายการดรอปดาวน์ของคุณ เพียงแค่พิมพ์รายการใหม่ที่ส่วนท้ายของช่วงที่กำหนดค่าไว้ คุณจะต้องใช้ฟังก์ชัน^(function)OFFSET

เมื่อเลือกเซลล์รายการดรอปดาวน์แล้ว ให้เลือกข้อมูล^(Data)จากเมนูและการตรวจสอบความถูกต้อง^{(Data Validation)} ของข้อมูล จากริบบิ้น

ใน หน้าต่าง Data Validationให้เปลี่ยน Source ดังต่อไปนี้:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

เปลี่ยน$E$1และ$E:$Eในสูตร^{(the formula)}เพื่อใช้ตัวอักษรของคอลัมน์ที่คุณป้อนรายการของคุณ เลือกตกลง^{(Select OK)}เพื่อยืนยัน การ กำหนดค่าการตรวจสอบข้อมูล ใหม่นี้^{(Data Validation)}

นี่คือวิธีการทำงานของสูตร:

อาร์กิวเมนต์ 0 ในฟังก์ชัน OFFSET^(OFFSET)บอกไม่ให้ใช้ออฟเซ็ตกับคอลัมน์หรือแถว
เอาต์พุตของ ฟังก์ชัน COUNTAจะบอกฟังก์ชัน OFFSET^(OFFSET)ถึงความสูงของช่วง
ฟังก์ชันCOUNTAจะนับจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่างในคอลัมน์ที่มีช่วงของคุณ

ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มค่าใหม่ในคอลัมน์นั้น พารามิเตอร์ความสูงของฟังก์ชัน OFFSET^(OFFSET)จะเพิ่มขึ้นหนึ่งค่า และฟังก์ชัน OFFSET^(OFFSET)จะคืนค่าช่วงทั้งหมด ซึ่งอัปเดตเพื่อรวมรายการใหม่ของคุณ

หากต้องการดูสิ่งนี้จริง เพียงเพิ่มรายการใหม่ลงในรายการสินค้าของคุณ เลือกลูกศรดรอปดาวน์ทางด้านขวาของเซลล์ดรอปดาวน์ แล้วคุณจะเห็นรายการใหม่ของคุณปรากฏในรายการดรอปดาวน์

โปรดทราบว่าคุณอาจต้องใช้แถบเลื่อนทางด้านขวาหากรายการของคุณยาว

การลบรายการดรอปดาวน์ใน Excel

สุดท้าย หากคุณต้องการลบตัวเลือกดร็อปดาวน์ออกจากเซลล์ใดๆ ที่คุณได้ตั้งค่าไว้ เพียงเลือกเซลล์นั้นแล้วเปิด หน้าต่าง การตรวจสอบข้อมูล^{(Data Validation)}อีกครั้ง

เปลี่ยนดร็อปดาวน์Allow เป็น ^(Allow)Any valueแล้ว เลือกOK

เมื่อคุณเปลี่ยนการตั้งค่านี้ คุณจะเห็นว่าเซลล์จะกลับมาเป็นปกติ

การสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel

การสร้างรายการดรอปดาวน์ในExcelเป็นเรื่องง่าย และคุณมีตัวเลือกมากมายให้เลือก วิธีการที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนเซลล์ที่คุณวางแผนจะเปิดใช้งานด้วยรายการเดียว และความยืดหยุ่นที่คุณต้องการให้รายการของไอเท็มเป็น หากคุณวางแผนที่จะเปลี่ยนรายการบ่อยๆ ให้ใช้วิธีการแบบไดนามิกอย่างแน่นอน

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown list in Excel can greatly reducе the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

ฉันทพัฒน์ เที่ยงธรรม

About the author

ฉันเป็นมืออาชีพด้านการรีวิวซอฟต์แวร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี ฉันได้เขียนและตรวจสอบซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆ มากมาย รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง Microsoft Office (Office 2007, 2010, 2013), แอป Android และเครือข่ายไร้สาย ทักษะของฉันอยู่ที่การจัดเตรียมการทบทวนโปรแกรม/แอปพลิเคชันโดยละเอียดและมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้อื่นใช้เป็นเอกสารอ้างอิงหรือสำหรับงานของตนเอง ฉันยังเป็นผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ MS office และมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel

สร้างรายการแบบหล่นลง^{(Drop Down List)}ในExcel : วิธี^(Method)ง่ายๆ