วิธีการกรองข้อมูลใน Excel

ฉันเพิ่งเขียนบทความเกี่ยวกับวิธีใช้ฟังก์ชันสรุปในExcelเพื่อสรุปข้อมูลจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย แต่บทความนั้นคำนึงถึงข้อมูลทั้งหมดในเวิร์กชีตด้วย จะเป็นอย่างไรถ้าคุณต้องการดูเฉพาะชุดย่อยของข้อมูลและสรุปชุดย่อยของข้อมูล

ในExcelคุณสามารถสร้างตัวกรองในคอลัมน์ที่จะซ่อนแถวที่ไม่ตรงกับตัวกรองของคุณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันพิเศษในExcelเพื่อสรุปข้อมูลโดยใช้เฉพาะข้อมูลที่กรองแล้ว

ในบทความนี้ ฉันจะอธิบายขั้นตอนต่างๆ ในการสร้างตัวกรองในExcelและการใช้ฟังก์ชันที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อสรุปข้อมูลที่กรองแล้ว

สร้างตัวกรองอย่างง่ายใน Excel

ในExcelคุณสามารถสร้างตัวกรองอย่างง่ายและตัวกรองที่ซับซ้อนได้ เริ่มต้นด้วยตัวกรองง่ายๆ เมื่อทำงานกับตัวกรอง คุณควรมีแถวหนึ่งแถวด้านบนที่ใช้สำหรับป้ายกำกับเสมอ ไม่จำเป็นต้องมีแถวนี้ แต่ช่วยให้การทำงานกับตัวกรองง่ายขึ้นเล็กน้อย

ข้อมูลตัวอย่าง excel

ด้านบน ฉันมีข้อมูลปลอมและฉันต้องการสร้างตัวกรองในคอลัมน์เมือง (City)ในExcelสิ่งนี้ทำได้ง่ายมาก ไปข้างหน้าและคลิกที่ แท็บ ข้อมูล(Data)ในริบบิ้นแล้วคลิกที่ปุ่มตัวกรอง (Filter)คุณไม่จำเป็นต้องเลือกข้อมูลในแผ่นงานหรือคลิก(sheet or click)ในแถวแรกด้วย

ตัวกรองข้อมูล excel

เมื่อคุณคลิกที่ตัวกรอง(Filter)แต่ละคอลัมน์ในแถวแรกจะมีปุ่มดรอปดาวน์ขนาดเล็กเพิ่มโดยอัตโนมัติที่ด้านขวาสุด

เพิ่มตัวกรอง excel

ตอนนี้ไปข้างหน้าและคลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงในคอลัมน์(City column)เมือง คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ สองสามตัวเลือก ซึ่งจะอธิบายด้านล่าง

ตัวเลือกตัวกรอง excel

ที่ด้านบนสุด คุณสามารถจัดเรียงแถวทั้งหมดอย่างรวดเร็วตามค่าในคอลัมน์(City column)เมือง โปรดทราบว่าเมื่อคุณจัดเรียงข้อมูล ข้อมูลจะย้ายทั้งแถว ไม่ใช่แค่ค่าในคอลัมน์(City column)เมือง เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณยังคงไม่เสียหายเหมือนที่เคยเป็นมา

นอกจากนี้ ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะเพิ่มคอลัมน์ที่ด้านหน้าสุดที่เรียกว่าID และกำหนดหมายเลข(ID and number)จากแถวหนึ่งไปยังหลายแถวที่คุณมีในเวิร์กชีตของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดเรียงตามคอลัมน์ ID(ID column)และรับข้อมูลของคุณกลับมาอยู่ในลำดับเดิมได้เสมอ หากนั่นสำคัญสำหรับคุณ

ข้อมูลเรียง excel

ดังที่คุณเห็น ขณะนี้ข้อมูลทั้งหมดในสเปรดชีตได้รับการจัดเรียงตามค่าในคอลัมน์(City column)เมือง จนถึงตอนนี้ ยังไม่มีแถวที่ซ่อนไว้ ตอนนี้ มาดูช่องทำเครื่องหมายที่ด้านล่างของ กล่องโต้ตอบ ตัวกรอง (filter dialog)ในตัวอย่างของฉัน ฉันมีค่าที่ไม่ซ้ำกันเพียงสามค่าในคอลัมน์เมือง(City column)และค่าสามค่านั้นแสดงในรายการ

แถวที่กรอง excel

ฉันไปข้างหน้าและยกเลิกการเลือกสองเมืองและเหลืออีกเมืองหนึ่งให้เลือก ตอนนี้ฉันมีข้อมูลเพียง 8 แถวที่แสดงและส่วนที่เหลือถูกซ่อนไว้ คุณสามารถบอกได้อย่างง่ายดายว่าคุณกำลังดูข้อมูลที่กรองแล้ว หากคุณตรวจสอบหมายเลขแถวทางด้านซ้ายสุด คุณจะเห็นเส้นแนวนอนพิเศษสองสามเส้นและสีของตัวเลขจะเป็นสีน้ำเงิน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนแถวที่ถูกซ่อน

สมมติว่าฉันต้องการกรองคอลัมน์ที่สองเพื่อลดจำนวนผลลัพธ์เพิ่มเติม ในคอลัมน์ C ฉันมีจำนวนสมาชิกทั้งหมดในแต่ละครอบครัว และฉันต้องการดูผลลัพธ์สำหรับครอบครัวที่มีสมาชิกมากกว่าสองคนเท่านั้น

ตัวกรองตัวเลข excel

ไปข้างหน้าและคลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ในคอลัมน์ C(Column C)แล้วคุณจะเห็นช่องทำเครื่องหมายเดียวกันสำหรับแต่ละค่าที่ไม่ซ้ำกันในคอลัมน์ อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ เราต้องการคลิกที่ตัวกรองตัวเลข(Number Filters)จากนั้นคลิกที่Greater Than ( Greater Than)อย่างที่คุณเห็น ยังมีตัวเลือกอื่นๆ อีกมากมายเช่นกัน

มีค่ามากกว่าตัวกรอง

กล่องโต้ตอบใหม่จะปรากฏขึ้น และคุณสามารถพิมพ์ค่าของตัวกรองได้ที่นี่ คุณยังสามารถเพิ่มเกณฑ์ได้มากกว่าหนึ่งเกณฑ์ด้วยฟังก์ชันAND หรือ OR (AND or OR function)คุณสามารถพูดได้ว่าคุณต้องการแถวที่มีค่ามากกว่า 2 และไม่เท่ากับ 5 เป็นต้น

ตัวกรองสองตัว excel

ตอนนี้ฉันเหลือข้อมูลเพียง 5 แถว: ครอบครัวจากนิวออร์ลีนส์(New Orleans) เท่านั้น และมีสมาชิก 3 คนขึ้นไป ง่าย(Easy)พอ? โปรดทราบว่าคุณสามารถล้างตัวกรองในคอลัมน์ได้ง่ายๆ โดยคลิกที่ดรอปดาวน์ จากนั้นคลิกลิงก์ล้างตัวกรองจาก "ชื่อคอลัมน์"(Clear Filter From “Column Name”)

ใสกรองexcel

นั่นคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับตัวกรองอย่างง่ายในExcel ใช้งานง่ายมากและผลลัพธ์ก็ค่อนข้างตรงไปตรงมา ตอนนี้ มาดูตัวกรองที่ซับซ้อนโดยใช้กล่องโต้ตอบตัวกรองขั้นสูง(Advanced)

สร้างตัวกรองขั้นสูงใน Excel

หากคุณต้องการสร้างตัวกรองขั้นสูง คุณต้องใช้กล่องโต้ตอบตัวกรอง(filter dialog)ขั้น(Advanced) สูง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าฉันต้องการเห็นทุกครอบครัวที่อาศัยอยู่ในนิวออร์ลีนส์(New Orleans)ที่มีสมาชิกมากกว่า 2 คนในครอบครัวของพวกเขาหรือ(OR)ทุกครอบครัวในคลาร์กสวิลล์(Clarksville)ที่มีสมาชิกมากกว่า 3 คนในครอบครัวของพวกเขาและ(AND)เฉพาะครอบครัวที่มีที่อยู่อีเมลลงท้าย.EDU ตอนนี้คุณไม่สามารถทำได้ด้วยตัวกรองง่ายๆ

ในการดำเนินการนี้ เราต้องตั้งค่าแผ่นงาน Excel(Excel sheet)ให้แตกต่างออกไปเล็กน้อย ไปข้างหน้าและแทรกสองสามแถวเหนือชุดข้อมูลของคุณและคัดลอกป้ายกำกับส่วนหัวลงในแถวแรกดังที่แสดงด้านล่าง

การตั้งค่าตัวกรองขั้นสูง

ต่อไปนี้เป็นวิธีการทำงานของตัวกรองขั้นสูง คุณต้องพิมพ์เกณฑ์ของคุณลงในคอลัมน์ที่ด้านบนก่อน จากนั้นคลิก ปุ่ม ขั้นสูง(Advanced)ใต้จัดเรียงและกรอง( Sort & Filter)บนแท็บข้อมูล(Data)

ริบบ้อนฟิลเตอร์ขั้นสูง

แล้วเราจะพิมพ์อะไรลงในเซลล์เหล่านั้นได้บ้าง? ตกลง เรามาเริ่มด้วยตัวอย่างของเรากัน เราต้องการดูข้อมูลจากนิวออร์ลีนส์หรือคลาร์กสวิลล์(New Orleans or Clarksville)เท่านั้น ดังนั้นให้พิมพ์ข้อมูลเหล่านั้นลงในเซลล์E2 และ(E2 and E3) E3

เมืองตัวกรองขั้นสูง

เมื่อคุณพิมพ์ค่าในแถวต่างๆ จะหมายถึง OR ตอนนี้เราต้องการ ครอบครัว ในนิวออร์ลีนส์(New Orleans)ที่มีสมาชิกมากกว่าสองคน และ ครอบครัวของ คลาร์กสวิลล์(Clarksville)ที่มีสมาชิกมากกว่า 3 คน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ พิมพ์ >2ใน C2 และ >3ใน C3

ตัวกรองขั้นสูง excel

เนื่องจาก >2 และนิวออร์ลีนส์(New Orleans)อยู่ในแถวเดียวกัน จึงจะเป็น โอเปอเร เตอร์AND (AND operator)เช่นเดียวกับแถวที่ 3(row 3)ด้านบน สุดท้าย เราต้องการเฉพาะครอบครัวที่มีที่อยู่อีเมลลงท้าย .EDU ในการดำเนินการนี้ เพียงพิมพ์*.eduลงในทั้งD2 และ(D2 and D3) D3 สัญลักษณ์ * หมายถึงจำนวนอักขระใดๆ

ช่วงเกณฑ์ excel

เมื่อคุณทำเช่นนั้นแล้ว ให้คลิกที่ใดก็ได้ในชุดข้อมูลของคุณ จากนั้นคลิกที่ปุ่มขั้นสูง (Advanced)ฟิลด์List Rang e จะค้นหาชุดข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติตั้งแต่คุณคลิกเข้าไปก่อนที่จะคลิกปุ่มขั้น(Advanced button)สูง ตอนนี้คลิกที่ปุ่มเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ด้านขวาของปุ่มช่วงเกณฑ์(Criteria range)

เลือกช่วงเกณฑ์

เลือกทุกอย่าง(Select everything)ตั้งแต่ A1 ถึง E3 แล้วคลิกปุ่มเดิมอีกครั้งเพื่อกลับไปที่กล่องโต้ตอบตัวกรองขั้น(Advanced Filter dialog)สูง คลิกตกลง(Click OK)และข้อมูลของคุณควรได้รับการกรองแล้ว!

กรองผลลัพธ์

อย่างที่คุณเห็น ตอนนี้ฉันมีเพียง 3 ผลลัพธ์ที่ตรงกับเกณฑ์เหล่านั้นทั้งหมด โปรดทราบว่าป้ายชื่อสำหรับช่วงเกณฑ์ต้องตรงกับป้ายชื่อสำหรับชุดข้อมูลเพื่อให้สิ่งนี้ทำงาน

คุณสามารถสร้างคำค้นหาที่ซับซ้อนมากขึ้นได้โดยใช้วิธีนี้ ดังนั้นลองใช้วิธีนี้ดูเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ สุดท้าย เรามาพูดถึงการใช้ฟังก์ชันการรวมกับข้อมูลที่กรอง

สรุปข้อมูลที่กรอง

สมมติว่าฉันต้องการสรุปจำนวนสมาชิกในครอบครัวในข้อมูลที่กรองแล้ว ฉันจะทำอย่างไร มาล้างตัวกรองของเราโดยคลิกที่ ปุ่ม ล้าง(Clear)ในริบบิ้น ไม่ต้องกังวล มันง่ายมากที่จะใช้ตัวกรองขั้นสูงอีกครั้งโดยเพียงแค่คลิกที่ปุ่มขั้นสูง(Advanced button)แล้วคลิกตกลงอีกครั้ง

ตัวกรองที่ชัดเจนใน excel

ที่ด้านล่างของชุดข้อมูล ให้เพิ่มเซลล์ที่ชื่อTotalแล้วเพิ่มฟังก์ชัน sum เพื่อสรุปผลรวมของสมาชิกในครอบครัว ในตัวอย่างของฉัน ฉันเพิ่งพิมพ์=SUM(C7:C31) )

ผลรวม excel

ถ้าผมดูทุกครอบครัว ผมมีสมาชิกทั้งหมด 78 คน ตอนนี้ ไปข้างหน้าและใช้ ตัวกรองขั้นสูง(Advanced filter)ของเราอีกครั้ง และดูว่าเกิดอะไรขึ้น

ตัวกรองทั้งหมดไม่ถูกต้อง

อ๊ะ! แทนที่จะแสดงตัวเลขที่ถูกต้อง 11 ฉันยังเห็นยอดรวมเป็น 78! ทำไมถึงเป็นอย่างนั้น? ฟังก์ชัน SUM(SUM function)จะไม่ละเว้นแถวที่ซ่อนอยู่ ดังนั้นจึงยังคงทำการคำนวณโดยใช้แถวทั้งหมด โชคดีที่มีฟังก์ชันสองสามอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อละเว้นแถวที่ซ่อนอยู่

อย่างแรกคือSUBTOTAL ก่อนที่เราจะใช้ฟังก์ชันพิเศษใดๆ เหล่านี้ คุณจะต้องล้างตัวกรองแล้วพิมพ์ฟังก์ชันดังกล่าว

เมื่อล้างตัวกรองแล้ว ให้พิมพ์=SUBTOTAL(และคุณจะเห็นกล่องดรอปดาวน์ปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกมากมาย การใช้ฟังก์ชันนี้ คุณต้องเลือกประเภทของฟังก์ชันการรวม(summation function)ที่คุณต้องการใช้โดยใช้ตัวเลขก่อน

ในตัวอย่างของเรา ฉันต้องการใช้SUMดังนั้นฉันจะพิมพ์ตัวเลข 9(number 9)หรือเพียงแค่คลิกจากเมนูดรอปดาวน์ จากนั้นพิมพ์เครื่องหมายจุลภาคและเลือกช่วงของเซลล์

ฟังก์ชันผลรวมย่อย

เมื่อกด Enter จะเห็นค่า 78 เท่ากับค่าเดิม อย่างไรก็ตาม หากตอนนี้คุณใช้ตัวกรองอีกครั้ง เราจะเห็น 11!

ยอดรวมย่อยในตัวกรอง

ยอดเยี่ยม! นั่นคือสิ่งที่เราต้องการ ตอนนี้คุณสามารถปรับตัวกรองของคุณ และค่าจะแสดงเฉพาะแถวที่กำลังแสดงเท่านั้น

ฟังก์ชันที่สองที่เกือบจะเหมือนกับฟังก์ชัน SUBTOTAL(SUBTOTAL function) แทบ ทุกประการคือAGGREGATE ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือมีพารามิเตอร์อื่นในฟังก์ชัน AGGREGATE(AGGREGATE function)ซึ่งคุณต้องระบุว่าต้องการละเว้นแถวที่ซ่อนอยู่

ฟังก์ชั่นรวม

พารามิเตอร์แรกคือฟังก์ชันการรวม(summation function) ที่ คุณต้องการใช้ และเช่นเดียวกับSUBTOTAL 9 หมายถึงฟังก์ชันSUM (SUM function)ตัวเลือกที่สองคือตำแหน่งที่คุณต้องพิมพ์ 5 เพื่อละเว้นแถวที่ซ่อนอยู่ พารามิเตอร์สุดท้ายเหมือนกันและเป็นช่วงของเซลล์

คุณยังสามารถอ่านบทความของฉันเกี่ยวกับฟังก์ชันสรุปเพื่อเรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชัน AGGREGATE(AGGREGATE function)  และฟังก์ชันอื่นๆ เช่นMODE , MEDIAN , AVERAGEฯลฯ โดยละเอียดได้อีกด้วย

หวังว่าบทความนี้จะเป็นจุดเริ่มต้น(starting point) ที่ดีสำหรับการสร้างและใช้ ตัวกรองในExcel หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดโพสต์ความคิดเห็น สนุก!



About the author

ฉันเป็นมืออาชีพด้านการรีวิวซอฟต์แวร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี ฉันได้เขียนและตรวจสอบซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆ มากมาย รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง Microsoft Office (Office 2007, 2010, 2013), แอป Android และเครือข่ายไร้สาย ทักษะของฉันอยู่ที่การจัดเตรียมการทบทวนโปรแกรม/แอปพลิเคชันโดยละเอียดและมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้อื่นใช้เป็นเอกสารอ้างอิงหรือสำหรับงานของตนเอง ฉันยังเป็นผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ MS office และมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล



Related posts