หากคุณคุ้นเคยกับการใช้Excel เวอร์ชันเก่า ตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในExcel 2007 , 2010 และ 2013 จะทำให้คุณทึ่ง เหตุใดคุณจึงต้องการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข มีเหตุผลสองสามข้อที่ฉันชอบใช้ฟีเจอร์นี้ของExcel :

1. เพื่อให้ข้อมูลของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้น

2. เพื่อให้สเปรดชีตของคุณเข้าใจง่ายขึ้นอย่างรวดเร็ว

3. เพื่อระบุตัวเลขบางประเภทเพื่อช่วยในการแก้ปัญหา^{(problem solving)}

4. เพื่อช่วยคุณในการสรุปผลจากข้อมูลของคุณ

5. เพื่อแสดงให้ผู้ใช้เห็นว่า "ดี" หรือ "ไม่ดี" เป็นอย่างไรโดยใช้สีเขียวและสีแดง

ตอนนี้คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อจัดรูปแบบทุกเซลล์ในช่วงตามเกณฑ์ของคุณเองได้ (และมีตัวเลือกการจัดรูปแบบมากมายให้เลือก) ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแผ่นงานกำไร^{(profit sheet)}และคุณต้องการรหัสสีสำหรับผลกำไรทั้งหมดที่มากกว่า $200 เป็นสีเขียว และกำไรทั้งหมดน้อยกว่า $200 เป็นสีเหลือง และการขาดทุนทั้งหมดเป็นสีแดง คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อทำงานทั้งหมดให้คุณได้อย่างรวดเร็ว .

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณสามารถจัดรูปแบบข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ในขณะที่ยังสามารถแยกแยะประเภทของข้อมูลต่างๆ ได้ คุณสามารถสร้างกฎสำหรับตัวเลือกการจัดรูปแบบที่จะอนุญาตให้Microsoft Excelจัดรูปแบบอัตโนมัติให้กับคุณ คุณต้องทำตามขั้นตอนง่ายๆเพียงสามขั้นตอนเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 1:^{(Step 1:)}เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

ขั้นตอนที่ 2:^{(Step 2:)}คลิกปุ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข^{(Conditional Formatting)}ภายใต้เมนูหน้า^{(Home menu)}แรกส่วนสไตล์^{(Styles section)}

ขั้นตอนที่ 3:^{(Step 3:)}เลือกกฎของคุณ มีกฎไฮไลต์เซลล์^{(Highlight Cells Rules)}และ กฎ Top/Bottom Rules  ที่ด้านบนซึ่งช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบกับค่าต่างๆ ได้ สำหรับตัวอย่างนี้ เราได้กำหนดกฎสามข้อ อย่างแรกคือมูลค่าใดๆ ที่มากกว่า 200 ดอลลาร์เป็นสีเขียว

เป็นที่น่าสังเกตว่า เฉพาะส่วนHighlight Cells Rules^{(Highlight Cells Rules section)} เท่านั้นที่ สามารถใช้เปรียบเทียบชุดข้อมูลกับชุดข้อมูลอื่นได้ อย่างอื่นจะใช้เพียงชุดข้อมูลเดียวที่คุณไฮไลต์และเปรียบเทียบค่าต่างๆ กัน ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้กฎ Greater Than^{(Greater Than rule)}ฉันสามารถเปรียบเทียบค่าจาก A1 ถึงA20กับตัวเลขเฉพาะ หรือฉันสามารถเปรียบเทียบ A1 กับA20กับ B1 ถึงB20ได้

ตรรกะเดียวกันกับกฎข้อที่สองและสาม กฎข้อที่สองคือทุกอย่างที่อยู่ระหว่าง 0 ถึง 200 ดอลลาร์จะมีรูปแบบเป็นสีเหลือง กฎข้อที่สามคือ อะไรที่น้อยกว่า $0 จะถูกจัดรูปแบบเป็นสีแดง นี่คือลักษณะของสเปรดชีตที่เสร็จแล้วบางส่วน

ถ้าคุณไม่ชอบตัวเลือกการจัดรูปแบบเหล่านี้Excelมี ตัวเลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข^{(Conditional Formatting)} ใหม่ๆ มากมายที่คุณสามารถใช้ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแทรกไอคอน เช่น ลูกศรสี ( Icon Set^{(Icon Sets)} ) แผนภูมิแท่ง เช่นเดียวกับในตัวอย่างที่สอง ( แถบข้อมูล^{(Data Bars)} ) หรือแม้แต่ช่วงของสีที่เลือกโดยอัตโนมัติ เช่น ในตัวอย่างสุดท้าย ( มาตราส่วนสี^{(Color Scales)} ) สามตัวเลือกนี้เปรียบเทียบเฉพาะค่าจากชุดข้อมูลเดียวกัน หากคุณเลือก A1 ถึงA20ระบบจะเปรียบเทียบเฉพาะค่าเหล่านั้นเท่านั้น

ถ้าคุณตัดสินใจในภายหลังว่าคุณไม่ต้องการให้มีการจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข สิ่งที่คุณต้องทำคือล้างการจัดรูปแบบ ในการดำเนินการนี้ ให้เลือก ปุ่ม การจัดรูปแบบ ตามเงื่อนไข และเลือก^{(Conditional Formatting button and select)} ล้างกฎ ^{(Clear Rules)}จากนั้นเลือกว่าคุณต้องการล้างกฎจากเซลล์ที่เลือกเท่านั้นหรือจากทั้งเวิร์กชีต

นอกจากนี้ หากคุณสร้างกฎหลายข้อ คุณอาจลืมกฎเกณฑ์ที่คุณใช้กับเซลล์ใด เนื่องจากคุณสามารถใช้กฎต่างๆ มากมายกับชุดเซลล์เดียวกัน อาจทำให้สับสนได้โดยเฉพาะหากมีคนอื่นสร้างสเปรดชีต หากต้องการดูกฎทั้งหมด ให้คลิกปุ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข^{(Conditional Formatting button)}แล้วคลิกจัดการกฎ^{(Manage Rules.)}

เมื่อคุณมีกฎมากกว่าหนึ่งข้อที่นำไปใช้กับช่วงของเซลล์เดียวกัน กฎจะถูกประเมินโดยเรียงลำดับจากลำดับความสำคัญที่สูงขึ้นไปสู่ลำดับความสำคัญที่ต่ำกว่า โดยค่าเริ่มต้น กฎใหม่ล่าสุดที่เพิ่มเข้ามาจะมีลำดับความสำคัญสูงกว่า คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยคลิกที่กฎ จากนั้นใช้ปุ่มลูกศรขึ้นและลงเพื่อเปลี่ยนลำดับ นอกจากนี้ คุณยังสามารถคลิกดรอปดาวน์ที่ด้านบนสุด และดูกฎสำหรับเฉพาะส่วนที่เลือกปัจจุบันหรือสำหรับแต่ละแผ่นงานในเวิร์กบุ๊ก

นอกจากนี้ยังมีช่องทำเครื่องหมายที่เรียกว่าStop If Trueซึ่งฉันจะไม่ลงรายละเอียดที่นี่เพราะมันค่อนข้างซับซ้อน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถอ่านโพสต์นี้จากMicrosoftซึ่งอธิบายอย่างละเอียด

ใหม่ ตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

ทุกอย่างเหมือนกันในExcel 2010เมื่อพูดถึงการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข^{(Conditional Formatting)}ที่รวมอยู่ในExcel 2007 ^{(Excel 2007)}อย่างไรก็ตาม มีคุณลักษณะใหม่อย่างหนึ่งที่ทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นจริงๆ

ก่อนหน้านี้ ฉันได้กล่าวว่าส่วนHighlight Cells Rulesช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบชุดข้อมูลหนึ่งกับชุดข้อมูลอื่นในสเปรดชีตเดียวกันได้ ในปี 2010 คุณสามารถอ้างอิงเวิร์กชีตอื่นในเวิร์กบุ๊กเดียวกันได้แล้ว หากคุณพยายามทำเช่นนี้ในExcel 2007คุณสามารถเลือกข้อมูลจากเวิร์กชีตอื่นได้ แต่จะแจ้งข้อความแสดงข้อผิดพลาด^{(error message)}เมื่อคุณพยายามคลิก ตกลง ในตอนท้าย

ในExcel 2010คุณสามารถทำเช่นนี้ได้ แต่มันค่อนข้างยุ่งยาก ดังนั้นฉันจะอธิบายทีละขั้นตอน สมมติว่าฉันมีแผ่นงานสองแผ่น และในแต่ละแผ่นฉันมีข้อมูลจาก B2 ถึงB12สำหรับบางอย่างเช่นกำไร ถ้าฉันต้องการดูว่าค่าใดใน B2 ถึงB12จากชีต 1^{(sheet 1)}มีค่ามากกว่าค่า B2 ถึงB12ของชีต 2^{(sheet 2)}ก่อนอื่น ฉันจะเลือกค่า B2 ถึงB12ในชีต 1^{(sheet 1)}แล้วคลิกGreat Thanภายใต้ Highlight Cells Rules

ตอนนี้คลิกที่ปุ่มอ้างอิงเซลล์^{(cell reference button)}ที่ฉันแสดงไว้ด้านบน กล่องจะเปลี่ยนและไอคอนเคอร์เซอร์^{(cursor icon)}จะกลายเป็นกากบาทสีขาว ตอนนี้ไปข้างหน้าและคลิกที่แผ่นงาน 2^{(sheet 2)}และเลือก  เฉพาะ^(ONLY)  เซลล์ B2 อย่า เลือกช่วงทั้งหมดจากB2^(NOT)ถึงB12

คุณจะเห็นว่าตอนนี้กล่องมีค่าเท่ากับ=Sheet2!$B$2 2 เราจะต้องเปลี่ยนสิ่งนี้เป็น= =Sheet2!$B2โดยทั่วไป เพียงแค่กำจัด$ ที่มาก่อน 2 ซึ่งจะทำให้คอลัมน์คงที่ แต่อนุญาตให้ เปลี่ยน หมายเลขแถว^{(row number)}โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม จะไม่อนุญาตให้คุณเลือกช่วงทั้งหมด

คลิก^(Click)ปุ่มอ้างอิงเซลล์^{(cell reference button)}อีกครั้งแล้วคลิกตกลง ตอนนี้ ค่าในแผ่นงาน 1^{(sheet 1)}ที่มากกว่าแผ่นที่ 2^{(sheet 2)}จะถูกจัดรูปแบบตามตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คุณเลือก

หวัง^(Hopefully)ว่าทุกอย่างจะสมเหตุสมผล! เมื่อดูที่Excel 2013ดูเหมือนจะไม่มีคุณลักษณะใหม่ใด ๆ เมื่อพูดถึงการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คำแนะนำสุดท้าย หากคุณรู้สึกว่ากฎเริ่มต้นไม่ตรงกับสิ่งที่คุณพยายามทำให้สำเร็จ คุณสามารถคลิก  ตัวเลือก กฎใหม่^{(New Rule)} และเริ่ม^{(option and start)}ต้นใหม่ได้ สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการสร้างกฎใหม่ก็คือ คุณสามารถใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ซึ่งมีประสิทธิภาพมาก

แม้ว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะดูเรียบง่ายและเรียบง่ายบนพื้นผิว แต่ก็อาจซับซ้อนได้ขึ้นอยู่กับข้อมูลและความต้องการของคุณ หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดโพสต์ความคิดเห็น สนุก!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If yоu are used to using older versions of Excel, the condіtional formatting options in Εxcel 2007, 2010, and 2013 will amaze you. So why would you want to bоther using conditional formatting? Well, here are a couple of reasons why I love using this featυre of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• เชื่อมโยงเซลล์ระหว่างชีตและเวิร์กบุ๊กใน Excel

• ใช้หน้าต่างดูของ Excel เพื่อตรวจสอบเซลล์ที่สำคัญในสมุดงาน

• วิธีซ่อนชีต เซลล์ คอลัมน์ และสูตรใน Excel

• ใช้ Format Painter ใน Word เพื่อคัดลอกและวางการจัดรูปแบบ

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีการกรองข้อมูลใน Excel

• ใช้ฟังก์ชัน "แทรกข้อมูลจากรูปภาพ" ใหม่ของ Excel Mobile

• วิธีเพิ่มและพิมพ์รูปภาพพื้นหลังของ Excel

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

• คำแนะนำเกี่ยวกับนามสกุลไฟล์ Excel ทั้งหมด & ความหมาย

• วิธีค้นหาและคำนวณช่วงใน Excel

• วิธีแสดงเครื่องหมายการจัดรูปแบบใน Word

• วิธีใช้ VLOOKUP ใน Excel

• วิธีการสร้าง Drop Down List ใน Excel

• วิธีที่จะปลอดภัย Password Protect Excel File

• ใช้ Excel เป็นเครื่องมือในการคัดลอกข้อมูลจากเว็บ

• การสร้างแผนภูมิข้อมูล Excel ของคุณ

• วิธีทำความเข้าใจการวิเคราะห์แบบ What-If ใน Microsoft Excel

• วิธีใช้ COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS ใน Excel

• วิธีการคำนวณ Variance ใน Excel