คุณ กำลัง^(Are)มองหาวิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับสเปรดชีต Excel^{(Excel spreadsheet)}หรือไม่? มีหลายกรณีที่คุณต้องแจกจ่ายไฟล์ให้กับหลายคนและติดตามว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง คุณอาจต้องการติดตามว่ามีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด ใครเป็นคนทำการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในเซลล์ใด และข้อมูลใดที่มีการเปลี่ยนแปลง

Excelมีฟีเจอร์การติดตามในตัวที่สามารถจัดการกรณีข้างต้นทั้งหมดได้ คุณสามารถตรวจทานการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้โดยตรงบนเวิร์กชีต และคุณยังสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการได้ มีบางจุดที่ต้องจำเกี่ยวกับคุณลักษณะการติดตามของExcel :

1. การเปิดการติดตามไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถเปลี่ยนสเปรดชีตย้อนเวลากลับไปเป็นสถานะก่อนหน้าได้โดยการยกเลิกการเปลี่ยนแปลง โดยพื้นฐานแล้วมันเป็นไฟล์^{(log file)}บันทึกที่บันทึกทุกอย่างและแค่นั้นเอง คุณสามารถไปและดูข้อมูลที่ถูกลบหรือเพิ่มได้ด้วยตนเอง แต่คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีตด้วยตนเอง

2. การเปิดการติดตามไม่ได้หมายความว่าทุกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำจะถูกบันทึก ข้อมูลใดๆ ที่จัดเก็บไว้ในเซลล์จะถูกติดตาม แต่การเปลี่ยนแปลงอื่นๆ เช่น การจัดรูปแบบจะไม่ถูกติดตาม การเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่ไม่ได้ติดตามรวมถึงการซ่อน/เลิกซ่อนแถวและคอลัมน์ ความคิดเห็น และค่าของเซลล์ที่เปลี่ยนไปเนื่องจากการคำนวณสูตรใหม่

3. ประวัติการเปลี่ยนแปลง^{(Change history)}จะถูกเก็บไว้เพียง 30 วันโดยค่าเริ่มต้น ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงใน เวิร์กชีต Excel^{(Excel worksheet)}แล้วเปิดเวิร์กบุ๊กอีกครั้งในอีก 45 วันต่อมา คุณจะสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลง^{(change history)}ได้ตลอด 45 วันจนกว่าคุณจะปิดเวิร์กบุ๊ก เมื่อคุณปิดประวัติการเปลี่ยนแปลง^{(change history)}ที่เก่ากว่า 30 วันจะหายไป หมายความว่าครั้งต่อไปที่คุณเปิด คุณจะไม่สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้ทำไว้ 45 วันก่อนหน้านี้

4. เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดการติดตาม สมุดงานจะกลายเป็นสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้หลายคนจะทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร

เมื่อคุณได้ทราบข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการติดตามในExcelแล้ว เรามาพูดถึงวิธีเปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า และติดตามการเปลี่ยนแปลงกัน!

เปิดใช้งานการติดตาม

ไปข้างหน้าและเปิดการติดตามก่อน เปิดExcel และคลิก^{(Excel and click)}ที่ แท็บ รีวิว^(Review)  บนริบบิ้น ที่ด้านขวาสุด คุณจะเห็นตัวเลือกที่เรียกว่าติดตามการเปลี่ยนแปลง ^{(Track Changes )}ใต้ส่วนการเปลี่ยนแปลง^(Changes)

คลิกปุ่มและเลือก  ไฮไล ต์การเปลี่ยนแปลง ^{(Highlight Changes)}คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบ^{(dialog box)}ที่คุณต้องกาเครื่องหมายออกจากตัวเลือก“ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข สิ่งนี้ยังแบ่งปันสมุดงานของคุณ^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} ”

คุณมีตัวเลือกมากมาย  รวมถึงเมื่อไร^(When)ใคร^(Who)และที่ไหน ^(Where)สำหรับWhen All หมาย ถึงทุกการเปลี่ยนแปลงจะถูกเน้น คุณยังมีตัวเลือกในการเน้นการเปลี่ยนแปลงจากครั้งสุดท้ายที่คุณบันทึกเอกสาร นับตั้งแต่วันที่ที่ระบุ หรือการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้ตรวจทาน

หากคุณเลือก  ใคร^(Who)คุณสามารถเลือกติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยใครก็ได้หรือการเปลี่ยนแปลง^{(anyone or changes)}ที่ทำโดยทุกคนยกเว้นคุณ ตัว เลือก Where  ช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงได้เฉพาะบางส่วนของสเปรดชีตเท่านั้น เพียง^(Just)คลิกปุ่มทางด้านขวาแล้วเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการติดตาม

สุดท้าย คุณสามารถยกเลิก การเลือกตัวเลือก ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอได้^{(Highlight changes on screen)}ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นรู้ว่าคุณกำลังติดตามการเปลี่ยนแปลง ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณเริ่มติดตามและเลือกตัวเลือกนี้แล้ว เซลล์ที่เปลี่ยนแปลงจะแสดงลูกศรเล็กๆ ที่ด้านบนซ้ายเพื่อระบุว่ามีการเปลี่ยนแปลง

นอกจากนี้ หากคุณคลิกที่เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง (โดย เปิดใช้ การเปลี่ยนแปลงไฮไลต์บนหน้าจอ^{(Highlight changes on screen)} ) คุณจะ เห็น หน้าต่างป๊อปอัป^{(popup window)} เล็กๆ ที่แสดงว่าค่าถูกเปลี่ยนและเปลี่ยนเป็นอะไรและในเวลาใด หากคุณยกเลิกการเลือกตัวเลือกไฮไลต์^(Highlight)การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ^{(screen option)}สามเหลี่ยมสีดำเล็กๆ นั้นจะไม่ปรากฏ^{(t show)}ขึ้น

สิ่งที่คุณทำได้ เช่น ซ่อนการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอโดยไม่ทำเครื่องหมายที่ช่อง ส่งไฟล์ของคุณไปยังทุกคนที่ต้องทำการเปลี่ยนแปลง และเมื่อคุณได้มันกลับมา ให้ไปที่ติดตามการเปลี่ยนแปลง^{(Track Changes)}แล้วตรวจสอบอีก ครั้ง กล่อง.

กำหนดค่าการติดตาม

ขั้นตอนต่อไปคือการดูการตั้งค่าสำหรับการติดตามและปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกปุ่มแชร์เวิ^{(Share Workbook)} ร์กบุ๊ก ที่อยู่ทางด้านซ้ายของ ปุ่ม ติดตามการเปลี่ยนแปลง^{(Track Changes)}โดยตรง คลิกที่ แท็บ Advancedเมื่อ กล่องโต้ตอบ Share Workbookปรากฏขึ้น

ที่นี่คุณสามารถเปลี่ยนจำนวนวันที่เก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงเป็นอย่างอื่นที่ไม่ใช่ 30 วัน ตามค่าเริ่มต้น การเปลี่ยนแปลงจะได้รับการอัปเดตเมื่อบันทึกไฟล์ แต่คุณสามารถทำให้มันเสร็จโดยอัตโนมัติทุกๆ สองสามนาที สุดท้ายนี้ คุณสามารถเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดการกับข้อขัดแย้ง: โดยถูกถามหรือเพียงแค่ปล่อยให้การเปลี่ยนแปลงล่าสุดเมื่อบันทึกไฟล์win^{(file win)}

กำลังดูการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณเปิดใช้งานการติดตามและทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างแล้ว คุณสามารถคลิกที่ปุ่มติดตามการเปลี่ยนแปลง^{(Track Changes button)}อีกครั้ง คลิกที่ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง^{(Highlight Changes)}และคุณจะสังเกตเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงรายการในกล่องแผ่นงานใหม่^{( List changes on a new sheet)}จะไม่เป็นสีเทาอีกต่อไป

ตรวจสอบว่าและคลิกตกลง แผ่น^{(OK. A)}งานใหม่ที่ชื่อว่าประวัติ^(History)จะถูกเพิ่มเข้าไป เพื่อให้คุณสามารถดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับสมุดงานนั้นได้

เมื่อถึงจุดหนึ่ง คุณจะต้องอนุมัติหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถตรวจทานการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด จากนั้นเลือกการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการเก็บหรือละทิ้ง

เพียงคลิกที่Track Changes อีก ครั้งและเลือก Accept/Reject Changesเลือกตัวเลือกเพื่อเลือกการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการยอมรับหรือปฏิเสธ หากคุณต้องการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ให้ปล่อยเมื่อ^(When)ตรวจสอบ แล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าเป็นไม่ได้ตรวจ^{(Not Reviewed)}สอบ

คลิกตกลงและ Excel^{(Click OK and Excel)}จะเริ่มแสดงการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการที่ทำขึ้นและให้คุณเลือกยอมรับ^(Accept)หรือปฏิเสธ ^(Reject)คุณยังสามารถยอมรับทั้งหมด^{(Accept All)}หรือปฏิเสธ^{(Reject All)}การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้หากต้องการ

หากคุณปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงนั้นจะเปลี่ยนกลับเป็นค่าเดิมในเซลล์นั้นทันที เป็นที่น่าสังเกตว่าถ้าเซลล์อื่นอ้างอิงเนื้อหาของเซลล์ที่ถูกปฏิเสธ ค่านั้นจะเปลี่ยนไปเมื่อค่าของเซลล์^{(cell value)} ที่อ้างอิงเปลี่ยน กลับ เพราะอาจทำให้สูตรแตกได้ เป็นต้น ดังนั้นควรระมัดระวัง

แค่นั้นแหละ! ตอนนี้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำกับสเปรดชีต Excel^{(Excel spreadsheet)} ของคุณ ได้อย่างง่ายดายโดยใช้คุณสมบัติในตัวนี้ หากคุณมีคำถามใด ๆ แสดงความคิดเห็น สนุก!

How to Track Changes in Excel

Are you looking for a way to track changes made to an Excel spreadsheet? There are many cases where you have to distribute a file to multiple people and keeр track of what changes were made. You might want to track when the сhange was made, who made the change, what cell the change oсcurred in and what data was changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

Related posts

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีทำ Histogram ใน Excel

• วิธีที่จะปลอดภัย Password Protect Excel File

• วิธีสร้าง Flowchart ใน Word and Excel

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• วิธีใช้คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติของ Excel และการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

• วิธีการกรองข้อมูลใน Excel

• วิธีเพิ่มความคิดเห็นในเซลล์แผ่นงาน Excel

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word (ออนไลน์ มือถือ และเดสก์ท็อป)

• ปรับความกว้างคอลัมน์และความสูงของแถวอัตโนมัติใน Excel

• วิธีการคำนวณ Variance ใน Excel

• วิธีเพิ่มแถบข้อผิดพลาดใน Excel

• วิธีการสร้าง Drop Down List ใน Excel

• วิธีค้นหาและคำนวณช่วงใน Excel

• วิธีเพิ่มและพิมพ์รูปภาพพื้นหลังของ Excel

• จัดรูปแบบเซลล์โดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel

• วิธีสร้างรายการตรวจสอบใน Excel

• วิธีการบันทึก Macro ใน Excel

• วิธีการสร้าง Gantt Charts ใน Microsoft Excel

• วิธีแยกชื่อและนามสกุลใน Excel