เป็นโศกนาฏกรรมที่น่ากลัวเสมอเมื่อมีคนสูญเสียสิ่งสำคัญที่พวกเขากำลังทำงานอยู่ เพราะพวกเขาไม่ได้บันทึกเอกสารอย่างถูกต้อง สิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยกว่าที่คุณคิดสำหรับผู้ใช้ Excel และ Word^{(Excel and Word users)} !

โชคดีที่Microsoftได้เพิ่มคุณสมบัติมากมายในสองสามเวอร์ชันล่าสุด ซึ่งช่วยลดโอกาสในการสูญเสียข้อมูลเนื่องจากการขัดข้อง ไฟฟ้าดับ การลบโดยไม่ได้ตั้งใจ ฯลฯ คุณลักษณะหนึ่งเรียกว่า การ กู้คืนอัตโนมัติ^{(AutoRecover)}และคุณลักษณะที่สองที่ไม่ค่อยมีใครรู้จัก เรียกว่าAutoBackup

ในบทความนี้ ฉันจะพูดถึงวิธีกำหนดค่าทั้งสองตัวเลือกเพื่อให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยที่สุด นอกจากนี้ ฉันยังต้องการพูดถึงว่าOffice เวอร์ชันล่าสุดช่วยให้^{(Office allow)}คุณสามารถบันทึกเอกสารลงในOneDrive ได้โดยตรง ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ดีที่ควรพิจารณา เนื่องจากคุณจะยังสามารถเข้าถึงงานของคุณได้แม้ว่าฮาร์ดไดรฟ์ของคุณจะล้มเหลว

กู้คืนอัตโนมัติของ Excel

คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติ^{(Auto Recover feature)}จะเปิดอยู่โดยค่าเริ่มต้น และโดยทั่วไปจะบันทึกเอกสารของคุณลงในตำแหน่งชั่วคราวโดยอัตโนมัติหลังจากช่วงเวลาที่^{(set time interval)}กำหนด หากต้องการดูการ ตั้งค่าการ กู้คืนอัตโนมัติ^{(AutoRecover)}ให้คลิกที่ไฟล์^(File)จากนั้นเลือกตัว^(Options)เลือก

คลิกบันทึก^(Save)ในเมนูด้านซ้าย แล้วคุณจะเห็นตัวเลือกการกู้คืนอัตโนมัติ^{(AutoRecover option)}ใต้บันทึกเวิ^{( Save Workbooks)} ร์กบุ๊ ก

ตามค่าเริ่มต้นข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ^{(AutoRecover information)}จะถูกบันทึกทุกๆ 10 นาที นอกเหนือจากช่วงเวลานั้นExcelจะต้องไม่ได้ใช้งานเป็นเวลา 30 วินาทีก่อนที่จะบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ ข้อมูลที่บันทึกอัตโนมัติจะถูกบันทึกไว้ในตำแหน่งไฟล์กู้คืนอัตโนมัติที่^{(AutoRecover file location)}แสดงไว้ที่นี่ แล้วมันทำงานอย่างไร? โดยทั่วไป^(Basically)สมมติว่าคุณมีเวิร์กชีตแบบเดียวกับด้านล่างและคุณได้บันทึกไว้แล้ว

สมมติว่าฉันเพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ลงในสเปรดชีต Excel และรอ^{(Excel spreadsheet and wait)}ประมาณ 10 นาทีโดยไม่บันทึกเอกสาร เนื่องจากช่วงเวลาการกู้คืนอัตโนมัติ^{(AutoRecover interval)}ถูกตั้งไว้ 10 นาที คุณจึงต้องรออย่างน้อยที่สุดจึงจะบันทึกข้อมูลได้

ในกรณีของฉัน ฉันจำลองการขัดข้องของ Excel^{(Excel crash)}โดยเปิดตัวจัดการงาน^{(task manager)}และปิดกระบวนการExcel ^{(Excel process)}หลังจากนั้น ฉันเปิดExcel อีกครั้ง และเห็นตัวเลือกที่เรียกว่าShow Recovered Filesทันที

หากคุณคลิกมันจะแสดงรายการ ไฟล์ Excelที่สามารถกู้คืนได้ ในกรณีของฉัน มันมีไฟล์ต้นฉบับซึ่งมีข้อมูลอยู่ในA1 และ A2^{(A1 and A2)}และยังมีไฟล์กู้คืนอัตโนมัติ^{(AutoRecovered file)}ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่ฉันไม่ได้บันทึกลงในดิสก์

การคลิกที่รายการใด ๆ ในรายการจะเป็นการเปิดอินสแตนซ์อื่นของExcelที่แสดงข้อมูลในไฟล์นั้น ๆ โดยรวมแล้ว นี่เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์จริงๆ สำหรับช่วงเวลาที่คุณไม่ได้บันทึกงานทั้งหมดของคุณ แต่Excelสิ้นสุดลงอย่างกะทันหัน

ข้อเสียที่สำคัญของคุณลักษณะนี้คือข้อมูลที่กู้คืนอัตโนมัติ^{(AutoRecover data)}จะจัดเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์เดียวกันกับไฟล์ของคุณ ดังนั้นหากมีสิ่งใดเกิดขึ้นกับฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ทุกอย่างจะหายไป คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งในการตั้งค่าด้านบนเป็นฮาร์ดไดรฟ์แยกต่างหาก หรือแม้แต่ตำแหน่งเครือข่าย^{(network location)}ซึ่งฉันขอแนะนำเป็นอย่างยิ่ง

โปรดทราบว่าข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ^{(AutoRecover information)}จะถูกลบโดยอัตโนมัติโดยExcelในสถานการณ์ต่อไปนี้:

1. คุณบันทึกไฟล์ด้วยตนเองหรือโดยใช้ไฟล์^(File) – บันทึกเป็น^{(Save As)} .
2. คุณปิดไฟล์หรือออกจาก Excel^{(file or quit Excel)} (ไม่ว่าคุณจะบันทึกไฟล์หรือไม่ก็ตาม)
3. คุณปิดการกู้คืนอัตโนมัติ^{(AutoRecover)}ทั้งหมดหรือเพียงแค่สมุดงาน

โดยพื้นฐานแล้ว เมื่อใดก็ตามที่คุณบันทึกไฟล์ ระบบจะกำจัดข้อมูลการกู้คืน^{(AutoRecover data)}อัตโนมัติ นอกจากนี้ หากคุณออกจากExcel ด้วยตนเอง และเลือกที่จะไม่บันทึกข้อมูล ระบบจะลบข้อมูลการกู้คืน^{(AutoRecover data)}อัตโนมัติ เพียง^(Just)จำไว้ว่าเมื่อใช้คุณสมบัตินี้ หากคุณเป็นผู้ใช้ Excel^{(Excel user)} จำนวน มาก ฉันขอแนะนำให้ตั้งค่าช่วงการกู้คืนอัตโนมัติ^{(AutoRecover interval)}เป็น 2 หรือ 3 นาทีแทนที่จะเป็น 10

สำรองข้อมูลอัตโนมัติ

คุณสมบัติอีกอย่างที่หลายคนไม่ค่อยรู้จักคือAutoBackup หากต้องการใช้งาน คุณต้องไปบันทึกไฟล์ก่อนเพื่อไปที่กล่อง^{(dialog box)}โต้ตอบบันทึก ^(Save) หากคุณมีเอกสาร Excel^{(Excel document)} ที่บันทึกไว้ แล้ว ให้ไปที่ไฟล์^(File)จากนั้นบันทึกเป็น^{(Save As)}แล้วเลือกตำแหน่ง เมื่อคุณทำเช่นนี้ จะแสดงกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น^{(Save As)}

ในกล่องโต้ตอบ ให้คลิกที่ ปุ่ม เครื่องมือ^(Tools)ที่อยู่ทางด้านซ้ายของปุ่มบันทึก ^(Save)คุณจะเห็นตัวเลือกสองสามตัว ซึ่งหนึ่งในนั้นคือตัวเลือก^{(General Options)}ทั่วไป เมื่อคุณคลิกที่หน้าต่างเล็ก ๆ จะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกเพิ่มเติม

ไปข้างหน้าและทำเครื่องหมายที่ช่องสร้างการสำรองข้อมูล เสมอ ^{(Always create backup)}คลิก ตกลง^{(Click OK)}และตอนนี้ เมื่อคุณบันทึกไฟล์ ไฟล์สำรองของ Excel^{(Excel backup)}จะถูกสร้างขึ้นด้วยนามสกุล .XLK ด้วย โปรดทราบว่าในครั้งแรกที่คุณทำเช่นนี้ ไฟล์จะเหมือนกันทุกประการ หากคุณแก้ไขไฟล์ต้นฉบับแล้วบันทึกอีกครั้งไฟล์สำรอง^{(backup file)}จะยังคงเหมือนเดิม (ข้อมูลเดิม) ครั้งที่สามที่คุณบันทึกไฟล์สำรอง^{(backup file)}จะได้รับการอัปเดตด้วยข้อมูลจนถึงการบันทึกครั้งที่สอง

โดยทั่วไปไฟล์สำรอง^{(backup file)}จะเป็นเวอร์ชันเดียวที่อยู่เบื้องหลังเวอร์ชันปัจจุบันเสมอ ดังนั้น หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงหลายอย่าง บันทึกไฟล์ของคุณแล้วต้องการกลับไปใช้เวอร์ชันที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น คุณก็สามารถเปิดไฟล์สำรอง^{(backup file)}ได้

ไฟล์ถูกบันทึกในตำแหน่งเดียวกับไฟล์ต้นฉบับ และดูเหมือนจะไม่มีทางเปลี่ยนแปลงได้ ฟีเจอร์นี้ไม่ได้เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณมากนัก แต่ก็ดีในบางสถานการณ์

การเปิดใช้งานคุณลักษณะการสำรองและการกู้คืน^{(backup and recovery features)} เหล่านี้ ในExcelหวังว่าคุณจะไม่สูญเสียข้อมูลสำคัญ เป็นตัวเลือกที่ดีเสมอที่จะใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ (เช่นOneDrive ) เป็นเครือข่ายความปลอดภัย^{(safety net)} พิเศษ ในกรณีที่คอมพิวเตอร์ของคุณล้มเหลวอย่างร้ายแรง หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดแสดงความคิดเห็น สนุก!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragеdy when someone loses something important theу were working on becausе they didn’t save thеir dоcument properly. This happens more often than you would think to Excel and Word usеrs!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีทำ Histogram ใน Excel

• วิธีที่จะปลอดภัย Password Protect Excel File

• วิธีสร้าง Flowchart ใน Word and Excel

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• จัดรูปแบบเซลล์โดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel

• ปรับความกว้างคอลัมน์และความสูงของแถวอัตโนมัติใน Excel

• วิธีใช้ Sparklines ใน Excel

• วิธีการคำนวณ Variance ใน Excel

• วิธีการบันทึก Macro ใน Excel

• ใช้ Excel เพื่อหาอัตราดอกเบี้ยที่แท้จริงจากอัตราดอกเบี้ยที่กำหนด

• วิธีใช้ COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS ใน Excel

• วิธีเพิ่มความคิดเห็นในเซลล์แผ่นงาน Excel

• 40 แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Excel ที่ดีที่สุด

• วิธีแยกชื่อและนามสกุลใน Excel

• บทช่วยสอนพื้นฐานของ Microsoft Excel – การเรียนรู้วิธีใช้ Excel

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

• วิธีสร้าง Distribution List ใน Outlook

• วิธีการลบวันที่ใน Excel

• เชื่อมโยงเซลล์ระหว่างชีตและเวิร์กบุ๊กใน Excel