ทุกสิ่งที่คุณทำจะสร้างข้อมูลที่ไหนสักแห่ง ข้อมูลนั้นเมื่อรวบรวมและวิเคราะห์จะกลายเป็นข้อมูล ข้อมูลดังกล่าวสามารถบอกคนอื่นเกี่ยวกับตัวคุณได้มากกว่าที่คุณอาจต้องการให้พวกเขารู้

ข้อมูลที่เก็บรวบรวมเมื่อเวลาผ่านไปสามารถบอกข้อมูลทุกอย่าง^{(someone everything)}เกี่ยวกับตัวคุณกับใครบางคน และสามารถนำมาใช้เพื่อช่วยหรือทำร้ายคุณได้ ข้อมูลนี้เรียกว่าข้อมูลเมตา

เมตาดาต้าคืออะไร?

ข้อมูลเมตา^(Metadata)คือข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล คุณไม่ เกลียด^(Don)เมื่อมีคนใช้คำเพื่อกำหนดคำนั้น? ข้อมูล^(Data)คือข้อเท็จจริงที่มีวัตถุประสงค์อย่างสมบูรณ์ ไม่สามารถโต้แย้งได้อย่างสมเหตุสมผล หนึ่งคือหนึ่งและศูนย์คือศูนย์ อุณหภูมิคือสิ่งที่มันเป็น วันที่ของวันนี้คือวันที่ของวันนี้ คุณได้รับจุด

ข้อมูลเมตา^(Metadata)คือข้อเท็จจริงเกี่ยวกับข้อมูลชิ้นเดียว มาอธิบายเรื่องนี้ด้วยตัวอย่างการเขียนจดหมายในMicrosoft Word^{(Microsoft Word)}

คุณพิมพ์จดหมายเพื่อส่งถึงเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ทำงานที่ผิดจรรยาบรรณ หรือแม้กระทั่งผิดกฎหมาย ใช่ เราดราม่ากันทันที

จดหมายเป็นข้อมูลที่ทำจากอักขระที่คุณพิมพ์ในลำดับที่แน่นอน อักขระที่คุณพิมพ์ถูกสร้างขึ้นโดยกลุ่มของตัวอักขระและเลขศูนย์ หนึ่งและศูนย์คือข้อมูลที่ประกอบขึ้นเป็นข้อมูลในจดหมาย

เมื่อเลขศูนย์และเลขศูนย์ถูกเปลี่ยนเป็นตัวอักษร ก็มีข้อมูลอื่นเกี่ยวกับจดหมายที่สร้างขึ้น ข้อมูลเมตาบางส่วนนั้นรวมถึงเมื่อคุณพิมพ์จดหมาย ใครพิมพ์จดหมาย เมื่อมีการบันทึกล่าสุดWord เวอร์ชันใดที่ สร้างใน Word ทั้งหมดนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลหรือข้อมูลเมตา

ข้อมูลเมตาทำอะไร?

ในMicrosoft Officeข้อมูลเมตาส่วนใหญ่มีไว้เพื่อประโยชน์ของคุณเท่านั้น สามารถช่วยค้นหาเวอร์ชันล่าสุดของเอกสารหรือดูว่าใครเป็นผู้สร้างเอกสาร คุณจึงสามารถถามคำถามเกี่ยวกับเอกสารดังกล่าวได้ ช่วยติดตามการแก้ไขหรือความคิดเห็นในเอกสาร

มันยังถูกใช้โดยโปรแกรม Office^{(Office program)}และโปรแกรมอื่นๆ เพื่อทำงานกับเอกสาร Windows Explorerใช้ข้อมูลในการจัดประเภทและจัดเรียงเอกสาร เป็นต้น

เหตุ ใดฉันจึงต้องการลบข้อมูลเมตา^(Metadata)

กลับไปที่จดหมายที่คุณส่งถึงเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับเรื่องคร่าวๆ ที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน คุณทำ สิ่ง^{(’ attention)}นี้โดยไม่เปิดเผยตัวตนเพราะคุณกลัวการถูกลงโทษ หรือคุณเพียงแค่ไม่ต้องการมีส่วนร่วมเกินกว่าจะแจ้งต่อเจ้าหน้าที่ เป็นการแจ้งเบาะแส

คุณออกไปทั้งหมดและรับที่อยู่อีเมลชั่วคราวแล้วส่งจากคอมพิวเตอร์สาธารณะที่ห้องสมุดเพื่อปกปิดร่องรอยของคุณ เนื่องจากข้อมูลเมตา เอกสารอาจมีข้อมูลที่สามารถใช้เชื่อมโยงกลับมาหาคุณได้ มันอาจจะยังมีชื่อของคุณติดอยู่

ที่แย่ไปกว่านั้น การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับเอกสาร แม้ว่าจะไม่ปรากฏให้คุณเห็นอีกต่อไป แต่อาจยังอยู่ในเอกสาร หากคุณเขียนย่อหน้าเกี่ยวกับบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงสำหรับคุณแต่ได้ลบออกเนื่องจากสามารถใช้เพื่อระบุตัวคุณ ย่อหน้านั้นอาจยังเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ในรูปแบบของข้อมูลเมตา

ฉันจะดูข้อมูลเมตาของ Office ได้อย่างไร

ต่อไปนี้เป็นรายการวิธีการเพื่อดูว่ามีข้อมูลเมตาใดบ้างที่แนบมากับไฟล์ Word^(Word) , ExcelหรือPowerPointของคุณ ข้อมูลเมตา^(Metadata) ที่เกี่ยวข้อง กับอีเมลที่ส่งจากOutlookนั้นซับซ้อนกว่ามากและอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้

ดูข้อมูลเมตา^{(View Metadata)}ในWord , Excelหรือ PowerPoint

เมื่อเปิดเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรืองานนำเสนอที่คุณต้องการตรวจสอบ:

คลิกไฟล์^{(File )}ที่มุมบนซ้าย

บน หน้าจอ ข้อมูล^{(Info )}คุณจะเห็นข้อมูลมากมาย เช่นขนาด^(Size)หน้า^(Pages)คำเวลา^(Words)ในการแก้ไขทั้งหมด การ ^{(Total Editing Time)}แก้ไข^(Modified)ล่าสุดที่สร้าง^(Created)แล้ว และบุคคลที่เกี่ยวข้องท่ามกลางข้อมูลอื่นๆ

ภายใต้ข้อมูลนั้น ให้คลิกที่แสดงคุณสมบัติทั้งหมด^{(Show All Properties)}เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม
หมายเหตุ: ^(NOTE:) ให้ความสนใจ^{(Pay attention)}กับข้อมูลเทมเพลต ^(Template)หากคุณใช้เทมเพลตที่มีชื่อของคุณหรือชื่อบริษัท^{(company name)}ในชื่อไฟล์ ซึ่งสามารถติดตามคุณได้

ดูข้อมูลเมตาใน Windows Explorer

เปิดWindows Explorerและไปที่ตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ไว้

คลิกขวา^{(Right-click)}ที่ไฟล์^{(file and click)}แล้วคลิกProperties

ในหน้าต่าง Properties^{(Properties window)}ให้คลิกที่แท็บDetails คุณจะเห็นข้อมูลเมตาทั้งหมดในรายการกระชับและรัดกุม

ดูข้อมูลเมตาทั้งหมด^{(View All Metadata)}สำหรับไฟล์Word , ExcelหรือPowerPoint

Extensible Markup Language ( XML ) เป็นเอกสาร defacto สำหรับการจัดเก็บข้อมูลเมตาในการคำนวณ มันมาพร้อมกับไฟล์ทุกประเภทและไฟล์ Microsoft Officeก็ไม่มีข้อยกเว้น

การดูเอกสาร XML เหล่านี้เป็นเรื่องง่ายอย่างน่าประหลาดใจ ลองทำสิ่งนี้กับไฟล์Word^{(Word file)}

1. เปิดWindows Explorerและไปที่ตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ไว้
2. ทำสำเนาของไฟล์ เพื่อไม่ให้ไฟล์ต้นฉบับเสียหายโดยไม่ได้ตั้งใจ
3. เลือกไฟล์คัดลอกแล้ว^{(copy file)}แตะ ปุ่ม F2บนแป้นพิมพ์หรือคลิกขวาที่ ไฟล์ แล้วเลือก^{(file and select)} เปลี่ยนชื่อ^(Rename)

เปลี่ยนนามสกุลของไฟล์จาก.docxเป็น. zip ใช่ ประเภทไฟล์ Office^{(Office filetype)} แต่ละประเภท ที่ลงท้ายด้วยxเป็นไฟล์บีบอัดที่มีเอกสาร XML คุณจะได้รับคำเตือนเกี่ยวกับการดำเนินการนี้ คลิกใช่^(Yes) _

คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกExtract All…

ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ระบบจะถามคุณว่าคุณต้องการบันทึกไฟล์ที่แยกออกมาไว้ที่ใด และคุณต้องการแสดงไฟล์ที่แยกออกมาเมื่อเสร็จสิ้นหรือไม่ ค่าเริ่มต้นเป็นสิ่งที่ดี คลิกแยก^(Extract) _

เมื่อแตกไฟล์เสร็จแล้ว คุณจะเห็นสามโฟลเดอร์และไฟล์XML ^{(XML file)}สำรวจในไฟล์เหล่านี้เพื่อดูว่ามีข้อมูลใดบ้างที่จัดเก็บไว้ หากคุณดับเบิลคลิกที่ไฟล์ XML ไฟล์^{(XML file)}นั้นมักจะเปิดในInternet Explorer^{(Internet Explorer)}

มันจะดูแปลก ๆ แต่คุณควรจะสามารถระบุความหมายของข้อมูลส่วนใหญ่ได้ มีไฟล์ XML สองไฟล์ที่อาจมีชื่อของคุณ: core.xmlในโฟลเดอร์ docProps และdocument.xml ^(docProps)และ^{(document.xml )} people.xml ทั้ง^{( people.xml)}ในโฟลเดอร์word

วิธีลบข้อมูลเมตา^{(Delete Metadata)}จากMicrosoft Word , Excelหรือ PowerPoint

ใช้เวลานานกว่าจะมาถึงที่นี่ แต่ถ้าคุณจะทำสิ่งนี้ คุณควรรู้ว่าทำไม มาเริ่มกันเลย

ลบข้อมูลเมตา^{(Delete Metadata)}ในWord , Excelหรือ PowerPoint

คลิกไฟล์^{(File )}ที่มุมบนซ้าย

ใน หน้า ข้อมูล^{(Info )}ให้คลิกCheck for Issuesทางด้านซ้าย ใกล้ตรงกลางหน้า

คลิก ตรวจ สอบเอกสาร ^{(Inspect Document)}หน้าต่าง ตัวตรวจสอบเอกสาร^{(Document Inspector )}จะเปิดขึ้น

 ตรวจสอบ ให้^(Make)แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมายทั้งหมดในตัวตรวจสอบเอกสาร^{(Document Inspector)}แล้ว จากนั้นคลิกปุ่มตรวจสอบ^(Inspect)

เมื่อตัวตรวจสอบเอกสาร^{(Document Inspector)}เสร็จสิ้น คุณจะเห็นข้อมูล^{(see information)}เกี่ยวกับประเภทข้อมูลที่พบ เครื่องหมายถูกสีเขียวในวงกลมหมายความว่าไม่พบข้อมูลประเภทนั้น เครื่องหมายอัศเจรีย์^{(exclamation mark)}สีแดงหมายความว่าพบข้อมูลประเภทนั้น ถัดจากคำอธิบายของประเภทข้อมูลนั้น คุณจะเห็นปุ่มลบทั้งหมด^{(Remove All)}

คลิก^(Click)เพื่อลบข้อมูลประเภทนั้นทั้งหมด อาจมีปุ่มเหล่านี้หลายปุ่ม ดังนั้นให้เลื่อนลงมาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับทุกปุ่ม

หลังจากที่คุณลบข้อมูลเมตาแล้ว คุณอาจต้องการคลิก ปุ่ม ตรวจ^{(Reinspect )}สอบอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่พลาดสิ่ง^{(t miss anything)}ใด

บันทึกเอกสารของคุณตอนนี้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะไม่ถูกป้อนซ้ำ

จะมั่นใจ^(Certain) ได้อย่างไร ว่าข้อมูลเมตา^(Metadata)ถูกลบ ไปแล้ว

ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อดูข้อมูลเมตาทั้งหมดใน Word, Excel หรือ^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} PowerPoint เมื่อตรวจสอบไฟล์ core.xml, document.xml และ people.xml คุณจะเห็นว่าไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารอีกต่อไป

ถ้าคุณเปลี่ยนนามสกุลกลับจาก .zip เป็น .docx คุณจะสามารถเปิดไฟล์ได้ตามปกติในWordอีกครั้ง

วิธีการลบข้อมูลเมตา^{(Delete Metadata)}ในWindows Explorer

นี่เป็นวิธีที่ดีหากคุณต้องการดึงข้อมูลเมตาออกจากไฟล์หลายๆ ไฟล์อย่างรวดเร็ว การทำเช่นนี้สำหรับ 2 ไฟล์ขึ้นไปสามารถทำได้ในไม่กี่วินาที

เปิดWindows Explorer และไป^{(Windows Explorer and navigate)}ที่ไฟล์ที่คุณต้องการลบข้อมูลเมตา คลิกขวา^{(Right-click)}ที่ไฟล์^{(file and click)}แล้วคลิกProperties

ในหน้าต่าง Properties^{(Properties window)}ให้คลิกที่ แท็บ Detailsจากนั้นคลิกที่Remove Properties and Personal Information^{(Remove Properties and Personal Information)}

คุณสามารถลบข้อมูลได้สองวิธี คุณสามารถลบข้อมูลเมตาออกจากไฟล์ต้นฉบับหรือทำสำเนาไฟล์โดยไม่มีข้อมูลเมตา

ลบข้อมูลเมตาจากไฟล์ต้นฉบับ

เลือกลบคุณสมบัติต่อไปนี้ออกจากไฟล์นี้:^{(Remove the following properties from this file:)}จากนั้นเลือกเฉพาะกล่องที่คุณต้องการ หรือคลิกที่ปุ่มเลือกทั้งหมด ^{(Select All )}จาก นั้นคลิกตกลง^(OK)

ทำสำเนาโดยไม่มีข้อมูลเมตา

จะเป็นการคัดลอกไฟล์และเพิ่มคำว่าCopy ต่อท้ายชื่อไฟล์ สำเนาดังกล่าวจะไม่มีข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้อง

ใน หน้าต่าง Remove Propertiesให้เลือกCreate a copy with all possible properties ถูกลบออก^{(Create a copy with all possible properties removed)}จากนั้นคลิกปุ่มOK

เปรียบเทียบคุณสมบัติของต้นฉบับและสำเนาเพื่อดูความแตกต่าง

ในความชัดเจน?

นี่หมายความว่าคุณอยู่ในที่ชัดเจนหรือไม่? คุณไม่สามารถระบุได้ในขณะนี้จากเอกสาร? มันยากที่จะพูด สิ่งที่คุณทำกับเอกสารต่อไปจะเป็นตัวกำหนดว่า

การประมวลผลเอกสารแบบดิจิทัลเพิ่มเติม เช่น การส่งอีเมล สามารถเพิ่มข้อมูลเมตากลับเข้าไปในห่วงโซ่ได้ ทางเลือกที่เป็นไปได้คือพิมพ์เอกสารและส่งทาง^{(document and mail)}ไปรษณีย์ เป็นการยากที่จะดึงข้อมูลเมตาจากกระดาษ

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything you do generates datа somewhere. Thаt data, when collected and analyzed, becomes information. That information can tell someone more about you than you probably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

Related posts

• Microsoft Office เวอร์ชันล่าสุดคืออะไร

• ฉันมี Microsoft Office เวอร์ชันใด

• วิธีการเปลี่ยน Background ใน Microsoft Teams

• วิธีการ Create and Use AutoText ใน Microsoft Word

• วิธีการสร้าง Gantt Charts ใน Microsoft Excel

• วิธีการเพิ่ม Headers and Footers ใน PowerPoint

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีการใส่ลายเซ็นใน Microsoft Word Document

• วิธีสร้าง Distribution List ใน Outlook

• วิธีทำความเข้าใจการวิเคราะห์แบบ What-If ใน Microsoft Excel

• วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Word

• วิธีสร้าง Breakout Rooms ใน Microsoft Teams

• Ultimate Guide เพื่อซ่อมแซมความเสียหายหรือ Corrupt Word File

• วิธีสร้างทางลัด Microsoft Outlook สำหรับอีเมลและงาน

• วิธีเพิ่ม Music ถึงการนำเสนอ PowerPoint

• 7 โปรแกรมเสริม Microsoft Word ที่ดีที่สุด

• แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Word ที่ดีที่สุด 30+ รายการ

• OneDrive สำหรับ School or Work: 8 Tips สำหรับ Beginners

• Microsoft Word ไม่ตอบสนอง? 8 วิธีในการแก้ไข

• วิธีการใช้ Slide Master ใน Microsoft PowerPoint