ในบทความก่อนหน้านี้ เราได้กล่าวถึง วิธีการทำงาน ของการประชุมทางวิดีโอใน Microsoft Teams ^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)}ตั้งแต่นั้นมาMicrosoftได้อัปเดตTeamsด้วยคุณสมบัติใหม่ รวมถึงความสามารถที่รอคอยมานานและเป็นที่ต้องการอย่างมากในการสร้างห้องกลุ่มย่อย อันที่จริงผู้ใช้ Microsoft กว่า 20,000 คนโหวตให้ข้อเสนอแนะ^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)}ในMicrosoft Teams UserVoiceซึ่งเป็นฟอรัมคำติชมของผู้ใช้สำหรับแอปTeams

ทุกคนสามารถเข้าถึงTeams ได้ด้วยบัญชี ^(Teams)Microsoftฟรีและผู้ใช้ระดับพรีเมียมของ ชุดโปรแกรม Office 365 จะเพลิดเพลินไปกับ ^{(Office 365)}Teamsเวอร์ชันที่มีประสิทธิภาพพร้อมฟีเจอร์ต่างๆ เช่น พื้นที่จัดเก็บไฟล์ที่เพิ่มขึ้น การบันทึกการประชุม และความสามารถในการจัดกิจกรรมออนไลน์สำหรับผู้คนได้มากถึง 10,000 คน 

ข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับห้อง^{(Breakout Rooms)} กลุ่มย่อย ในทีม^(Teams)

ก่อนที่เราจะเริ่มต้น ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างอยู่ในสถานที่เพื่อให้คุณสามารถสร้างห้องกลุ่มย่อยในการประชุมTeams ของคุณได้ ^(Teams)ตามที่คุณอาจจินตนาการ จำเป็นต้องมีการตั้งค่าบางอย่างเพื่อเปิดใช้งานห้อง กลุ่ม ย่อย ใน Teams ตรวจสอบ^{(Double-check)}การตั้งค่าเหล่านี้อีกครั้งก่อนที่จะเริ่ม

ประสบการณ์การประชุมครั้งใหม่

ก่อนอื่น คุณต้องใช้ "ประสบการณ์การประชุมแบบใหม่" ของทีม คุณสามารถเปิดประสบการณ์ใหม่ได้โดยเลือกรูปโปรไฟล์ที่มุมบนขวาของแอปเดสก์ท็อปแล้วไปที่การตั้งค่า ^(Settings)จากนั้นเลือกเปิดประสบการณ์การประชุมใหม่^{(Turn on new meeting experience)}และเริ่มต้น Teams ใหม่

จำนวนผู้เข้าร่วมขั้นต่ำ

เพื่อให้ตัวเลือกการแบ่งกลุ่มพร้อมใช้งานสำหรับผู้จัดการประชุม ต้องมีผู้เข้าร่วมอย่างน้อยห้าคนในการประชุม แม้ว่าผู้ที่โทรเข้าทางโทรศัพท์จะไม่สามารถเข้าร่วมกลุ่มย่อยได้ในขณะนี้ แต่จะ^{(do )}นับรวมในจำนวนขั้นต่ำห้าคน

คุณเป็นผู้จัดประชุมหรือไม่?

เฉพาะผู้จัดการประชุมเท่านั้นที่สามารถสร้างและจัดการกลุ่มย่อย แม้ว่าจะมีข้อบ่งชี้บางอย่างจากMicrosoftว่าพวกเขาจะอนุญาตให้ผู้จัดแบ่งปันความรับผิดชอบนี้ในการอัปเดตTeams ใน อนาคต 

นอกจากนี้ ผู้จัดการประชุมจะต้องใช้แอปเดสก์ท็อป ไม่ใช่เวอร์ชันเบราว์เซอร์หรือแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ (อย่ากังวล ผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมการประชุมผ่าน แอป Teams สำหรับ Android^{(Teams Android)}หรือ iPhone จะสามารถเข้าร่วมกลุ่มย่อยได้)

เคล็ดลับ: ถ้าการเชิญเข้าร่วมประชุมต้องมาจากบุคคลอื่นที่ไม่ใช่บุคคลที่จะจัดการกลุ่มย่อย ให้ผู้จัดการกลุ่มย่อยสร้างการ ประชุม Teamsแล้วใช้ลิงก์การประชุมนั้นในการเชิญเข้าร่วมการประชุม 

ตราบใดที่ลิงก์การประชุมถูกสร้างขึ้นโดยบุคคลที่จะจัดการกลุ่มย่อย ไม่สำคัญว่าใครจะแชร์ลิงก์นั้น

การสร้างห้องกลุ่มย่อยในทีม

ในขณะที่เขียนนี้ ห้องกลุ่มย่อยในTeamsไม่สามารถกำหนดค่าล่วงหน้าของการประชุมได้เหมือนที่ทำในZoom เมื่อการ ประชุม Teamsกำลังดำเนินการอยู่ คุณซึ่งเป็นผู้จัดการประชุมสามารถเริ่มต้นได้โดยการเลือก ไอคอน ห้อง^{(Breakout Rooms)}กลุ่มย่อย บนแถบเครื่องมือการประชุม

การเลือก ไอคอน ห้อง^{(Breakout Rooms)} กลุ่มย่อย จะเปิดหน้าจอซึ่งคุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการสร้างห้องกลุ่มย่อยกี่ห้อง และคุณต้องการ ให้ Teamsกำหนดผู้เข้าร่วมในห้องกลุ่มย่อยโดยอัตโนมัติ หรือหากคุณต้องการเลือกห้องกลุ่มย่อยด้วยตนเอง ผู้เข้าร่วมจะถูกส่ง

เมื่อคุณสร้างห้องกลุ่มย่อยแล้ว คุณสามารถกำหนดผู้เข้าร่วมไปยังห้องต่างๆ ผ่านแผงห้องกลุ่มย่อย 

เลือกมอบหมายผู้เข้าร่วม^{(Assign participants)}แล้วคุณจะเห็นรายชื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการประชุมของคุณ ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากผู้เข้าร่วมแล้วเลือกห้องที่คุณต้องการมอบหมายให้พวกเขา

ในฐานะผู้จัดการประชุม คุณสามารถกำหนดผู้เข้าร่วมไปยังห้องกลุ่มย่อยได้ทุกเมื่อในระหว่างการประชุม เมื่อคุณพร้อมสำหรับเซสชันกลุ่มย่อยที่จะเริ่มต้นจริง ให้เลือกเริ่มห้อง^{(Start rooms)}เพื่อเปิดห้องกลุ่มย่อยทั้งหมดพร้อมกันและย้ายบุคคลไปยังห้องที่ได้รับมอบหมาย

หมายเหตุ: ในปัจจุบัน คุณไม่สามารถตั้งเวลาเพื่อปิดห้องกลุ่มย่อยในTeams โดย อัตโนมัติ นี่เป็นอีกหนึ่งคุณลักษณะที่เราคาดว่าTeamsจะเพิ่มในการอัปเดตในอนาคต

ตัวเลือกสำหรับผู้จัดประชุม

เช่นเดียวกับในZoomผู้จัดการประชุมสามารถเข้าร่วมห้องกลุ่มย่อยได้ทุกเมื่อ ผู้จัดงานยังสามารถเปลี่ยนชื่อห้องได้ และเมื่อเปิดห้องกลุ่มย่อยทั้งหมดแล้ว ก็สามารถประกาศประกาศไปยังทุกห้องได้ ประกาศจะปรากฏในแผงแชทของห้องกลุ่มย่อย

ภายในการตั้งค่า^{(Room settings)}ห้อง ผู้จัดการประชุมสามารถเลือกที่จะให้Teamsย้ายผู้เข้าร่วมไปยังกลุ่มย่อยโดยอัตโนมัติ เทียบกับการบังคับให้ผู้เข้าร่วมเข้าร่วมห้องกลุ่มย่อยด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการอนุญาตหรือป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมกลับมาที่ห้องประชุมหลักระหว่างเซสชั่นกลุ่มย่อย

Inside Teams Breakout Rooms

ประสบการณ์สำหรับผู้เข้าร่วมในห้องกลุ่มย่อยในTeamsจะคล้ายกับการประชุม หลักของ Teams ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าถึงส่วนควบคุมการประชุมปกติทั้งหมดได้ พวกเขาสามารถเปิดและปิดเว็บแคม ปิดเสียงและเปิดเสียงตัวเอง แชร์หน้าจอ ยกมือขึ้น หรือเปิดหรือปิดแผงแชทและผู้เข้าร่วม 

กลับสู่การประชุมทีมหลัก

ถ้าผู้จัดการประชุมอนุญาต (ดูด้านบน) ผู้เข้าร่วมในห้องกลุ่มย่อยสามารถกลับไปที่การประชุมหลักได้ทุกเมื่อที่ต้องการโดยคลิกที่ปุ่มย้อนกลับ ^(Return)คำเตือน: การเลือก ปุ่ม ออก^{(Leave )}จะทำให้คุณออกจากการประชุมโดยสิ้นเชิง

แอปการประชุมทางวิดีโออื่นๆ

ผู้ใช้ Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)}พอใจกับการเพิ่มห้องกลุ่มย่อยใน ประสบการณ์ Teams เมื่อเร็ว ๆ นี้ แต่Teams ยังขาดคุณสมบัติบางอย่าง^{(Teams still lacks some features)}ที่แอปการประชุมทางวิดีโออื่น ๆ มีให้ ถ้าคุณยังไม่พร้อมที่จะใช้Teamsสำหรับการประชุมออนไลน์ คุณอาจสนใจในการเปรียบเทียบแอปการประชุมทางวิดีโอที่แตกต่างกันสี่แอ^{(four different video conferencing apps)}ป สำหรับการอ่านเพิ่มเติม โปรดดูบทความของเราเกี่ยวกับGoogle Meet vs. Zoom^{(Google Meet vs. Zoom)}และZoom vs. Skype

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous articlе, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

Related posts

• วิธีการเปลี่ยน Background ใน Microsoft Teams

• 4 Ways การเรียกใช้ Microsoft Teams Poll ในระหว่างการประชุม

• วิธีสร้างและใช้ Breakout Rooms ใน Microsoft Teams

• วิธีการ Create and Use AutoText ใน Microsoft Word

• วิธีการสร้าง Gantt Charts ใน Microsoft Excel

• Ultimate Guide เพื่อซ่อมแซมความเสียหายหรือ Corrupt Word File

• วิธีทำ Histogram ใน Excel

• แก้ไข Microsoft Outlook พบปัญหาข้อผิดพลาด

• วิธีการใช้ Slide Master ใน Microsoft PowerPoint

• Microsoft Outlook ไม่ตอบสนอง? 8 วิธีแก้ปัญหาที่ควรลอง

• Microsoft Myanalytics คืออะไรและวิธีการใช้งาน

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีการใส่ลายเซ็นใน Microsoft Word Document

• วิธีที่จะปลอดภัย Password Protect Excel File

• วิธีเพิ่ม Music ถึงการนำเสนอ PowerPoint

• วิธีการลบข้อมูลเมตาส่วนบุคคลโดยสมบูรณ์จากเอกสาร Microsoft Office

• วิธีการสร้าง Drop Down List ใน Excel

• วิธีการเพิ่ม Headers and Footers ใน PowerPoint

• วิธีสร้าง Distribution List ใน Outlook

• วิธีการ Group Worksheets ใน Excel