ยิ่งคุณมีอุปกรณ์พกพามากเท่าไร การเข้าถึงไฟล์ของคุณก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรืออุปกรณ์ใดที่คุณใช้อยู่ ย้อนกลับไป^(Back)ในสมัยก่อน ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณทั้งหมดอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังนั้น หากคุณไม่ได้อยู่ใกล้คอมพิวเตอร์ คุณจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้ ทั้งหมดนี้เปลี่ยนไปพร้อมกับอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงและ บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบน คลาวด์^(cloud)ที่เสนอโดยบริษัทต่างๆเช่น  Dropbox , AmazonและGoogle

ที่น่าแปลกก็คือ คำสั่งให้อยู่แต่บ้านในปีที่แล้วและเปลี่ยนไปทำงานทางไกล ได้เพิ่มความต้องการและความต้องการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ด้วย โรงเรียนและนายจ้างหลายแห่งหันมาใช้Microsoft 365เพื่อให้นักเรียนและพนักงานเชื่อมต่อกัน สำหรับการจัดเก็บไฟล์ นั่นหมายถึงการนำOneDriveสำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงานมาใช้ 

หากคุณเป็น ผู้ใช้ OneDrive ใหม่ ไม่ว่าจะสำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน โปรดอ่านเคล็ดลับบางประการในการใช้บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของ Microsoft

1. ทำความเข้าใจ ไอคอนสถานะ^{(Status Icons)} OneDrive ของคุณ

เมื่อบันทึกไฟล์ไปยังOneDriveคุณสามารถเลือกให้ไฟล์ของคุณพร้อมใช้งานแบบออนไลน์เท่านั้นหรือออฟไลน์ ฟีเจอร์ OneDrive ^(OneDrive) Files On-Demand ช่วยให้คุณเข้าถึงทุก สิ่งที่คุณบันทึกไว้ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยไม่ต้องดาวน์โหลดสำเนาของทุกไฟล์ในเครื่อง แต่คุณจะเห็นไฟล์ของคุณแสดงอยู่ในตัวจัดการไฟล์พร้อมกับไอคอนสถานะที่ระบุว่าแต่ละไฟล์เป็นแบบออนไลน์เท่านั้น พร้อมใช้งานในเครื่อง หรือพร้อมใช้งานตลอดเวลา

ไอคอนคลาวด์สีน้ำเงินแสดงว่าไฟล์เป็นแบบออนไลน์เท่านั้น เครื่องหมายถูกสีเขียวในวงกลมจะปรากฏขึ้นตามไฟล์ที่มีอยู่ในอุปกรณ์ที่คุณใช้

ไฟล์ที่คุณเลือก เก็บไว้ในอุปกรณ์ของคุณ เสมอ^{(always )}จะแสดงวงกลมสีเขียวทึบพร้อมเครื่องหมายถูกสีขาว 

หากคุณเปิดไฟล์แบบออนไลน์อย่างเดียวบนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่น ไฟล์นั้นจะถูกดาวน์โหลดและพร้อมใช้งานในเครื่อง การพร้อมใช้งานในเครื่องหมาย ความ^(Being)ว่าคุณสามารถเปิดไฟล์ได้แม้ว่าคุณจะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็ตาม หากต้องการเพิ่มพื้นที่ว่างบนฮาร์ดไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไฟล์และเลือกเพิ่มพื้นที่ว่าง^{(Free up space)}

2. วิธีเปิดไฟล์แบบออนดีมานด์ 

ผู้ใช้พีซีสามารถทำตามขั้นตอนเหล่า นี้เพื่อเปิดFiles On-Demand

1. เลือกไอคอนOneDrive ในซิสเต็มเทรย์^(OneDrive)
2. เลือกความช่วยเหลือและการตั้ง^{(Help & Settings)}ค่า
3. เลือก การ ตั้งค่า^(Settings)
4. บน แท็บ การตั้งค่า^{(Settings )}ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง “ ประหยัดพื้นที่และดาวน์โหลดไฟล์ตามที่คุณใช้^{(Save space and download files as you use them)} ”

ผู้ใช้ Mac^(Mac)สามารถเปิดไฟล์ได้ตามใจ^(On-Demand)โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือก ไอคอน OneDriveในแถบเมนู
2. เลือกปุ่ม…เพิ่มเติม^(…More)
3. เลือกการตั้งค่า^{(Preferences)}
4. เลือกปุ่มเปิดไฟล์ตามความต้องการ^{(Turn on Files On-Demand)}

3. เปิด Storage Sense สำหรับพีซี

ผู้ใช้ Windows 10 มีตัวเลือกพิเศษในการเปิดStorage Senseซึ่งจะตั้งค่าไฟล์ OneDrive ใดๆ ที่คุณไม่ได้เปิดใน 30 วันที่ผ่านมาเป็นแบบออนไลน์เท่านั้นหากคุณมีพื้นที่ดิสก์เหลือน้อย 

คุณยังสามารถตั้งค่าให้Storage Senseทำงานทุกวัน สัปดาห์ หรือเดือน แทนที่จะใช้เฉพาะเมื่อคุณมีพื้นที่ดิสก์เหลือน้อย

4. สิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับOneDrive Personal Vault

แม้ว่าไฟล์ทั้งหมดที่คุณบันทึกไปยัง ระบบคลาวด์ของ OneDriveจะได้รับการปกป้องโดยมาตรการรักษาความปลอดภัยของ Microsoft แต่OneDrive Personal Vault ก็ มีชั้นการป้องกันเพิ่มเติมสำหรับไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อน 

เมื่อคุณบันทึกไฟล์ไปยัง vault ส่วนบุคคลของคุณ คุณต้องใช้การพิสูจน์ตัวตนที่เข้มงวดหรือขั้นตอนการยืนยันตัวตนที่สองเพื่อเข้าถึง ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ของคุณ ซึ่งอาจเป็นใบหน้าของคุณ ลายนิ้วมือPINหรือรหัสที่ส่งถึงคุณทางข้อความหรืออีเมล 

ไฟล์ใน Personal Vault ของคุณจะได้รับการเข้ารหัสตลอดเวลา รวมถึงเมื่ออยู่ในตู้นิรภัยและเมื่อไฟล์เหล่านั้นกำลังเดินทางระหว่างระบบคลาวด์และอุปกรณ์ของคุณ นอกจากนี้ ไฟล์ในห้องนิรภัยของคุณจะถูกสแกนหาไวรัสและติดตามกิจกรรมที่น่าสงสัย ซึ่งรวมถึงแรนซัมแวร์ 

Personal Vaultจะปรากฏเป็นโฟลเดอร์ภายในOneDriveของ คุณ เพียง^(Simply)บันทึกลงในตู้นิรภัยเพื่อรับประโยชน์ของการรักษาความปลอดภัยพิเศษทั้งหมดนั้น

หมายเหตุ^(Note) : ผู้ใช้ที่ไม่ได้สมัครใช้งานMicrosoft 365จะถูกจำกัดไว้ที่สามไฟล์ใน Personal Vault

5. วิธีอัปโหลดไฟล์ไปยัง OneDrive

หากคุณกำลังใช้OneDriveสำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน มีหลายวิธีในการอัปโหลดไฟล์ไปยังระบบคลาวด์OneDrive ของคุณ^(OneDrive)

อัปโหลดไฟล์โดยใช้เบราว์เซอร์ของคุณ

คุณสามารถเข้าถึงOneDriveในเบราว์เซอร์ได้ตลอดเวลา ขั้นตอนด้านล่างใช้ได้กับChromeและEdgeและอาจแตกต่างออกไปเล็กน้อยหากคุณใช้เบราว์เซอร์อื่น

1. ลงชื่อ^(Sign)เข้าใช้ office.com แล้วเลือกตัวเปิดใช้แอปที่มุมบนซ้ายของหน้า แล้วเลือกOneDrive

1. เลือกอัป^{(Upload )}โหลด> ไฟล์^(Files)หรือโฟลเดอร์^(Folder)

1. เลือก^(Choose)ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการอัปโหลดและเลือก
2. เลือกเปิด^(Open)หรือเลือกโฟลเดอร์^{(Select Folder)}

อัปโหลดไฟล์โดยใช้เดสก์ท็อปของคุณ

หากคุณใช้คอมพิวเตอร์ที่มีWindows 10แสดงว่า มีการติดตั้ง OneDriveแล้ว เพียง^(Simply)บันทึกหรือย้ายไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณไปยัง โฟลเดอร์ OneDriveเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณผ่านOneDrive

ถ้าคุณไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้OneDriveให้เลือก ปุ่ม เริ่มต้น^(Start)ค้นหาOneDriveแล้วเปิดแอป ทำตามคำแนะนำเพื่อลงชื่อเข้าใช้

ในทำนองเดียวกัน ผู้ใช้ Macสามารถอัปโหลดไฟล์ไปยังOneDriveได้โดยอัตโนมัติด้วยการคัดลอกหรือย้าย ไฟล์ไปยัง โฟลเดอร์OneDrive โดยใช้ ^(OneDrive)Finderหรือบันทึกลงใน โฟลเดอร์ OneDriveจากแอป

6. การแชร์ไฟล์ใน OneDrive

การแชร์ไฟล์ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อ ไปด้วย OneDrive บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้คลิกขวาที่ไฟล์และเลือก  แชร์^(Share)

เลือกคนที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย เพิ่มข้อความเสริม จากนั้นเลือก ปุ่ม ส่ง^(Send)หรือเลือกคัดลอกลิงก์หรือส่งผ่านแอปอื่นบนอุปกรณ์ของคุณ

7. กู้คืนไฟล์^(File)หรือโฟลเดอร์^(Folder)ในOneDrive

OneDriveมีถังรีไซเคิลซึ่งคุณสามารถกู้คืนไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณลบโดยไม่ตั้งใจได้ 

1. จากOneDriveในเบราว์เซอร์ของคุณ ให้เลือกถัง^{(Recycle Bin)}รีไซเคิล
2. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการกู้คืน

1. เลือกปุ่มคืนค่า^(Restore)

8. วิธีใส่วันหมดอายุ^{(Expiration Dates)}และรหัสผ่าน^(Passwords)ในไฟล์OneDrive ของคุณ^{(Your OneDrive)}

แม้ว่าฟีเจอร์นี้ยังไม่พร้อมใช้งานสำหรับบัญชีฟรี แต่ ผู้ใช้ Microsoft 365 บาง รายมีตัวเลือกในการใส่วันหมดอายุและรหัสผ่านในไฟล์ของตนในOneDrive หากเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ในOneDrive Admin Centerให้ดำเนินการดังนี้ 

หมายเหตุ^(Note) : ใช้งานได้เฉพาะเมื่อแชร์ลิงก์โดยไม่ระบุชื่อและจะไม่^(not) ทำงาน เมื่อคุณเลือกที่จะแชร์กับบุคคลที่ต้องการ 

1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์ 
2. เลือกแชร์^(share) _
3. ในการตั้งค่าลิงก์^{(link settings)}ให้เลือกว่าเมื่อใดที่คุณต้องการให้การเข้าถึงไฟล์หมดอายุ

1. เพิ่มรหัสผ่าน^(password)หากต้องการ
2. เลือกปุ่มนำ ไปใช้^(Apply)

รับประโยชน์ เพิ่มเติมจาก^(Out)OneDriveสำหรับโรงเรียน^(School)หรือที่ ทำงาน

เคล็ดลับข้างต้นเป็นเพียงการเริ่มต้นสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยOneDriveสำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน เรียนรู้วิธีแก้ปัญหาการซิงค์^{(sync issues)}ใช้ลิงก์สัญลักษณ์^{(symbolic links)}เพื่อซิงค์โฟลเดอร์ใดๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณกับOneDriveหรือหากคุณรู้สึกไม่สบายใจ ให้ปิดใช้งาน OneDrive^{(disable OneDrive)}อย่างสมบูรณ์

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

Thе more mobіle you are, the more imрortant іt is to have access to your files no mattеr where you are or which device you’re using. Back in the old days, your electronic files all lived оn your computer, so if you weren’t near your computer, you couldn’t access your files. That all changed with the advent of high-speed internеt and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

Related posts

• 13 OneNote Tips & Tricks สำหรับการจัดระเบียบบันทึกของคุณดีกว่า

• วิธีการเปลี่ยน Background ใน Microsoft Teams

• วิธีการ Automatically Backup Word Document เพื่อวันไดรฟ์

• วิธีสร้าง Distribution List ใน Outlook

• วิธีการสร้าง Greeting Card กับ MS Word

• วิธีทำ Booklet ใน Word

• ใช้หน้าต่างดูของ Excel เพื่อตรวจสอบเซลล์ที่สำคัญในสมุดงาน

• วิธีใช้ Mail Merge ใน Word ถึง Create Letters, Labels และซองจดหมาย

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• Ultimate Guide เพื่อซ่อมแซมความเสียหายหรือ Corrupt Word File

• วิธีการใส่ลายเซ็นใน Microsoft Word Document

• วิธีการสร้าง Gantt Charts ใน Microsoft Excel

• วิธีการ Group Worksheets ใน Excel

• วิธีการสร้าง Drop Down List ใน Excel

• วิธีแก้ไขเมื่อ Word เปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว

• วิธีที่จะปลอดภัย Password Protect Excel File

• วิธีสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ใน Word

• วิธีสร้างรายการตรวจสอบใน Excel

• วิธีรับ Microsoft Word ฟรี

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word (ออนไลน์ มือถือ และเดสก์ท็อป)