รายการดรอปดาวน์ในExcelเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณระบุลูกศรดรอปดาวน์ให้กับผู้ใช้ ซึ่งเมื่อเลือกแล้ว จะมีรายการตัวเลือกให้พวกเขา

ซึ่งสามารถลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลได้เนื่องจากช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ต้องพิมพ์คำตอบโดยตรง Excelยังให้คุณดึงรายการสำหรับรายการดรอปดาวน์เหล่านั้นจากช่วงของเซลล์ได้อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม มันไม่ได้หยุดเพียงแค่นั้น เมื่อใช้วิธีที่สร้างสรรค์ในการกำหนดค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสำหรับเซลล์แบบเลื่อนลง คุณสามารถสร้างรายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงได้หลายรายการ โดยที่รายการที่มีอยู่ในรายการที่สองจะ^{(available in a second list)}ขึ้นอยู่กับส่วนที่ผู้ใช้สร้างในรายการแรก

รายการดรอปดาวน์ ที่ เชื่อมโยง^(Linked)หลาย รายการ ดี^(Good)สำหรับอะไร

พิจารณาว่าแบบฟอร์มออนไลน์ส่วนใหญ่กรอกรายการดรอปดาวน์รองตามสิ่งที่คุณตอบในรายการดรอปดาวน์ก่อนหน้านั้น ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสร้าง แผ่นงานการป้อนข้อมูล Excel ของคุณ ได้เช่นเดียวกับแบบฟอร์มออนไลน์ มันจะปรับเปลี่ยนตัวเองตามคำตอบของผู้ใช้ 

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังใช้สเปรดชีตExcel เพื่อรวบรวมข้อมูลคอมพิวเตอร์จากผู้ใช้ของคุณที่ต้องการ ^(Excel)ซ่อมแซม^{(computer repairs)}คอมพิวเตอร์ 

ตัวเลือกรายการอาจมีลักษณะดังนี้:

• ^{(Computer Part)}ชิ้น ส่วนคอมพิวเตอร์ : จอภาพเมาส์^(Mouse)คีย์บอร์ด^(Keyboard)ระบบฐาน^{(Base System)}
• ประเภทชิ้นส่วน:
  • จอมอนิเตอร์^(Monitor) : กระจก, ตัวเครื่อง , สายไฟ^{(Power Cord)} , Internal ^(Housing)Electronics^{(Internal Electronics)}
  • เมาส์^(Mouse) : ล้อ, ไฟ LED^{(LED Light)} , สายไฟ^(Cord) , ปุ่ม^(Buttons) , ปลอก
  • คีย์บอร์ด^(Keyboard) : กุญแจ, ตัวเครื่อง , เม^(Housing)มเบรน^(Membrane) , สายไฟ^(Cord) , Internal Electronics
  • ระบบฐาน^{(Base System)} : ปลอกปุ่ม^(Buttons) , พอร์ต^(Ports) , กำลังไฟ^(Power) , อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ภายใน^{(Internal Electronics)} , ระบบปฏิบัติการ^{(Operating System)}

ดังที่คุณเห็นจากแผนผังนี้ ข้อมูลที่ควรจะมีให้เลือกสำหรับ "ประเภทชิ้นส่วน" ขึ้นอยู่กับว่า ผู้ใช้เลือก ส่วนคอมพิวเตอร์^{(Computer Part)} ใด ในรายการดรอปดาวน์แรก

ในตัวอย่างนี้ สเปรดชีตของคุณอาจเริ่มมีลักษณะดังนี้:

หากคุณสร้างรายการดรอปดาวน์ที่มีการเชื่อมโยงหลายรายการ คุณสามารถใช้รายการที่เลือกจากรายการดรอปดาวน์ใน B1 เพื่อขับเคลื่อนเนื้อหาของรายการดรอปดาวน์ใน B2

ลองดูวิธีที่คุณสามารถตั้งค่านี้ นอกจากนี้ โปรดดาวน์โหลดตัวอย่างแผ่นงาน Excelพร้อมตัวอย่างด้านล่าง

สร้าง แผ่นซอร์สรายการ^{(List Source Sheet)}แบบหล่นลงของคุณ

วิธีที่สะอาดที่สุดในการตั้งค่าสิ่งนี้คือการสร้างแท็บใหม่ในExcelซึ่งคุณสามารถกำหนดค่ารายการดรอปดาวน์ทั้งหมดของคุณได้

ในการตั้งค่ารายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงเหล่านี้ ให้สร้างตารางที่มีส่วนหัวที่ด้านบนสุดคือชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในรายการดรอปดาวน์แรก จากนั้นแสดงรายการทั้งหมด (ประเภทชิ้นส่วน) ที่ควรอยู่ภายใต้ส่วนหัวนั้น

ถัดไป คุณจะต้องเลือกและตั้งชื่อแต่ละช่วง เพื่อที่ว่าเมื่อคุณตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูล^{(Data Validation)}ในภายหลัง คุณจะสามารถเลือกช่วงที่ถูกต้องได้

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ เลือกรายการทั้งหมดภายใต้แต่ละคอลัมน์และชื่อที่เลือกช่วงเหมือนกับส่วนหัว ในการตั้งชื่อตาราง คุณเพียงพิมพ์ชื่อในช่องเหนือคอลัมน์ "A"

ตัวอย่างเช่น เลือกเซลล์A2ถึงA5และตั้งชื่อช่วงนั้นว่า "Monitor"

ทำซ้ำขั้นตอนนี้จนกว่าคุณจะมีช่วงทั้งหมดที่มีชื่อเหมาะสม 

อีกวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการใช้คุณลักษณะสร้าง^(Create)จากการเลือก ของ Excel ^(Selection)วิธีนี้ช่วยให้คุณตั้งชื่อช่วงทั้งหมดได้เหมือนกับกระบวนการด้วยตนเองด้านบน แต่ทำได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

ในการดำเนินการนี้ เพียงเลือกช่วงทั้งหมดในแผ่นงานที่สองที่คุณสร้างขึ้น จากนั้นเลือกสูตร^(Formulas)จากเมนูแล้วเลือกสร้างจากส่วนที่เลือก^{(Create from Selection)}ในริบบิ้น

หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกเฉพาะแถวบนสุด^{(Top row)}แล้วเลือกตกลง^(OK)

การดำเนินการนี้จะใช้ค่าส่วนหัวในแถวบนสุดเพื่อตั้งชื่อแต่ละช่วงที่อยู่ด้านล่าง 

ตั้งค่ารายการแบบหล่นลงรายการแรกของคุณ

ตอนนี้ได้เวลาตั้งค่ารายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงหลายรายการแล้ว เพื่อทำสิ่งนี้:

1. กลับไปที่แผ่นงานแรก เลือกเซลล์ว่างทางด้านขวาของป้ายชื่อแรก จากนั้นเลือกDataจากเมนู แล้วเลือกData Validationใน Ribbon

2. ใน หน้าต่าง Data Validationที่เปิดขึ้น ให้เลือกListภายใต้Allowและใต้Sourceให้เลือกไอคอนลูกศรขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งที่มาสำหรับรายการดรอปดาวน์นี้

3. เลือกแผ่นงานที่สองที่คุณตั้งค่าแหล่งข้อมูลรายการแบบหล่นลง จากนั้นเลือกเฉพาะฟิลด์ส่วนหัว สิ่งเหล่านี้จะถูกใช้เพื่อกรอกรายการดรอปดาวน์เริ่มต้นในเซลล์ที่คุณเลือก

4. เลือกลูกศรลงในหน้าต่างการเลือกเพื่อขยายหน้าต่างData Validation ^{(Data Validation)}คุณจะเห็นช่วงที่คุณเลือกแสดงในฟิลด์แหล่งที่มา ^(Source)เลือกตกลง^(OK)เพื่อเสร็จสิ้น

5. ตอนนี้ กลับไปที่แผ่นงานหลัก คุณจะสังเกตเห็นว่ารายการแบบหล่นลงรายการแรกประกอบด้วยฟิลด์ส่วนหัวแต่ละฟิลด์จากแผ่นงานที่สอง

เมื่อรายการดรอปดาวน์รายการแรกของคุณเสร็จสิ้นแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างรายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงรายการถัดไปของคุณ

ตั้งค่ารายการแบบหล่นลงรายการแรกของคุณ

เลือกเซลล์ที่สองที่คุณต้องการโหลดรายการโดยขึ้นอยู่กับสิ่งที่ถูกเลือกในเซลล์แรก

ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นเพื่อเปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล ^{(Data Validation)}เลือกรายการ^(List)ใน รายการ ดรอปดาวน์อนุญาต ^(Allow)ฟิลด์ แหล่งที่มา^(Source)คือสิ่งที่จะดึงข้อมูลในรายการขึ้นอยู่กับสิ่งที่เลือกในรายการดรอปดาวน์แรก

เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

=INDIRECT($B$1)

ฟังก์ชัน INDIRECT^(INDIRECT)ทำงานอย่างไร

ฟังก์ชันนี้ส่งคืนการ อ้างอิง Excel ที่ถูกต้อง (ในกรณีนี้คือช่วง) จากสตริงข้อความ ในกรณีนี้ สตริงข้อความคือชื่อของช่วงที่ส่งผ่านโดยเซลล์แรก ($B$1) ดังนั้นทางอ้อมจึงใช้ชื่อของช่วง จากนั้นจึงจัดเตรียมการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแบบดรอปดาวน์ด้วยช่วงที่ถูกต้องซึ่งเชื่อมโยงกับชื่อนั้น

หมายเหตุ^(Note) : หากคุณกำหนดค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับรายการแบบเลื่อนลงรายการที่สองนี้โดยไม่ได้เลือกค่าจากรายการแบบเลื่อนลงรายการแรก คุณจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด คุณสามารถเลือกใช่^(Yes)เพื่อละเว้นข้อผิดพลาดและดำเนินการต่อ

ตอนนี้ ทดสอบรายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงหลายรายการใหม่ของคุณ ใช้เมนูแบบเลื่อนลงรายการแรกเพื่อเลือกชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์ชิ้นใดชิ้นหนึ่ง เมื่อคุณเลือกรายการแบบหล่นลงที่สอง คุณควรเห็นรายการที่เหมาะสมสำหรับชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์นั้น นี่คือประเภทชิ้นส่วนในคอลัมน์ของแผ่นงานที่สอง^{(on the second sheet)}ที่คุณกรอกสำหรับส่วนนั้น

การใช้รายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงหลาย รายการใน ^{(Multiple Linked)}Excel

อย่างที่คุณเห็น นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมมากในการทำให้สเปรดชีตของคุณมีไดนามิกมากขึ้น การกรอกรายการแบบเลื่อนลงที่ตามมาเพื่อตอบสนองต่อสิ่งที่ผู้ใช้เลือกในเซลล์อื่นๆ^{(select in other cells)}คุณสามารถทำให้สเปรดชีตของคุณตอบสนองต่อผู้ใช้ได้มากขึ้น และข้อมูลมีประโยชน์มากขึ้น

ลองใช้เคล็ดลับด้านบนนี้และดูว่ารายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงที่น่าสนใจประเภทใดที่คุณสามารถสร้างในสเปรดชีตได้ แบ่งปัน^(Share)เคล็ดลับที่น่าสนใจของคุณเองในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Droр-down lists in Excel are powerfυl tools. They let you provide users with a drop-down arrow that, when selected, provides them with a list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• วิธีแทรกหลายแถวอย่างรวดเร็วใน Excel

• วิธีผสานข้อมูลในไฟล์ Excel หลายไฟล์

• วิธีการลบบรรทัดว่างใน Excel

• วิธีใช้ฟีเจอร์ Speak Cells ของ Excel

• วิธีแทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• ใช้แป้นพิมพ์เพื่อเปลี่ยนความสูงของแถวและความกว้างของคอลัมน์ใน Excel

• ทำไมคุณควรใช้ช่วงที่มีชื่อใน Excel

• เมื่อใดควรใช้ Index-Match แทน VLOOKUP ใน Excel

• วิธีแก้ไขแถวใน Excel

• จัดกลุ่มแถวและคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel

• วิธีแทรก CSV หรือ TSV ลงในแผ่นงาน Excel

• วิธีใช้ฟังก์ชัน PMT ใน Excel

• จัดกึ่งกลางข้อมูลเวิร์กชีตของคุณใน Excel สำหรับการพิมพ์

• วิธีแก้ไขข้อผิดพลาด #N/A ในสูตร Excel เช่น VLOOKUP

• วิธีรวมเอกสาร Word หลายชุดเข้าด้วยกัน

• วิธีสร้าง Pivot Table แบบง่ายใน Excel

• วิธีการค้นหาใน Excel

• วิธีผสานเซลล์ คอลัมน์ และแถวใน Excel

• การใช้เครื่องมือค้นหาเป้าหมายการวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• รักษาการอ้างอิงเซลล์เมื่อคัดลอกสูตรใน Excel