Wordมีคุณสมบัติที่มีประโยชน์จริงๆ สองอย่างที่แทบไม่มีใครใช้: เปรียบเทียบเอกสาร^{( Compare Documents)}และรวม^{( Combine Documents)}เอกสาร คุณลักษณะช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบเอกสาร Word^{(Word docs)} สองฉบับ กับแต่ละอื่น ๆ หรือรวมสองเอกสารเข้าด้วยกัน

แล้วคุณจะต้องใช้สิ่งนี้เมื่อใด ถ้าคุณเป็นเหมือนฉัน คุณอาจมีประวัติย่อของคุณ 20 แบบที่บันทึกไว้ในสถานที่ต่างๆ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา บางครั้งฉันแก้ไขเรซูเม่เล็กน้อยสำหรับบริษัทใดบริษัทหนึ่งเพื่อเน้นทักษะเฉพาะ หรือบางครั้งฉันได้เพิ่มข้อมูลและเพิ่งบันทึกสำเนาใหม่

อย่างไรก็ตาม คงจะดีถ้าเห็นความแตกต่างอย่างรวดเร็วระหว่างเรซูเม่ล่าสุดของฉันกับเรซูเม่ที่เก่ากว่า เพื่อดูว่ามีอะไรที่ฉันควรเพิ่มลงในเรซูเม่ล่าสุดหรืออาจจะลบออก ในโพสต์นี้ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถใช้คุณลักษณะทั้งสองนี้เพื่อค้นหาความแตกต่างระหว่างเอกสารสองฉบับได้อย่างรวดเร็วและรวมเข้าด้วยกันได้อย่างไรหากต้องการ

เปรียบเทียบและรวมเอกสาร

ในตัวอย่างของฉัน ฉันต้องการดูความแตกต่างระหว่างเรซูเม่เก่าของฉันที่เขียนในปี 2550 กับเรซูเม่ล่าสุดที่อัปเดตในปี 2556 ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดWordคลิก แท็ บรีวิว^(Review)แล้วคลิกเปรียบเทียบ^(Compare)

ซึ่งจะแสดงกล่องโต้ตอบ^{(dialog box)}เปรียบเทียบเอกสาร^{(Compare Documents)} ที่คุณต้องการเลือกเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไข

ที่ด้านล่าง คุณจะเห็นการตั้งค่าการเปรียบเทียบทั้งหมด ซึ่งคุณสามารถเลือกได้ทั้งหมด โดยค่าเริ่มต้น จะแสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสารใหม่ด้วย ซึ่งดีกว่ายุ่งกับเอกสารต้นฉบับหรือแก้ไขของคุณ

เอกสารใหม่จะเปิดขึ้นโดยมีส่วนต่างๆ ที่แตกต่างกัน: รายการแก้ไขที่เลื่อนได้ทางด้านซ้ายสุด เอกสารรวมที่แสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดตรงกลาง และเอกสารต้นฉบับสองฉบับทางด้านขวามือ ^{(hand side)}มาดูแต่ละส่วนกันดีกว่า

ดังที่คุณเห็นที่นี่ ฉันได้ลบบางสิ่งและแทรกข้อความสองสามบรรทัด หากคุณดับเบิลคลิกที่หัวเรื่องใด ๆ ( Aseem Kishore InsertedหรือAseem Kishore Deleted ) เคอร์เซอร์จะย้ายเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่แน่นอนในเอกสาร

ตรงกลาง คุณจะเห็นการแก้ไขเหล่านี้ในสีต่างๆ โดยค่าเริ่มต้น สิ่งใดก็ตามที่มีการขีดฆ่าคือสิ่งที่ถูกลบไปแล้ว และสิ่งใดที่เป็นสีแดงและขีดเส้นใต้คือสิ่งที่ถูกเพิ่มเข้าไปในเอกสารที่แก้ไข ทุกอย่างที่เป็นสีเขียวถูกย้ายไปรอบๆ ตำแหน่งที่ย้ายจากจะเป็นสีเขียวทับ 2 ครั้ง และตำแหน่งที่ย้ายไปจะเป็นสีเขียวที่ขีดเส้นใต้ 2 ครั้งดังที่แสดงไว้นี้

สุดท้าย ทางด้านขวามือ^{(hand side)}คุณจะเห็นเอกสารต้นฉบับที่ด้านบนและเอกสารที่แก้ไขด้านล่าง เมื่อคุณเลื่อนเอกสารด้านบน เอกสารด้านล่างจะตามไปเพื่อให้ซิงค์กัน คุณสามารถเลื่อนหน้าจอด้านล่างได้อย่างอิสระจากหน้าจอด้านบน

นอกจากมุมมองนี้แล้ว คุณยังสามารถลบทั้งเอกสารต้นฉบับออกจากบานหน้าต่างด้านขวาและแสดงบอลลูนแทนเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย เพื่อดูว่าฉันหมายถึงอะไร ให้ไปข้างหน้าและคลิกที่ ปุ่ม เปรียบเทียบ^(Compare)อีกครั้ง จากนั้นบนShow Source Documentsและสุดท้ายคลิกที่Hide Source Documents^{(Hide Source Documents)}

ตอนนี้คลิกที่ ปุ่ม แสดงมาร์กอัป^{(Show Markup)}ภายใต้ การ ติดตาม^(Tracking)และคลิกที่บอลลูน^(Balloons)แล้ว แสดงการแก้ไข ในบอลลูน^{(Show Revisions in Balloons)}

ทางด้านขวามือ^{(hand side)}ของเอกสาร คุณจะเห็นการแก้ไขทั้งหมดที่มีบรรทัดที่มาจากเอกสาร วิธีนี้จะช่วยให้ดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้ง่ายขึ้นหากคุณมีจำนวนมาก

โปรดทราบว่าหากคุณต้องการเห็นความแตกต่างระหว่างเอกสาร คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ หากคุณต้องการสร้างเอกสารขั้นสุดท้ายจากเอกสารทั้งสองนี้ คุณสามารถคลิกขวาที่การเปลี่ยนแปลงและเลือก^{(change and choose)}ยอมรับ^(Accept)หรือปฏิเสธ^(Reject)

เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกเอกสารใหม่พร้อมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำ รวมเอกสาร^{(Combine Documents)}ค่อนข้างเหมือนกันทุกประการ กับ Compare ถ้าคุณเลือกรวม^(Combine)คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบเดียวกันกับที่คุณต้องเลือกเอกสารต้นฉบับและฉบับแก้ไข

เมื่อคุณทำอย่างนั้นแล้ว คุณจะได้เลย์เอาต์เดียวกับที่คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงรวมกันตรงกลาง อีกครั้ง^(Again)ข้อความขีดฆ่า^{(strikeout text)}จะถูกลบ เพิ่มข้อความที่ขีดเส้นใต้สีแดง และข้อความสีเขียวถูกย้าย เพียงคลิกขวา^{(Just right-click)}ที่การเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ แล้วเลือกว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้บันทึกเอกสารที่รวมใหม่

โดยรวมแล้ว สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณมีเอกสารฉบับเดียวกันหลายเวอร์ชัน หรือเมื่อมีหลายคนแก้ไขเอกสาร Word ฉบับ^{(Word document)} เดียว และจบลงด้วยเอกสารหลายฉบับที่จะรวมเป็นหนึ่งเดียว หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดแสดงความคิดเห็น สนุก!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word has two really useful features that almost no one evеr uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• วิธีการ Create and Use AutoText ใน Microsoft Word

• ใช้ Format Painter ใน Word เพื่อคัดลอกและวางการจัดรูปแบบ

• วิธีสร้างและใช้สูตรในตารางใน Word

• วิธีการตั้งค่าและใช้รูปแบบ MLA ใน Microsoft Word

• วิธีการ Automatically Backup Word Document เพื่อวันไดรฟ์

• วิธีจัดเรียงข้อความใน Word

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• วิธีทำ Booklet ใน Word

• วิธีการเปลี่ยน Background ใน Microsoft Teams

• Microsoft Word ไม่ตอบสนอง? 8 วิธีในการแก้ไข

• วิธีการ Group Worksheets ใน Excel

• วิธีการเพิ่ม Headers and Footers ใน PowerPoint

• 7 โปรแกรมเสริม Microsoft Word ที่ดีที่สุด

• วิธีแชร์หรือทำงานร่วมกันบน Word Doc กับผู้อื่น

• เปลี่ยน Caps Lock Text กลับไปเป็น Normal ใน MS Word

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• 13 OneNote Tips & Tricks สำหรับการจัดระเบียบบันทึกของคุณดีกว่า

• Ultimate Guide เพื่อซ่อมแซมความเสียหายหรือ Corrupt Word File

• Microsoft Myanalytics คืออะไรและวิธีการใช้งาน

• วิธีแก้ไขเมื่อ Word เปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว