กำลังมองหาวิธีทำงานร่วมกับผู้อื่นในเอกสาร Word^{(Word doc)} อยู่ ใช่ไหม ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณสามารถทำได้ง่ายมากในWordเอง คุณลักษณะนี้มีอยู่ใน Office^(Office)สองเวอร์ชันและใช้งานได้แม้ว่าฝ่ายที่รับจะไม่ได้ ติดตั้ง Wordไว้ในระบบก็ตาม

โปรดทราบว่าในการเริ่มต้นใช้งานการแชร์เอกสารในWordคุณต้องบันทึกเอกสารของคุณไปยังคลาวด์ ไม่ใช่เอกสารทั้งหมดของคุณ แต่อย่างน้อยเอกสารที่จะแชร์ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องตั้งค่าบัญชี OneDrive^{(OneDrive account)}ก่อน จากนั้นจึงลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft^{(Microsoft account)}จากภายในWord

แบ่งปัน Word Doc

เมื่อคุณตั้งค่า OneDrive อย่างถูกต้องในWordแล้ว ให้คลิก ปุ่ม แชร์^(Share)ที่ด้านบนขวาของหน้าจอ

จะเป็นการเปิดบานหน้าต่างทางด้านขวามือ^{(hand side)}ของหน้าจอ หากยังไม่ได้บันทึกเอกสารไปยังคลาวด์ คุณจะต้องคลิกปุ่มบันทึกไปยังคลาวด์^{(Save to Cloud)}

ซึ่งจะแสดง กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น^{( Save As)}ซึ่งควรตั้งค่าเป็นOneDriveแล้ว ตั้งชื่อไฟล์ของคุณและบันทึก

เมื่อบันทึกและอัปโหลดไปยังระบบคลาวด์แล้ว ให้กลับไปที่กล่องโต้ตอบการแชร์^(Share) จากนั้น คุณจะสามารถเชิญผู้อื่นให้เข้าร่วมได้ พิมพ์^(Type)ที่อยู่อีเมล^{(email address)}เลือกว่าจะสามารถแก้ไขได้หรือเพียงแค่ดู แล้วใส่ข้อความเสริม

เมื่อสิ้นสุดการรับ อีเมลจะมาถึงที่มีลิงก์ไปยังเอกสารที่จัดเก็บไว้ในบัญชี OneDrive^{(OneDrive account)} ของผู้ส่ง :

เมื่อผู้ใช้คลิกที่ลิงก์ ระบบจะนำพวกเขาไปยัง Word^(Word)เวอร์ชันเบราว์เซอร์ที่เรียกว่าWord Onlineซึ่งสามารถแก้ไขได้

คลิกปุ่มแก้ไขในเบราว์เซอร์ แล้วคุณจะได้ ^{(Edit in Browser)}อินเทอร์เฟซ Ribbon^{(ribbon interface)}ที่คุ้นเคย ของ โปรแกรม Word^{(Word program)}บนเดสก์ท็อป ผู้ใช้สามารถแก้ไขเอกสารโดยไม่ต้อง ติดตั้ง Wordหรือจำเป็นต้องมีบัญชี OneDrive

เอกสารจะบันทึกโดยอัตโนมัติ ดังนั้นผู้ใช้^{(user doesn)} จึงไม่ ต้องกังวลกับการพยายามบันทึกเอกสารด้วยตนเอง ในตอนท้ายของคุณ คุณจะเห็นข้อความป๊อปอัป^{(message pop)}แจ้งว่ามีคนอื่นกำลังแก้ไขเอกสารและถามว่าคุณต้องการแชร์การเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติหรือไม่ ฉันแนะนำให้คลิกใช่^(Yes)ที่นี่

โปรดทราบว่าคุณจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงจากผู้ใช้รายอื่นจนกว่าคุณจะบันทึกเอกสาร หากคุณคลิกที่ไฟล์^(File)คุณจะเห็นข้อความใหม่บนแท็บข้อมูล^{(Info tab)}ที่ระบุว่า มีการอัปเด ตเอกสาร^{(Document Updates Available)}

ดำเนินการต่อและบันทึกเอกสารของคุณ แล้วคุณจะได้รับข้อความอธิบายว่าการเปลี่ยนแปลงใหม่ที่ทำโดยผู้อื่นจะแสดงด้วยโอเวอร์เลย์สีเขียว

คลิกตกลง^{(Click OK)}และเรียกดูเอกสารของคุณ สิ่งใดก็ตามที่เป็นสีเขียวคือสิ่งที่คนอื่นเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเข้าไป ในการทดสอบของฉัน ถ้ามีใครลบบางสิ่งออกจากเอกสาร สิ่งนั้นก็ไม่แสดง^{(t show anything)}เป็นสีเขียว

โปรดทราบว่าเมื่อคุณบันทึกเอกสารแล้ว ไฮไลต์สีเขียวจะหายไปจนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงใหม่ ถ้าคุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น คุณควรเปิดใช้ งาน การติดตามการเปลี่ยนแปลง^{( Track Changes)}ในเอกสารก่อนที่จะแชร์ มิฉะนั้น เป็นการยากที่จะบอกว่าเกิดอะไรขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีคนกำลังแก้ไขเอกสารหลายคน

ด้านบน ฉันได้เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลง^{(Track Changes)}  บนแท็บการตรวจทาน^(Review)และตอนนี้นอกจากข้อความที่เน้นสีเขียวแล้ว ฉันยังมีแถบแนวตั้งสีแดงในคอลัมน์ด้านซ้ายมือ^{(hand column)}ด้วย เนื่องจากการลบไม่แสดง^{(t show)}เป็นสีเขียว คุณจึงสามารถดูได้โดยการติดตามการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น คลิก^(Click)ที่เส้นสีแดงและจะแสดงเนื้อหาที่ถูกลบในการขีดฆ่า

โดยรวมแล้วWordเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับผู้เขียนหรือผู้แก้ไขหลายคน และการซิงค์ทำงานได้ดีมาก คุณลักษณะหนึ่งที่ฉันสังเกตเห็นคือเมื่อมีคนอื่นแก้ไขย่อหน้าบางย่อหน้า จะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขส่วนนั้นจนกว่าบุคคลแรกจะเสร็จสิ้น เพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนจะไม่เขียนทับส่วนเดียวกันในเวลาเดียวกัน หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดแสดงความคิดเห็น สนุก!

How to Share or Collaborate On a Word Doc with Others

Looking for а way to collaborate with othеrs on a Wоrd doc? If so, you can do it very easily in Word itself. The feature has been around for a соuple of versions of Office and it works even if the receiving party does not have Word installed on their system.

Note that in order to get started with document sharing in Word, you have to save your documents to the cloud. Not all your documents, but at least the one that is going to be shared. That means you need to setup a OneDrive account first and then log into your Microsoft account from within Word.

Share Word Doc

Once you have OneDrive setup properly in Word, go ahead and click on the Share button at the top right of the screen.

This will bring up a pane on the right hand side of the screen. If the document has not been saved to the cloud yet, you’ll have to click the Save to Cloud button.

This will bring up the Save As dialog, which should already be set to OneDrive. Give your file a name and save it.

Once it has been saved and uploaded to the cloud, go back to the Share dialog and you’ll now be able to invite people to join. Type in an email address, choose whether they can edit it or just view it and then include an optional message.

On the receiving end, an email will arrive that includes a link to the document stored in the sending party’s OneDrive account:

When the user clicks on the link, it will take them to a browser version of Word called Word Online, where the document can be edited.

Click the Edit in Browser button and you’ll get the familiar ribbon interface of the desktop Word program. The user can edit the document without needing Word installed or needing to have a OneDrive account.

The document automatically saves, so the user doesn’t have to worry about trying to save the document themselves. On your end, you’ll see a message pop up saying that other people are editing the document and asking if you want to automatically share changes as they happen. I recommend clicking Yes here.

Note that you won’t see the changes from other users until you save the document. If you click on File, you’ll see a new message on the Info tab that says Document Updates Available.

Go ahead and save your document and you’ll get another message explaining that new changes made by others will be shown with a green overlay.

Click OK and browse through your document. Anything in green is what has been changed or added by someone else. In my testing, if someone deleted something from the document, it didn’t show anything in green.

Note that once you save the document, the green highlight will disappear until new changes are made. If you want to keep track of what changes are being made, you should enable Track Changes on the document before you share it, otherwise it’s kind of hard to tell what’s going on, especially if multiple people are editing the document.

Above, I have enabled Track Changes on the Review tab and now in addition to the green highlighted text, I also have the red vertical bars in the left hand column. Since deletions don’t show in green, you can only see them by tracking changes. Click on the red line and it’ll show you the deleted content in strike-through.

Overall, Word is a great tool to collaborate in real-time with multiple authors or editors and the syncing aspect works very well. One feature I noticed is that when someone else is editing a certain paragraph, it prevents others from editing that section until the first person is finished. This ensures that people aren’t overwriting the same sections at the same time. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• เพิ่มสารบัญอย่างรวดเร็วใน Word Doc

• แทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• วิธีการ Automatically Backup Word Document เพื่อวันไดรฟ์

• วิธีการสร้าง Greeting Card กับ MS Word

• วิธีเพิ่มหรือลบ Comments ใน Word

• วิธีแก้ไขเมื่อ Word เปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว

• แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Word ที่ดีที่สุด 30+ รายการ

• 15 PowerPoint Tips & Tricks การปรับปรุงการนำเสนอของคุณ

• วิธีสร้าง Distribution List ใน Outlook

• วิธีการ Group Worksheets ใน Excel

• วิธีสร้างและใช้สูตรในตารางใน Word

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• Microsoft Myanalytics คืออะไรและวิธีการใช้งาน

• วิธีสร้าง Breakout Rooms ใน Microsoft Teams

• เพิ่มใบปะหน้าลงในเอกสาร Word

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีทำ Booklet ใน Word

• วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Word

• วิธีใช้เปรียบเทียบและรวมเอกสารใน Word

• 12 เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Word ที่มีประโยชน์