Microsoft Officeให้คุณพิมพ์ซองจดหมายทีละฉบับหรือเป็นจดหมายเวียนจำนวนมาก สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อสำหรับธุรกิจที่ต้องการเพิ่มการสร้างแบรนด์และองค์ประกอบที่กำหนดเองอื่นๆ ลงในรายชื่อผู้รับจดหมายจำนวนมาก

วิธีพิมพ์บนซองจดหมายในMicrosoft Excelมีดังนี้ จำไว้^(Remember)ว่าคุณต้องใช้ทั้งMicrosoft WordและExcelเพื่อดำเนินการนี้ วิธีนี้ควรได้ผลไม่ว่าคุณจะใช้ ชุดโปรแกรม Microsoftบนพีซี Windows หรือ Mac

ขั้นตอนที่ 1: สร้างรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

ขั้นตอนแรกคือการสร้างรายชื่อผู้รับที่คุณจะส่งอีเมลให้ คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้หากต้องการพิมพ์ซองจดหมายหนึ่งหรือสองซอง อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนนี้จำเป็นสำหรับผู้ที่ทำงานกับรายชื่อส่งเมลจำนวนมาก

ในการสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ:

1. เปิดไมโครซอฟต์เอ็กเซล
2. สร้างสเปรดชีตใหม่ด้วยคอลัมน์ต่อไป^{(Postal Code)}นี้: ชื่อ^{(First Name)}นามสกุล^(Surname)ที่อยู่^(Address)รัฐประเทศรหัส^(State)ไปรษณีย์ ^(Country)นำเข้า^(Import)ผู้ติดต่อของคุณไปยังสเปรดชีต โดยเพิ่มข้อมูลนี้ในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง เอกสารนี้จะกลายเป็นรายชื่อผู้รับจดหมายหลักของคุณ

1. การยืนยันที่อยู่ในขั้นตอนนี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลาและเงินในการพิมพ์ข้อมูลเก่าหรือไม่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 2: ออกแบบซองจดหมายของคุณ

ถัดไป คุณต้องเตรียมเทมเพลตซองจดหมายของคุณในMicrosoft Word ^{(Microsoft Word)}นี่คือเอกสารที่คุณจะตั้งค่าให้กรอกที่อยู่ผู้รับของคุณเมื่อพิมพ์โดยอัตโนมัติ

ในการทำเช่นนั้น:

1. เปิดเอกสารเปล่าในMicrosoft Word^{(Microsoft Word)}
2. เลือกแท็บการส่งจดหมาย

1. คลิกซองจดหมาย

1. ตอนนี้ระบุขนาดกระดาษที่ซองจดหมายของคุณจะเป็น โดยเลือกไอคอน แสดงตัวอย่าง^(Preview)

1. ใน แท็บ ตัวเลือก^(Options)ซองจดหมาย^(Envelope) เลือกเมนูดรอปดาวน์ภายใต้ขนาด ซองจดหมาย^(Envelope)

1. เลือกขนาดซองจดหมายที่คุณต้องการ Wordมีขนาดซองจดหมายทั่วไปส่วนใหญ่ แต่คุณสามารถกำหนดขนาดซองจดหมายของคุณเองได้โดยคลิกขนาดที่กำหนด^{(Custom Size)}เอง

1. จากนั้นเลือกแบบอักษร…^(Font…)ถัดจากกล่องที่อยู่จัดส่ง หรือที่อยู่ผู้ ^(Delivery)ส่ง^(Return)เพื่อตั้งค่าแบบอักษรที่คุณต้องการสำหรับทั้งสองตัวเลือก

1. เลือกตกลง

1. ขั้นตอนสุดท้ายคือการเพิ่มการสร้างแบรนด์และองค์ประกอบที่กำหนดเองหากต้องการ โดยคลิกเพิ่ม^(Add)ในเอกสาร การดำเนินการนี้จะเปิดซองจดหมายเป็น เอกสาร Word ปกติ ดังนั้นให้แก้ไขตามปกติ

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้ที่อยู่ตัวอย่างในกล่องข้อความที่อยู่จัดส่งเพื่อดูว่าซองจดหมายของคุณจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ออกมา เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างซองจดหมายของคุณ ให้คลิกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์^{(Preview Results)}ใน ribbon

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าฟีดเครื่องพิมพ์

ขั้นตอนต่อไปคือการบอกMicrosoft Word ว่าฟีดเครื่องพิมพ์ของคุณทำงาน^{(how your printer feed works)}อย่างไร เพื่อให้แน่ใจว่าจะพิมพ์ซองจดหมายของคุณได้อย่างถูกต้อง โดยมีองค์ประกอบทั้งหมดอยู่ในองค์กรที่เหมาะสม

การตั้งค่าฟีดเครื่องพิมพ์:

1. คลิก การส่งจดหมาย > ซองจดหมาย

1. เลือกตัวเลือก

1. คลิกแท็บตัวเลือกการพิมพ์

1. ใน หน้าต่างวิธีการ ป้อน^(Feed)กระดาษ ให้เลือกการวางแนวว่าซองจดหมายของคุณจะป้อนเข้าสู่เครื่องพิมพ์อย่างไร เราขอแนะนำให้เลือกวิธีการที่ซองจดหมายล้อมรอบขอบของถาดป้อนกระดาษ เนื่องจากจะทำให้การวางซองจดหมายในเครื่องพิมพ์ของคุณง่ายขึ้น โปรดทราบว่าที่อยู่สำหรับจัดส่งและส่งคืนจะไม่ตรงแนวหากซองจดหมายของคุณอยู่ในตำแหน่งที่ไม่ถูกต้อง

1. เลือกหงาย^(Face)ขึ้น หรือ คว่ำ หน้า^(Face)ลง เพื่อกำหนดว่าคุณจะโหลดซองจดหมายไปทางใด

1. คลิก หมุนตามเข็มนาฬิกา^{(Click Clockwise)}เพื่อหมุนการออกแบบซองจดหมายตามที่คุณต้องการ

1. หากเครื่องพิมพ์ของคุณมีถาดป้อนกระดาษมากกว่าหนึ่งถาด ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ใต้ฟีดจากเพื่อเลือกถาดที่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 4: เริ่มMail Mergeและเชื่อมโยงรายชื่อผู้รับจดหมายของ^{(Link Your Mailing)}คุณ

ได้เวลาเริ่มต้นจดหมายเวียนแล้ว ซึ่งจะทำให้Microsoft Wordเพิ่มชื่อและที่อยู่จากแหล่งข้อมูลรายการที่อยู่ของคุณโดยอัตโนมัติ

ในการทำเช่นนั้น:

1. ในWordให้คลิก การMailings > Start Mail Merge > Envelopesจดหมาย

1. คลิก^(Click)แท็บตัวเลือก^(Options)ซองจดหมาย ^(Envelope) ตรวจสอบการตั้งค่าของคุณอีกครั้งในกล่องโต้ตอบตัวเลือก^(Options)ซองจดหมาย^(Envelope) และเพิ่ม ที่อยู่ผู้ส่ง ของคุณ ^(Return)เมื่อคุณพร้อมแล้ว ให้คลิกตกลง
2. Click File > Saveเพื่อบันทึกเทมเพลตซองจดหมายของคุณ

1. Click Mailings > Select Recipients > Useรายการ ที่ มีอยู่ ^(Existing)หากคุณกำลังพิมพ์ไปยังซองจดหมายเดียว ให้เลือกพิมพ์^(Type)รายการใหม่ ^{(New List)}ใน ทำนองเดียวกัน^(Likewise)ถ้าผู้ติดต่อของคุณถูกบันทึกในMicrosoft Outlookเป็นรายชื่อการแจกจ่าย^{(distribution list)}แล้ว คุณสามารถเลือกเลือก^(Choose)จากที่ ติดต่อ Outlook^{(Outlook Contacts)}

1. เลือกสเปรดชีต Microsoft Excel ของคุณและยืนยันตัวเลือก^{(Microsoft Excel)}

1. หากจำเป็นต้องแก้ไขที่อยู่ใดๆ คุณสามารถเลือกแก้ไขรายชื่อผู้รับ^{(Edit Recipient List)}เพื่อเปลี่ยนได้

1. คลิกช่องที่อยู่^{(Click Address Block)}ใน ribbon หน้าต่างนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าบล็อกที่อยู่ของคุณจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อแทรกข้อมูลของคุณ ด้านซ้ายมือจะมีรายการตัวเลือกสำหรับวิธีพิมพ์ชื่อและที่อยู่

1. เลือกตัวเลือก จากนั้นเลือก ตกลง

ขั้นตอนที่ 5: พิมพ์ซองจดหมาย

ถ้าทุกอย่างถูกต้องก็ถึงเวลาที่ต้องทำจดหมายเวียนให้เสร็จและพิมพ์ที่อยู่ในซองจดหมายของคุณ ในการทำเช่นนั้น:

1. เลือก Finish^{(Select Finish)} & Mergeจากนั้นพิมพ์เอกสาร...^{(Print Documents…)}

1. สุดท้ายตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก "ทั้งหมด" แล้วเลือกตกลง

1. ตรวจสอบ ให้^(Make)แน่ใจว่าการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ถูกต้อง และซองจดหมายของคุณจัดตำแหน่งอย่างถูกต้อง จากนั้นเลือก ตกลง อีกครั้ง เครื่องพิมพ์ของคุณควรเริ่มพิมพ์ซองจดหมายของคุณแล้ว

หมายเหตุ: Word ยังช่วยให้คุณสร้างและพิมพ์ป้ายชื่อ^{(create and print labels)}ได้ หากคุณต้องการใช้ป้ายจ่าหน้าจดหมายแทนการพิมพ์บนซองจดหมายโดยตรง คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดในกล่องโต้ตอบป้ายกำกับที่อยู่ได้โดยคลิก การส่งจดหมาย^(Mailing) > ป้าย^(Labels)กำกับ คุณยังสามารถใช้จดหมายเวียน^{(use mail merge)}เพื่อสร้างป้ายชื่อหลายป้าย

อย่าลืมแสตมป์

ขออภัย คุณไม่สามารถพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้Excelเพียงอย่างเดียว อย่างไรก็ตาม ด้วยการผสมผสานระหว่างMS WordและExcelกระบวนการพิมพ์ซองจดหมายจึงเป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ ด้วยบทช่วยสอนนี้ คุณควรมีอีเมลชุดต่อไปพร้อมใช้ในเวลาไม่นาน อย่า^(Don)ลืมจ่ายค่าไปรษณีย์!

How to Print on an Envelope in Microsoft Excel

Microsoft Offiсe lets you print envelopes individually or as a mass mail merge. This is incredіbly valuable for businesses that need tо аdd branding and other custom elements to an extensive mailing list.

Here’s how you can print on an envelope in Microsoft Excel. Remember that you need both Microsoft Word and Excel to make this work. This method should work regardless of whether you’re using the Microsoft suite on a Windows PC or a Mac.

Step 1: Create Your Mailing List

The first step is to create the list of recipients to whom you will send mail. You can skip this step if you only need to print one or two envelopes. However, this step is essential for those working with large mailing lists.

To create your mailing list:

1. Open Microsoft Excel.
2. Create a new spreadsheet with the following columns: First Name, Surname, Address, State, Country, Postal Code. Import your contacts to the spreadsheet, adding this information in the corresponding columns. This document will become your master mailing list.

1. Verifying your addresses at this step is important to avoid wasting time and money printing old or incorrect data.

Step 2: Design Your Envelope

Next, you need to prepare your envelope template in Microsoft Word. This is the document you will set up to populate with your recipient’s addresses when printing automatically.

To do so:

1. Open a blank document in Microsoft Word.
2. Select the Mailings tab.

1. Click Envelopes.

1. Now specify what paper size your envelopes are to be. To do so, select the Preview icon.

1. In the Envelope Options tab, select the drop-down menu under Envelope size.

1. Choose the size your envelopes need to be. Word contains most common envelope sizes, but you can designate your own by clicking Custom Size.

1. Next, select Font… next to the Delivery address box or Return address to set the font you want for both options.

1. Select OK.

1. The last step is to add branding and custom elements if you desire. To do so, click Add to document. This will open the envelope as a regular Word document, so edit it as you would normally.

Note: You can use a sample address in the delivery address text box to see how your envelope will look when printed. To preview your envelope, click Preview Results in the ribbon.

Step 3: Set the Printer Feed

The next step is to tell Microsoft Word how your printer feed works. This ensures that your envelopes will be printed correctly, with all elements in the proper organization.

To set the printer feed:

1. Click Mailings > Envelopes.

1. Select Options.

1. Click the Printing Options tab.

1. In the Feed method window, select the orientation for how your envelope will feed into the printer. We recommend selecting a method where the envelope borders the edge of the feed tray, as it will make it easier to place the envelope in your printer. Note that the delivery and return addresses will be misaligned if your envelope isn’t correctly positioned.

1. Select Face up or Face down to define which way up you will load the envelope.

1. Click Clockwise rotation to rotate the envelope design to your preference.

1. If your printer has more than one feed tray, click the drop-down menu under Feed from to choose the correct tray.

Step 4: Start the Mail Merge and Link Your Mailing List

It’s time to begin the mail merge. This will allow Microsoft Word to automatically add the names and addresses from your address list data source.

To do so:

1. In Word, click Mailings > Start Mail Merge > Envelopes.

1. Click the Envelope Options tab. Double-check your settings in the Envelope Options dialog box and add your Return address. When you’re set, click OK.
2. Click File > Save to save your envelope template.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use an Existing List. If you’re only printing to a single envelope, select Type a New List. Likewise, if your contacts are already saved in Microsoft Outlook as a distribution list, you can select Choose from Outlook Contacts.

1. Select your Microsoft Excel spreadsheet and confirm the choice.

1. If any addresses need to be edited, you can select Edit Recipient List to change them.

1. Click Address Block in the ribbon. This window will show you how your address block will look with your data inserted. The left-hand side contains a list of options for how the name and address will be printed.

1. Choose an option, then select OK.

Step 5: Print the Envelopes

If everything looks correct, it’s time to complete the mail merge and print addresses onto your envelopes. To do so:

1. Select Finish & Merge, then Print Documents…

1. Finally, make sure “All” is checked and select OK.

1. Make sure the printer settings are correct, and your envelopes are correctly aligned then select OK again. Your printer should now begin printing your envelopes.

Note: Word also allows you to create and print labels if you’d rather use mailing labels instead of printing directly on the envelopes. You can add details in the address labels dialog box by clicking Mailing > Labels. You can also use mail merge to create several labels.

Don’t Forget Stamps

Unfortunately, you can’t print envelopes using Excel alone. However, with the combination of MS Word and Excel, the envelope printing process is incredibly easy. With this tutorial, you should have your next batch of mail ready to go in no time. Don’t forget to pay for postage!

Related posts

• วิธีล็อคเซลล์ใน Microsoft Excel

• Google ชีตกับ Microsoft Excel - อะไรคือความแตกต่าง?

• ความแตกต่างระหว่าง Microsoft Excel Online และ Excel สำหรับเดสก์ท็อป

• วิธีการสร้าง Gantt Charts ใน Microsoft Excel

• วิธีทำความเข้าใจการวิเคราะห์แบบ What-If ใน Microsoft Excel

• ใช้แป้นพิมพ์เพื่อเปลี่ยนความสูงของแถวและความกว้างของคอลัมน์ใน Excel

• วิธีการวาดใน Microsoft Word

• แก้ไขข้อผิดพลาด “Cannot Start Microsoft Office Outlook”

• สะกดตัวเลขอย่างรวดเร็วใน Word และ Excel

• วิธีการสร้างแผนภูมิวงกลมใน Excel

• การใช้เครื่องมือค้นหาเป้าหมายการวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• วิธีแก้ไขแถวใน Excel

• วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel

• 4 วิธีในการใช้เครื่องหมายถูกใน Excel

• วิธีแทรก CSV หรือ TSV ลงในแผ่นงาน Excel

• วิธีสร้าง Pivot Table แบบง่ายใน Excel

• คู่มือ VBA ขั้นสูงสำหรับ MS Excel

• วิธีใช้ฟีเจอร์ Speak Cells ของ Excel

• วิธีสร้างเอกสาร PDF ใน Microsoft Office

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 สิ่งที่ควรรู้