เมื่อคุณต้องการเรียงตามตัวอักษรในExcelไม่ว่าจะเป็นการเรียงลำดับคอลัมน์หรือแถว กระบวนการมักจะตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงการเรียงแถวหรือคอลัมน์หลายแถวเรียงตามตัวอักษร หรือการจัดการกับตัวอักษรและตัวเลข กระบวนการอาจต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับวิธีการจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษรในสเปรดชีตExcel

เรียงตามตัวอักษรใน Excel ด้วย Sort

วิธีที่คุณใช้ในการเรียงตามตัวอักษรในExcelขึ้นอยู่กับจำนวนคอลัมน์หรือแถวที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดระเบียบ

การจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์เดียวตามตัวอักษรเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ถ้าคุณมีหลายคอลัมน์และต้องการให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดเรียงตามคอลัมน์ที่เรียงตามตัวอักษร มีขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน

สุดท้าย มีข้อควรพิจารณาพิเศษที่ต้องคำนึงถึงหากคุณต้องการจัดเรียงหลายคอลัมน์ และไม่ว่าข้อมูลจะมีแถวส่วนหัวหรือไม่

ทั่วไป

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเรียงตัวอักษรในExcelคือถ้าคุณมีข้อมูลหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีคอลัมน์ที่มีรายชื่อ 

1. เลือกคอลัมน์ข้อมูล

2. เลือก เมนู หน้าแรก^(Home)แล้วเลือกเรียงลำดับและกรอง^{(Sort & Filter)}แบบเลื่อนลงในกลุ่ม การแก้ไข^(Editing)บนริบบิ้น

3. เลือกเรียง A ถึง Z^{(Sort A to Z)}หรือเรียง Z ถึง A^{(Sort Z to A)}ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการจัดระเบียบข้อมูล^{(organize the data)}อย่างไร

ตอนนี้ เมื่อคุณมองย้อนกลับไปที่คอลัมน์ที่คุณไฮไลท์ไว้ คุณจะเห็นว่าข้อมูลในนั้นถูกจัดเรียงตามตัวอักษรโดยใช้วิธีการที่คุณเลือก

เกิดอะไรขึ้นถ้าข้อมูลของคุณมีตัวเลข? ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีคอลัมน์ที่สองที่มีอายุของแต่ละคน

คุณต้องการจัดเรียงคอลัมน์นั้น ดังนั้นคุณจึงทำตามขั้นตอนเดียวกับด้านบนและเลือกคอลัมน์ของข้อมูล

ครั้งนี้ เมื่อคุณเลือกเรียงลำดับ^(Sort)และกรอง^(Filter)บน Ribbon คุณจะเห็นว่าการเลือกวิธีการเรียงลำดับเปลี่ยนไป

ตัวเลือกเหล่านี้จะเรียงลำดับตัวเลขจากจำนวนที่น้อยที่สุดไปหามากที่สุดหรือในทางกลับกัน

การเรียงลำดับหลายคอลัมน์

มีปัญหาหนึ่งในการจัดเรียงคอลัมน์ทีละคอลัมน์ในตาราง ที่มี ข้อมูล  หลายคอลัมน์^{(that contains multiple columns)}

ถ้าคุณเลือกคอลัมน์เดียวและจัดเรียงคอลัมน์ คอลัมน์อื่นๆ จะยังคงอยู่ ซึ่งหมายความว่าสเปรดชีตของคุณจะสับสนและข้อมูลจะไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป คำตอบคือการจัดเรียงคอลัมน์ทั้งหมดพร้อมกัน

ลองทำอีกครั้งโดยใช้สเปรดชีตตัวอย่างชื่อและอายุ

1. คราวนี้ แทนที่จะเลือกคอลัมน์เดียว ให้เลือกทั้งตาราง

2. ใน เมนู หน้าแรก^(Home)ให้เลือกจัดเรียงและกรอง^{(Sort & Filter)}และเลือกการตั้งค่าการจัดเรียงของคุณเหมือนเดิม

ตอนนี้ คุณจะเห็นว่าไม่เพียงแต่มีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษรใน สเปรดชีต Excel ของคุณเท่านั้น แต่ยังมีการจัดเรียง อายุที่เกี่ยวข้องจากคอลัมน์ที่สองด้วย อายุเหล่านั้นอยู่กับชื่อที่ถูกต้อง

วิธีนี้ใช้งานได้ไม่เฉพาะกับสเปรดชีตสองคอลัมน์ในExcelแต่จะทำงานได้ไม่ว่าสเปรดชีตของคุณจะใหญ่แค่ไหน ตราบใดที่คุณเลือกข้อมูลทั้งหมดในแผ่นงานก่อนที่จะเรียงลำดับ

หากต้องการ คุณยังสามารถจัดเรียงหลายคอลัมน์เป็นคอลัมน์เดียว^{(sort multiple columns into one)}แล้วจัดเรียงคอลัมน์เดียวนั้นแทนได้

เรียงลำดับเอง

คุณจะสังเกตเห็นตัวเลือกอื่นในเมนูดรอปดาวน์Sort & FilterคือCustom Sort

เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร มาดูตัวอย่างสเปรดชีตที่มีขนาดใหญ่กว่ามาก สเปรดชีตในตัวอย่างนี้คือรายการ คะแนน SATสำหรับโรงเรียนมัธยมในรัฐ  นิวยอร์ก^{(New York)}

1. เลือกตารางข้อมูลทั้งหมดในสเปรดชีต เลือก เมนู หน้าแรก^(Home)เลือกเรียงลำดับและกรอง^{(Sort & Filter)}และเลือก การเรียงลำดับแบบกำหนด^{(Custom Sort)}เอง

2. คุณจะเห็นป๊อปอัปใหม่ปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกวิธีการจัดเรียงแต่ละคอลัมน์โดยเฉพาะได้ เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเรียง จากนั้นเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเรียง (A ถึง Z, Z ถึง A หรือCustom )

คุณจะสังเกตเห็นว่ามีตัวเลือกSort On ที่ น่าสนใจ ^{(Sort On)}เหล่านี้คือ:

• ค่าของเซลล์^{(Cell Values)} : เรียงตามตัวอักษรหรือในกรณีของตัวเลข จากต่ำไปสูงหรือสูงไปต่ำ
• สีของเซลล์^{(Cell Color)} : จัดระเบียบข้อมูลที่จัดกลุ่มตามสีของเซลล์
• สีฟอนต์^{(Font Color)} : จัดระเบียบข้อมูลที่จัดกลุ่มตามสีฟอนต์
• ไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข^{(Conditional Formatting Icon)} : จัดระเบียบข้อมูลตามไอคอนในเซลล์จากตรรกะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

วิธีนี้จะจัดเรียงตารางข้อมูลทั้งหมดตามคอลัมน์แรกที่คุณเลือก แต่คุณยังสามารถทำการเรียงลำดับรองได้ (เมื่อเรียงลำดับคอลัมน์แรกที่เลือกแล้ว)

เพียงเลือกเพิ่ม^{(Add Level)}ระดับ จากฟิลด์ใหม่ที่ปรากฏ เลือกดรอปดาวน์คอลัมน์^(Column)เรียงลำดับ^(Sort)และเรียงลำดับ อีกครั้งตามต้องการ^(Order)

เลือกตกลง^(OK)แล้วคุณจะเห็นทั้งตารางของคุณถูกจัดเรียงตามหลายคอลัมน์ 

โดยจะเรียงลำดับตามคอลัมน์เริ่มต้นที่คุณเลือก ตามด้วยคอลัมน์ที่สอง ที่สาม และอื่นๆ

หมายเหตุ^(Note) : คุณอาจสังเกตเห็นว่าตัวเลือกการจัดเรียงคอลัมน์ในรายการดรอปดาวน์ด้านบนมีชื่อส่วนหัวแทนที่จะเป็นตัวอักษร นี่เป็นเพราะช่องทำเครื่องหมายถัดจากข้อมูลของฉันมีส่วนหัว^{(My data has headers)}ในหน้าต่างการเรียงลำดับถูกเลือกไว้ ถ้าสเปรดชีตของคุณมีส่วนหัว อย่าลืมเลือกตัวเลือกนี้

เรียงตามตัวอักษรใน Excel ด้วยตัวกรอง

ขณะใช้ดรอปดาวน์Sort & Filter ในเมนู ^(Filter)Homeคุณอาจสังเกตเห็นว่ามี ตัว เลือกตัวกรอง ด้วย^(Filter)

หากคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณจะสังเกตเห็นลูกศรดรอปดาวน์ปรากฏที่ด้านบนสุดของแต่ละคอลัมน์ เมื่อคุณเลือกลูกศรอันใดอันหนึ่งที่ด้านบนของคอลัมน์เหล่านั้น คุณจะเห็นรายการตัวเลือกมากมาย

นี่คือวิธีการทำงานของแต่ละตัวเลือกเหล่านี้:

• เรียงลำดับจาก A ถึง Z^{(Sort A to Z)}หรือเรียงลำดับจาก Z ถึง A^{(Sort Z to A)} : จัดเรียงแผ่นงานโดยใช้คอลัมน์นี้ตามลำดับตัวอักษรในทิศทางใดทิศทางหนึ่ง
• จัดเรียงตามสี^{(Sort by Color)} : จะแสดงหน้าต่างการจัดเรียงแบบหลายคอลัมน์แบบเดียวกับในส่วนสุดท้ายด้านบน

ตัวเลือกการกรองอื่นๆ ที่ด้านล่างไม่ได้ช่วยให้คุณเรียงตามตัวอักษรในExcelแต่มีตัวเลือกมากมายในการกรองข้อมูลที่คุณไม่สนใจ เมื่อคุณเลือกตัวกรองข้อความ^{(Text Filters)}คุณสามารถเลือกที่จะแสดงเฉพาะข้อมูลในชีตที่:

• เท่ากับ^(Equals)ค่าเฉพาะ
• ไม่เท่ากับ^{(Does Not Equal)}ค่าเฉพาะ
• ขึ้น ต้นด้วย^{(Begins With)}คำหรือตัวเลข
• ลงท้ายด้วย^{(Ends With)}คำหรือตัวเลข
• ประกอบด้วย^(Contains)คำหรือตัวเลข
• ไม่มี^{(Does Not Contain)}คำหรือตัวเลข
• ตัวกรองที่กำหนดเอง^{(Custom Filter)}ช่วยให้คุณสามารถรวมตัวกรองด้านบนเพื่อใช้ตัวกรองหลายตัว

อย่างที่คุณเห็น มีหลายวิธีในการเรียงตัวอักษร (หรือหมายเลขลำดับ) ในExcel ตัวเลือกที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง ขนาดตารางที่คุณต้องการจัดเรียง และไม่ว่าคุณต้องการจัดเรียงตามคอลัมน์หรือแถวเดียวหรือหลายรายการ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคำแนะนำและเคล็ดลับต่างๆ สำหรับ Excel^{(tips and tricks for Excel)}และแชร์เทคนิคอื่นๆ ที่คุณทราบเกี่ยวกับการจัดเรียงแถวและคอลัมน์ในExcel

How to Alphabetize In Excel

Whеn you want to alphabetize in Excel, whethеr it’s to sort a column or a row, the process is usually straightforward. However, when it comes to alphabetizing multiple rows or columns, or dealing with letters and numbers, the process may require a few extrа steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

Related posts

• วิธีการลบบรรทัดว่างใน Excel

• วิธีใช้ฟีเจอร์ Speak Cells ของ Excel

• วิธีแทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• วิธีใช้การวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• วิธีแก้ไขแถวใน Excel

• การเรียงลำดับข้อมูลแบบหนึ่งคอลัมน์และหลายคอลัมน์ขั้นพื้นฐานในสเปรดชีต Excel

• วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงที่เชื่อมโยงหลายรายการใน Excel

• วิธีลบแถวที่ซ้ำกันใน Excel

• ความแตกต่างระหว่าง Microsoft Excel Online และ Excel สำหรับเดสก์ท็อป

• 4 วิธีในการใช้เครื่องหมายถูกใน Excel

• วิธีลบเส้นตารางใน Excel

• 2 วิธีในการใช้ฟังก์ชัน Transpose ของ Excel

• 5 วิธีในการแปลงข้อความเป็นตัวเลขใน Excel

• วิธีการเขียนสูตร IF/คำสั่งใน Excel

• สะกดตัวเลขอย่างรวดเร็วใน Word และ Excel

• วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel

• วิธีใช้คำสั่ง if และ Nested If ใน Excel

• วิธีใช้ฟังก์ชัน PMT ใน Excel

• Google ชีตกับ Microsoft Excel - อะไรคือความแตกต่าง?

• เมื่อใดควรใช้ Index-Match แทน VLOOKUP ใน Excel