วิธีการเรียงตามตัวอักษรใน Excel
เมื่อคุณต้องการเรียงตามตัวอักษรในExcelไม่ว่าจะเป็นการเรียงลำดับคอลัมน์หรือแถว กระบวนการมักจะตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงการเรียงแถวหรือคอลัมน์หลายแถวเรียงตามตัวอักษร หรือการจัดการกับตัวอักษรและตัวเลข กระบวนการอาจต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับวิธีการจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษรในสเปรดชีตExcel
เรียงตามตัวอักษรใน Excel ด้วย Sort
วิธีที่คุณใช้ในการเรียงตามตัวอักษรในExcelขึ้นอยู่กับจำนวนคอลัมน์หรือแถวที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดระเบียบ
การจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์เดียวตามตัวอักษรเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ถ้าคุณมีหลายคอลัมน์และต้องการให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดเรียงตามคอลัมน์ที่เรียงตามตัวอักษร มีขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน
สุดท้าย มีข้อควรพิจารณาพิเศษที่ต้องคำนึงถึงหากคุณต้องการจัดเรียงหลายคอลัมน์ และไม่ว่าข้อมูลจะมีแถวส่วนหัวหรือไม่
ทั่วไป
วิธีที่ง่ายที่สุดในการเรียงตัวอักษรในExcelคือถ้าคุณมีข้อมูลหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีคอลัมน์ที่มีรายชื่อ
1. เลือกคอลัมน์ข้อมูล
2. เลือก เมนู หน้าแรก(Home)แล้วเลือกเรียงลำดับและกรอง(Sort & Filter)แบบเลื่อนลงในกลุ่ม การแก้ไข(Editing)บนริบบิ้น
3. เลือกเรียง A ถึง Z(Sort A to Z)หรือเรียง Z ถึง A(Sort Z to A)ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการจัดระเบียบข้อมูล(organize the data)อย่างไร
ตอนนี้ เมื่อคุณมองย้อนกลับไปที่คอลัมน์ที่คุณไฮไลท์ไว้ คุณจะเห็นว่าข้อมูลในนั้นถูกจัดเรียงตามตัวอักษรโดยใช้วิธีการที่คุณเลือก
เกิดอะไรขึ้นถ้าข้อมูลของคุณมีตัวเลข? ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีคอลัมน์ที่สองที่มีอายุของแต่ละคน
คุณต้องการจัดเรียงคอลัมน์นั้น ดังนั้นคุณจึงทำตามขั้นตอนเดียวกับด้านบนและเลือกคอลัมน์ของข้อมูล
ครั้งนี้ เมื่อคุณเลือกเรียงลำดับ(Sort)และกรอง(Filter)บน Ribbon คุณจะเห็นว่าการเลือกวิธีการเรียงลำดับเปลี่ยนไป
ตัวเลือกเหล่านี้จะเรียงลำดับตัวเลขจากจำนวนที่น้อยที่สุดไปหามากที่สุดหรือในทางกลับกัน
การเรียงลำดับหลายคอลัมน์
มีปัญหาหนึ่งในการจัดเรียงคอลัมน์ทีละคอลัมน์ในตาราง ที่มี ข้อมูล หลายคอลัมน์(that contains multiple columns)
ถ้าคุณเลือกคอลัมน์เดียวและจัดเรียงคอลัมน์ คอลัมน์อื่นๆ จะยังคงอยู่ ซึ่งหมายความว่าสเปรดชีตของคุณจะสับสนและข้อมูลจะไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป คำตอบคือการจัดเรียงคอลัมน์ทั้งหมดพร้อมกัน
ลองทำอีกครั้งโดยใช้สเปรดชีตตัวอย่างชื่อและอายุ
1. คราวนี้ แทนที่จะเลือกคอลัมน์เดียว ให้เลือกทั้งตาราง
2. ใน เมนู หน้าแรก(Home)ให้เลือกจัดเรียงและกรอง(Sort & Filter)และเลือกการตั้งค่าการจัดเรียงของคุณเหมือนเดิม
ตอนนี้ คุณจะเห็นว่าไม่เพียงแต่มีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษรใน สเปรดชีต Excel ของคุณเท่านั้น แต่ยังมีการจัดเรียง อายุที่เกี่ยวข้องจากคอลัมน์ที่สองด้วย อายุเหล่านั้นอยู่กับชื่อที่ถูกต้อง
วิธีนี้ใช้งานได้ไม่เฉพาะกับสเปรดชีตสองคอลัมน์ในExcelแต่จะทำงานได้ไม่ว่าสเปรดชีตของคุณจะใหญ่แค่ไหน ตราบใดที่คุณเลือกข้อมูลทั้งหมดในแผ่นงานก่อนที่จะเรียงลำดับ
หากต้องการ คุณยังสามารถจัดเรียงหลายคอลัมน์เป็นคอลัมน์เดียว(sort multiple columns into one)แล้วจัดเรียงคอลัมน์เดียวนั้นแทนได้
เรียงลำดับเอง
คุณจะสังเกตเห็นตัวเลือกอื่นในเมนูดรอปดาวน์Sort & FilterคือCustom Sort
เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร มาดูตัวอย่างสเปรดชีตที่มีขนาดใหญ่กว่ามาก สเปรดชีตในตัวอย่างนี้คือรายการ คะแนน SATสำหรับโรงเรียนมัธยมในรัฐ นิวยอร์ก(New York)
- เลือกตารางข้อมูลทั้งหมดในสเปรดชีต เลือก เมนู หน้าแรก(Home)เลือกเรียงลำดับและกรอง(Sort & Filter)และเลือก การเรียงลำดับแบบกำหนด(Custom Sort)เอง
2. คุณจะเห็นป๊อปอัปใหม่ปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกวิธีการจัดเรียงแต่ละคอลัมน์โดยเฉพาะได้ เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเรียง จากนั้นเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเรียง (A ถึง Z, Z ถึง A หรือCustom )
คุณจะสังเกตเห็นว่ามีตัวเลือกSort On ที่ น่าสนใจ (Sort On)เหล่านี้คือ:
- ค่าของเซลล์(Cell Values) : เรียงตามตัวอักษรหรือในกรณีของตัวเลข จากต่ำไปสูงหรือสูงไปต่ำ
- สีของเซลล์(Cell Color) : จัดระเบียบข้อมูลที่จัดกลุ่มตามสีของเซลล์
- สีฟอนต์(Font Color) : จัดระเบียบข้อมูลที่จัดกลุ่มตามสีฟอนต์
- ไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข(Conditional Formatting Icon) : จัดระเบียบข้อมูลตามไอคอนในเซลล์จากตรรกะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
วิธีนี้จะจัดเรียงตารางข้อมูลทั้งหมดตามคอลัมน์แรกที่คุณเลือก แต่คุณยังสามารถทำการเรียงลำดับรองได้ (เมื่อเรียงลำดับคอลัมน์แรกที่เลือกแล้ว)
เพียงเลือกเพิ่ม(Add Level)ระดับ จากฟิลด์ใหม่ที่ปรากฏ เลือกดรอปดาวน์คอลัมน์(Column)เรียงลำดับ(Sort)และเรียงลำดับ อีกครั้งตามต้องการ(Order)
เลือกตกลง(OK)แล้วคุณจะเห็นทั้งตารางของคุณถูกจัดเรียงตามหลายคอลัมน์
โดยจะเรียงลำดับตามคอลัมน์เริ่มต้นที่คุณเลือก ตามด้วยคอลัมน์ที่สอง ที่สาม และอื่นๆ
หมายเหตุ(Note) : คุณอาจสังเกตเห็นว่าตัวเลือกการจัดเรียงคอลัมน์ในรายการดรอปดาวน์ด้านบนมีชื่อส่วนหัวแทนที่จะเป็นตัวอักษร นี่เป็นเพราะช่องทำเครื่องหมายถัดจากข้อมูลของฉันมีส่วนหัว(My data has headers)ในหน้าต่างการเรียงลำดับถูกเลือกไว้ ถ้าสเปรดชีตของคุณมีส่วนหัว อย่าลืมเลือกตัวเลือกนี้
เรียงตามตัวอักษรใน Excel ด้วยตัวกรอง
ขณะใช้ดรอปดาวน์Sort & Filter ในเมนู (Filter)Homeคุณอาจสังเกตเห็นว่ามี ตัว เลือกตัวกรอง ด้วย(Filter)
หากคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณจะสังเกตเห็นลูกศรดรอปดาวน์ปรากฏที่ด้านบนสุดของแต่ละคอลัมน์ เมื่อคุณเลือกลูกศรอันใดอันหนึ่งที่ด้านบนของคอลัมน์เหล่านั้น คุณจะเห็นรายการตัวเลือกมากมาย
นี่คือวิธีการทำงานของแต่ละตัวเลือกเหล่านี้:
- เรียงลำดับจาก A ถึง Z(Sort A to Z)หรือเรียงลำดับจาก Z ถึง A(Sort Z to A) : จัดเรียงแผ่นงานโดยใช้คอลัมน์นี้ตามลำดับตัวอักษรในทิศทางใดทิศทางหนึ่ง
- จัดเรียงตามสี(Sort by Color) : จะแสดงหน้าต่างการจัดเรียงแบบหลายคอลัมน์แบบเดียวกับในส่วนสุดท้ายด้านบน
ตัวเลือกการกรองอื่นๆ ที่ด้านล่างไม่ได้ช่วยให้คุณเรียงตามตัวอักษรในExcelแต่มีตัวเลือกมากมายในการกรองข้อมูลที่คุณไม่สนใจ เมื่อคุณเลือกตัวกรองข้อความ(Text Filters)คุณสามารถเลือกที่จะแสดงเฉพาะข้อมูลในชีตที่:
- เท่ากับ(Equals)ค่าเฉพาะ
- ไม่เท่ากับ(Does Not Equal)ค่าเฉพาะ
- ขึ้น ต้นด้วย(Begins With)คำหรือตัวเลข
- ลงท้ายด้วย(Ends With)คำหรือตัวเลข
- ประกอบด้วย(Contains)คำหรือตัวเลข
- ไม่มี(Does Not Contain)คำหรือตัวเลข
- ตัวกรองที่กำหนดเอง(Custom Filter)ช่วยให้คุณสามารถรวมตัวกรองด้านบนเพื่อใช้ตัวกรองหลายตัว
อย่างที่คุณเห็น มีหลายวิธีในการเรียงตัวอักษร (หรือหมายเลขลำดับ) ในExcel ตัวเลือกที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง ขนาดตารางที่คุณต้องการจัดเรียง และไม่ว่าคุณต้องการจัดเรียงตามคอลัมน์หรือแถวเดียวหรือหลายรายการ
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคำแนะนำและเคล็ดลับต่างๆ สำหรับ Excel(tips and tricks for Excel)และแชร์เทคนิคอื่นๆ ที่คุณทราบเกี่ยวกับการจัดเรียงแถวและคอลัมน์ในExcel
Related posts
วิธีการลบบรรทัดว่างใน Excel
วิธีใช้ฟีเจอร์ Speak Cells ของ Excel
วิธีแทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc
วิธีใช้การวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel
วิธีแก้ไขแถวใน Excel
การเรียงลำดับข้อมูลแบบหนึ่งคอลัมน์และหลายคอลัมน์ขั้นพื้นฐานในสเปรดชีต Excel
วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงที่เชื่อมโยงหลายรายการใน Excel
วิธีลบแถวที่ซ้ำกันใน Excel
ความแตกต่างระหว่าง Microsoft Excel Online และ Excel สำหรับเดสก์ท็อป
4 วิธีในการใช้เครื่องหมายถูกใน Excel
วิธีลบเส้นตารางใน Excel
2 วิธีในการใช้ฟังก์ชัน Transpose ของ Excel
5 วิธีในการแปลงข้อความเป็นตัวเลขใน Excel
วิธีการเขียนสูตร IF/คำสั่งใน Excel
สะกดตัวเลขอย่างรวดเร็วใน Word และ Excel
วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel
วิธีใช้คำสั่ง if และ Nested If ใน Excel
วิธีใช้ฟังก์ชัน PMT ใน Excel
Google ชีตกับ Microsoft Excel - อะไรคือความแตกต่าง?
เมื่อใดควรใช้ Index-Match แทน VLOOKUP ใน Excel