วิธีการเรียงตามตัวอักษรใน Excel

เมื่อคุณต้องการเรียงตามตัวอักษรในExcelไม่ว่าจะเป็นการเรียงลำดับคอลัมน์หรือแถว กระบวนการมักจะตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงการเรียงแถวหรือคอลัมน์หลายแถวเรียงตามตัวอักษร หรือการจัดการกับตัวอักษรและตัวเลข กระบวนการอาจต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับวิธีการจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษรในสเปรดชีตExcel

เรียงตามตัวอักษรใน Excel ด้วย Sort

วิธีที่คุณใช้ในการเรียงตามตัวอักษรในExcelขึ้นอยู่กับจำนวนคอลัมน์หรือแถวที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดระเบียบ

การจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์เดียวตามตัวอักษรเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ถ้าคุณมีหลายคอลัมน์และต้องการให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดเรียงตามคอลัมน์ที่เรียงตามตัวอักษร มีขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน

สุดท้าย มีข้อควรพิจารณาพิเศษที่ต้องคำนึงถึงหากคุณต้องการจัดเรียงหลายคอลัมน์ และไม่ว่าข้อมูลจะมีแถวส่วนหัวหรือไม่

ทั่วไป

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเรียงตัวอักษรในExcelคือถ้าคุณมีข้อมูลหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีคอลัมน์ที่มีรายชื่อ 

1. เลือกคอลัมน์ข้อมูล

2. เลือก เมนู หน้าแรก(Home)แล้วเลือกเรียงลำดับและกรอง(Sort & Filter)แบบเลื่อนลงในกลุ่ม การแก้ไข(Editing)บนริบบิ้น

3. เลือกเรียง A ถึง Z(Sort A to Z)หรือเรียง Z ถึง A(Sort Z to A)ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการจัดระเบียบข้อมูล(organize the data)อย่างไร

ตอนนี้ เมื่อคุณมองย้อนกลับไปที่คอลัมน์ที่คุณไฮไลท์ไว้ คุณจะเห็นว่าข้อมูลในนั้นถูกจัดเรียงตามตัวอักษรโดยใช้วิธีการที่คุณเลือก

เกิดอะไรขึ้นถ้าข้อมูลของคุณมีตัวเลข? ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีคอลัมน์ที่สองที่มีอายุของแต่ละคน

คุณต้องการจัดเรียงคอลัมน์นั้น ดังนั้นคุณจึงทำตามขั้นตอนเดียวกับด้านบนและเลือกคอลัมน์ของข้อมูล

ครั้งนี้ เมื่อคุณเลือกเรียงลำดับ(Sort)และกรอง(Filter)บน Ribbon คุณจะเห็นว่าการเลือกวิธีการเรียงลำดับเปลี่ยนไป

ตัวเลือกเหล่านี้จะเรียงลำดับตัวเลขจากจำนวนที่น้อยที่สุดไปหามากที่สุดหรือในทางกลับกัน

การเรียงลำดับหลายคอลัมน์

มีปัญหาหนึ่งในการจัดเรียงคอลัมน์ทีละคอลัมน์ในตาราง ที่มี ข้อมูล  หลายคอลัมน์(that contains multiple columns)

ถ้าคุณเลือกคอลัมน์เดียวและจัดเรียงคอลัมน์ คอลัมน์อื่นๆ จะยังคงอยู่ ซึ่งหมายความว่าสเปรดชีตของคุณจะสับสนและข้อมูลจะไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป คำตอบคือการจัดเรียงคอลัมน์ทั้งหมดพร้อมกัน

ลองทำอีกครั้งโดยใช้สเปรดชีตตัวอย่างชื่อและอายุ

1. คราวนี้ แทนที่จะเลือกคอลัมน์เดียว ให้เลือกทั้งตาราง

2. ใน เมนู หน้าแรก(Home)ให้เลือกจัดเรียงและกรอง(Sort & Filter)และเลือกการตั้งค่าการจัดเรียงของคุณเหมือนเดิม

ตอนนี้ คุณจะเห็นว่าไม่เพียงแต่มีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษรใน สเปรดชีต Excel ของคุณเท่านั้น แต่ยังมีการจัดเรียง อายุที่เกี่ยวข้องจากคอลัมน์ที่สองด้วย อายุเหล่านั้นอยู่กับชื่อที่ถูกต้อง

วิธีนี้ใช้งานได้ไม่เฉพาะกับสเปรดชีตสองคอลัมน์ในExcelแต่จะทำงานได้ไม่ว่าสเปรดชีตของคุณจะใหญ่แค่ไหน ตราบใดที่คุณเลือกข้อมูลทั้งหมดในแผ่นงานก่อนที่จะเรียงลำดับ

หากต้องการ คุณยังสามารถจัดเรียงหลายคอลัมน์เป็นคอลัมน์เดียว(sort multiple columns into one)แล้วจัดเรียงคอลัมน์เดียวนั้นแทนได้

เรียงลำดับเอง

คุณจะสังเกตเห็นตัวเลือกอื่นในเมนูดรอปดาวน์Sort & FilterคือCustom Sort

เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร มาดูตัวอย่างสเปรดชีตที่มีขนาดใหญ่กว่ามาก สเปรดชีตในตัวอย่างนี้คือรายการ คะแนน SATสำหรับโรงเรียนมัธยมในรัฐ  นิวยอร์ก(New York)

  1. เลือกตารางข้อมูลทั้งหมดในสเปรดชีต เลือก เมนู หน้าแรก(Home)เลือกเรียงลำดับและกรอง(Sort & Filter)และเลือก การเรียงลำดับแบบกำหนด(Custom Sort)เอง

2. คุณจะเห็นป๊อปอัปใหม่ปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกวิธีการจัดเรียงแต่ละคอลัมน์โดยเฉพาะได้ เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเรียง จากนั้นเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเรียง (A ถึง Z, Z ถึง A หรือCustom )

คุณจะสังเกตเห็นว่ามีตัวเลือกSort On ที่ น่าสนใจ (Sort On)เหล่านี้คือ:

  • ค่าของเซลล์(Cell Values) : เรียงตามตัวอักษรหรือในกรณีของตัวเลข จากต่ำไปสูงหรือสูงไปต่ำ
  • สีของเซลล์(Cell Color) : จัดระเบียบข้อมูลที่จัดกลุ่มตามสีของเซลล์
  • สีฟอนต์(Font Color) : จัดระเบียบข้อมูลที่จัดกลุ่มตามสีฟอนต์
  • ไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข(Conditional Formatting Icon) : จัดระเบียบข้อมูลตามไอคอนในเซลล์จากตรรกะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

วิธีนี้จะจัดเรียงตารางข้อมูลทั้งหมดตามคอลัมน์แรกที่คุณเลือก แต่คุณยังสามารถทำการเรียงลำดับรองได้ (เมื่อเรียงลำดับคอลัมน์แรกที่เลือกแล้ว)

เพียงเลือกเพิ่ม(Add Level)ระดับ จากฟิลด์ใหม่ที่ปรากฏ เลือกดรอปดาวน์คอลัมน์(Column)เรียงลำดับ(Sort)และเรียงลำดับ อีกครั้งตามต้องการ(Order)

เลือกตกลง(OK)แล้วคุณจะเห็นทั้งตารางของคุณถูกจัดเรียงตามหลายคอลัมน์ 

โดยจะเรียงลำดับตามคอลัมน์เริ่มต้นที่คุณเลือก ตามด้วยคอลัมน์ที่สอง ที่สาม และอื่นๆ

หมายเหตุ(Note) : คุณอาจสังเกตเห็นว่าตัวเลือกการจัดเรียงคอลัมน์ในรายการดรอปดาวน์ด้านบนมีชื่อส่วนหัวแทนที่จะเป็นตัวอักษร นี่เป็นเพราะช่องทำเครื่องหมายถัดจากข้อมูลของฉันมีส่วนหัว(My data has headers)ในหน้าต่างการเรียงลำดับถูกเลือกไว้ ถ้าสเปรดชีตของคุณมีส่วนหัว อย่าลืมเลือกตัวเลือกนี้

เรียงตามตัวอักษรใน Excel ด้วยตัวกรอง

ขณะใช้ดรอปดาวน์Sort & Filter ในเมนู (Filter)Homeคุณอาจสังเกตเห็นว่ามี ตัว เลือกตัวกรอง ด้วย(Filter)

หากคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณจะสังเกตเห็นลูกศรดรอปดาวน์ปรากฏที่ด้านบนสุดของแต่ละคอลัมน์ เมื่อคุณเลือกลูกศรอันใดอันหนึ่งที่ด้านบนของคอลัมน์เหล่านั้น คุณจะเห็นรายการตัวเลือกมากมาย

นี่คือวิธีการทำงานของแต่ละตัวเลือกเหล่านี้:

  • เรียงลำดับจาก A ถึง Z(Sort A to Z)หรือเรียงลำดับจาก Z ถึง A(Sort Z to A) : จัดเรียงแผ่นงานโดยใช้คอลัมน์นี้ตามลำดับตัวอักษรในทิศทางใดทิศทางหนึ่ง
  • จัดเรียงตามสี(Sort by Color) : จะแสดงหน้าต่างการจัดเรียงแบบหลายคอลัมน์แบบเดียวกับในส่วนสุดท้ายด้านบน

ตัวเลือกการกรองอื่นๆ ที่ด้านล่างไม่ได้ช่วยให้คุณเรียงตามตัวอักษรในExcelแต่มีตัวเลือกมากมายในการกรองข้อมูลที่คุณไม่สนใจ เมื่อคุณเลือกตัวกรองข้อความ(Text Filters)คุณสามารถเลือกที่จะแสดงเฉพาะข้อมูลในชีตที่:

  • เท่ากับ(Equals)ค่าเฉพาะ
  • ไม่เท่ากับ(Does Not Equal)ค่าเฉพาะ
  • ขึ้น ต้นด้วย(Begins With)คำหรือตัวเลข
  • ลงท้ายด้วย(Ends With)คำหรือตัวเลข
  • ประกอบด้วย(Contains)คำหรือตัวเลข
  • ไม่มี(Does Not Contain)คำหรือตัวเลข
  • ตัวกรองที่กำหนดเอง(Custom Filter)ช่วยให้คุณสามารถรวมตัวกรองด้านบนเพื่อใช้ตัวกรองหลายตัว

อย่างที่คุณเห็น มีหลายวิธีในการเรียงตัวอักษร (หรือหมายเลขลำดับ) ในExcel ตัวเลือกที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง ขนาดตารางที่คุณต้องการจัดเรียง และไม่ว่าคุณต้องการจัดเรียงตามคอลัมน์หรือแถวเดียวหรือหลายรายการ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคำแนะนำและเคล็ดลับต่างๆ สำหรับ Excel(tips and tricks for Excel)และแชร์เทคนิคอื่นๆ ที่คุณทราบเกี่ยวกับการจัดเรียงแถวและคอลัมน์ในExcel



About the author

ฉันเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์ฟรีแวร์และเป็นผู้ให้การสนับสนุน Windows Vista/7 ฉันได้เขียนบทความหลายร้อยบทความเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบปฏิบัติการ รวมถึงคำแนะนำและเคล็ดลับ คู่มือการซ่อม และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ฉันยังเสนอบริการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับสำนักงานผ่านทางบริษัท Help Desk Services ของฉัน ฉันมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับวิธีการทำงานของ Office 365 ฟีเจอร์ และวิธีใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด



Related posts