ถ้าคุณใช้ Outlook เพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของคุณ คุณอาจต้องการส่งอีเมลถึงกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งที่มีการเปลี่ยนแปลงสมาชิกภาพบ่อยครั้ง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องส่งอีเมลถึงตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของคุณทุกวัน แต่เนื่องจากมีการหมุนเวียนสูง รายการจึงอาจมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง

คุณสามารถพิมพ์ชื่อหรืออีเมลของแต่ละคนด้วยตนเองทุกครั้งที่ส่งอีเมล แต่การดำเนินการนี้อาจยุ่งยากขึ้นอย่างรวดเร็วเมื่อกลุ่มมีขนาดใหญ่ขึ้น ไม่เพียงแค่นั้น แต่คุณยังเสี่ยงต่อการลืมใครบางคนที่อาจนำไปสู่ละครในสำนักงานโดยไม่ได้ตั้งใจ นั่นคือที่มาของรายชื่อการแจกจ่ายหรือกลุ่มผู้ติดต่อ!

โดยส่วนใหญ่ คำว่า "กลุ่มผู้ติดต่อ" และ "รายการแจกจ่าย" สามารถใช้แทนกันได้ Microsoftเริ่มใช้วลี "กลุ่มผู้ติดต่อ" น่าจะเป็นเพราะใช้งานง่ายกว่า "รายชื่อการแจกจ่าย" เล็กน้อย 

อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างอย่างแท้จริงระหว่างทั้งสองในองค์กรที่ใช้Microsoft 365 ^{(Microsoft 365)}ผู้ดูแลระบบของMicrosoft 365สามารถแปลงรายชื่อการแจกจ่ายOutlook ที่มีอยู่เป็น “ ^(Outlook)Groups ” ซึ่งจะทำให้สมาชิกในกลุ่มสามารถเข้าถึงไลบรารีที่แชร์และพื้นที่การทำงานร่วมกัน เช่นMicrosoft Teams , Yammer และPlanner

แม้ว่าแผนกไอทีของคุณอาจควบคุม รายชื่อการแจกจ่าย Outlook ขององค์กรของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายชื่อพนักงานทั้งหมดที่น่ากลัวและมักจะได้รับการดูแลรักษาไม่ดี คุณยังสามารถสร้างกลุ่มที่ติดต่อของคุณเองในOutlookได้ 

ด้านล่างนี้ เราจะแนะนำวิธีการสร้างกลุ่มที่ติดต่อในOutlookสำหรับทั้งเวอร์ชันเบราว์เซอร์และแอปเดสก์ท็อป 

วิธีสร้างกลุ่มที่ติดต่อ^{(Contact Group)}ในOutlook Online

การสร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook^(Outlook)เวอร์ชันเบราว์เซอร์นั้นเป็นเรื่องง่าย

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณที่outlook.comหรือเลือกOutlookจากตัวเปิดใช้แอป หากคุณลงชื่อเข้าใช้ Microsoft 365^{(Microsoft 365)}แล้ว ถ้าคุณไม่เห็นOutlookในรายการแอป (คุณจะเห็น) ให้เลือกแอป^{(All apps)}ทั้งหมด

1. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ภายใต้กลุ่ม^(Groups)ให้เลือกกลุ่ม^{(New group)}ใหม่

1. ในป๊อปอัป ให้ตั้งชื่อและคำอธิบายให้กับกลุ่มใหม่ของคุณ แล้วเลือกสร้าง ^(Create)(หากองค์กรของคุณเปิดใช้งาน คุณอาจได้รับแจ้งให้สร้างที่อยู่อีเมลสำหรับกลุ่ม ในกรณีนี้ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน ให้พยายามทำให้ที่อยู่อีเมลเหมือนกับชื่อกลุ่ม)

1. ตอนนี้ เพิ่มสมาชิกในกลุ่ม ค้นหา^(Search)บุคคลด้วยชื่อหรือที่อยู่อีเมล เลือกผลการค้นหาสำหรับบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่ม และจะปรากฏใต้ "บุคคลนี้จะถูกเพิ่ม"

1. ทำซ้ำ^(Repeat)ขั้นตอนที่ 4 จนกว่าคุณจะเพิ่มทุกคนที่คุณต้องการในกลุ่ม จากนั้นเลือกปุ่มเพิ่ม^(Add)
2. เลือกปิด^(Close) _
3. ส่งอีเมลไปยังกลุ่มที่คุณสร้างโดยเลือกข้อความ^{(New message)}ใหม่

1. ในช่องถึง^(To)ให้เริ่มพิมพ์ชื่อกลุ่มที่คุณสร้าง แล้วเลือกจากรายการที่ปรากฏขึ้น

ง่าย สบาย. แต่ถ้าคุณต้องการเพิ่มหรือลบบุคคลออกจากกลุ่มล่ะ อ่านต่อ.

วิธีแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อ^{(Contact Group)}ในOutlook Online

Microsoftทำให้ง่ายต่อการแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อโดยไม่ต้องออกจากOutlook Online ^{(Outlook Online)}บางขั้นตอนอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณกำหนดค่าMicrosoft 365อย่างไร แต่ขั้นตอนด้านล่างควรช่วยคุณได้

1. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ภายใต้กลุ่ม^(Groups)ให้เลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไข
2. ในรายการของกลุ่มนั้น ให้เลือกไอคอนเพิ่มเติม^(More) (สามจุด/จุดไข่ปลา)

1. เลือก การ ตั้งค่า ^(Settings)(ขึ้นอยู่กับวิธี กำหนดค่า Outlookสำหรับองค์กรของคุณ คุณอาจเห็นตัวเลือกในการเพิ่มสมาชิก^{(Add members)}โดยตรงจากไอคอนเพิ่มเติม)

1. ใน แผง การตั้งค่ากลุ่ม^{(Group Settings)}ที่ปรากฏทางด้านขวา ให้เลือกแก้ไข^{(Edit group)}กลุ่ม

1. เลือกแท็บ  สมาชิก^{(Members )}
2. จากที่นั่น คุณสามารถเพิ่มสมาชิกหรือลบออกจากกลุ่มโดยเลือก ไอคอน Xข้างรายการของบุคคลที่คุณต้องการลบ

1. หากคุณได้เพิ่มสมาชิกในกลุ่ม ให้เลือกปุ่มเพิ่ม ^(Add)มิฉะนั้น เลือกปิด^(Close)

อีกวิธี^(Way) หนึ่ง ในการแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อ^{(Edit Contact Groups)}ในOutlook Online

ขึ้นอยู่กับวิธี กำหนดค่า Outlookคุณอาจสามารถแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปที่ ส่วน บุคคล^{(People )}ของOutlook (ทางด้านขวาของไอคอน  ปฏิทิน )^(Calendar)

1. ในบานหน้าต่างด้านซ้ายใน ส่วน กลุ่ม^(Groups)ให้เลือกเจ้าของ^(Owner)เพื่อแสดงกลุ่มที่คุณสร้างขึ้น

1. เลือก^(Select)กลุ่มที่คุณต้องการแก้ไขจากรายการ
2. เลือกจัดการสมาชิก^{(Manage group members)}กลุ่ม

1. จากที่นั่น คุณสามารถเพิ่มสมาชิกหรือลบสมาชิกที่มีอยู่ได้โดยการเลือกXถัดจากรายการ

วิธีสร้างกลุ่มที่ติดต่อ ใน ^{(Contact Group)}แอปเดสก์ท็อป^{(Desktop App)}ของ Outlook

การสร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook^(Outlook)เวอร์ชันเดสก์ท็อปทำได้ง่ายกว่าในเวอร์ชันออนไลน์

1. เปิด Outlook แล้วเลือก ไอคอน Peopleใกล้กับมุมล่างซ้าย (ซึ่งคุณสลับไปมาระหว่างอีเมล งาน บุคคล และปฏิทิน)

1. ถัดไป จากแถบเครื่องมือ เลือกNew Contact Group ^{(New Contact Group)}(หากองค์กรของคุณใช้Microsoft 365คุณอาจเห็น ปุ่ม กลุ่มใหม่^{(New Group)}สำหรับจุดประสงค์ของเรา เราจะใช้กลุ่มที่ติดต่อใหม่^{(New Contact Group)}เพื่ออำนวยความสะดวกในอีเมลกลุ่ม)

1. ใน หน้าต่าง กลุ่มที่ติดต่อ^{(Contact Group)}ที่ปรากฏขึ้น ให้ตั้งชื่อกลุ่มที่ติดต่อของคุณ จากนั้นเลือกเพิ่มสมาชิก^{(Add Members)}แล้วเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการรับสมาชิกใหม่ของคุณ ตัว  เลือกอาจรวมถึงFrom Outlook Contacts , From Address BookหรือNew Email Contacts^{(New Email Contact)}

1. ค้นหาบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่มผู้ติดต่อทีละคน ตรวจสอบ ให้^(Make)แน่ใจว่ารายการของพวกเขาถูกเน้น และเลือก ปุ่ม สมาชิก^(Members) (หรือดับเบิลคลิกที่รายการของพวกเขา) เพื่อเพิ่มพวกเขา เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือกตกลง^(OK)
2. ปิดหน้าต่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตอบกลับใช่^(Yes)หากได้รับแจ้งให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
3. ตอนนี้ เมื่อคุณระบุอีเมลใหม่ คุณสามารถพิมพ์ชื่อกลุ่มที่ติดต่อในช่องถึง^(To)ได้ กลุ่มผู้ติดต่อของคุณจะถูกเพิ่ม คุณสามารถขยายรายชื่อกลุ่มได้หากต้องการ และOutlookจะแทนที่รายการด้วยสมาชิก แต่โปรดทราบว่าคุณจะไม่สามารถยุบรายการได้อีก

กลุ่มที่ ติดต่อ^(Contact)จะปรากฏเป็นรายการใน สมุดที่อยู่ Outlookดังนั้นคุณจะพบได้ในรายการเรียงตามตัวอักษร

วิธีแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อ ใน ^{(Contact Group)}แอปเดสก์ท็อป^{(Desktop App)}ของ Outlook

ตอนนี้ มาแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อที่มีอยู่ในOutlook เวอร์ชันเดสก์ท็ อป

1. เปิด Outlook แล้วเลือก ไอคอน Peopleใกล้มุมล่างซ้าย
2. ค้นหา^(Find)และเลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไขในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ
3. ในบานหน้าต่างด้านขวาเลือกแก้ไข ^(Edit)ซึ่งจะนำคุณกลับไปยังตำแหน่งที่คุณสามารถจัดการกลุ่มได้โดยการเพิ่มและ/หรือลบสมาชิก

ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook^(Outlook)เวอร์ชันออนไลน์หรือแอปเดสก์ท็อป ก็คุ้มค่าที่จะใช้เวลาสักครู่เพื่อสร้าง รายชื่อการแจกจ่าย Outlook ที่ คุณจะใช้ซ้ำๆ คุณจะดีใจที่คุณทำ

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to communicаte with your colleagueѕ, you’ve probablу wanted to repeatedly email a specific group whose mеmbershiр changes оften. For examрle, you may need to email all of your customer service reps every daу, but duе to high turnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• วิธี Forward Outlook Emails ถึง Gmail

• วิธีการสร้าง Drop Down List ใน Excel

• วิธีสร้างทางลัด Microsoft Outlook สำหรับอีเมลและงาน

• ค้นหาอีเมล Outlook ตามผู้ส่ง วันที่ คำสำคัญ ขนาด และอื่นๆ

• ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ใน Outlook โดยอัตโนมัติโดยใช้ Rules

• วิธีใช้ Mail Merge ใน Word ถึง Create Letters, Labels และซองจดหมาย

• วิธีการ Automatically Backup Word Document เพื่อวันไดรฟ์

• วิธีการสร้าง Gantt Charts ใน Microsoft Excel

• วิธีทำความเข้าใจการวิเคราะห์แบบ What-If ใน Microsoft Excel

• Microsoft Myanalytics คืออะไรและวิธีการใช้งาน

• วิธีสร้างรายการตรวจสอบใน Excel

• เพิ่มสารบัญอย่างรวดเร็วใน Word Doc

• วิธีการ Group Worksheets ใน Excel

• วิธีทำ Histogram ใน Excel

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word (ออนไลน์ มือถือ และเดสก์ท็อป)

• ใช้หน้าต่างดูของ Excel เพื่อตรวจสอบเซลล์ที่สำคัญในสมุดงาน

• การสร้างแผนภูมิข้อมูล Excel ของคุณ

• วิธีสร้าง Breakout Rooms ใน Microsoft Teams

• เชื่อมโยงเซลล์ระหว่างชีตและเวิร์กบุ๊กใน Excel

• วิธีแก้ไขเมื่อ Word เปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว