หากคุณมีการ สมัครใช้งาน Office 365หนึ่งในแอปที่คุณสามารถเข้าถึงได้คือAccess เป็นเครื่องมือในการสร้างฐานข้อมูลและรายงานประเภทต่างๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคุณกำลังมองหาวิธีการสร้างฐานข้อมูลMS Accessเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะทำ ไม่ว่าคุณต้องการสร้างฐานข้อมูลที่เรียบง่ายหรือซับซ้อน

คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อสร้างฐานข้อมูล สร้างฟอร์มสำหรับการป้อนข้อมูล กรองข้อมูลของคุณโดยใช้การสืบค้นแบบกำหนดเอง และสร้างรายงานจากข้อมูลของคุณ มีวิซาร์ดทีละขั้นตอนที่จะช่วยคุณสร้างรายการเหล่านี้ ดังนั้นจึงใช้งานได้ไม่ยากเกินไป

วิธีสร้างฐานข้อมูลเปล่าด้วย MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างฐานข้อมูล เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เริ่มฐานข้อมูลใหม่ในAccess ตารางข้อมูล แบบฟอร์ม การสืบค้น และรายงานของคุณจะถูกบันทึกไว้ในนั้น เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ คุณสามารถใช้เทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่งจากที่มีอยู่มากมายที่Accessมีให้หรือสร้างใหม่ทั้งหมด

ที่นี่ เราจะสร้างฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลของนักเรียน และเราจะใช้เทมเพลตฐานข้อมูลเปล่า

1. เปิดแอปAccess^{(Launch the Access app)}บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. คลิกที่ใหม่^(New)ในแถบด้านข้างซ้ายเพื่อสร้างฐานข้อมูลใหม่
3. เลือก ตัวเลือก ฐานข้อมูลเปล่า^{(Blank database)}ในบานหน้าต่างด้านขวาเพื่อสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่

1. คลิก^(Click)ที่ไอคอนโฟลเดอร์เล็กๆ และเลือกเส้นทางเพื่อบันทึกฐานข้อมูลของคุณ จากนั้นคลิกที่ปุ่มที่สร้าง^(Create)

1. นั่นคือวิธีที่คุณสร้างฐานข้อมูลด้วยAccess ฐานข้อมูลของคุณควรพร้อมใช้งานในเส้นทางที่ระบุ

สร้างตารางในฐานข้อมูลของคุณ^{(Create a Table In Your Database)}

ฐานของฐานข้อมูลใด ๆ คือตาราง เป็นตารางเหล่านี้ที่ข้อมูลของคุณถูกบันทึกไว้ในคอลัมน์ต่างๆ และนี่คือสิ่งที่คุณสามารถเรียกใช้คิวรีและสร้างรายงานได้

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ในAccessจะเป็นการเปิดหน้าจอการสร้างตารางใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล มุมมองนี้ไม่ใช่มุมมองที่ง่ายที่สุดในการทำงาน ดังนั้น คุณต้องเปลี่ยนเป็นมุมมองออกแบบ แล้วสร้างคอลัมน์ตารางของคุณ

1. คลิกขวา^{(Right-click)}ที่ตารางที่สร้างขึ้นใหม่ และเลือกDesign View^{(Design View)}

1. มันจะแจ้งให้คุณบันทึกตารางของคุณก่อน ป้อนชื่อสำหรับตารางและคลิกตกลง^(OK)

1. หน้าจอต่อไปนี้ให้คุณเพิ่มคอลัมน์และประเภทข้อมูลลงในตาราง เก็บคอลัมน์แรกตามที่เป็นอยู่เพราะจะสร้าง ID ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละรายการของคุณ
2. ขณะที่เรากำลังสร้างฐานข้อมูลของนักเรียน ให้วางเคอร์เซอร์ของคุณในฟิลด์ที่สอง แล้วพิมพ์Student Name ^{(Student Name)}เลือกข้อความสั้น^{(Short Text)}จาก ฟิลด์ ประเภท^{(Data Type)}ข้อมูล

1. ป้อนอายุ^(Age)เป็นชื่อฟิลด์ถัดไปแล้วเลือกหมายเลข^(Number)จากเมนูดรอปดาวน์ประเภทข้อมูล^{(Data Type)}

1. เพิ่มคอลัมน์สุดท้ายที่มีชื่อCountryและShort Textเป็นชนิดข้อมูล

1. กดCtrl + Sเพื่อบันทึกตาราง

สร้างแบบฟอร์มสำหรับการป้อนข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

แม้ว่าคุณจะสามารถเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลและเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นลงไปได้ แบบฟอร์มจะช่วยให้คุณป้อนข้อมูลได้ง่ายขึ้น คุณยังไม่ต้องยุ่งกับข้อมูลอื่นใดในตาราง เนื่องจากแบบฟอร์มให้คุณแก้ไขได้ครั้งละหนึ่งรายการเท่านั้น

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์มของ Access เพื่อสร้างแบบฟอร์มสำหรับการป้อนข้อมูล^{(create a form for data entry)}ด้วยฟิลด์ที่คุณเลือก

1. ในขณะที่Accessยังคงเปิดอยู่ในฐานข้อมูลของคุณ ให้คลิกที่ แท็บ Createที่ด้านบน แล้วเลือกตัวเลือกที่ระบุว่าForm Wizard^{(Form Wizard)}

1. ระบบจะขอให้คุณเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการใช้ในแบบฟอร์มของคุณ เลือกทั้งหมดที่คุณต้องป้อนค่าและคลิกไอคอนลูกศรขวาเพื่อเพิ่มลงในรายการ จากนั้นคลิกถัดไป^(Next)ที่ด้านล่าง

1. หน้าจอต่อไปนี้มีเค้าโครงแบบฟอร์มสี่แบบให้เลือก คลิก^(Click)ที่เลย์เอาต์ใดก็ได้ แล้วภาพตัวอย่างจะปรากฏขึ้นที่ด้านซ้าย เมื่อคุณได้เลือกแล้ว ให้คลิกที่ถัดไป^(Next)ที่ด้านล่าง

1. ป้อนชื่อสำหรับแบบฟอร์มของคุณและกดFinish

1. แบบฟอร์มควรเปิดขึ้นเพื่อให้คุณเพิ่มข้อมูลลงในตารางได้

สร้างแบบสอบถามเพื่อกรองข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

คิวรีช่วยให้คุณสามารถกรองข้อมูลที่บันทึกไว้ในตารางของคุณโดยใช้เกณฑ์แบบกำหนดเองต่างๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการดึงข้อมูลของนักเรียนที่อายุ 20 ปีขึ้นไปและอาศัยอยู่ในสหรัฐอเมริกา คุณสามารถสร้างแบบสอบถามและสร้างตารางที่มีเฉพาะนักเรียนในนั้นที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณ

1. คลิก แท็บ สร้าง^(Create)ที่ด้านบนและเลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม^{(Query Wizard)}

1. เลือกตัวเลือกแรกที่ระบุว่าSimple Query Wizardแล้วกดOK

1. เลือกตารางและฟิลด์ที่คุณต้องการรวมในแบบสอบถามและคลิกถัด^(Next)ไป

1. เลือก ตัวเลือก รายละเอียด^(Detail)ในหน้าจอต่อไปนี้และคลิกถัดไป^(Next)ที่ด้านล่าง

1. ป้อนชื่อสำหรับข้อความค้นหาของคุณและกดFinishที่ด้านล่าง

1. คลิกขวาที่คิวรีที่สร้างขึ้นใหม่และเลือกDesign View ^{(Design View)}คุณจะใช้มุมมองนี้เพื่อป้อนเกณฑ์สำหรับข้อความค้นหาของคุณ

1. หน้าจอต่อไปนี้ให้คุณระบุตัวกรองสำหรับคิวรีของคุณ มาสร้างกฎที่แสดงเฉพาะนักเรียนที่อายุ 20 ปีขึ้นไปและมาจากสหรัฐอเมริกา
   
   พิมพ์>=20ใน กล่อง เกณฑ์^(Criteria)สำหรับฟิลด์อายุ ^(Age)
   
   ป้อนสหรัฐอเมริกา^(US)ใน แถว เกณฑ์^(Criteria)สำหรับฟิลด์ประเทศ^(Country)

1. กดCtrl + S เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
2. ดับเบิลคลิก^{(Double-click)}ที่ข้อความค้นหาของคุณในแถบด้านข้างทางซ้าย แล้วคุณจะเห็นข้อมูลในเวอร์ชันที่กรองแล้ว

วิธีสร้างรายงานฐานข้อมูลใน Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

โดยปกติรายงานจะใช้เพื่อนำข้อมูลออกจากการเข้าถึง^(Access)และดูเป็นไฟล์แบบสแตนด์อโลน Accessให้คุณสร้างรายงานสำหรับตารางและฟิลด์ที่คุณเลือก และใช้สไตล์วิซาร์ดเดียวกันกับฟอร์มและคิวรีเพื่อสร้างรายงาน

1. คลิก แท็บ สร้าง^(Create)ที่ด้านบนและเลือกตัวช่วยสร้างรายงาน^{(Report Wizard)}

1. เพิ่มฟิลด์ที่คุณต้องการให้มีในรายงานของคุณ แล้วคลิกถัด^(Next)ไป

1. หากคุณต้องการระบุลำดับการจัดกลุ่ม คุณสามารถทำได้ในหน้าจอนี้ จาก นั้นกดNext

1. ถ้าคุณต้องการเรียงลำดับระเบียนของคุณตามเขตข้อมูล คุณสามารถทำได้ในหน้าจอนี้ จากนั้นคลิกที่ต่อ^(Next)ไป

1. เลือกรูปแบบรายงานและกดNext

1. ป้อนชื่อสำหรับรายงานและคลิกเสร็จสิ้น^(Finish)

1. คลิกขวา^{(Right-click)}ที่รายงานและเลือกตัวอย่าง^{(Print Preview)}ก่อน พิมพ์

1. คลิกที่PDF หรือ XPS^{(PDF or XPS )}ที่ด้านบนเพื่อบันทึกในรูปแบบเหล่านี้

ฐานข้อมูลทั้งหมดของคุณพร้อมตาราง แบบฟอร์ม คิวรี และรายงานพร้อมแล้ว

คุณสร้างฐานข้อมูลของคุณ^{(build your databases)}อย่างไร? หากคุณใช้Accessคุณใช้คุณลักษณะที่กล่าวถึงข้างต้นหรือไม่ แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Office 365 subscription, one of the apps you can access is Αccess. It’ѕ a tool tо creatе various types of databaseѕ and reports on your computer. If you’re looking for a method on how to build a database, MS Access is the best way to do it whether you want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook จะไม่เปิด? 10 วิธีในการแก้ไข

• วิธีสร้างเอกสาร PDF ใน Microsoft Office

• วิธีแสดงจำนวนคำใน Microsoft Word

• วิธีส่งออกอีเมลของคุณจาก Microsoft Outlook เป็น CSV หรือ PST

• ทำให้ OpenOffice Writer มีลักษณะและฟังก์ชันเหมือน Microsoft Word

• วิธีถ่ายและแทรกภาพหน้าจอโดยใช้ OneNote

• แก้ไขข้อผิดพลาด “Cannot Start Microsoft Office Outlook”

• ฟีเจอร์ใหม่ที่ดีที่สุดใน Microsoft Office 2019

• Microsoft Teams คืออะไรและทำงานอย่างไร

• วิธีใช้เครื่องมือสกรีนช็อตของ Microsoft Word

• วิธีเปิดใช้งานโหมดมืดใน Microsoft Outlook (Windows, Mac และ Mobile)

• Microsoft Publisher คืออะไร? คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น

• วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Word

• 13 แป้นพิมพ์ลัดที่ดีที่สุดสำหรับ Microsoft Teams

• วิธีถอนการติดตั้ง Microsoft Teams เมื่อทำการติดตั้งใหม่ต่อไป

• วิธียกเลิกการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ของคุณ

• วิธีเพิ่มแบบอักษรใหม่ให้กับ Microsoft Word

• Google Docs กับ Microsoft Word - อะไรคือความแตกต่าง?

• วิธีแทรกตัวแบ่งส่วนใน Microsoft Word

• วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Excel