คุณ^(Are)วางแผนที่จะออกจากงานและต้องการให้แน่ใจว่าคุณได้รับสำเนาอีเมลทั้งหมดของคุณในกรณีที่คุณจำเป็นต้องอ้างอิงในภายหลังหรือไม่? หรือบางทีคุณอาจต้องการส่งออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการสำรองข้อมูลในกรณีที่ไฟล์ Outlook PST ของคุณเสียหาย ซึ่งเกิดขึ้นค่อนข้างบ่อย

ไม่ว่าในกรณีใด การสำรองข้อมูลอีเมลของคุณเป็นความคิดที่ดีเสมอ แม้ว่าคุณจะใช้บริการเว็บเช่นOutlook.comหรือGmailก็ยังไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะใช้ไคลเอ็นต์เดสก์ท็อปเช่นOutlookเพื่อดาวน์โหลดจดหมายทั้งหมดของคุณ เพื่อที่คุณจะได้จัดเก็บจดหมายไว้ในเครื่อง บริการ เว็บ^(Web)และยักษ์ใหญ่อย่างMicrosoftและGoogleอาจดูเหมือนไม่มีภูมิคุ้มกันต่อความล้มเหลว แต่คุณไม่มีทางรู้ว่าภัยพิบัติจะเกิดขึ้นเมื่อใด

ในบทความนี้ ฉันจะแสดงวิธีการส่งออก อีเมล Outlook ของคุณ ในOutlook 2003 , 2007, 2010, 2013 และ 2016 ฉันจะพูดถึงขั้นตอนด้วยหากคุณใช้Outlook for Mac เป็นที่น่าสังเกตว่า ตัวช่วยสร้าง การนำเข้า^(Import)และส่งออก^{(Export Wizard)} ที่แท้จริง นั้นค่อนข้างเหมือนกันในทุกเวอร์ชัน แต่กระบวนการในการไปยังตัวช่วยสร้างได้เปลี่ยนไป

การส่งออกอีเมลจาก Outlook

หากคุณใช้Outlook 2003 , 2007, 2010 หรือ 2013 ให้ตรวจดูโพสต์ของฉันเกี่ยวกับวิธีส่งออกผู้ติดต่อ Outlook^{(how to export Outlook contacts)}เพื่อดูขั้นตอนในการเข้าสู่วิซาร์ดการนำเข้า/ส่งออก หากคุณกำลังใช้งานOutlook 2016ให้คลิกที่File และ^(File) Open & Export^{( Open & Export)}

ในเมนูทางขวามือ ให้คลิกที่ปุ่มนำImport/Export

ในตอนนี้ จะแสดงImport/Export Wizard ซึ่งมีลักษณะเหมือน กันในOffice ทุกเวอร์ชัน ^(Office)ในการเริ่มต้น คุณต้องเลือก ส่ง ออกเป็นไฟล์^{(Export to a file)}

ในหน้าจอถัดไป คุณต้องเลือกประเภทของไฟล์: ไฟล์ CSV^(CSV) ( Comma Separated Values ​​) หรือไฟล์ข้อมูล Outlook^{(Outlook Data File)} ( PST ) ปกติฉันใช้PST เสมอ เพื่อให้นำเข้ากลับเข้าสู่Outlook ได้ง่ายขึ้น แต่คุณสามารถเลือกCSVได้หากต้องการนำเข้าอีเมลไปยังโปรแกรมรับส่งเมลอื่น หรือแม้แต่ในโปรแกรมเช่นExcelหรือWord

ในหน้าจอถัดไป คุณต้องเลือกสิ่งที่คุณต้องการส่งออก ถ้าคุณต้องการรับอีเมลทั้งหมด ปกติคุณจะเลือกกล่องขาเข้า^(Inbox)และตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้เลือก รวมโฟลเดอร์ย่อย^{(Include subfolders)}ไว้ หากคุณต้องการเพียงส่วนย่อยของอีเมล คุณสามารถคลิกที่ ปุ่ม ตัวกรอง^(Filter)จากนั้นใส่เกณฑ์ต่างๆ เพื่อลดจำนวนอีเมลที่จะส่งออก

คลิกถัดไป จาก^(Next)นั้นคุณจะต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ CSV^(CSV)หรือPSTของคุณ มีหลายตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกได้จากการจัดการกับวิธีจัดการกับรายการซ้ำ

สุดท้าย คลิกเสร็จสิ้น^(Finish)แล้วคุณจะได้รับหน้าต่างถามว่าคุณต้องการปกป้อง ไฟล์ PST ของคุณ ด้วยรหัสผ่านทางเลือกหรือไม่ หากคุณกำลังจะใช้รหัสผ่านที่นี่ โปรดทราบว่ารหัสผ่านควรมีความยาวมากกว่า 16 อักขระ นอกจากนี้ โปรดทราบว่ามันไม่ปลอดภัยนักและสามารถแฮ็คได้อย่างง่ายดายโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

เกี่ยวกับมัน. ตอนนี้คุณควรมีไฟล์ CSV^(CSV)หรือPSTที่มีอีเมลทั้งหมดของคุณจัดเก็บไว้ในนั้น ตอนนี้คุณสามารถคัดลอกไฟล์นี้ไปยังตำแหน่งที่ปลอดภัยสำหรับการสำรองข้อมูล

ส่งออกอีเมลจาก Outlook สำหรับ Mac

หากคุณกำลังใช้งานOfficeเวอร์ชันMacขั้นตอนการส่งออกอีเมลจะแตกต่างออกไป จริงๆ แล้ว ประเภทไฟล์ก็ต่างกันด้วย บนMac^(Macs)คุณมีเพียงตัวเลือกเดียวเท่านั้น: ไฟล์เก็บถาวร Outlook for Mac^{(Mac Archive File)} ( .OLM )

คลิกที่ไฟล์^(File)แล้วส่ง^(Export)ออก

กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกรายการที่คุณต้องการส่งออกไปยังไฟล์เก็บถาวร คุณสามารถเลือกจากเมล^(Mail)ปฏิทิน^(Calendar)ผู้ติดต่อ^(Contacts)งานและบันทึกย่อ^(Notes)หรือ คุณสามารถ เลือก^(Tasks)จากรายการในหมวดหมู่เฉพาะ

คลิก ดำเนินการ ต่อ^(Continue)และระบบจะถามว่าต้องการบันทึกไฟล์ไว้ที่ใด เกี่ยวกับมัน. ไม่มีตัวเลือกอื่นๆ เมื่อส่งออกจากOutlookบนMac

เมื่อคุณส่งออกอีเมลแล้ว คุณสามารถอ่านโพสต์ของฉันเกี่ยวกับวิธีนำเข้าไปยังบริการอีเมลอื่น^{(import them to another email service)}เช่นGmailหากคุณวางแผนที่จะเปลี่ยน

How to Export Your Emails from Microsoft Outlook to CSV or PST

Are you plannіng on leaving a job and want to make sure уou get a copy of all your emails in case you need to refer to them at a later point? Or maybe you just want to export them for backup purposes in сase your Outlook PST fіle becomes corrυpt, which happens quite оften.

In any case, backing up your emails is always a good idea. Even if you are using a web service like Outlook.com or Gmail, it’s still not a bad idea to use a desktop client like Outlook to download all your mail so that you have it stored locally. Web services and giants like Microsoft and Google may seem immune to failure, but you never know when something catastrophic can happen.

In this article, I’ll show you how to export your Outlook emails in Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 and 2016. I’ll also mention the procedure if you are using Outlook for Mac. It’s worth noting that the actual Import and Export Wizard is pretty much exactly the same across all versions, but the process of getting to the wizard has changed.

Exporting Emails from Outlook

If you are running Outlook 2003, 2007, 2010 or 2013, then check out my post on how to export Outlook contacts to see the procedure for getting to the import/export wizard. If you are running Outlook 2016, then click on File and Open & Export.

In the right-hand menu, click on the Import/Export button.

This will now bring up the Import/Export Wizard, which looks the same in all versions of Office. To get started, you want to select Export to a file.

On the next screen, you have to choose the type of file: either a CSV (Comma Separated Values) file or an Outlook Data File (PST). I normally always use PST, so that it’s easier to import back into Outlook, but you can choose CSV if you want to import the emails into another email client or even into a program like Excel or Word.

On the next screen, you have to choose what you want to export. If you want to get all your emails, you normally select Inbox and make sure that Include subfolders is checked. If you only want a small subset of emails, you can click on the Filter button and then put in various criteria to reduce the number of emails to export.

Click Next and you’ll now need to choose a location to save your CSV or PST file. There are several options that you can choose from that deal with how duplicates will be handled.

Finally, click Finish and you’ll get a window asking if you want to protect your PST file with an optional password. If you are going to use a password here, note that it should be more than 16 characters. Also, note that it’s not very secure and can easily be hacked using the right software.

That’s about it. You should now have a CSV or PST file with all your emails stored inside. You can now copy this file to a safe location for backup.

Export Emails from Outlook for Mac

If you are running the Mac version of Office, then the procedure for exporting emails is different. Actually, the file type is also different. On Macs, you only have one option: Outlook for Mac Archive File (.OLM).

Click on File and then Export.

A dialog will popup where you can choose which items you want to export to the archive file. You can choose from Mail, Calendar, Contacts, Tasks and Notes or you can choose from items in a specific category.

Click Continue and you’ll be asked where you want to save the file. That’s about it. There aren’t any other options when exporting from Outlook on a Mac.

Once you have your emails exported, you can read my post on how to import them to another email service like Gmail, if you are planning to switch.

Related posts

• วิธีเปิดใช้งานโหมดมืดใน Microsoft Outlook (Windows, Mac และ Mobile)

• Microsoft Outlook จะไม่เปิด? 10 วิธีในการแก้ไข

• 10 เครื่องมือในการกู้คืนรหัสผ่าน Outlook PST ที่สูญหายหรือถูกลืม

• วิธีการกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบจากไฟล์ PST ใน Outlook

• แก้ไขข้อผิดพลาด “Cannot Start Microsoft Office Outlook”

• Microsoft Teams คืออะไรและทำงานอย่างไร

• วิธีแก้ไข Outlook ค้างเมื่อโหลดโปรไฟล์

• วิธีล้างแคช Outlook

• วิธีสร้างปฏิทินอย่างง่ายใน Microsoft Word

• วิธีแก้ไขการค้นหา Outlook ไม่ทำงาน

• วิธีการวาดใน Microsoft Word

• วิธีการเขียนเอกสารใน Microsoft Word

• วิธีลบหน้าใน Microsoft Word

• การเติมข้อความอัตโนมัติของ Outlook ไม่ทำงานหรือรีเซ็ต

• วิธีแทรก CSV หรือ TSV ลงในแผ่นงาน Excel

• วิธีตั้งค่าใบตอบรับการอ่านใน Outlook

• วิธีแสดงจำนวนคำใน Microsoft Word

• วิธีใช้การติดตามการประชุมของ Outlook เพื่อดูว่าใครตอบรับบ้าง

• วิธีเพิ่มแบบอักษรใหม่ให้กับ Microsoft Word

• Google ชีตกับ Microsoft Excel - อะไรคือความแตกต่าง?