วิธีสร้างฐานข้อมูลด้วย Microsoft Access

หากคุณมีการ สมัครใช้งาน Office 365หนึ่งในแอปที่คุณสามารถเข้าถึงได้คือAccess เป็นเครื่องมือในการสร้างฐานข้อมูลและรายงานประเภทต่างๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคุณกำลังมองหาวิธีการสร้างฐานข้อมูลMS Accessเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะทำ ไม่ว่าคุณต้องการสร้างฐานข้อมูลที่เรียบง่ายหรือซับซ้อน

คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อสร้างฐานข้อมูล สร้างฟอร์มสำหรับการป้อนข้อมูล กรองข้อมูลของคุณโดยใช้การสืบค้นแบบกำหนดเอง และสร้างรายงานจากข้อมูลของคุณ มีวิซาร์ดทีละขั้นตอนที่จะช่วยคุณสร้างรายการเหล่านี้ ดังนั้นจึงใช้งานได้ไม่ยากเกินไป

วิธีสร้างฐานข้อมูลเปล่าด้วย MS Access(How To Build a Blank Database With MS Access)

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างฐานข้อมูล เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เริ่มฐานข้อมูลใหม่ในAccess ตารางข้อมูล แบบฟอร์ม การสืบค้น และรายงานของคุณจะถูกบันทึกไว้ในนั้น เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ คุณสามารถใช้เทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่งจากที่มีอยู่มากมายที่Accessมีให้หรือสร้างใหม่ทั้งหมด

ที่นี่ เราจะสร้างฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลของนักเรียน และเราจะใช้เทมเพลตฐานข้อมูลเปล่า

  1. เปิดแอปAccess(Launch the Access app)บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
  2. คลิกที่ใหม่(New)ในแถบด้านข้างซ้ายเพื่อสร้างฐานข้อมูลใหม่
  3. เลือก ตัวเลือก ฐานข้อมูลเปล่า(Blank database)ในบานหน้าต่างด้านขวาเพื่อสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่

  1. คลิก(Click)ที่ไอคอนโฟลเดอร์เล็กๆ และเลือกเส้นทางเพื่อบันทึกฐานข้อมูลของคุณ จากนั้นคลิกที่ปุ่มที่สร้าง(Create)

  1. นั่นคือวิธีที่คุณสร้างฐานข้อมูลด้วยAccess ฐานข้อมูลของคุณควรพร้อมใช้งานในเส้นทางที่ระบุ

สร้างตารางในฐานข้อมูลของคุณ(Create a Table In Your Database)

ฐานของฐานข้อมูลใด ๆ คือตาราง เป็นตารางเหล่านี้ที่ข้อมูลของคุณถูกบันทึกไว้ในคอลัมน์ต่างๆ และนี่คือสิ่งที่คุณสามารถเรียกใช้คิวรีและสร้างรายงานได้

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ในAccessจะเป็นการเปิดหน้าจอการสร้างตารางใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล มุมมองนี้ไม่ใช่มุมมองที่ง่ายที่สุดในการทำงาน ดังนั้น คุณต้องเปลี่ยนเป็นมุมมองออกแบบ แล้วสร้างคอลัมน์ตารางของคุณ

  1. คลิกขวา(Right-click)ที่ตารางที่สร้างขึ้นใหม่ และเลือกDesign View(Design View)

  1. มันจะแจ้งให้คุณบันทึกตารางของคุณก่อน ป้อนชื่อสำหรับตารางและคลิกตกลง(OK)

  1. หน้าจอต่อไปนี้ให้คุณเพิ่มคอลัมน์และประเภทข้อมูลลงในตาราง เก็บคอลัมน์แรกตามที่เป็นอยู่เพราะจะสร้าง ID ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละรายการของคุณ
  2. ขณะที่เรากำลังสร้างฐานข้อมูลของนักเรียน ให้วางเคอร์เซอร์ของคุณในฟิลด์ที่สอง แล้วพิมพ์Student Name (Student Name)เลือกข้อความสั้น(Short Text)จาก ฟิลด์ ประเภท(Data Type)ข้อมูล

  1. ป้อนอายุ(Age)เป็นชื่อฟิลด์ถัดไปแล้วเลือกหมายเลข(Number)จากเมนูดรอปดาวน์ประเภทข้อมูล(Data Type)

  1. เพิ่มคอลัมน์สุดท้ายที่มีชื่อCountryและShort Textเป็นชนิดข้อมูล

  1. กดCtrl + Sเพื่อบันทึกตาราง

สร้างแบบฟอร์มสำหรับการป้อนข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ(Create a Form For Data Entry In Your Database)

แม้ว่าคุณจะสามารถเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลและเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นลงไปได้ แบบฟอร์มจะช่วยให้คุณป้อนข้อมูลได้ง่ายขึ้น คุณยังไม่ต้องยุ่งกับข้อมูลอื่นใดในตาราง เนื่องจากแบบฟอร์มให้คุณแก้ไขได้ครั้งละหนึ่งรายการเท่านั้น

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์มของ Access เพื่อสร้างแบบฟอร์มสำหรับการป้อนข้อมูล(create a form for data entry)ด้วยฟิลด์ที่คุณเลือก

  1. ในขณะที่Accessยังคงเปิดอยู่ในฐานข้อมูลของคุณ ให้คลิกที่ แท็บ Createที่ด้านบน แล้วเลือกตัวเลือกที่ระบุว่าForm Wizard(Form Wizard)

  1. ระบบจะขอให้คุณเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการใช้ในแบบฟอร์มของคุณ เลือกทั้งหมดที่คุณต้องป้อนค่าและคลิกไอคอนลูกศรขวาเพื่อเพิ่มลงในรายการ จากนั้นคลิกถัดไป(Next)ที่ด้านล่าง

  1. หน้าจอต่อไปนี้มีเค้าโครงแบบฟอร์มสี่แบบให้เลือก คลิก(Click)ที่เลย์เอาต์ใดก็ได้ แล้วภาพตัวอย่างจะปรากฏขึ้นที่ด้านซ้าย เมื่อคุณได้เลือกแล้ว ให้คลิกที่ถัดไป(Next)ที่ด้านล่าง

  1. ป้อนชื่อสำหรับแบบฟอร์มของคุณและกดFinish

  1. แบบฟอร์มควรเปิดขึ้นเพื่อให้คุณเพิ่มข้อมูลลงในตารางได้

สร้างแบบสอบถามเพื่อกรองข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ(Create a Query To Filter Data In Your Database)

คิวรีช่วยให้คุณสามารถกรองข้อมูลที่บันทึกไว้ในตารางของคุณโดยใช้เกณฑ์แบบกำหนดเองต่างๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการดึงข้อมูลของนักเรียนที่อายุ 20 ปีขึ้นไปและอาศัยอยู่ในสหรัฐอเมริกา คุณสามารถสร้างแบบสอบถามและสร้างตารางที่มีเฉพาะนักเรียนในนั้นที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณ

  1. คลิก แท็บ สร้าง(Create)ที่ด้านบนและเลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม(Query Wizard)

  1. เลือกตัวเลือกแรกที่ระบุว่าSimple Query Wizardแล้วกดOK

  1. เลือกตารางและฟิลด์ที่คุณต้องการรวมในแบบสอบถามและคลิกถัด(Next)ไป

  1. เลือก ตัวเลือก รายละเอียด(Detail)ในหน้าจอต่อไปนี้และคลิกถัดไป(Next)ที่ด้านล่าง

  1. ป้อนชื่อสำหรับข้อความค้นหาของคุณและกดFinishที่ด้านล่าง

  1. คลิกขวาที่คิวรีที่สร้างขึ้นใหม่และเลือกDesign View (Design View)คุณจะใช้มุมมองนี้เพื่อป้อนเกณฑ์สำหรับข้อความค้นหาของคุณ

  1. หน้าจอต่อไปนี้ให้คุณระบุตัวกรองสำหรับคิวรีของคุณ มาสร้างกฎที่แสดงเฉพาะนักเรียนที่อายุ 20 ปีขึ้นไปและมาจากสหรัฐอเมริกา

    พิมพ์>=20ใน กล่อง เกณฑ์(Criteria)สำหรับฟิลด์อายุ (Age)

    ป้อนสหรัฐอเมริกา(US)ใน แถว เกณฑ์(Criteria)สำหรับฟิลด์ประเทศ(Country)

  1. กดCtrl + S เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
  2. ดับเบิลคลิก(Double-click)ที่ข้อความค้นหาของคุณในแถบด้านข้างทางซ้าย แล้วคุณจะเห็นข้อมูลในเวอร์ชันที่กรองแล้ว

วิธีสร้างรายงานฐานข้อมูลใน Access(How To Build a Database Report In Access)

โดยปกติรายงานจะใช้เพื่อนำข้อมูลออกจากการเข้าถึง(Access)และดูเป็นไฟล์แบบสแตนด์อโลน Accessให้คุณสร้างรายงานสำหรับตารางและฟิลด์ที่คุณเลือก และใช้สไตล์วิซาร์ดเดียวกันกับฟอร์มและคิวรีเพื่อสร้างรายงาน

  1. คลิก แท็บ สร้าง(Create)ที่ด้านบนและเลือกตัวช่วยสร้างรายงาน(Report Wizard)

  1. เพิ่มฟิลด์ที่คุณต้องการให้มีในรายงานของคุณ แล้วคลิกถัด(Next)ไป

  1. หากคุณต้องการระบุลำดับการจัดกลุ่ม คุณสามารถทำได้ในหน้าจอนี้ จาก นั้นกดNext

  1. ถ้าคุณต้องการเรียงลำดับระเบียนของคุณตามเขตข้อมูล คุณสามารถทำได้ในหน้าจอนี้ จากนั้นคลิกที่ต่อ(Next)ไป

  1. เลือกรูปแบบรายงานและกดNext

  1. ป้อนชื่อสำหรับรายงานและคลิกเสร็จสิ้น(Finish)

  1. คลิกขวา(Right-click)ที่รายงานและเลือกตัวอย่าง(Print Preview)ก่อน พิมพ์

  1. คลิกที่PDF หรือ XPS(PDF or XPS )ที่ด้านบนเพื่อบันทึกในรูปแบบเหล่านี้

ฐานข้อมูลทั้งหมดของคุณพร้อมตาราง แบบฟอร์ม คิวรี และรายงานพร้อมแล้ว

คุณสร้างฐานข้อมูลของคุณ(build your databases)อย่างไร? หากคุณใช้Accessคุณใช้คุณลักษณะที่กล่าวถึงข้างต้นหรือไม่ แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง



About the author

ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี และฉันเชี่ยวชาญในการช่วยเหลือผู้คนในการจัดการคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน ฉันได้เขียนบทความเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ เช่น วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต วิธีตั้งค่าคอมพิวเตอร์เพื่อประสบการณ์การเล่นเกมที่ดีที่สุด และอื่นๆ หากคุณกำลังมองหาความช่วยเหลือเกี่ยวกับงานหรือชีวิตส่วนตัวของคุณ เราคือคนสำหรับคุณ!



Related posts