สเปรดชีต Excel^(Excel)มักจะมีเมนูดรอปดาวน์ของเซลล์เพื่อทำให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้นและ/หรือเป็นมาตรฐาน ดรอปดาวน์เหล่านี้สร้างขึ้นโดยใช้คุณสมบัติการตรวจสอบข้อมูลเพื่อระบุรายการของรายการที่อนุญาต

ในการตั้งค่ารายการดรอปดาวน์อย่างง่าย ให้เลือกเซลล์ที่จะป้อนข้อมูล จากนั้นคลิกการตรวจสอบข้อมูล^{(Data Validation)} (บน แท็บ ข้อมูล^(Data) ) เลือกการตรวจสอบข้อมูล^{(Data Validation)}เลือกรายการ^(List) (ภายใต้อนุญาต^(Allow) :) แล้วป้อนรายการ (คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) ) ใน ฟิลด์ Source : (ดูรูปที่ 1)

ในรายการดรอปดาวน์พื้นฐานประเภทนี้ รายการของรายการที่อนุญาตจะถูกระบุภายในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ดังนั้น ในการเปลี่ยนแปลงรายการ ผู้ใช้ต้องเปิดและแก้ไขการตรวจสอบข้อมูล อย่างไรก็ตาม อาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีประสบการณ์ หรือในกรณีที่รายการตัวเลือกยาว

อีกทางเลือกหนึ่งคือการวางรายการในช่วงที่มีชื่อภายในสเปรดชีต^{(named range within the spreadsheet)}จากนั้นระบุชื่อช่วงนั้น (นำหน้าด้วยเครื่องหมายเท่ากับ) ใน ฟิลด์ Source : ของการตรวจสอบข้อมูล (ดังแสดงในรูปที่ 2^{(Figure 2)} )

วิธีที่สองนี้ช่วยให้แก้ไขตัวเลือกในรายการได้ง่ายขึ้น แต่การเพิ่มหรือลบรายการอาจเป็นปัญหาได้ เนื่องจากช่วงที่มีชื่อ ( ในตัวอย่างของเรา FruitChoices ) หมายถึงช่วงของเซลล์ที่แน่นอน ($H$3:$H$10 ตามที่แสดง) หากมีการเพิ่มตัวเลือกเพิ่มเติมในเซลล์H11หรือต่ำกว่า ตัวเลือกเหล่านั้นจะไม่แสดงในเมนูแบบเลื่อนลง (เนื่องจากเซลล์เหล่านั้นไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของ ช่วง FruitChoices )

ในทำนองเดียวกัน หาก รายการ ลูกแพร์^(Pears)และสตรอเบอร์รี่^{(Strawberries)}ถูกลบ รายการเหล่านั้นจะไม่ปรากฏในเมนูดรอปดาวน์อีกต่อไป แต่รายการแบบเลื่อนลงจะมีตัวเลือก "ว่าง" สองรายการแทน เนื่องจากรายการแบบเลื่อนลงยังคงอ้างอิงช่วง FruitChoices ทั้งหมด รวมถึงเซลล์ว่าง H9 และเอ^(H10)ช10 .

ด้วยเหตุผลเหล่านี้ เมื่อใช้ช่วงที่มีชื่อปกติเป็นแหล่งที่มาของรายการสำหรับดรอปดาวน์ ต้องแก้ไขช่วงที่ตั้งชื่อเองเพื่อรวมเซลล์มากขึ้นหรือน้อยลงหากมีการเพิ่มหรือลบรายการออกจากรายการ

วิธีแก้ปัญหานี้คือการใช้ ชื่อช่วง ไดนามิก^(dynamic)เป็นแหล่งที่มาสำหรับตัวเลือกแบบเลื่อนลง ชื่อช่วงไดนามิกคือชื่อที่จะขยาย (หรือย่อ) โดยอัตโนมัติเพื่อให้ตรงกับขนาดของกลุ่มข้อมูลเมื่อมีการเพิ่มหรือลบรายการ ในการทำเช่นนี้ คุณใช้สูตร^(formula)แทนที่จะกำหนดช่วงที่อยู่ของเซลล์ตายตัว เพื่อกำหนดช่วงที่มีชื่อ

วิธีการตั้งค่าช่วงไดนามิก^{(Dynamic Range)}ในExcel

ชื่อช่วงปกติ (คงที่) หมายถึงช่วงของเซลล์ที่ระบุ ($H$3:$H$10 ในตัวอย่างของเรา ดูด้านล่าง):

แต่ช่วงไดนามิกถูกกำหนดโดยใช้สูตร (ดูด้านล่าง นำมาจากสเปรดชีตแยกต่างหากซึ่งใช้ชื่อช่วงไดนามิก):

ก่อนที่เราจะเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง Excel ของเราแล้ว  (ปิดใช้งานการจัดเรียงมาโคร)

ลองดูสูตรนี้โดยละเอียด ตัวเลือกสำหรับ Fruits อยู่ในกลุ่มเซลล์ด้านล่างส่วนหัว ( FRUITS ) หัวข้อนั้นยังได้รับมอบหมายชื่อ: FruitsHeading :

สูตรทั้งหมดที่ใช้กำหนดช่วงไดนามิกสำหรับ ตัวเลือก ผลไม้^(Fruits)คือ:

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(OFFSET(FruitsHeading,1,0,20,1)),0,0),0)-1,20),1)

FruitsHeadingหมายถึงส่วนหัวที่อยู่เหนือรายการแรกในรายการหนึ่งแถว ตัวเลข 20 (ใช้สองครั้งในสูตร) ​​คือขนาดสูงสุด (จำนวนแถว) สำหรับรายการ (สามารถปรับได้ตามต้องการ)

โปรดทราบว่าในตัวอย่างนี้ มีเพียง 8 รายการในรายการ แต่ยังมีเซลล์ว่างด้านล่างซึ่งสามารถเพิ่มรายการเพิ่มเติมได้ หมายเลข 20 หมายถึงบล็อกทั้งหมดที่สามารถทำรายการได้ ไม่ใช่จำนวนรายการจริง

ตอนนี้ เรามาแบ่งสูตรออกเป็นชิ้นๆ (รหัสสีแต่ละชิ้น) เพื่อทำความเข้าใจวิธีการทำงาน:

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(OFFSET(FruitsHeading,1,0,20,1)),0,0),0)-1,20),1)

ชิ้นในสุดคือOFFSET(FruitsHeading,1,0,20,1 ) ข้อมูลนี้อ้างอิงกลุ่มเซลล์ 20 เซลล์ (ใต้ เซลล์ FruitsHeading ) ที่อาจป้อนตัวเลือกต่างๆ โดย ทั่วไปแล้วฟังก์ชัน OFFSETจะบอกว่า: เริ่มต้นที่ เซลล์ FruitsHeadingลงไป 1 แถวและมากกว่า 0 คอลัมน์ จากนั้นเลือกพื้นที่ที่มีความยาว 20 แถวและกว้าง 1 คอลัมน์ นั่นทำให้เรามีบล็อก 20 แถวที่ป้อนตัวเลือกผลไม้^(Fruits)

ส่วนต่อไปของสูตรคือ ฟังก์ชัน ISBLANK :

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(the above),0,0),0)-1,20),1)

ที่นี่ฟังก์ชัน OFFSET^(OFFSET) (อธิบายไว้ด้านบน) ถูกแทนที่ด้วย "ด้านบน" (เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น) แต่ ฟังก์ชัน ISBLANKทำงานในช่วงเซลล์ 20 แถวที่ฟังก์ชัน OFFSET^(OFFSET)กำหนด

จากนั้น ISBLANK^(ISBLANK)จะสร้างชุดค่าTRUEและFALSE 20 ค่า ซึ่งระบุว่าแต่ละเซลล์ในช่วง 20 แถวที่อ้างอิงโดยฟังก์ชัน OFFSET^(OFFSET)ว่างเปล่า (ว่าง) หรือไม่ ในตัวอย่างนี้ 8 ค่าแรกในชุดจะเป็นFALSEเนื่องจาก 8 เซลล์แรกไม่ว่างเปล่า และ 12 ค่าสุดท้ายจะเป็นTRUE

ส่วนต่อไปของสูตรคือ ฟังก์ชัน INDEX :

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(the above,0,0),0)-1,20),1)

อีกครั้ง “ด้านบน” หมายถึง ฟังก์ชัน ISBLANKและOFFSET ที่ อธิบายไว้ข้างต้น ฟังก์ชันINDEXส่งคืนอาร์เรย์ที่มีค่าTRUE / FALSE 20 ค่าที่สร้างโดยฟังก์ชันISBLANK

โดยปกติ INDEX^(INDEX)จะใช้เพื่อเลือกค่าหนึ่ง (หรือช่วงของค่า) จากบล็อกข้อมูล โดยการระบุแถวและคอลัมน์ที่ต้องการ (ภายในบล็อกนั้น) แต่การตั้งค่าอินพุตของแถวและคอลัมน์เป็นศูนย์ (ตามที่ทำที่นี่) ทำให้INDEXส่งคืนอาร์เรย์ที่มีบล็อกข้อมูลทั้งหมด

ส่วนต่อไปของสูตรคือ ฟังก์ชัน MATCH :

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,the above,0)-1,20),1)

ฟังก์ชันMATCHจะคืนค่าตำแหน่งของ ค่า TRUE แรก ภายในอาร์เรย์ที่ฟังก์ชันINDEX ส่งคืน ^(INDEX)เนื่องจาก 8 รายการแรกในรายการไม่เว้นว่าง 8 ค่าแรกในอาร์เรย์จะเป็นFALSEและค่าที่เก้าจะเป็นTRUE (เนื่องจากแถวที่ 9 ^ในช่วงว่างเปล่า)

ดังนั้น ฟังก์ชัน MATCHจะคืนค่าเป็น9 อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ เราต้องการทราบจำนวนรายการในรายการ ดังนั้นสูตรจึงลบ 1 ออกจาก ค่า MATCH (ซึ่งให้ตำแหน่งของรายการสุดท้าย) ดังนั้นในที่สุดMATCH ( TRUE ,the above,0)-1 จะส่ง คืนค่า8

ส่วนต่อไปของสูตรคือฟังก์ชัน IFERROR^(IFERROR) :

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(the above,20),1)

ฟังก์ชันIFERRORส่งกลับค่าทางเลือก ถ้าค่าแรกที่ระบุส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาด ฟังก์ชันนี้รวมอยู่ด้วย เนื่องจากหากบล็อกเซลล์ทั้งหมด (ทั้ง 20 แถว) เต็มไปด้วยรายการฟังก์ชันMATCH จะส่งคืนข้อผิดพลาด^(MATCH)

ทั้งนี้เนื่องจากเรากำลังบอกให้ฟังก์ชันMATCH ค้นหาค่า ^(MATCH)TRUE แรก (ในอาร์เรย์ของค่าจาก ฟังก์ชัน ISBLANK ) แต่ถ้าไม่มี^(NONE)เซลล์ใดว่างอยู่ อาร์เรย์ทั้งหมดจะถูกเติมด้วยค่าFALSE หากMATCHไม่พบค่าเป้าหมาย ( TRUE ) ในอาร์เรย์ที่ค้นหาอยู่ จะส่งคืนข้อผิดพลาด

ดังนั้น หากรายการทั้งหมดเต็ม (และด้วยเหตุนี้MATCHจะส่งกลับข้อผิดพลาด) ฟังก์ชัน IFERROR^(IFERROR)จะส่งคืนค่า 20 แทน (โดยรู้ว่าต้องมี 20 รายการในรายการ)

สุดท้ายOFFSET(FruitsHeading,1,0,the above,1)จะคืนค่าช่วงที่เรากำลังมองหาจริงๆ: เริ่มต้นที่ เซลล์ FruitsHeadingลงไป 1 แถวและมากกว่า 0 คอลัมน์ จากนั้นเลือกพื้นที่ที่มีความยาวกี่แถว มีรายการในรายการ (และกว้าง 1 คอลัมน์) ดังนั้นทั้งสูตรจะคืนค่าช่วงที่มีเฉพาะรายการจริงเท่านั้น (ลงไปที่เซลล์ว่างเซลล์แรก)

การใช้สูตรนี้เพื่อกำหนดช่วงที่เป็นแหล่งที่มาของรายการแบบเลื่อนลงหมายความว่าคุณสามารถแก้ไขรายการได้อย่างอิสระ (เพิ่มหรือลบรายการ ตราบใดที่รายการที่เหลือเริ่มต้นที่เซลล์ด้านบนและต่อเนื่องกัน) และรายการแบบเลื่อนลงจะแสดงค่าปัจจุบันเสมอ รายการ (ดูรูปที่ 6^{(Figure 6)} )

ไฟล์ตัวอย่าง (รายการไดนามิก)ที่ใช้ในที่นี้รวมอยู่ด้วยและสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์นี้ อย่างไรก็ตาม มาโครไม่ทำงาน เนื่องจากWordPressไม่ชอบ หนังสือ Excelที่มีมาโครอยู่ในนั้น

แทนที่จะระบุจำนวนแถวในบล็อกรายการ บล็อกรายการสามารถกำหนดชื่อช่วงของตัวเองได้ ซึ่งสามารถนำไปใช้ในสูตรที่แก้ไขได้ ในไฟล์ตัวอย่าง รายการที่สอง ( Names ) ใช้วิธีนี้ ที่นี่ บล็อกรายการทั้งหมด (ภายใต้หัวข้อ "NAMES" มี 40 แถวในไฟล์ตัวอย่าง) กำหนดชื่อช่วงของNameBlock สูตรทางเลือกสำหรับการกำหนดNamesListคือ:

=OFFSET(NamesHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(NamesBlock),0,0),0)-1,ROWS(NamesBlock)),1)

โดยที่NamesBlockแทนที่OFFSET ( FruitsHeading,1,0,20,1 ) และROWS(NamesBlock)แทนที่ 20 (จำนวนแถว) ในสูตรก่อนหน้า

ดังนั้น สำหรับรายการแบบเลื่อนลงที่สามารถแก้ไขได้ง่าย (รวมถึงผู้ใช้รายอื่นที่อาจไม่มีประสบการณ์) ให้ลองใช้ชื่อช่วงไดนามิก! และโปรดทราบว่าแม้ว่าบทความนี้จะเน้นที่รายการดรอปดาวน์ แต่ชื่อช่วงไดนามิกก็สามารถใช้ได้ทุกที่ที่คุณต้องการเพื่ออ้างอิงช่วงหรือรายการที่อาจมีขนาดแตกต่างกัน สนุก!

Use Dynamic Range Names in Excel for Flexible Dropdowns

Excel spreadsheets often include cell dropdowns to simplify and/or standardize data entry.  These droрdоwns are created using the data validation feature to specify a list of allowable entries.

To set up a simple dropdown list, select the cell where data will be entered, then click Data Validation (on the Data tab), select Data Validation, choose List (under Allow:), and then enter the list items (separated by commas) in the Source: field (see Figure 1).

In this type of basic dropdown, the list of allowable entries is specified within the data validation itself; therefore, to make changes to the list, the user must open and edit the data validation.  This may be difficult, however, for inexperienced users, or in cases where the list of choices is lengthy.

Another option is to place the list in a named range within the spreadsheet, and then specify that range name (prefaced with an equal sign) in the Source: field of the data validation (as shown in Figure 2).

This second method makes it easier to edit the choices in the list, but adding or removing items can be problematic.  Since the named range (FruitChoices, in our example) refers to a fixed range of cells ($H$3:$H$10 as shown), if more choices are added to the cells H11 or below, they will not show up in the dropdown (since those cells are not part of the FruitChoices range).

Likewise if, for example, the Pears and Strawberries entries are erased, they will no longer appear in the dropdown, but instead the dropdown will include two “empty” choices since the dropdown still references the entire FruitChoices range, including the empty cells H9 and H10.

For these reasons, when using a normal named range as the list source for a dropdown, the named range itself must be edited to include more or fewer cells if entries are added or deleted from the list.

A solution to this problem is to use a dynamic range name as the source for the dropdown choices.  A dynamic range name is one that automatically expands (or contracts) to exactly match the size of a block of data as entries are added or removed.  To do this, you use a formula, rather than a fixed range of cell addresses, to define the named range.

How to Setup a Dynamic Range in Excel

A normal (static) range name refers to a specified range of cells ($H$3:$H$10 in our example, see below):

But a dynamic range is defined using a formula (see below, taken from a separate spreadsheet which uses dynamic range names):

Before we get started, make sure you download our Excel example file (sort macros have been disabled).

Let’s examine this formula in detail.  The choices for Fruits are in a block of cells directly below a heading (FRUITS).  That heading is also assigned a name: FruitsHeading:

The entire formula used to define the dynamic range for the Fruits choices is:

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(OFFSET(FruitsHeading,1,0,20,1)),0,0),0)-1,20),1)

FruitsHeading refers to the heading that is one row above the first entry in the list.  The number 20 (used two times in the formula) is the maximum size (number of rows) for the list (this can be adjusted as desired).

Note that in this example, there are only 8 entries in the list, but there are also empty cells below these where additional entries could be added.  The number 20 refers to the entire block where entries can be made, not to the actual number of entries.

Now let’s break down the formula into pieces (color-coding each piece), to understand how it works:

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(OFFSET(FruitsHeading,1,0,20,1)),0,0),0)-1,20),1)

The “innermost” piece is OFFSET(FruitsHeading,1,0,20,1).  This references the block of 20 cells (underneath the FruitsHeading cell) where choices may be entered.  This OFFSET function basically says: Start at the FruitsHeading cell, go down 1 row and over 0 columns, then select an area that is 20 rows long and 1 column wide.  So that gives us the 20-row block where the Fruits choices are entered.

The next piece of the formula is the ISBLANK function:

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(the above),0,0),0)-1,20),1)

Here, the OFFSET function (explained above) has been replaced with “the above” (to make things easier to read).  But the ISBLANK function is operating on the 20-row range of cells that the OFFSET function defines.

ISBLANK then creates a set of 20 TRUE and FALSE values, indicating whether each of the individual cells in the 20-row range referenced by the OFFSET function is blank (empty) or not.  In this example, the first 8 values in the set will be FALSE since the first 8 cells are not empty and the last 12 values will be TRUE.

The next piece of the formula is the INDEX function:

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(the above,0,0),0)-1,20),1)

Again, “the above” refers to the ISBLANK and OFFSET functions described above.  The INDEX function returns an array containing the 20 TRUE / FALSE values created by the ISBLANK function.

INDEX is normally used to pick a certain value (or range of values) out of a block of data, by specifying a certain row and column (within that block).  But setting the row and column inputs to zero (as is done here) causes INDEX to return an array containing the entire block of data.

The next piece of the formula is the MATCH function:

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,the above,0)-1,20),1)

The MATCH function returns the position of the first TRUE value, within the array that’s returned by the INDEX function.  Since the first 8 entries in the list are not blank, the first 8 values in the array will be FALSE, and the ninth value will be TRUE (since the 9^th row in the range is empty).

So the MATCH function will return the value of 9.  In this case, however, we really want to know how many entries are in the list, so the formula subtracts 1 from the MATCH value (which gives the position of the last entry).  So ultimately, MATCH(TRUE,the above,0)-1 returns the value of 8.

The next piece of the formula is the IFERROR function:

=OFFSET(FruitsHeading,1,0,IFERROR(the above,20),1)

The IFERROR function returns an alternate value, if the first value specified results in an error.  This function is included since, if the entire block of cells (all 20 rows) are filled with entries, the MATCH function will return an error.

This is because we’re telling the MATCH function to look for the first TRUE value (in the array of values from the ISBLANK function), but if NONE of the cells are empty, then the entire array will be filled with FALSE values.  If MATCH cannot find the target value (TRUE) in array it is searching, it returns an error.

So, if the entire list is full (and therefore, MATCH returns an error), the IFERROR function will instead return the value of 20 (knowing that there must be 20 entries in the list).

Finally, OFFSET(FruitsHeading,1,0,the above,1) returns the range we are actually looking for:  Start at the FruitsHeading cell, go down 1 row and over 0 columns, then select an area that is however many rows long as there are entries in the list (and 1 column wide).  So the entire formula together will return the range that contains only the actual entries (down to the first empty cell).

Using this formula to define the range that is the source for the dropdown means you can freely edit the list (adding or removing entries, as long as the remaining entries start at the top cell and are contiguous) and the dropdown will always reflect the current list (see Figure 6).

The example file (Dynamic Lists) that’s been used here is included and is downloadable from this website. The macros don’t work, however, because WordPress doesn’t like Excel books with macros in them.

As an alternative to specifying the number of rows in the list block, the list block can be assigned its own range name, which can then be used in a modified formula.  In the example file, a second list (Names) uses this method.  Here, the entire list block (underneath the “NAMES” heading, 40 rows in the example file) is assigned the range name of NameBlock.  The alternate formula for defining the NamesList is then:

=OFFSET(NamesHeading,1,0,IFERROR(MATCH(TRUE,INDEX(ISBLANK(NamesBlock),0,0),0)-1,ROWS(NamesBlock)),1)

where NamesBlock replaces OFFSET(FruitsHeading,1,0,20,1) and ROWS(NamesBlock) replaces the 20 (number of rows) in the earlier formula.

So, for dropdown lists which can be easily edited (including by other users who may be inexperienced), try using dynamic range names!  And note that, although this article has been focused on dropdown lists, dynamic range names can be used anywhere you need to reference a range or list that can vary in size. Enjoy!

Related posts

• วิธีการลบบรรทัดว่างใน Excel

• วิธีใช้ฟีเจอร์ Speak Cells ของ Excel

• วิธีแทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• วิธีใช้การวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• วิธีแก้ไขแถวใน Excel

• คู่มือ VBA ขั้นสูงสำหรับ MS Excel

• 2 วิธีในการใช้ฟังก์ชัน Transpose ของ Excel

• 4 วิธีในการใช้เครื่องหมายถูกใน Excel

• Google ชีตกับ Microsoft Excel - อะไรคือความแตกต่าง?

• วิธีแชร์ไฟล์ Excel เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดาย

• การเรียงลำดับข้อมูลแบบหนึ่งคอลัมน์และหลายคอลัมน์ขั้นพื้นฐานในสเปรดชีต Excel

• วิธีลบเส้นตารางใน Excel

• จัดกึ่งกลางข้อมูลเวิร์กชีตของคุณใน Excel สำหรับการพิมพ์

• วิธีผสานเซลล์ คอลัมน์ และแถวใน Excel

• วิธีแก้ไขข้อผิดพลาด #N/A ในสูตร Excel เช่น VLOOKUP

• วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงที่เชื่อมโยงหลายรายการใน Excel

• 5 วิธีในการแปลงข้อความเป็นตัวเลขใน Excel

• ความแตกต่างระหว่าง Microsoft Excel Online และ Excel สำหรับเดสก์ท็อป

• รักษาการอ้างอิงเซลล์เมื่อคัดลอกสูตรใน Excel

• วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel