เครื่องมือ Microsoft Office^{(Microsoft Office)}มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการอัปเดตแต่ละครั้ง ทุกวันนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีแอพเฉพาะสำหรับโฟลว์ชาร์ต คุณสามารถสร้างผังงานในPowerPoint , Wordและ  แม้แต่Excel

เราได้กล่าวถึงผังงานใน PowerPointแล้ว ดังนั้นในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างผังงานในWordและExcel เราจะใช้Microsoft Office 2019สำหรับการสาธิต แต่คุณสามารถทำตามขั้นตอนเดียวกันได้โดยใช้Office 2010^{(Office 2010)}หรือOffice 365 หาก เวอร์ชันชุดโปรแกรม Microsoft Office ของคุณ ไม่เก่ากว่า 2007 คุณสามารถสร้างผังงานโดยใช้วิธีการของเรา

วิธีสร้างผังงาน^(Flowchart)ในWord โดยใช้รูปร่าง^{(Word Using Shapes)}

Microsoft Wordเป็นโปรแกรมประมวลผลคำยอดนิยมที่ใช้กันทั่วโลกเพราะเข้ากันได้กับคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง เมื่อเวลาผ่านไปWordได้พัฒนาเป็นบางสิ่งที่มากกว่าโปรแกรมประมวลผลคำธรรมดา และเพิ่มความนิยมอย่างต่อเนื่องในทุกแพลตฟอร์ม ตอนนี้มาพร้อมกับเครื่องมือวาดภาพ^{(drawing tools)}และเครื่องมือออกแบบด้วย คุณจึงสามารถสร้างผังงานสร้างบาร์โค้ด^{(generate barcodes)}และแม้แต่ สร้าง การ์ด  อวยพร^{(create greeting cards)}

หนึ่งในเครื่องมือเหล่านั้นคือShapes การใช้ เครื่องมือ Shapesเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างโฟลว์ชาร์ตอย่างง่ายในขณะเดินทาง เริ่มจากโฟ ลว์ชา ร์ต พื้นฐานโดยใช้ Shapes

เริ่มต้นด้วยเอกสารเปล่า^{(Start With a Blank Document)}

เมื่อคุณเปิดMicrosoft Wordคุณจะได้รับตัวเลือกให้เปิดเอกสารเปล่าโดยอัตโนมัติ เพียง^(Simply)คลิกที่ ตัวเลือก เอกสารเปล่า^{(Blank document)}คุณก็พร้อมแล้ว

เปิดใช้งานเส้นตาราง^{(Enable Gridlines)}

ขั้นตอนนี้เป็นทางเลือก แต่เราแนะนำเพราะจะทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้น เส้นตาราง^(Gridlines)จะช่วยให้คุณปรับขนาดทุกอย่างถูกต้องและวางองค์ประกอบผังงานแต่ละองค์ประกอบได้อย่างถูกต้อง หากไม่มีคุณสมบัตินี้ คุณอาจได้รูปทรงที่ไม่เท่ากันและภาพวาดที่ไม่ตรงแนวซึ่งจะทำให้ผังงานของคุณดูไม่เป็นมืออาชีพ

หากต้องการเปิดใช้งานเส้นตาราง ให้ไปที่ แท็บ มุมมอง^(View)แล้วคลิกช่องทำเครื่องหมายเส้นตาราง^(Gridlines)

เอกสารของคุณจะมีลักษณะเหมือนในภาพด้านล่าง

แทรกรูปร่าง^{(Insert Shapes)}

ไปที่ แท็บ แทรก^(Insert)และคลิกที่ ปุ่ม รูปร่าง^(Shapes)เพื่อแสดงชุดรูปร่างของ Word

คุณจะสังเกตเห็นรูปร่างหลายประเภท 

เราสนใจรูปร่างเส้น^(Lines)และผังงาน เพื่อสร้างผังงานของเรา ^(Flowchart)แต่ละรูปร่างใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน แม้ว่ากฎเกณฑ์จะไม่ได้กำหนดไว้จริง แต่การปฏิบัติตามคำแนะนำของ Word ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี ตัวอย่างเช่น คุณควรใช้สี่เหลี่ยมผืนผ้าสำหรับขั้นตอนของกระบวนการ และรูปทรงเพชรสำหรับจุดตัดสินใจ คุณสามารถค้นหาข้อมูลนี้ได้โดยวางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือรูปร่างแต่ละรูป

ตอนนี้ มาเพิ่มรูปร่างแรกกัน เริ่มจากรูปทรงวงรีกันก่อน เปิดเมนูรูปร่าง เลือกวงรี แล้ววาดโดยคลิกและลากตัวชี้เมาส์ของคุณ

หลังจากที่คุณวาดรูปร่างแรกแล้ว คุณจะสังเกตเห็นแท็บใหม่ที่ด้านบนสุดของเอกสาร คุณได้รับการเข้าถึง แท็บ รูปแบบ^(Format)ซึ่งคุณจะใช้เพื่อปรับเปลี่ยนรูปร่าง เพิ่มสี และอื่นๆ

ในการเพิ่มข้อความลงในรูปร่างของคุณ ให้คลิกขวาที่รูปร่างแล้วเลือกเพิ่มข้อความ^{(Add Text)}จากเมนู

ตอนนี้ มาเพิ่มรูปร่างอื่นแล้วเชื่อมโยงเข้าด้วยกันโดยใช้เส้นเป็นตัวเชื่อม

ทำตามขั้นตอนก่อนหน้าเพื่อแทรกรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า

ถัดไป ไปที่ไลบรารีรูปร่าง และแทนที่จะเลือกรูปร่างจาก ประเภท ผัง^(Flowchart)งาน ให้เลือกลูกศรเส้นจากประเภทเส้น^(Lines)

เลือกรูปร่างแรกเพื่อดูจุดควบคุมในแต่ละด้านของรูปร่างของคุณ แล้วเลือกลูกศร คลิก^(Click)ที่แฮนเดิลล่างและลากลูกศรไปที่แฮนเดิลตรงกลางของรูปร่างที่สอง

ทำซ้ำ^(Repeat)ขั้นตอนเหล่านี้โดยใช้รูปร่างและเส้นใดๆ ที่คุณต้องการสร้างผังงานของคุณ

วิธีสร้างผังงาน^(Flowchart)ในWord โดยใช้ SmartArt^{(Word Using SmartArt)}

SmartArtเป็นฟีเจอร์ใหม่ที่มาพร้อมกับเลย์เอาต์ที่สร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับโฟลว์ชาร์ต แผนผังองค์กร ไดอะแกรม เวนน์^(Venn)และอีกมากมาย แม้ว่า เครื่องมือ รูปร่าง^(Shapes)จะเพียงพอที่จะนำเสนอแนวคิดของคุณ แต่SmartArtก็ยกระดับไปอีกขั้นด้วยรูปลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพมากขึ้นและช่วยคุณประหยัดเวลาได้

สร้างกราฟิก SmartArt ใน Word^{(Create SmartArt Graphic in Word)}

สร้างเอกสารเปล่าใหม่และเปิดใช้งานเส้นตารางเหมือนที่คุณทำก่อนหน้านี้

ไปที่ แท็บ แทรก^(Insert)และอยู่ห่างจาก ปุ่ม รูปร่าง^(Shapes) สองขั้นตอน คุณจะพบSmartArt

คลิก^(Click)ที่SmartArtและหน้าต่างเทมเพลตจะเปิดขึ้น Wordมีกราฟิก SmartArt^(SmartArt) ที่หลากหลาย แต่เราสนใจในส่วนกระบวนการ^{(Process )}

เลือกกระบวนการเน้นรูปภาพ^{(Picture Accent Process)}ใน ประเภท กระบวนการ^(Process)แล้วคลิกปุ่มตกลง ^(OK)เทมเพลตนี้ใช้เพื่อนำเสนอเวิร์กโฟลว์หรือกระบวนการทีละขั้นตอน

ตัวเลือกนี้สร้างรูปร่างที่สามารถมีรูปภาพ ข้อความ และลูกศรที่เชื่อมโยงในลำดับตรรกะ

ถัดจากผังงาน คุณจะเห็นหน้าต่างพร้อมตัวเลือกการแก้ไขผังงาน คุณสามารถคลิกที่บานหน้าต่างข้อความเพื่อแทรกข้อความ และบนรูปร่างของรูปภาพที่เกี่ยวข้องเพื่อแทรกกราฟิกใหม่

คุณยังสามารถปรับเปลี่ยนการ ออกแบบ SmartArtหลังจากสร้างได้ คุณสามารถแทรกรูปร่างใหม่จาก ปุ่ม เพิ่มรูปร่าง^{(Add Shape)}ที่มุมบนซ้าย เปลี่ยนเค้าโครงเหมือนในภาพด้านบน เพิ่มสีใหม่ และอื่นๆ

การสร้างผังงานด้วย แม่แบบ SmartArtเป็นกระบวนการที่เร็วกว่าการแทรกรูปร่างด้วยตนเอง และผลลัพธ์ที่ได้จะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม บางครั้งการใช้รูปร่างตั้งแต่เริ่มต้นเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า เนื่องจากคุณสามารถควบคุมการออกแบบและปรับแต่งได้อย่างเต็มที่

วิธีสร้างผังงาน^(Flowchart)ในExcelด้วยเครื่องมือรูปร่าง^{(Shapes Tool)}

Microsoft Excelไม่ได้มีไว้สำหรับสร้างสเปรดชีตและทำคณิตศาสตร์เท่านั้น รองรับเครื่องมือสร้างกราฟิกต่างๆ ที่ใช้สร้างแผนภูมิ ฮิสโตแกรม กราฟ และอื่นๆ อีกมากมาย

ถ้าคุณใช้ Excel^{(use Excel)}บ่อยกว่าWordคุณอาจใช้ Excel เพื่อสร้างผังงานได้เช่นกัน กระบวนการนี้โดย ทั่วไปจะเหมือนกับในWord ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถสร้างผังงานตั้งแต่ต้นโดยใช้เครื่องมือShapes

ตั้งค่ากริด^{(Set Up the Grid)}

ไม่ว่าคุณจะสร้างผังงานในExcelหรือWordให้สร้างตารางผังงานเสมอ ช่วยให้คุณวางตำแหน่งรูปร่างแผนผังลำดับงานได้อย่างเหมาะสม

ในการตั้งค่าเส้นตารางในExcelให้เริ่มต้นด้วยการเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ แผ่น งาน Excelเป็นตารางอยู่แล้ว คุณเพียงแค่ต้องปรับแต่ง ความกว้างของคอลัมน์ควรเท่ากับความสูงของแถว

เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ทั้งหมดโดยคลิกที่ปุ่มมุมบนซ้ายบนเวิร์กชีตของคุณ

จากนั้นเลือก ปุ่ม รูปแบบ^(Format)ใน ส่วน เซลล์^(Cells)ของ แท็บ หน้าแรก^(Home)แล้วเลือกความกว้างของคอลัมน์^{(Column Width)}จากเมนู

โดยค่าเริ่มต้น ความสูงของแถวถูกตั้งค่าเป็น 15 จุด (20 พิกเซล) หากต้องการให้มีความกว้าง 20 พิกเซล ให้ตั้งค่าความกว้างของคอลัมน์เป็น 2.14 แล้วเลือกตกลง^(OK)

ตอนนี้เรามีตารางแล้ว แต่มันใช้งานไม่ได้เหมือนในWord เราจำเป็นต้องเปิดใช้งานคุณสมบัติSnap to Gridเพื่อให้รูปร่างจัดแนวตัวเองให้ตรงกับเส้นกริดที่ใกล้ที่สุดโดยอัตโนมัติ

ไปที่ แท็บ Page Layoutแล้วเลือกAlign เลือกSnap to Gridจากเมนูใหม่

แทรกรูปร่าง^{(Insert Shapes)}

การ เพิ่มรูปร่างในExcelจะทำงานเหมือนกับในWord

ไปที่ แท็บ แทรก^{(Insert )}คลิกที่ ปุ่ม รูปร่าง^(Shapes)และเลือกรูปร่างผังงาน แรกของคุณ^(Flowchart)

วาดรูปร่างโดยการลากตัวชี้เมาส์ของคุณ

คุณจะสังเกตเห็น แท็บ รูปแบบรูปร่าง^{(Shape Format)}ปรากฏขึ้นที่ด้านบน ดังที่คุณเห็นในภาพด้านบน ซึ่งเหมือนกับในMicrosoft Word ^{(Microsoft Word)}การควบคุม ตัวเลือก และปุ่มทั้งหมดทำงานเหมือนกันทุกประการ

คุณสามารถเลือกรูปร่างอื่นจากส่วนแทรกรูปร่าง^{(Insert Shapes )}ที่มุมบนซ้ายและเพิ่มลงในรูปร่างแรกได้ จากนั้นเชื่อมต่อพวกเขาด้วยลูกศร เปลี่ยนสี และเพิ่มรูปร่างต่อไปเพื่อทำให้ผังงานของคุณสมบูรณ์

วิธีสร้างผังงาน^(Flowchart)ในExcel โดยใช้ SmartArt^{(Excel Using SmartArt)}

วิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างผังงานในExcelคือการใช้กราฟิกSmartArt ฟีเจอร์นี้ทำงานเหมือนกับในWordและขั้นตอนที่คุณต้องทำเพื่อสร้าง โฟลว์ชาร์ต SmartArtนั้นโดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกัน

สร้างกราฟิก SmartArt ใน Excel^{(Create SmartArt Graphic in Excel)}

SmartArt ในExcelจะเหมือนกับในWord ไปที่ แท็บ แทรก^{(Insert )}และคลิกที่ปุ่มSmartArt

หน้าต่างที่มีเทมเพลตผังงานSmartArt จะเปิดขึ้น ^(SmartArt)มีลักษณะเหมือนกับในWord ไม่มีความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้ ดังนั้น โปรดดูส่วนของเราเกี่ยวกับวิธีสร้างผังงานในWordโดยใช้SmartArtหากคุณต้องการความช่วยเหลือ ตัวเลือกการจัดรูปแบบและการแก้ไขผังงานทั้งหมดเหมือนกันเช่นกัน

เครื่องมือสร้างผังงานที่คุณชื่นชอบคืออะไร?^{(What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?)}

Microsoft WordและExcelนั้นยอดเยี่ยมไม่แพ้กันสำหรับการออกแบบผังงาน และคุณสามารถใช้กราฟิก SmartArt^(SmartArt)กับทั้งคู่ได้ อันไหนที่คุณชอบทำผังงาน? บอกเราในความคิดเห็นด้านล่างซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่คุณชื่นชอบสำหรับการสร้างผังงาน^{(software for creating flowcharts)}และทำไม 

How to Create a Flowchart in Word and Excel

Microsoft Office tools are becoming more and more powerful with each update. Nowadays, you don’t even need a dedicated app for flowcharts. You can make flowcharts in PowerPoint, Word, and even Excel. 

We’ve already covered flowcharts in PowerPoint. So in this article, we’re going to show you how to create a flowchart in Word and Excel. We’re going to use Microsoft Office 2019 for the demonstrations, but you can follow the same steps using Office 2010 or Office 365. If your Microsoft Office suite version isn’t older than 2007, you can create flowcharts using our methods.

How to Create a Flowchart in Word Using Shapes

Microsoft Word is a popular word processor used everywhere in the world because it’s compatible with all computers. Over time, Word evolved into something more than a simple word processor, steadily increasing its popularity on all platforms. Now it comes with drawing tools and design tools as well, so you can create flowcharts, generate barcodes, and even create greeting cards. 

One of those tools is Shapes. Using the Shapes tool is the easiest way to create a simple flowchart on the go. So let’s start with a basic flowchart using Shapes.

Start With a Blank Document

When you launch Microsoft Word, you’re automatically given the option to open a blank document. Simply click on the Blank document option and you’re good to go.

Enable Gridlines

This step is optional but we recommend it because it makes everything easier. Gridlines will help you size everything properly and place each flowchart element correctly. Without this feature, you might end up with uneven shapes and misaligned drawings that will make your flowchart look unprofessional.

To enable gridlines, go to the View tab and click on the Gridlines checkbox.

Your document will now look like in the image below.

Insert Shapes

Go to the Insert tab and click on the Shapes button to display Word’s collection of shapes.

You’ll notice several categories of shapes. 

We’re interested in Lines and Flowchart shapes to create our flowcharts. Each shape is used for a different purpose. While the rules aren’t set in stone, it’s good practice to follow Word’s recommendations. For example, you should use the rectangle for process steps and the diamond shape for decision points. You can find this information by hovering your mouse pointer above each shape.

Now, let’s add the first shape. Let’s start with an oval shape. Open the shape menu, select the oval, and draw it by clicking and dragging your mouse pointer.

After you draw your first shape, you’ll notice a new tab at the top of the document. You gained access to the Format tab, which you’re going to use to modify your shapes, add colors, and more.

To add text to your shapes, right-click on the shape and select Add Text from the menu.

Now let’s add another shape and then link them together by using a line as a connector.

Follow the previous steps to insert a rectangle shape.

Next, go to the shape library, and instead of choosing a shape from the Flowchart category, select a line arrow from the Lines category.

Select the first shape to see the control points on each side of your shape and then select the arrow. Click on the low-bottom handle and drag the arrow to the second shape’s center handle.

Repeat these steps using any shapes and lines you want to create your flowchart.

How to Create a Flowchart in Word Using SmartArt

SmartArt is a newer feature that comes with premade layouts for flowcharts, organization charts, Venn diagrams, and much more. While the Shapes tool is enough to present your ideas, SmartArt takes it to the next level with a more professional look and saves you some time.

Create SmartArt Graphic in Word

Create a new blank document and enable gridlines as you did earlier.

Go to the Insert tab, and two steps away from the Shapes button you’ll find SmartArt.

Click on SmartArt and a template window will open. Word offers a wide variety of SmartArt graphics, but we’re interested in the Process section.

Select Picture Accent Process in the Process category and click on the OK button. This template is used to visually present a workflow or a step-by-step process.

This option generates shapes that can contain images, text, and arrows that link them in a logical order.

Next to the flowchart, you’ll also see a window with flowchart editing options. You can click on the text pane to insert text and on the corresponding image shape to insert a new graphic.

You can also modify the SmartArt design after generating it. You can insert new shapes from the Add Shape button in the top left corner, change layouts like in the above image, add new colors, and more.

Creating flowcharts with SmartArt templates is a much faster process than inserting shapes manually and the end result looks more professional. However, sometimes using shapes from scratch is the better option because you have full control over design and customization.

How to Create a Flowchart in Excel with the Shapes Tool

Microsoft Excel isn’t just for creating spreadsheets and doing math. It supports a variety of graphics generating tools used to make charts, histograms, graphs, and much more.

If you use Excel more often than Word, you might as well use it to create flowcharts. The process is basically the same as in Word. Here’s how you can create a flowchart from scratch using the Shapes tool.

Set Up the Grid

Whether you create flowcharts in Excel or Word, always create a flowchart grid. It helps you position your flowchart shapes properly.

To set up a grid in Excel, start by changing the widths of the column. An Excel worksheet is already a grid, you just need to tweak it. The column width should be equal to the height of the row.

Start by selecting all the cells by clicking on the top-left corner button on your worksheet.

Next, select the Format button in the Cells section of the Home tab and select Column Width from the menu.

By default, the height of the rows is set to 15 points (20 pixels). To have 20 pixels in width, set the column width to 2.14 and select OK.

Now we have a grid, but it doesn’t work like the one in Word. We need to enable the Snap to Grid feature to make shapes automatically align themselves to the closest grid line.

Go to the Page Layout tab and select Align. Select Snap to Grid from the new menu.

Insert Shapes

Adding shapes in Excel works exactly like in Word.

Go to the Insert tab, click on the Shapes button, and select your first Flowchart shape.

Draw the shape by dragging your mouse pointer.

You’ll notice the Shape Format tab appearing at the top. As you can see in the image above, it’s identical to the one in Microsoft Word. All the controls, options, and buttons work exactly the same.

You can select another shape from the Insert Shapes section in the top left corner and add it under the first one. Then connect them with an arrow, change their colors, and continue adding more shapes to complete your flowchart.

How to Create a Flowchart in Excel Using SmartArt

The fastest way to create a flowchart in Excel is by using SmartArt graphics. This feature works just like in Word and the steps you need to take to create a SmartArt flowchart are basically the same.

Create SmartArt Graphic in Excel

SmartArt in Excel is the same as in Word. Go to the Insert tab and click on the SmartArt button.

A window with SmartArt flowchart templates will open. It looks exactly like the one in Word. There’s no difference between the two, so refer to our section on how to create a flowchart in Word using SmartArt if you need help. All the flowchart formatting and editing options are identical as well.

What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?

Microsoft Word and Excel are equally great for designing flowcharts and you can use SmartArt graphics with both. Which one do you prefer to make flowcharts? Tell us in the comments below which is your favorite software for creating flowcharts and why. 

Related posts

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• แทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• วิธีการ Automatically Backup Word Document เพื่อวันไดรฟ์

• วิธีการสร้าง Greeting Card กับ MS Word

• วิธีเพิ่มหรือลบ Comments ใน Word

• วิธีทำ Histogram ใน Excel

• วิธีซ่อนชีต เซลล์ คอลัมน์ และสูตรใน Excel

• วิธีแสดงเครื่องหมายการจัดรูปแบบใน Word

• วิธีเพิ่มความคิดเห็นในเซลล์แผ่นงาน Excel

• วิธีใช้ Mail Merge ใน Word ถึง Create Letters, Labels และซองจดหมาย

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word (ออนไลน์ มือถือ และเดสก์ท็อป)

• วิธีรับ Microsoft Word ฟรี

• วิธีค้นหาค่าที่ตรงกันใน Excel

• วิธีใช้คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติของ Excel และการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

• วิธีการลบวันที่ใน Excel

• ใช้หน้าต่างดูของ Excel เพื่อตรวจสอบเซลล์ที่สำคัญในสมุดงาน

• ปรับความกว้างคอลัมน์และความสูงของแถวอัตโนมัติใน Excel

• การสร้างแผนภูมิข้อมูล Excel ของคุณ

• วิธีทำ Booklet ใน Word

• วิธีสลับระหว่างแผ่นงานใน Excel