เมื่อคนส่วนใหญ่นึกถึงการจัดเรียงข้อความในแอปพลิเคชัน พวกเขาจะนึกถึงการจัดเรียงเซลล์ในสเปรดชีตExcel ^{(Excel spreadsheet)}อย่างไรก็ตาม คุณสามารถจัดเรียงข้อความในWordได้ตราบใดที่มีบางอย่างที่บอกWordว่าส่วนต่างๆ ของข้อความเริ่มต้นและสิ้นสุด^{(text begin and end)}ที่ใด

ในบทความนี้ ผมจะแสดงให้คุณเห็นสองสามวิธีในการจัดเรียงข้อความ รายการ และตารางในWord โปรดทราบว่าถ้าคุณมีข้อมูลในExcel อยู่ แล้ว คุณสามารถแทรกสเปรดชีต Excel^{(Excel spreadsheet)}ลงในเอกสาร Word^{(Word document)} ของคุณได้ อย่าง ง่ายดาย

การเรียงลำดับรายการใน Word

มีรายการสามประเภทที่คุณสามารถจัดเรียงในWord ประเภทแรกเป็นเพียงรายการคำหรือวลีที่แต่ละบรรทัดแยกจากกัน ประเภทที่สองคือรายการที่ไม่เรียงลำดับหรือรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย รายการที่สามเป็นรายการเรียงลำดับหรือลำดับเลข

ในแต่ละกรณีเหล่านี้ การขึ้นบรรทัดใหม่^{(line break)} (หรือเรียกอีกอย่างว่าการขึ้น^{(carriage return)} บรรทัดใหม่ ) จะบอกWordว่าคำหรือวลีหนึ่งสิ้นสุด^{(word or phrase ends)}ที่ใดและอีกคำหนึ่งเริ่มต้นขึ้น นี่คือวิธีที่Wordสามารถจัดเรียงข้อความในเอกสารได้

ในการจัดเรียงรายการประเภทใดๆ เหล่านี้ ให้เริ่มต้นด้วยการเลือกรายการด้วยเมาส์ของคุณ เพียงแค่^(Simply)เริ่มต้นที่จุดเริ่มต้นของรายการกดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้^{(left mouse button)}แล้วลากเมาส์ของคุณจนกว่ารายการทั้งหมดจะถูกเลือก

จากนั้นคลิกที่แท็บหน้าแรก บน ^(Home)Ribbonและค้นหาส่วนที่ชื่อย่อหน้า ^(Paragraph)มองหาปุ่มที่มีตัวอักษรAและZและลูกศรชี้ลง นี่คือคำสั่งSort คลิกที่ ปุ่ม Sortและ Word จะเปิดหน้าต่างSort Text

ใน หน้าต่าง จัดเรียงข้อความ^{(Sort Text)}คุณจะสังเกตเห็นว่ามีตัวเลือกมากมาย ก่อนอื่น^(First)คุณต้องระบุว่าคุณต้องการจัดเรียงข้อความที่คุณเลือกตามย่อหน้า แม้ว่าเราจะมีเพียงหนึ่งคำต่อบรรทัด แต่Wordยังคงถือว่าแต่ละบรรทัดเป็นย่อหน้าของมันเอง เพราะเรากดปุ่มEnter^{(enter key)}เพื่อไปยังบรรทัดถัดไป การเรียงลำดับตามย่อหน้าเป็นตัวเลือกเริ่ม^{(default option)}ต้น

ต่อไปเราต้องบอกWordว่าเรากำลังเรียงลำดับอะไร ค้นหาเมนูแบบเลื่อนลงที่มีป้ายกำกับType และ^(Type)เลือกText นี่เป็นตัวเลือกเริ่มต้นเช่นกัน

สุดท้ายนี้ เราต้องบอกWordว่าเราต้องการเรียงลำดับข้อความจากน้อยไปมาก (A ถึง Z) หรือจากมากไปหาน้อย (Z ถึง A) ลำดับ จากน้อยไปมาก^(Ascending)คือตัวเลือกเริ่ม^{(default option)}ต้น เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก ปุ่ม ตกลง^(OK) และ Word^{(button and Word)}จะจัดเรียงข้อความของคุณด้วยตัวเลือกที่คุณเลือก

ขอให้สังเกต^(Notice)ว่าตอนนี้ข้อความถูกจัดเรียงจาก A ถึง Z ตามลำดับจากน้อยไปมาก นอกจากนี้ หากคุณคลิกที่ ปุ่ม ตัวเลือก^(Options)คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าขั้นสูง เช่นตัวคั่นฟิลด์^{(field separator)}และควรคำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์หรือไม่

การเรียงลำดับข้อความในตาราง

การเรียงลำดับประเภทนี้อาจดูคุ้นเคยสำหรับคุณหากคุณเรียงลำดับข้อมูลในExcelบ่อยๆ เช่นเดียวกับ เวิร์กชีต Excel^{(Excel worksheet)}ตารางประกอบด้วยแถว คอลัมน์ และอาจมีส่วนหัวในแถวแรก โชคดีที่Word ช่วยให้คุณจัดเรียงข้อความได้ อย่างยืดหยุ่นเช่นเดียวกับที่พบในExcel

สมมติว่า^(Suppose)คุณมีตารางในWordที่ดูเหมือนตารางด้านล่าง

สังเกต^(Notice)ว่ามีส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวแรกและคอลัมน์แรกมีข้อความที่เราต้องการจัดเรียง สมมติว่าเราต้องการจัดเรียงข้อมูลในลำดับจากมากไปน้อยในครั้งนี้ เลือกทั้งตารางแล้วคลิก ปุ่ม จัดเรียง^(Sort)ใน ส่วน ย่อหน้า^(Paragraph)ของRibbonอีกครั้ง

สังเกต^(Notice) ที่มุม ล่างซ้ายมือ^{(hand corner)}ของ หน้าต่าง Sortว่าWordตรวจพบส่วนหัวในแถวแรกแล้ว โปรดสังเกต^(Notice)ด้วยว่าเมนูดรอปดาวน์Sort By แรกมี ^{(Sort By)}ชื่อ^(Name)คอลัมน์^{(column heading)} ของคอลัมน์อยู่แล้ว ในช่องตัวเลือก

ตัวเลือกที่เหลือยังคงเหมือนเดิม ยกเว้นอย่าลืมเปลี่ยนทิศทางการจัดเรียง^{(sort direction)} เป็นจาก มากไปน้อย ^(Descending)เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก ปุ่ม ตกลง^(OK) และ Word^{(button and Word)}จะจัดเรียงตารางโดยใช้ตัวเลือกที่เราได้เลือกไว้

การเรียงลำดับข้อความในWordนั้นทำได้ง่าย ตราบใดที่คุณมีวิธีบอกWordว่าองค์ประกอบข้อมูลใดแยกองค์ประกอบข้อมูล^{(data element)} หนึ่ง ออกจากองค์ประกอบถัดไป หากคุณใช้การตั้งค่าการจัดเรียงเพียงเล็กน้อย คุณจะพบว่าคุณสามารถจัดเรียงโดยใช้หลายคอลัมน์ หรือแม้แต่ข้อความที่คั่นด้วยแท็บและเครื่องหมายจุลภาคในเอกสารWord^{(Word document)}

แม้ว่าจะไม่มีประโยชน์เท่ากับการเรียงลำดับข้อมูลในExcelแต่คุณสามารถประหยัดเวลาในWordได้ด้วยการให้แอปพลิเคชันเรียงลำดับย่อหน้า^{(application sort paragraph)}และข้อความในตารางสำหรับคุณโดยใช้อินเทอร์เฟซที่คล้ายกันที่พบใน เวิ ร์กชีตExcel ^{(Excel worksheet)}สนุก!

How to Sort Text in Word

When moѕt people think of sorting text in an aрplication, they think of sorting cells in an Excel spreadsheet. However, you can sort text in Word as long аs there is something that tells Word where the different parts of text begin and end.

In this article, I’ll show you a couple of ways you can sort text, lists and tables in Word. Note that if you already have data in Excel, you can easily insert an Excel spreadsheet into your Word document.

Sorting Lists in Word

There are three types of lists you can sort in Word. The first kind is simply a list of words or phrases that each occupies a separate line. The second type is unordered or bulleted lists. The third is ordered or numbered lists.

In each of these cases, a line break (also called a carriage return) tells Word where one word or phrase ends and the next one begins. This is how Word is able to sort text in the document.

To sort any of these types of lists, begin by selecting the list with your mouse. Simply start at the beginning of the list, hold down the left mouse button, and drag your mouse until the entire list is selected.

Then, click on the Home tab on the Ribbon and locate the section titled Paragraph. Look for a button with the letters A and Z on it and an arrow pointing down. This is the Sort command. Click on the Sort button and Word will open the Sort Text window.

On the Sort Text window, you’ll notice that there a number of options. First, you need to indicate that you want to sort the text you’ve selected by paragraph. Even though we only have one word per line, Word still considers each line to be its own paragraph because we pressed the enter key to get to the next line. Sorting by paragraph is the default option.

Next we need to tell Word what we are sorting. Locate the drop down menu labeled Type and choose Text. This is also the default option.

Lastly, we need to tell Word whether we want to sort the text in ascending (A to Z) order or descending order (Z to A). Ascending order is the default option. When done, click the OK button and Word will sort your text with the options you chose.

Notice that now the text is sorted from A to Z in ascending order. In addition, if you click on the Options button, you can configure advanced settings like the field separator and whether it should be case sensitive or not.

Sorting Text in Tables

This type of sorting may seem a bit more familiar to you if you often sort data in Excel. Much like an Excel worksheet, a table contains rows, columns, and may contain headings in the first row. Luckily, Word gives you much of the same flexibility to sort text as found in Excel.

Suppose you have a table in Word that looks like the one below.

Notice that there are column headings in the first row and that the first column contains the text we wish to sort. Let’s assume that we want to sort the data in descending order this time. Select the entire table and once again click on the Sort button in the Paragraph section of the Ribbon.

Notice in the bottom left hand corner of the Sort window that Word has already detected the headings in the first row. Notice also that the first Sort By drop down menu already has the column heading Name in the option box.

The rest of the options stay the same except remember to change the sort direction to Descending. When done, click the OK button and Word will sort the table using the options we’ve chosen.

Sorting text in Word is simple as long as you have a way to tell Word what separates one data element from the next. If you play with the sort settings a bit, you will discover that you can sort using multiple columns and even tab and comma delimited text in a Word document.

Although not as useful as sorting data in Excel, you can save yourself some time in Word by having the application sort paragraph and table text for you using a similar interface as found in an Excel worksheet. Enjoy!

Related posts

• เปลี่ยน Caps Lock Text กลับไปเป็น Normal ใน MS Word

• ซ่อนข้อความและแสดงข้อความที่ซ่อนอยู่ใน Word

• วิธีการ Automatically Backup Word Document เพื่อวันไดรฟ์

• วิธีการสร้าง Greeting Card กับ MS Word

• วิธีเพิ่มหรือลบ Comments ใน Word

• วิธีใช้ Mail Merge ใน Word ถึง Create Letters, Labels และซองจดหมาย

• OneDrive สำหรับ School or Work: 8 Tips สำหรับ Beginners

• Microsoft Word ไม่ตอบสนอง? 8 วิธีในการแก้ไข

• 7 โปรแกรมเสริม Microsoft Word ที่ดีที่สุด

• วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Word

• วิธีทำ Booklet ใน Word

• แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Word ที่ดีที่สุด 30+ รายการ

• วิธีการตั้งค่าและใช้รูปแบบ MLA ใน Microsoft Word

• วิธีการเปลี่ยน Background ใน Microsoft Teams

• วิธีใช้เปรียบเทียบและรวมเอกสารใน Word

• วิธีแก้ไขเมื่อ Word เปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว

• วิธีการบันทึก Macro ใน Excel

• วิธีสร้าง Flowchart ใน Word and Excel

• วิธีการสร้าง Gantt Charts ใน Microsoft Excel

• วิธีรับ Microsoft Word ฟรี