ตอนนี้ฉันกลับมาที่โรงเรียนอีกครั้งหลังจากผ่านไปนาน ฉันกลับมาต้องสร้าง งานนำเสนอ PowerPointต่างๆและเขียนรายงานในWord มีคุณลักษณะมากมายในWordที่คนส่วนใหญ่ไม่เคยใช้ เว้นแต่จะอยู่ในโรงเรียน

หนึ่งในคุณสมบัติเหล่านั้นคือสารบัญ ^(Contents)Wordมีคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้คุณสร้างสารบัญที่ดูดีได้โดยอัตโนมัติหากคุณรู้ว่าควรใช้หัวเรื่องประเภทใด สิ่งที่ยอดเยี่ยมคือ แม้ว่าคุณจะมีเอกสาร Word^{(Word document)}ที่มีเนื้อหาจำนวนมากอยู่แล้ว การแก้ไขนั้นง่ายมาก เพื่อให้คุณสามารถสร้างสารบัญได้โดยอัตโนมัติ

ในบทความนี้ ฉันจะแนะนำขั้นตอนการตั้งค่าเอกสาร Word^{(Word document)} ของคุณ ด้วยหัวข้อที่ถูกต้อง จากนั้นพูดถึงวิธีสร้างสารบัญ ฉันจะพูดถึงวิธีปรับแต่งสารบัญตามที่คุณต้องการ

ตั้งค่าและดูส่วนหัวใน Word

สิ่งแรกที่คุณต้องทำก่อนสร้างสารบัญคือการตั้งค่าส่วนหัวของคุณ โดยค่าเริ่มต้น ส่วนหัวที่อนุญาตที่คุณสามารถใช้ได้คือH1 (Heading 1) , H2 (Heading 2)และH3 (Heading 3 )

คุณสามารถค้นหาส่วนหัวเหล่านี้ได้ในกล่องสไตล์ บนแท็บ ^(Styles)หน้าแรก^(Home) หลัก ใน Ribbon นี่เป็นเพียงสามรายการเท่านั้นที่คุณสามารถใช้สำหรับTOC เริ่ม ต้น หากคุณเพิ่มTOC แบบกำหนดเอง คุณยังสามารถใช้H4 (Heading 4) , H5 (Heading 5) , H6 (Heading 6) , Subtitle  ,^(Subtitle) Title และ^(Title) TOC Heading^{(TOC Heading)}

เมื่อคุณกำลังดูเอกสารของคุณเพื่อเพิ่มหัวเรื่องต่างๆ คุณสามารถเลือกจากหัวข้อที่กล่าวถึงข้างต้นได้ ถ้าเพียง H1, H2 และ H3^{(H2 and H3)}รู้สึกว่าถูกจำกัดเกินไป คุณเพียงแค่ต้องแทรกTOC ที่กำหนดเอง และเปลี่ยนการตั้งค่าสองสามอย่าง ซึ่งฉันจะพูดถึงด้วย

การนำส่วนหัวไปใช้กับข้อความในWord ทำได้ง่าย มาก เพียงคลิก^{(Just click)}ที่บรรทัดที่มีข้อความ จากนั้นคลิกที่รูปแบบส่วนหัว^{(heading style)} ที่ คุณต้องการใช้

ดูเอกสารและเพิ่มหัวข้อเหล่านี้ได้มากเท่าที่คุณต้องการ โปรดทราบว่าเมื่อคุณเพิ่มส่วนหัว จะมองเห็นส่วนหัวได้ยาก แม้ว่าคุณจะมองเห็นเครื่องหมายย่อหน้าก็ตาม หาก ต้องการดูส่วนหัวทั้งหมดในเอกสาร Word^{(Word document)} อย่างรวดเร็ว ให้คลิกที่ แท็บ มุมมอง^(View)แล้วกาเครื่องหมายในช่องใต้บานหน้าต่างนำทาง^{(Navigation Pane)}

เมื่อคุณทำเช่นนี้ บานหน้าต่างจะปรากฏขึ้นที่ด้านซ้ายมือ^{(hand side)}ของเอกสาร และคุณจะสามารถเห็นหัวเรื่องต่างๆ หัวข้อย่อย ฯลฯ

การคลิกที่รายการใดๆ ในรายการจะนำคุณไปยังหัวข้อนั้นในเอกสารWord ^{(Word document)}นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูโครงสร้างส่วนหัวของคุณอย่างรวดเร็วก่อนที่จะสร้าง TOC สุดท้ายของคุณ

การเพิ่มสารบัญใน Word

ตอนนี้เรามีการตั้งค่าส่วนหัวทั้งหมดอย่างถูกต้องแล้ว ไปแทรกสารบัญกันได้เลย อันดับแรก^(First)เราจะเริ่มต้นด้วยการตั้งค่า TOC^{(TOC setup)} เริ่ม ต้นในWord ก่อนเริ่ม คุณควรเพิ่มหน้าว่างที่ตอนต้นของเอกสาร

โดยไปที่ด้านบนสุดของหน้าแรกปัจจุบันของคุณ แล้วคลิกแทรก^(Insert)และหน้า^{(Blank Page)}ว่าง ตอนนี้คลิกที่การอ้างอิง^(References)สารบัญ^{( Table of Contents)}และเลือกจาก ตัวเลือก อัตโนมัติ^(Automatic) ตัวใดตัวหนึ่ง ที่ด้านบน

ตารางด้วยตนเองจะเป็นเพียงข้อความเติมในรูปแบบของสารบัญ แต่คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดด้วยตนเอง เมื่อคุณแทรกTOC อัตโนมัติ คุณควรเห็นสิ่งนี้:

สุดยอด! ตอนนี้คุณมี TOC^(TOC)ที่มีรูปแบบสวยงามในเอกสาร Word^{(Word document)} ของคุณแล้ว ! เมื่อคุณแทรกTOCแล้ว คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงส่วนหัวในเอกสารของคุณได้ แต่การเปลี่ยนแปลงจะไม่มีผลโดยอัตโนมัติในTOC

ในการอัปเดตTOCเพียงคลิกด้านในแล้วคลิกอัปเดตตาราง^{(Update Table)}ที่ด้านบน

ระบบจะถามคุณว่าคุณต้องการอัปเดตเฉพาะหมายเลขหน้าหรือทั้งตาราง หากคุณแก้ไข แทรก หรือลบส่วนหัว คุณควรเลือกทั้งตาราง ^{(entire table)}ถ้าคุณเพิ่งเพิ่มเนื้อหาลงในเอกสารของคุณ แต่ยังไม่ได้เพิ่มหรือลบหัวเรื่องใดๆ คุณสามารถเลือกหมายเลขหน้า^{(page numbers only)}เท่านั้น

ปรับแต่งสารบัญ

หากคุณใช้ส่วนหัวอื่นที่ไม่ใช่ H1, H2 และ H3 คุณจะสังเกตเห็นว่าส่วนหัวเหล่านี้จะไม่ปรากฏในTOC ในการใช้หัวข้อพิเศษเหล่านี้ คุณต้องเลือกสารบัญแบบกำหนดเอง^{(Custom Table of Contents)}เมื่อแทรก TOC

ซึ่งจะแสดงกล่องโต้ตอบตัวเลือกสำหรับTOC คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าพื้นฐานบางอย่างได้ เช่น ว่าจะแสดงหมายเลขหน้าหรือไม่ และจัดแนวตัวเลขให้ชิดขวาหรือไม่ ภายใต้ทั่วไป^(General)คุณสามารถเลือกจากหลายสไตล์ และคุณยังสามารถเลือกที่จะแสดงระดับที่มากกว่าสาม ซึ่งก็คือส่วนหัว  H3^{(H3 heading)}

หากคุณคลิกที่Optionsคุณสามารถเลือกรายการพิเศษเพื่อสร้างTOCได้ หากเลื่อนลงมา คุณจะสามารถเลือก หัวข้อ คำบรรยาย^(Subtitle)และTOC^{( TOC heading)}

ในการปรับแต่งรูปลักษณ์^{(look and feel)}ของสารบัญ คุณต้องคลิกที่ปุ่มModify หากคุณเพียงคลิกขวาที่TOCและเลือกFontหรือParagraphจะไม่จัดรูปแบบTOC เมื่อคุณคลิกที่Modifyคุณจะได้รับกล่องโต้ตอบอื่นที่คุณสามารถแก้ไขTOC แต่ละระดับ^{(TOC level)}ได้ TOC 1คือ H1, TOC 2คือ H2 เป็นต้น

คลิกที่ ปุ่ม Modify อันที่สอง แล้วคุณจะสามารถเปลี่ยนการจัดรูปแบบสำหรับหัวเรื่องนั้นได้ ดังนั้นหากต้องการ คุณสามารถทำให้ส่วนหัว H1 เป็นตัวหนาและมีขนาดตัวอักษร^{(font size)} ต่างกัน ได้

สุดท้าย หากคุณกดแป้น CTRL^{(CTRL key)}แล้วคลิกอะไรก็ได้ในTOCคุณจะเข้าสู่หน้านั้น อย่างไรก็ตาม หากคุณรู้สึกว่าการกดปุ่มCTRL^{(CTRL key)} เป็นเรื่องน่ารำคาญ คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยไปที่File – Optionsจากนั้นคลิกที่Advanced

ไปข้างหน้าและยกเลิกการเลือกช่องUse Use CTRL + Click to follow hyperlinkตอนนี้คุณสามารถคลิกที่รายการในTOCเป็นลิงก์โดยไม่ต้องกดปุ่ม CTRL ค้าง^{(CTRL key)}ไว้ ขออภัย ใช้งานได้กับWord ในเครื่องของ คุณเท่านั้น เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครบางคน และหากพวกเขาไม่ได้เปลี่ยนการตั้งค่านั้น พวกเขาจะต้องCTRL + clickคลิก เกี่ยวกับสารบัญในWordเท่านั้น สนุก!

Quickly Add a Table of Contents to a Word Doc

Now that I’m back in sсhool again after a long time, I’m also back to having to create various PowerPoint presentations and write rеports up in Word. Τhere are a lоt оf feаtures in Wоrd that moѕt peоple never use unless theу are in schoоl.

One of those features is the Table of Contents. Word has a great feature that allows you to create a great-looking table of contents automatically if you know what type of headings to use. The great thing is that even if you already have a Word document with a lot of content, it’s very easy to edit it so that you can generate the table of contents automatically.

In this article, I’m going to walk you through the process of setting up your Word document with the correct headings and then talk about how to create the table of contents. I’m also going to talk about how you can customize the table of contents to your liking.

Setup and View Headers in Word

The first thing you’ll want to do before you can create any table of contents is to setup your headers. By default, the allowed headers you can use are H1 (Heading 1), H2 (Heading 2) and H3 (Heading 3).

You can find these headings in the Styles box on the main Home tab in the ribbon. These are the only three you can use for a default TOC. If you add a custom TOC, you can also use H4 (Heading 4), H5 (Heading 5), H6 (Heading 6), Subtitle, Title, and TOC Heading.

When you are going through your document to add the different headings, feel free to pick from any of the above-mentioned headings if only H1, H2 and H3 feel too restricted. You’ll just have to insert a custom TOC and change a few settings, which I will also mention.

It’s very easy to apply headings to text in Word. Just click on the line with the text and then click on the heading style you want to apply.

Go through the document and add as many of these headings as you would like. Note that when you add headers, it will be hard to see the headers, even if you have paragraph marks visible. In order to quickly see all headers in a Word document, click on the View tab and then check the box under Navigation Pane.

When you do this, a pane will appear on the left hand side of the document and you’ll be able to see the various headings, sub-headings, etc.

Clicking on any of the items in the list will take you to that heading in the Word document. This is a great way to quickly see your heading structure before creating your final TOC.

Adding a Table of Contents in Word

Now that we have all of our headers setup properly, let’s go ahead and insert a table of contents. First, we’ll start off with the default TOC setup in Word. Before starting, it might be a good idea to add a blank page at the beginning of your document.

To do that, go the top of your current first page and then click on Insert and Blank Page. Now click on References, Table of Contents and pick from one of the Automatic choices at the top.

A manual table will be just filler text in the format of a table of contents, but you’ll have to manually make all the changes. When you insert the automatic TOC, you should see something like this:

Awesome! Now you have a nicely formatted TOC in your Word document! Once you have inserted the TOC, you can still make changes to the headings in your document, but the changes won’t be automatically reflected in the TOC.

In order to update the TOC, just click inside of it and then click on Update Table at the top.

It will ask you if you want to update just the page numbers or the entire table. If you have modified, inserted or deleted headings, you should choose entire table. If you just added more content to your document, but haven’t added or removed any headings, you can choose page numbers only.

Customize Table of Contents

If you used headings other than H1, H2, and H3, you’ll notice they won’t appear in the TOC. In order to use these extra headings, you have to choose Custom Table of Contents when inserting the TOC.

This will bring up the options dialog for the TOC. You can change some basic settings like whether to show the page numbers and whether to right-align the numbers or not. Under General, you can choose from multiple styles and you can also choose to show more levels beyond three, which is the H3 heading. 

If you click on Options, you can choose extra items to build the TOC with. If you scroll down, you’ll be able to select Subtitle and TOC heading.

In order to customize the look and feel of the table of contents, you have to click on the Modify button. If you simply right-click on the TOC and chose Font or Paragraph, it won’t format the TOC. When you click on Modify, you’ll get another dialog where you can edit each TOC level. TOC 1 is H1, TOC 2 is H2, etc.

Click on the second Modify button and you’ll be able to change the formatting for that particular heading. So if you want, you could make all H1 headings bold and a different font size.

Lastly, if you press the CTRL key and then click on anything in the TOC, you’ll be brought to that page. However, if you find it annoying to have to press the CTRL key, you can change this by going to File – Options and then clicking on Advanced.

Go ahead and uncheck the Use CTRL + Click to follow hyperlink box. Now you can just click on the items in the TOC as links without holding down the CTRL key. Unfortunately, this only works on your local copy of Word. When you email it to someone and if they don’t have that setting changed, they will have to CTRL + click. That’s about it when it comes to table of contents in Word. Enjoy!

Related posts

• แทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• วิธีแชร์หรือทำงานร่วมกันบน Word Doc กับผู้อื่น

• วิธีการ Automatically Backup Word Document เพื่อวันไดรฟ์

• วิธีการสร้าง Greeting Card กับ MS Word

• วิธีเพิ่มหรือลบ Comments ใน Word

• ใช้ Format Painter ใน Word เพื่อคัดลอกและวางการจัดรูปแบบ

• วิธีการเปลี่ยน Background ใน Microsoft Teams

• วิธีการสร้าง Drop Down List ใน Excel

• วิธีการตั้งค่าและใช้รูปแบบ MLA ใน Microsoft Word

• วิธีแสดงเครื่องหมายการจัดรูปแบบใน Word

• เพิ่มใบปะหน้าลงในเอกสาร Word

• เปลี่ยน Caps Lock Text กลับไปเป็น Normal ใน MS Word

• OneDrive สำหรับ School or Work: 8 Tips สำหรับ Beginners

• วิธีการบันทึก Macro ใน Excel

• วิธีทำ Booklet ใน Word

• วิธีสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ใน Word

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• 7 โปรแกรมเสริม Microsoft Word ที่ดีที่สุด

• แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Word ที่ดีที่สุด 30+ รายการ