แม้ว่าตอนนี้เซิร์ฟเวอร์อีเมลทั้งหมดใช้การเชื่อมต่อที่ปลอดภัย แต่ถ้าคุณต้องการเข้ารหัสอีเมลใน ไคลเอนต์เดสก์ท็อป Microsoft OutlookและOutlookบนเว็บ^(Web)คุณก็สามารถทำได้ กระบวนการนี้แตกต่างกันอย่างไร เรากำลังพูดถึงการเข้ารหัสอีเมล^{(encrypting the email)}ไม่ใช่การเชื่อมต่อ คุณสามารถคิดได้ว่าเป็นการป้องกันอีกชั้นหนึ่ง

แม้ว่าจะใช้งานง่าย แต่ให้คำนึงถึงผู้ใช้ปลายทางและลูกค้าด้วย เขากำลังใช้อยู่ เว้นแต่ทั้งผู้ส่งและผู้รับจะสนับสนุนรูปแบบการเข้ารหัส จะเป็นการท้าทายในการส่งอีเมลประเภทดังกล่าว

Outlookรองรับการเข้ารหัส^(Encryption)สองประเภท —

การเข้ารหัส S/MIME และ
การเข้ารหัสข้อความ Office 365

เวอร์ชันที่ใหม่กว่าจะใช้ได้เฉพาะเมื่อธุรกิจใช้สิทธิ์การใช้งานOffice 365 ^{(Office 365)} Enterprise E3 อย่างไรก็ตาม ก่อนหน้านี้มีการใช้กันอย่างแพร่หลายและทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันอีเมลส่วนใหญ่อื่นที่ไม่ใช่Outlook

Outlook Webมีการเข้ารหัส^(Encryption)ภายใน ซึ่งคุณสามารถเลือกเปิดใช้งานสำหรับอีเมลแต่ละฉบับได้ นี่คือรายการที่เราจะพูดถึงในหัวข้อนี้

วิธีเข้ารหัสอีเมล Office Outlook^{(Office Outlook Emails)}
วิธีเข้ารหัสอีเมลเว็บ Outlook
วิธีอ่านอีเมลที่เข้ารหัส^{(Encrypted email)}ภายนอกไคลเอ็นต์Office

หมายเหตุ:^(Note:)ไม่มีวิธีใดในการป้องกันรหัสผ่านของบุคคลหรืออีเมลในOutlook คุณสามารถใช้รหัสผ่านป้องกันไฟล์ PST^{( password protect the PST)}ได้ ดังนั้นอีเมลทั้งหมดของคุณจะไม่สามารถเข้าถึงได้โดยใครก็ตาม แต่จะแตกต่างจากการเข้ารหัส

วิธีเข้ารหัสอีเมลในOutlookบนWindows 10

ก่อนที่เราจะเริ่ม หากคุณใช้การ เข้ารหัส S/MIMEผู้ส่งและผู้รับต้องมีแอปพลิเคชันอีเมลที่รองรับมาตรฐานS S/MIMEOutlookรองรับมาตรฐานS S/MIMEคุณสามารถเลือกเข้ารหัสอีเมลทั้งหมดหรือเข้ารหัสอีเมลแต่ละฉบับก็ได้ ทางเลือกขึ้นอยู่กับนโยบายบังคับใช้ของแผนกไอที นอกจากนี้ คุณควรมีใบรับรองS/MIMEตรวจ^(Make) สอบให้ แน่ใจว่าได้เชื่อมต่อกับบุคคลที่เหมาะสมในการทำเช่นนั้น เมื่อติดตั้งแล้ว คุณจะมีตัวเลือกในดร็อปดาวน์ใบรับรองดิจิทัลในOutlook

เข้ารหัสอีเมลส่วนบุคคล

เข้ารหัสอีเมล Outlook

เมื่ออยู่ในตัว เขียน อีเมลใหม่^{(New Email)}ให้สลับไปที่แท็บตัวเลือก^(Options)
จากนั้นขยายส่วนตัวเลือกเพิ่มเติมโดยคลิกที่ลูกศรที่ด้านล่างขวา
จะเปิดส่วนคุณสมบัติ คลิก^(Click)ที่ปุ่มการตั้งค่าความปลอดภัย^{(Security Settings)}
- ขั้นแรก ให้ทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า " เข้ารหัส^(Encrypt)เนื้อหาข้อความและไฟล์แนบ"
- ถัดไป ภายใต้ความปลอดภัย^(Security)ให้คลิกที่ดรอปดาวน์ภายใต้การตั้งค่าความปลอดภัย แล้วเลือกใบรับรองS/MIME
- สุดท้าย เลือกฉลากความปลอดภัย หากมี
เมื่อคุณส่งอีเมล อีเมลนั้นจะถูกเข้ารหัสโดยใช้มาตรฐานนี้

หมายเหตุ:^(Note:)หากคุณไม่มีใบรับรองS/MIMEOutlookจะแจ้งให้คุณเพิ่ม ใบรับรอง หากไม่สามารถทำได้ จะไม่อนุญาตให้คุณส่งอีเมลที่เข้ารหัส

เข้ารหัสอีเมลทั้งหมด

เข้ารหัสการตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถืออีเมล Outlook

เปิดOutlookแล้วคลิกเมนูไฟล์^(File)
จากนั้นคลิกตัวเลือกอีกครั้ง แล้วไปที่Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
ทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า " เข้ารหัส^(Encrypt)เนื้อหาข้อความและไฟล์แนบ"
ใต้อีเมลที่เข้ารหัส ให้ ^(Encrypted)คลิก^(Click)ที่Settings > ใบรับรอง^{(Certificates)}และAlgorithms >เลือกใบรับรองS/MIME
เลือกตกลง

เมื่อคุณเปิดใช้งานสิ่งนี้ อีเมลทั้งหมดของคุณจะถูกเข้ารหัส คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับมีไคลเอนต์ที่รองรับ ใบรับรอง S/MIMEเพื่ออ่านอีเมลด้วย

อ่าน^(Read) : โปรแกรมเสริมการเข้ารหัสอีเมลฟรีสำหรับ^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} Outlook

วิธีเข้ารหัสอีเมลในOutlookบนเว็บ^(Web)

เข้ารหัสอีเมลเว็บ Outlook

ฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งานสำหรับการสมัครใช้งานOffice 365 Home หรือ Office 365 Personal^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)}เท่านั้น มีประโยชน์เมื่อคุณไม่ไว้วางใจผู้ให้บริการอีเมลของผู้รับว่าจะปลอดภัย อย่างไรก็ตาม คุณควรเข้าใจอย่างชัดเจนว่าคุณลักษณะเหล่านี้ทำงานอย่างไร มิฉะนั้น ผู้รับจะไม่สามารถอ่านอีเมลหรือเข้าถึงเนื้อหาใดๆ ได้

ลงชื่อเข้า^(Log)ใช้ บัญชี Outlookจากนั้นคลิกที่ปุ่มข้อความใหม่ ถัด^(Right)จากแนบ^(Attach)มี ลิงก์ เข้ารหัส^(Encrypt)ให้คลิกที่ลิงก์ คุณจะมีสองตัวเลือก:

เข้ารหัส:^(Encrypt:)
- ข้อความจะยังคงเข้ารหัสและไม่ออกจาก Office 365
- ผู้รับที่มีบัญชี Outlook.com และ Office 365 สามารถดาวน์โหลดไฟล์แนบโดยไม่ต้องเข้ารหัส
- ซึ่งสามารถทำได้เมื่อใช้ Outlook.com, แอป Outlook สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ หรือแอป Mail ใน Windows 10

อย่างไรก็ตาม หากพวกเขาใช้ไคลเอนต์อีเมลอื่น พวกเขาจะต้องใช้รหัสผ่านชั่วคราวเพื่อดาวน์โหลดไฟล์แนบจากพอร์ทัลOffice 365 Message Encryption

เข้ารหัสและป้องกันการส่งต่อ^{(Encrypt and Prevent Forwarding)}^{(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
- ข้อความของคุณจะถูกเข้ารหัสภายในOffice 365
- ไม่สามารถคัดลอกหรือส่งต่อได้
- เอกสาร Office เช่นWordหรือExcelยังคงถูกเข้ารหัสแม้หลังจากดาวน์โหลด
- สามารถดาวน์โหลด ไฟล์แนบอื่นๆ เช่นไฟล์ PDF^(PDF)หรือไฟล์รูปภาพ โดยไม่ต้องมีการเข้ารหัส^(Encryption)

วิธีอ่านอีเมลที่เข้ารหัสนอกไคลเอนต์Office

เปิดอีเมลที่เข้ารหัส Outlook

หากคุณต้องการส่งอีเมลที่เข้ารหัสและต้องการให้ผู้อื่นที่ใช้แอปอย่างGmailอ่าน คุณจำเป็นต้องแชร์วิธีการที่กล่าวถึงด้านล่าง วิธีนี้จะขอรหัสผ่านเพื่อเข้าถึงอีเมล อย่างไรก็ตาม เป็นรหัสผ่าน ที่ Microsoft เสนอให้ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของผู้รับ

เขียน^(Compose)และส่งอีเมลโดยใช้การเข้ารหัส^(Encryption)
ผู้รับจะได้รับอีเมลที่จะเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลและรหัสอีเมลของเขา
จากนั้นหากต้องการอ่านข้อความ ให้คลิกที่ปุ่มอ่าน^(Read)ข้อความ^(Message)
จะนำคุณไปยังศูนย์ Office 365 ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบโดยใช้ รหัสผ่านแบบใช้ ครั้ง^(Time) เดียว หรือโดยการลงชื่อเข้าใช้Google
เมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้น อีเมลจะถูกเปิดเผย

หมายเหตุ: ^(Note:)รหัส OTP^(OTP) จะถูก ส่งไปยังอีเมลของผู้รับ

ดังที่คุณสังเกตได้ อีเมลจะไม่ออกจากเซิร์ฟเวอร์Office 365 อีเมลถูกโฮสต์อยู่ที่นั่นและอนุญาตให้อ่านหลังจากการตรวจสอบ หากคุณกำลังใช้ ไคลเอนต์ Outlookคุณไม่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนนี้

ฉันหวังว่าโพสต์นี้จะง่ายต่อการติดตาม และคุณสามารถเข้าใจรายละเอียดของการเข้ารหัสอีเมล^{(Email Encryption)}ได้

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all еmail servers now use a secure connection, if you want to encrypt emails in thе Microsоft Outlook desktop сlient and Оutlook on the Web, then you can do so. The proceѕs is different, however. Hеre we are talking аbout encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

S/MIME encryption, and
Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

How to encrypt Office Outlook Emails
How to Encrypt Outlook Web Emails
How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start, if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard. You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

Encrypt Outlook Emails

When in the New Email composer, switch to the Options tab
Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
- First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
- Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
- Lastly, choose the security label if applicable.
When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

Encrypt Outlook Emails trust Center settings

Open Outlook and click the File menu
Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

Encrypt Outlook Web Emails

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

Encrypt:
- The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.
- Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption
- They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

Encrypt and Prevent Forwarding:
- Your message stays encrypted within Office 365
- It cannot be copied or forwarded.
- Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
- Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

Open Encrypted Email Outlook

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

Compose and send email using Encryption
The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
Then to read the message, click on Read the Message button
It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

ชนนิภา อัศวรัช

About the author

ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี เชี่ยวชาญด้านแอปและไฟล์ของ Windows ฉันได้เขียนและ/หรือทบทวนบทความหลายร้อยเรื่องในหัวข้อต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของคอมพิวเตอร์ ซึ่งช่วยให้บุคคลต่างๆ ออนไลน์ได้อย่างปลอดภัย ฉันยังเป็นที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์สำหรับธุรกิจที่ต้องการความช่วยเหลือในการปกป้องระบบของตนจากการละเมิดข้อมูลหรือการโจมตีทางไซเบอร์

วิธีเข้ารหัสอีเมลในแอพ Microsoft Outlook และ Outlook.com