การมีที่อยู่อีเมล^{(email address)}ก็เหมือนการมีหมายเลขโทรศัพท์ เมื่อออกไปแล้ว คุณก็ไม่ต้องการเปลี่ยนแปลง

นอกเหนือจากที่อยู่อีเมลประมาณ 30% ที่เปลี่ยนแปลงในแต่ละปี ซึ่งส่วนใหญ่เป็นอีเมลธุรกิจ^{(business emails–most)}คนส่วนใหญ่อาจไม่ต้องการจัดการกับความยุ่งยากในการโอนรายชื่อติดต่อ เปลี่ยนเส้นทางผู้คนไปยังที่อยู่อีเมล^{(email address)} ใหม่ หรือการตามล่าทุกไซต์ , การสมัครรับข้อมูล และผู้รับเงิน^{(bill payee)}เพื่ออัปเดตที่อยู่อีเมล^{(email address)}ในไฟล์

อย่างไรก็ตาม บางครั้งผู้คนก็มีเหตุผลที่ดีที่จะย้ายจากที่หนึ่งไปสู่อีกที่หนึ่ง อาจเป็นเพราะผู้ให้บริการอีเมลของคุณล้าสมัยและไม่สามารถตามย่อหน้าที่ทันสมัยได้ หรือบางทีผู้ให้บริการของคุณปิดตัวลงและคุณต้องหาบ้านใหม่

คนส่วนใหญ่ไม่มีแนวคิดที่ดีจริงๆ ว่ามีอะไรให้บริการบ้าง และอะไรที่ทำให้บริการอีเมล^{(email service)} แตกต่าง จากที่อื่น แต่ความจริงก็คือMicrosoft OutlookและGoogle Gmailได้กลายเป็นสองแพลตฟอร์มที่เป็นแบบอย่างมากที่สุดสำหรับการจัดการสิ่งที่เกือบจะกลายเป็นส่วนสำคัญของชีวิต

อะไรทำให้ผู้ให้บริการอีเมลทั้งสองนี้ดีขึ้น แย่ลง แตกต่างหรือเหมือนกันเมื่อเปรียบเทียบกัน เมื่อพูดถึงแผนส่วนบุคคลฟรี ความแตกต่างระหว่างOutlook และ Gmail^{(Outlook and Gmail)}นั้นไม่มีนัยสำคัญสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ นั่นเป็นเหตุผลที่ เราจะเน้นที่การเปรียบเทียบแผนธุรกิจ^{(business plan)} ตามการสมัครรับข้อมูลของแต่ละบริการ เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าแผนใดเหมาะสมกับคุณหรือบริษัทและพนักงานของ^{(company and employees)}คุณมากกว่า

ดู รู้สึก และราคา

ให้มันออกไปให้พ้นทาง Outlookและ Gmailมีอินเทอร์เฟซที่แตกต่างกันมาก พูดง่ายๆ ก็คือOutlookยังคงรักษาความรู้สึกองค์กร ในขณะที่Gmailเสนอบางสิ่งที่สร้างสรรค์และเหมือนการเริ่มต้นใช้งานมากกว่าเล็กน้อย ถ้าOutlookเป็นการสื่อสารในองค์กรที่ทันสมัย​​Gmail ก็คือยุคหลังสมัยใหม่

อินเทอร์เฟซของ Outlook อัดแน่นไปด้วยตัวเลือกและคุณลักษณะที่ปรับแต่งได้ ซึ่งคุณหรือพนักงานของคุณจะไม่มีวันเลิกใช้ แม้ว่าGmailจะมีชุดฟังก์ชันการทำงานของตัวเอง แต่โดยรวมแล้วเป็นประสบการณ์ของผู้ใช้ที่ง่ายกว่ามาก โดยมุ่งเน้นที่การมอบสิ่งจำเป็นที่จำเป็นเพื่อให้มีประสิทธิภาพ

เมื่อต้องซื้อบริการอีเมลเหล่านี้ แสดงว่าคุณกำลังซื้อชุดโปรแกรมที่มาพร้อมกับMicrosoft Office 365^{(Microsoft Office 365)}และGoogle G Suite สิ่งหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงคือOffice 365จำเป็นต้องมีข้อผูกพันรายปี แม้ว่าคุณจะถูกเรียกเก็บเงินรายเดือน G Suiteเป็นแผนการสมัครสมาชิก^{(subscription plan)} รายเดือน โดยอิงตามจำนวนพนักงานเท่านั้น นี่คือราคาที่ออกมาต่อผู้ใช้ต่อเดือน

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

ชุดเครื่องมือ

อีกครั้ง เมื่อคุณซื้อOutlook หรือ Gmail^{(Outlook or Gmail)}สำหรับธุรกิจ คุณกำลังซื้อมากกว่าบริการอีเมลจริงๆ คุณกำลังซื้อชุดเครื่องมือ ซึ่งอีเมลเป็นเพียงเครื่องมือเดียว

เมื่อพูดถึงสิ่งที่ทำให้Office 365และG Suiteแตกต่าง ถือเป็นการเปรียบเทียบระหว่างผู้ดำรงตำแหน่งหน้าที่และผู้ขัดขวาง เราจะอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้ชุดทั้งสองนี้เหมือนกันและแตกต่างกันในบทความต่อๆ ไป แต่ต่อไปนี้คือแง่มุมที่ตัดกันที่โดดเด่นบางส่วน

Microsoft Office 365

เราทุกคนเคยใช้Microsoft Word , Excel และ PowerPoint นี่คือหลักการสำคัญของOfficeแต่Office 365มีให้มากกว่านั้น วันนี้ สามโปรแกรมนี้พร้อมใช้งานออนไลน์ ไม่ใช่แค่โปรแกรมเดสก์ท็อป ช่วยให้คุณบันทึกและแชร์งานที่คุณทำได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ 365 ยังช่วยให้คุณ:

• Outlookสำหรับอีเมล
• OneDriveสำหรับการจัดเก็บไฟล์บนคลาวด์
• OneNoteสมุดบันทึกดิจิทัล
• SharePointซึ่งเป็นอินทราเน็ตขององค์กร
• Microsoft Teamsสำหรับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการประชุมทางวิดีโอ

แอพบางตัวเหล่านี้มีความสามารถมากมายที่เป็นตัวกำหนดวิธีที่ธุรกิจดำเนินการภายในในระดับดิจิทัล เป็นเรื่องใหญ่ที่Microsoftประสบความสำเร็จในการรวมเครื่องมือเหล่านี้ไว้มากมายเพื่อลดความซับซ้อนของประสบการณ์ที่นำเสนอให้กับธุรกิจ

Google G Suite

แม้ว่าG Suiteจะนำเสนอแอปพลิเคชันที่หลากหลายซึ่งเทียบเท่ากับผลิตภัณฑ์หลักของ Microsoft และยังมีอีกมาก ทางเลือก ของG Suite แทนWord , ExcelและPowerPointคือเอกสาร^(Docs)ชี^(Sheets)ตและ สไลด์ ^(Slides)แต่G Suiteมีให้คุณมากกว่าที่จะเป็นประโยชน์กับทุกธุรกิจ:

• ปฏิทิน^(Calendar)สำหรับการจัดตารางทีมอย่างง่าย
• กระแส^(Currents)สำหรับการสนทนาทั่วทั้งบริษัท
• Hangouts Chatสำหรับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที
• Hangouts Meetสำหรับการประชุมทางวิดีโอ
• แบบฟอร์ม^{(Forms )}การสร้างแบบสำรวจและแบบฟอร์ม
• เว็บไซต์^{(Sites )}สำหรับสร้างเว็บไซต์
• ตัวสร้างแอพ^{(App Builder )}สำหรับสร้างแอพธุรกิจ
• เก็บไว้^{(Keep )}เป็นไอเดีย
• Jamboardไวท์บอร์ดดิจิทัล
• ไดรฟ์^{(Drive )}สำหรับจัดเก็บและแชร์ไฟล์
• Google Cloud Searchเพื่อค้นหาทั่วทั้ง G Suite
• Admin, Vault และ Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )}สำหรับการจัดการผู้ใช้ อุปกรณ์ และข้อมูลอย่างปลอดภัย

เห็นได้ชัดว่ามีหลายสิ่งที่ต้องพิจารณาที่นี่ Outlook ได้รวมเอาหลายๆ อย่างไว้ในแอปพลิเคชั่นบางตัวแต่ก็แข็งแกร่งที่มีให้ Google มีความสามารถหลากหลายที่ดูเหมือนขยายออกไปในหลายแอปพลิเคชัน ซึ่งOffice 365 บางตัว ไม่มีให้เลย

องค์กร

เมื่อคุณอยู่ในธุรกิจ อีเมลจะไม่หยุดนิ่ง และเป็นมากกว่าพาหนะสำหรับสนทนา อีเมลเป็นคลังความรู้ที่มืออาชีพใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ซึ่งบางส่วนมีความสำคัญต่อภารกิจ หากคุณไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญและจัดระเบียบการสนทนาและข้อมูลของการสนทนาและข้อมูลได้ จะเป็นการยากที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลด้วยความเร็วของธุรกิจ และหลีกเลี่ยงการประนีประนอมกับผลลัพธ์ที่มี^{(business and avoid compromising quality outcomes)}คุณภาพ

Outlook

หากคุณนึกถึงวิธีการจัดระเบียบแบบเดิมๆ ก่อนยุคดิจิทัล โฟลเดอร์และไฟล์ต่างๆ อาจต้องนึกถึง เนื่องจากการแปลงเป็นดิจิทัลโดยพื้นฐานแล้วเป็นกระบวนการในการทำกิจกรรมที่จับต้องได้และแยกออกเป็นกระบวนการดิจิทัล ปกติแล้วเราจะถือว่าการสร้างโฟลเดอร์อีเมลและไฟล์เป็นการดำเนินการตามธรรมชาติ

นี่คือวิธีการทำงานของOutlook มันใช้ ระบบโฟลเดอร์^{(folder system)} แบบเดิมๆ และให้คุณจัดหมวดหมู่อีเมลภายในโฟลเดอร์เหล่านั้นได้โดยใช้แท็บสี เหมือนกับที่คุณทำกับไฟล์ที่ขยายได้ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยได้มากเท่าที่คุณต้องการ Outlookยังพยายามจัดลำดับความสำคัญของอีเมลให้ดีที่สุดด้วยการกรองอีเมลที่คุณคิดว่าไม่เป็นระเบียบออก สิ่งเหล่านี้ไปที่โฟลเดอร์ Clutter^{(Clutter folder)}เพื่อไม่ให้เกะกะจนกว่าคุณจะพร้อมที่จะดู

Gmail

ในคำอธิบาย อาจพบว่ามีความแตกต่างกันเล็กน้อยระหว่างวิธีที่Gmail และ Outlook^{(Gmail and Outlook)}จัดระเบียบอีเมล อย่างไรก็ตาม ในการใช้ระบบของ Gmail อย่างจริงจัง องค์กรและวิธีการจัดลำดับความสำคัญจะแตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัด

แทนที่จะแยกวิธีการ “โฟลเดอร์ ไฟล์” แบบ^{(” method)}เดิมGmailใช้ป้ายกำกับ คุณสามารถแท็กข้อความที่มีป้ายกำกับหลายป้าย แทนที่จะใส่ไว้ในโฟลเดอร์

คุณสามารถปรับแต่งGmailเพื่อแสดง อีเมล สำคัญ^(Important) ยังไม่ ได้ อ่าน^(Unread)และที่ติดดาว^(Starred)ก่อน นอกจากนี้ยังสามารถกรองอีเมลโดยอัตโนมัติตามหลัก^(Primary)โซ เชีย^(Social)ลโปรโมชั่น^(Promotions)อัปเดต^(Updates)และ ฟ อรัม ^(Forums)ระบบการจัดลำดับความสำคัญและการจัดระเบียบนี้ทำให้ง่ายต่อการระบุอีเมลที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณและเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว

แม้จะมีความแตกต่างเหล่านี้ในGmailแต่สิ่งที่น่าสนใจก็คือหากคุณใช้Gmailผ่านโปรแกรมรับส่งเมล^{(email client)} อื่น (เช่น Outlook ) ป้ายกำกับจะแสดงเป็นโฟลเดอร์ ในแง่หนึ่ง สิ่งนี้ทำให้Gmail ใช้งานได้หลากหลายขึ้นและสามารถมอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่ยืดหยุ่นยิ่งขึ้น

ค้นหา

การค้นหาสอดคล้องกับองค์กรเมื่อพูดถึงอีเมล หากคุณไม่สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจฝังอยู่ในอีเมลเมื่อหลายเดือนก่อน คุณจะต้องเสียเวลาอันมีค่าไปกับการค้นหาสิ่งต่างๆ แทนที่จะดำเนินการ

Outlook

ฟังก์ชันการค้นหา^{(search function)}ของ Outlook นั้นดีพอที่คุณจะสามารถค้นหาอีเมลในโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ รวมถึงอีเมลนับพันในโฟลเดอร์^{(Deleted folder)}ที่ถูกลบของคุณ ตาม คำหลักและ ที่อยู่อีเมล ^{(keyword and email address)}ที่บางครั้ง Outlook อาจขาดความแม่นยำ

การค้นหาคำสำคัญอาจไม่ใช่^{(keyword doesn)}การดึงอีเมลหรืออีเมล^{(email or emails)} ที่ถูกต้อง เสมอไป และมีโอกาสที่Outlookจะดึงอีเมลบางฉบับจากเครือญาติเท่านั้น แต่ยังละเว้นอีเมลที่คุณต้องการ แม้ว่าจะใช้งานได้ดีเกือบตลอดเวลา แต่ก็ไม่ได้ใช้ฟังก์ชันการค้นหา^{(search functionality)} ในระดับ เดียวกับบริการอีเมลจากGoogle

Gmail

^(Gmail)ฟังก์ชันการค้นหา^{(search functionality)}ของGmail นั้นเปี่ยมด้วย พลังการค้นหา^{(search power)}ของ Google ซึ่งเป็นสาเหตุ ที่สร้าง Gmailขึ้นมาเป็นอันดับแรก นั่นคือเพื่อให้บริการอีเมล^{(email service)}ที่ทำงานเหมือนกับเครื่องมือค้นหา^{(search engine)}ของ Google ไม่เพียงแต่คุณสามารถค้นหาคำง่ายๆ และไว้วางใจว่าGmailจะแสดงผลลัพธ์ที่ถูกต้อง คุณยังสามารถใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาขั้นสูง เช่น "จาก:" "ถึง:" "ทางลัด:" และอีกมากมายที่สามารถช่วยคุณค้นหา โดยเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการ

เรียกคืนอีเมล

แม้ว่าจะมีฟีเจอร์หลักหลายอย่างที่ทั้ง Gmail และ Outlook^{(Gmail and Outlook)}มอบให้สำหรับการทำงานโดยละเอียดในระดับต่างๆ กัน แต่หน้าที่หลักอย่างหนึ่งที่ต่างกันค่อนข้างมากคือการเรียกคืนอีเมล ความแตกต่างในการดำเนินการเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การเน้น เนื่องจากในบางครั้ง คนส่วนใหญ่ประสบกับสถานการณ์ที่ทำให้กังวลใจในการส่งอีเมลผิดไปยังผิดคนหรือส่งสิ่งที่พวกเขาไม่ควรมีเลย

Outlook

Outlook นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการเรียกคืนและ^{(and )}แทนที่ อีเมล ตราบใดที่ที่อยู่อีเมลที่คุณส่งอีเมลไปนั้นโฮสต์อยู่บนMicrosoft Exchange ซึ่งเป็น^{(Microsoft Exchange–the)}บริการอีเมลจริง ของ Outlookที่ทำงานอยู่ คุณจะสามารถลบและแทนที่ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านได้

แน่นอน ถ้าอีเมลถูกเปิดแล้ว คุณจะไม่สามารถเรียกคืนหรือแทนที่ได้ แต่การมีความสามารถนี้ด้วยข้อความที่ยังไม่ได้อ่านอาจช่วยให้คุณไม่ต้องละอายใจในกรณีที่ต้องส่งสิ่งที่คุณไม่ควรมี หรือช่วยให้คุณส่งใหม่ได้ดีขึ้น อีเมลที่มีความกระจ่างมากกว่าการส่งอีเมลติดตามผลที่อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับการส่งก่อนหน้านี้

Gmail

Gmailสั้นไปหน่อยเมื่อเทียบ กับOutlook อันที่จริงGmail ไม่^{(Gmail doesn)}ได้เสนอการเรียกคืนอีเมล^{(email recall)} ที่ถูกต้อง ด้วยซ้ำ คุณมีเวลาไม่กี่วินาทีหลังจากส่งอีเมลเพื่อยกเลิกการส่ง คุณสามารถเปิดหรือปิดและปรับเวลาการยกเลิก^{(cancelation time)}ให้นานถึง 30 วินาที ถ้าคุณไม่เร็วพอ ทารกคนนั้นก็หายวับไป

ราชาแห่งอีเมลคือใคร?

เมื่อต้องเลือกบริการอีเมลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณOutlook และ Gmail^{(Outlook and Gmail)}ต่างก็เสนอสิ่งที่คุณต้องการ ซึ่งบางครั้งก็ดีกว่าอีกบริการหนึ่ง อีเมล^(Email)เป็นเพียงจุดเริ่มต้น

เป็นระบบที่ใหญ่กว่าซึ่งแต่ละระบบเป็นของ Office 365 และG Suite ที่^{(G Suite–that)}สร้างความแตกต่างในการดำเนินธุรกิจของคุณอย่างแท้จริง เราจะกล่าวถึงความแตกต่างระหว่างชุดเครื่องมือทั้งสองนี้ในบทความต่อๆ ไป เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าอะไรดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an email address іs like having a phone number: Once it’s out in the world, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

Related posts

• 4 ที่ดีที่สุดที่มีน้ำหนักเบาเบราว์เซอร์สำหรับ Windows and Mac

• คืออะไร Discord Nitro และมันคุ้มค่าหรือไม่

• 6 Best Reddit Alternatives คุณสามารถใช้ฟรี

• 6 Best Online Paraphrasing Tools เพื่อ Rewrite Text

• 21 สุดยอด Time Management Tools and Apps คุณต้องลอง

• 6 ใบหน้าที่ดีที่สุด Swap Apps สำหรับ Mobile Or PC

• 12 Best Free Android Calculator Apps and Widgets

• 8 Soundboards ที่ดีที่สุดสำหรับ Discord

• 5 Best Cash Advance Apps สำหรับ iPhone and Android

• Best Reddit Apps สำหรับ Windows and Mac

• 5 Best Spotify Alternatives สำหรับ Music Streaming

• Autohotkey Tutorial ถึง Automate Windows Tasks

• วิธีใช้ MyFitnessPal ถึง Actually Lose Weight

• 6 Best PDF Editors สำหรับ Windows 10 ในปี 2021

• 7 Best Apps ที่จะเป็นเพื่อน Online and IRL

• 3 การเดินป่าที่ดีที่สุด Apps ถึง Find Trails, Log Hikes และไม่หลงทาง

• 10 add-on และส่วนขยาย Firefox ที่ดีที่สุด

• 7 Best Apps and Websites เพื่อดู Videos Together

• Twitch Turbo คืออะไรและคุ้มค่าหรือไม่

• Best Apps การสร้าง Video Calls Between Android and iPhone