ไฟล์ข้อมูลแบบข้อความเป็นหนึ่งในวิธีการทั่วไปในการจัดเก็บข้อมูลในโลกปัจจุบัน เนื่องจากไฟล์ข้อความโดยทั่วไปจะใช้พื้นที่สุดท้ายและจัดเก็บได้ง่ายที่สุด โชคดีที่มันง่ายมากที่จะแทรกไฟล์ CSV^(CSV) (ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) หรือTSV (ค่าที่คั่นด้วยแท็บ) ลงในMicrosoft Excel^{(Microsoft Excel)}

ถ้าคุณต้องการแทรกCSVหรือTSVลงใน เวิร์กชีต Excelคุณเพียงแค่ต้องทราบวิธีการแยกข้อมูลในไฟล์โดยเฉพาะ คุณไม่จำเป็นต้องทราบรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูล เว้นแต่ว่าคุณต้องการจัดรูปแบบค่าเหล่านั้นใหม่เป็นสตริง ตัวเลข เปอร์เซ็นต์ และอื่นๆ

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีแทรกไฟล์ CSV^(CSV)หรือTSVลงใน เวิร์กชีต Excel ของคุณ และวิธีจัดรูปแบบข้อมูลใหม่ในกระบวนการนำเข้า เพื่อประหยัดเวลา

วิธีแทรกไฟล์ CSV ลงใน^{(A CSV File Into)} เวิร์ กชีต Excel^{(Excel Worksheet)}

ก่อนที่คุณจะสามารถแทรกไฟล์ CSV^(CSV)ลงใน เวิร์กชีต Excel ของ คุณได้ คุณต้องยืนยันว่าไฟล์ข้อมูลนั้นคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคจริงๆ (หรือที่เรียกว่า “คั่นด้วยจุลภาค”)

ตรวจสอบว่าเป็นไฟล์ที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดWindow Explorerและไปที่ไดเร็กทอรีที่เก็บไฟล์ไว้ เลือก เมนู มุมมอง^(View)และตรวจดูให้แน่ใจว่า ได้เลือก บานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง^{(Preview pane)}แล้ว

จากนั้นเลือกไฟล์ที่คุณเชื่อว่ามีข้อมูลที่คั่นด้วยจุลภาค คุณควรเห็นเครื่องหมายจุลภาคระหว่างข้อมูลแต่ละส่วนในไฟล์ข้อความ

ตัวอย่างด้านล่างมาจากชุดข้อมูลของรัฐบาลที่มีผลคะแนนนักเรียนSAT College Board ปี 2010^{(SAT College Board)}

อย่างที่คุณเห็น บรรทัดแรกคือบรรทัดส่วนหัว แต่ละช่องคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ทุกบรรทัดหลังจากนั้นคือบรรทัดข้อมูล โดยแต่ละจุดข้อมูลคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

นี่คือตัวอย่างลักษณะของไฟล์ที่มีค่าคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค เมื่อคุณได้ยืนยันการจัดรูปแบบของข้อมูลต้นฉบับแล้ว คุณก็พร้อมที่จะแทรกลงใน เวิร์กชีต Excel ของคุณ แล้ว

แทรกไฟล์ CSV ลงในแผ่นงานของคุณ^{(Insert A CSV File Into Your Worksheet)}

หากต้องการแทรก ไฟล์ ข้อมูลCSV ต้นทางลงในเวิร์กชีต ^(CSV)Excelให้เปิดเวิร์กชีตเปล่า 

1. เลือกข้อมูล^(Data)จากเมนู
2. เลือก รับ ข้อมูล^{(Get Data)}จากกลุ่มรับและ^(Get)แปลงข้อมูล^{(Transform Data)}บน ribbon
3. เลือกจากไฟล์^{(From File)}
4. เลือกFrom Text/CSV

หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกFrom Text/CSVบน Ribbon ได้โดยตรง

ซึ่งจะเป็นการเปิดไฟล์เบราว์เซอร์ เรียกดู^(Browse)ตำแหน่งที่คุณจัดเก็บไฟล์ CSV^(CSV)เลือกไฟล์ แล้วเลือกนำ^(Import)เข้า

ซึ่งจะเปิดวิซาร์ดการนำเข้าข้อมูล Excelจะวิเคราะห์ข้อมูลขาเข้าและตั้งค่ากล่องดรอปดาวน์ทั้งหมดตามรูปแบบของไฟล์ข้อมูลที่ป้อน โดยยึดตาม 200 แถวแรก 

คุณสามารถปรับการวิเคราะห์นี้โดยเปลี่ยนการตั้งค่าใดๆ ต่อไปนี้:

• File Origin : หากไฟล์เป็นข้อมูลประเภทอื่น เช่นASCIIหรือUNICODEคุณสามารถเปลี่ยนได้ที่นี่
• ตัวคั่น^(Delimiter) : หากใช้เครื่องหมายอัฒภาคหรือช่องว่างเป็นตัวคั่นทางเลือก คุณสามารถเลือกได้ที่นี่
• การตรวจหาประเภทข้อมูล^{(Data Type Detection)} : คุณสามารถบังคับให้Excelวิเคราะห์โดยยึดตามชุดข้อมูลทั้งหมด แทนที่จะใช้เพียง 200 แถวแรก

เมื่อคุณพร้อมที่จะนำเข้าข้อมูล ให้เลือกโหลด^(Load)ที่ด้านล่างของหน้าต่างนี้ การดำเนินการนี้จะนำชุดข้อมูลทั้งหมดมาไว้ในเวิร์กชีต Excel เปล่าของคุณ^(Excel)

เมื่อคุณมีข้อมูลนั้นใน เวิร์กชีต Excelแล้ว คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลใหม่ จัดกลุ่มแถวและคอลัมน์^{(group rows and columns)}หรือใช้งานฟังก์ชัน Excel^{(Excel functions)}กับข้อมูลได้

นำเข้าไฟล์ CSV ไปยัง^{(CSV File Into)}องค์ประกอบExcelอื่นๆ

เวิร์กชีตไม่ใช่ทั้งหมดที่คุณสามารถนำเข้าข้อมูลCSV ได้ ^(CSV)ในหน้าต่างสุดท้าย หากคุณเลือกLoad ToแทนLoadคุณจะเห็นรายการตัวเลือกอื่นๆ

ตัวเลือกในหน้าต่างนี้ได้แก่:

• ตาราง^(Table) : นี่คือการตั้งค่าเริ่มต้นที่นำเข้าข้อมูลลงในเวิร์กชีตเปล่าหรือที่มีอยู่
• รายงาน PivotTable^{(PivotTable Report)} : นำข้อมูลมาไว้ในรายงาน Pivot Table^{(Pivot Table report)}ที่ให้คุณสรุปชุดข้อมูลขาเข้า
• PivotChart : แสดงข้อมูลในแผนภูมิสรุป เช่น กราฟแท่งหรือแผนภูมิวงกลม
• สร้างการเชื่อมต่อ เท่านั้น^{(Only Create Connection)} : สร้างการเชื่อมต่อกับไฟล์ข้อมูลภายนอก ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างตารางหรือรายงานบนแผ่นงานหลายแผ่นในภายหลัง

ตัว เลือก PivotChartนั้นทรงพลังมาก ช่วยให้คุณข้ามขั้นตอนต่างๆ ในการจัดเก็บข้อมูลในตาราง จากนั้นเลือกฟิลด์เพื่อสร้างแผนภูมิหรือกราฟ 

ในกระบวนการนำเข้าข้อมูล คุณสามารถเลือกฟิลด์ ตัวกรอง คำอธิบาย และข้อมูลแกนเพื่อสร้างกราฟิกเหล่านั้นได้ในขั้นตอนเดียว

อย่างที่คุณเห็น การแทรกCSVลงใน เวิร์กชีต Excel มีความยืดหยุ่น มาก

วิธีแทรกไฟล์ TSV ลงใน^{(A TSV File Into)} เวิร์ กชีต Excel^{(Excel Worksheet)}

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าไฟล์ขาเข้าของคุณคั่นด้วยแท็บแทนที่จะเป็นตัวคั่นด้วยจุลภาค 

ขั้นตอนส่วนใหญ่จะเหมือนกับในส่วนก่อนหน้า แต่คุณจะต้องใช้กล่องดรอปดาวน์ตัวคั่น เพื่อเลือก ^(Delimiter)Tab

นอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณเรียกดูไฟล์ข้อมูลExcelจะถือว่าคุณกำลังมองหาไฟล์ *.csv โดยอัตโนมัติ ดังนั้นในหน้าต่าง file browser อย่าลืมเปลี่ยนประเภทไฟล์เป็นAll Files (*.*)เพื่อดูไฟล์ประเภท *.tsv

เมื่อคุณเลือกตัวคั่นที่ถูกต้องแล้ว การนำเข้าข้อมูลไปยัง เวิร์กชีต Excel , PivotChartหรือPivot Reportจะทำงานในลักษณะเดียวกันทุกประการ

การแปลงข้อมูลทำงานอย่างไร

ใน หน้าต่าง นำเข้าข้อมูล^{(Import Data)}ถ้าคุณเลือกแปลงข้อมูล^{(Transform Data)}แทนที่จะเลือกโหลด^(Load)จะเป็นการเปิดหน้าต่างตัวแก้ไข Power Query^{(Power Query Editor)}

หน้าต่างนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีที่Excelแปลงข้อมูลที่นำเข้าโดยอัตโนมัติ นี่คือที่ที่คุณสามารถปรับแต่งวิธีการแปลงข้อมูลในระหว่างการนำเข้า

ถ้าคุณเลือกคอลัมน์ในตัวแก้ไขนี้ คุณจะเห็นชนิดข้อมูลสมมติภายใต้ ส่วน การแปลง^(Transform)ใน ribbon 

ในตัวอย่างด้านล่าง คุณจะเห็นว่าExcelสันนิษฐานว่าคุณต้องการแปลงข้อมูลในคอลัมน์นั้นให้อยู่ในรูปแบบจำนวนเต็ม^(Number)

คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยเลือกลูกศรลงที่อยู่ถัดจากประเภทข้อมูลและเลือกประเภทข้อมูลที่คุณต้องการ

คุณยังสามารถจัดลำดับคอลัมน์ใหม่ในตัวแก้ไขนี้โดยเลือกคอลัมน์แล้วลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการให้ไปในเวิร์กชีตของคุณ

หากไฟล์ข้อมูลขาเข้าของคุณไม่มีแถวส่วนหัว คุณสามารถเปลี่ยนUse First Row as Headers to Use Headers as First Rowได้

โดยปกติ คุณไม่ควรใช้Power Query Editorเนื่องจากExcelค่อนข้างดีในการวิเคราะห์ไฟล์ข้อมูลขาเข้า 

อย่างไรก็ตาม ถ้าไฟล์ข้อมูลเหล่านั้นไม่สอดคล้องกับรูปแบบข้อมูล หรือคุณต้องการจัดระเบียบใหม่เพื่อให้ข้อมูลปรากฏในเวิร์กชีตของคุณตัวแก้ไข Power Query^{(Power Query Editor)}จะช่วยให้คุณดำเนินการดังกล่าวได้

ข้อมูลของคุณอยู่ใน ฐานข้อมูล MySQLหรือไม่? เรียนรู้^(Learn)วิธีเชื่อมต่อ Excel กับ MySQL^{(connect Excel to MySQL)}เพื่อนำเข้าข้อมูลนั้น ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ใน ไฟล์ Excel อื่นอยู่แล้ว มีวิธีผสานข้อมูลในไฟล์ Excel หลายไฟล์^{(merge data in multiple Excel files)}เป็นไฟล์เดียว

How To Insert CSV or TSV Into An Excel Worksheet

Text based data files are one of the moѕt cоmmon methods of storing data in the world today. This is because text files, in general, consume the last space and they’re easiеst to store. Thankfully, it’s very easy to insert either CЅV (comma separated values) or TSV (tab separated values) files into Microsoft Excel.

If you want to insert CSV or TSV into an Excel worksheet, you only need to know specifically how the data in the file is separated. You don’t necessarily have to know the details about the data, unless you want to reformat those values into strings, numbers, percentages and more.

In this article you’ll learn how to insert either a CSV or TSV file into your Excel worksheet and how to reformat that data in the process of importing, to save yourself some time.

How To Insert A CSV File Into An Excel Worksheet

Before you can insert a CSV file into your Excel worksheet, you need to confirm that the data file is actually comma separated (also known as “comma-delimited”).

Verify It’s A Comma Separated File

To do this, open Window Explorer and navigate to the directory where the file is stored. Select the View menu and make sure the Preview pane is selected.

Then, select the file that you believe contains comma separated data. You should see a comma between each piece of data in the text file.

The example below comes from a government dataset containing 2010 SAT College Board student score results.

As you can see, the first line is the header line. Each field is separated by a comma. Every other line after that is a line of data, with each data point separated by a comma.

This is an example of what a file with comma separated values looks like. Now that you’ve confirmed the formatting of your source data, you’re ready to insert it into your Excel worksheet.

Insert A CSV File Into Your Worksheet

To insert the source CSV data file into your Excel worksheet, open a blank worksheet. 

1. Select Data from the menu
2. Select Get Data from the Get & Transform Data group on the ribbon
3. Select From File
4. Select From Text/CSV

Note: As an alternative, you could also select From Text/CSV directly on the ribbon.

This will open the file browser. Browse to where you’ve stored the CSV file, select it, and select Import.

This will open the data import wizard. Excel analyzes the incoming data and sets all of the dropdown boxes according to the format of the input data file, based on the first 200 rows. 

You can adjust this analysis by changing any of the following settings:

• File Origin: If the file is of another data type like ASCII or UNICODE, you can change that here.
• Delimiter: If semicolons or spaces are used as an alternative delimiter, you can select that here.
• Data Type Detection: You can force Excel to analyze based on the entire dataset rather than just the first 200 rows.

When  you’re ready to import the data, select Load at the bottom of this window. This will bring the entire dataset into your blank Excel worksheet.

Once you have that data in an Excel worksheet, you can then reorganize that data, group rows and columns, or perform Excel functions on the data.

Import CSV File Into Other Excel Elements

A worksheet isn’t all you can import CSV data into. In the last window, if you select Load To instead of Load, you’ll see a list of other options.

Options in this window include:

• Table: This is the default setting that imports the data into a blank or existing worksheet
• PivotTable Report: Bring data into a Pivot Table report that lets you summarize the incoming data set
• PivotChart: Display the data in a summarized chart, like a bar graph or pie chart
• Only Create Connection: Creates a connection to the external data file, which you can use later to create tables or reports on multiple worksheets

The PivotChart option is very powerful. It lets you skip over the steps of storing the data in a table and then selecting fields to create charts or graphs. 

As part of the data import process, you can choose the fields, filters, legends, and axis data to create those graphics in a single step.

As you can see, there’s a lot of flexibility when it comes to inserting CSV into an Excel worksheet.

How To Insert A TSV File Into An Excel Worksheet

What if your incoming file is tab delimited instead of comma delimited? 

The process is mostly the same as in the previous section, but you’ll want to use the Delimiter dropdown box to select Tab.

Also, remember that when you’re browsing for the data file, Excel automatically assumes you’re looking for a *.csv file. So in the file browser window, remember to change the file type to All Files (*.*) to see the *.tsv type file.

Once you’ve selected the correct delimiter, importing data into any Excel worksheet, PivotChart, or Pivot Report works exactly the same way.

How Transform Data Works

In the Import Data window, if you select Transform Data instead of selecting Load, it’ll open the Power Query Editor window.

This window gives you insight into how Excel automatically converts the data that it’s importing. This is also where you can tweak how that data gets converted during the import.

If you select a column in this editor, you’ll see the assumed data type under the Transform section in the ribbon. 

In the example below, you can see that Excel assumed you’d want to convert the data in that column into a Whole Number format.

You can change this by selecting the down arrow next to the data type and selecting the data type you prefer.

You can also reorder columns in this editor by selecting a column and dragging it to the position where you want it to go in your worksheet.

If your incoming data file doesn’t have a header row, you can change Use First Row as Headers to Use Headers as First Row.

Normally, you should never have to use the Power Query Editor, since Excel is pretty good at analyzing incoming data files. 

However, if those data files are inconsistent in how the data is formatted or you want to reorganize how the data appears in your worksheet, then the Power Query Editor lets you do that.

Is your data in a MySQL database? Learn how to connect Excel to MySQL to bring in that data. If your data is already in another Excel file, there are also ways to merge data in multiple Excel files into one file.

Related posts

• วิธีแทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• จัดกลุ่มแถวและคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel

• แทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• วิธีแทรกหลายแถวอย่างรวดเร็วใน Excel

• จัดกึ่งกลางข้อมูลเวิร์กชีตของคุณใน Excel สำหรับการพิมพ์

• วิธีติดตามผู้อยู่ในอุปการะใน Excel

• วิธีถ่ายและแทรกภาพหน้าจอโดยใช้ OneNote

• วิธีแก้ไขข้อผิดพลาด #N/A ในสูตร Excel เช่น VLOOKUP

• วิธีสร้างมาโครหรือสคริปต์ VBA ใน Excel

• 3 วิธีในการแบ่งเซลล์ใน Excel

• วิธีใช้คำสั่ง if และ Nested If ใน Excel

• คู่มือ VBA ขั้นสูงสำหรับ MS Excel

• รักษาการอ้างอิงเซลล์เมื่อคัดลอกสูตรใน Excel

• วิธีผสานเซลล์ คอลัมน์ และแถวใน Excel

• สะกดตัวเลขอย่างรวดเร็วใน Word และ Excel

• วิธีใช้ฟีเจอร์ Speak Cells ของ Excel

• วิธีจัดเรียงตามวันที่ใน Excel

• VBA Array ใน Excel คืออะไรและจะเขียนโปรแกรมได้อย่างไร

• วิธีใช้การวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• วิธีแก้ไขแถวใน Excel