แชท ของ Google เอกสาร^{(Google Docs)}เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากในการทำงานร่วมกันบนเอกสารกับทีม ช่วยให้บรรณาธิการสามารถทำเครื่องหมายและแสดงความคิดเห็นในการแก้ไข ช่วยให้ทีมอภิปรายเกี่ยวกับ

 การใช้ถ้อยคำที่ถูกต้องของเอกสาร และช่วยให้พนักงานกรอกแบบฟอร์ม^{(filling out forms)}ถามคำถามที่ผู้จัดการสามารถตอบได้

การใช้งานที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดนี้สำหรับการ แชท ของ Google เอกสาร^{(Google Docs)}จะทำงานได้ดีก็ต่อเมื่อผู้ที่ใช้เอกสารเข้าใจวิธีการทำงานของระบบแสดงความคิดเห็น

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับคุณลักษณะการแสดงความคิดเห็นและการทำงานร่วมกันทั้งหมดที่มีในGoogle^{(Google Docs)}เอกสาร

วิธีการทำงานของการแสดงความคิดเห็นของ Google เอกสาร

ภายในGoogle Docsคุณไม่ได้เป็นเพียงการทำงานร่วมกันบนเอกสารอย่างสุ่มสี่สุ่มห้าเท่านั้น คุณสามารถเห็นผู้ใช้หลายคนเข้าถึงเอกสารแบบเรียลไทม์

วิธีการทำงานคือเมื่อใดก็ตามที่คนอื่นเข้าถึงเอกสาร คุณจะเห็นไอคอนบัญชีGoogle ของพวกเขาปรากฏที่ด้านบนของ หน้าต่างGoogle เอกสาร^{(Google Docs)}

ขณะที่ผู้ใช้รายอื่นวางเคอร์เซอร์ของเมาส์ไว้ในเอกสาร คุณจะเห็น ชื่อ บัญชี Google^{(Google Account)} ของพวกเขา ปรากฏขึ้นเหนือเคอร์เซอร์ชั่วขณะ 

สิ่งนี้มีประโยชน์ในการดูว่าเอกสารที่สมาชิกคนอื่นในทีมของคุณกำลังทำงานอยู่ส่วนใด ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการแก้ไขที่ขัดแย้งกันในเอกสารเดียวกัน

ถ้าคุณเห็นบางคนกำลังแก้ไขส่วนของเอกสารอย่างไม่ถูกต้อง หรือทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณไม่เห็นด้วย คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นไปยังบุคคลนั้นได้โดยตรง

ทางขวาของไอคอนผู้ใช้ที่ด้านบนของเอกสาร คุณจะเห็นไอคอนของบุคคลที่กำลังพูดคุยอยู่ในวงกลมสีขาว เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ จะเป็นการเปิดพื้นที่แสดงความคิดเห็นทั่วไป

เพียงพิมพ์ความคิดเห็นของคุณ แล้วกดEnter ทุกคนที่กำลังดูเอกสารอยู่จะสามารถเห็นความคิดเห็นทั้งหมดในพื้นที่แสดงความคิดเห็นทั่วไป

คุณทราบเมื่อมีคนอัปเดตความคิดเห็นใหม่ไปยังพื้นที่แสดงความคิดเห็นโดยจุดสีแดงที่ปรากฏที่ด้านบนของไอคอนนี้

ในขณะที่แต่ละคนตอบกลับ ความคิดเห็นใหม่จะปรากฏด้านล่างความคิดเห็นก่อนหน้าในชุดความคิดเห็น

กดXที่ด้านขวาของชื่อในช่องแสดงความคิดเห็น หรือเลือกไอคอนแสดงความคิดเห็นเพื่อทำให้หน้าต่างแสดงความคิดเห็นหายไปอีกครั้ง

การสร้าง Google Docs Chat ใหม่

ในการสร้างการ แชท Google เอกสาร^{(Google Docs)} ใหม่ เพียงเน้นข้อความในเอกสาร Google^{(Google Docs)}เอกสาร เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะเห็นไอคอนความคิดเห็นเล็กๆ ปรากฏขึ้นทางด้านขวาของข้อความที่ไฮไลต์นั้น 

เมื่อคุณวางเมาส์เหนือไอคอนนั้น คุณจะเห็นข้อความ "เพิ่มความคิดเห็น"

เมื่อคุณเลือกไอคอนนี้ หน้าต่างความคิดเห็นจะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถแบ่งปันความคิดของคุณเกี่ยวกับข้อความในเอกสารที่คุณไฮไลต์ได้

เมื่อคุณเขียนความคิดเห็นเสร็จแล้ว เพียงเลือก ปุ่ม ความคิดเห็น^(Comment)แล้วคุณจะเห็นกล่องความคิดเห็นเปลี่ยนเป็นความคิดเห็นถาวร

มีตัวเลือกบางอย่างที่สอดคล้องกับความคิดเห็นเช่นนี้

การจัดการความคิดเห็น

เมื่อคุณเลือกจุดสามจุดทางด้านขวาของความคิดเห็น คุณจะเห็นสามตัวเลือก

• แก้ไข^(Edit) : อัปเดตความคิดเห็นของคุณ หรือเพิ่มการตอบกลับหากต้องการ
• ลบ^(Delete) : ลบความคิดเห็นและไฮไลท์ออกจากเอกสาร
• ลิงก์ไปยังความคิดเห็นนี้^{(Link to this comment)} : รับ ลิงก์ URLที่คุณสามารถแชร์กับคนอื่นๆ ได้หากต้องการให้พวกเขาเห็นความคิดเห็นเฉพาะนี้

ลิงก์ความคิดเห็นมีประสิทธิภาพมากในการช่วยให้ผู้คนพบความคิดเห็นที่ตรงประเด็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอกสารที่มีความคิดเห็นจำนวนมาก

คุณสามารถวางลิงก์ในการแชท IM, SMS มือถือ หรืออีเมล 

เมื่อผู้รับเลือกลิงก์ ระบบจะนำผู้รับไปยังเอกสารที่แทรกความคิดเห็นโดยตรง พวกเขาสามารถตอบกลับความคิดเห็น หรือเลือกแก้ไข^(Resolve)

การแก้ไขความคิดเห็นทำให้หายไปจากชุดความคิดเห็น ดูเหมือนว่าความคิดเห็นจะถูกลบ แต่จริงๆ แล้วถูกซ่อนไว้จากขอบด้านขวาเท่านั้น

ถ้าคุณต้องการดูความคิดเห็นทั้งหมดที่โพสต์ลงในเอกสาร ให้เลือกไอคอนความคิดเห็นสีดำที่ด้านขวาบนของเอกสาร

ซึ่งจะแสดงความคิดเห็นทั้งหมดที่โพสต์ลงในเอกสารพร้อมกับข้อมูลต่อไปนี้เกี่ยวกับความคิดเห็นทั้งหมด

• วันที่^(Date)และเวลาที่แสดงความคิดเห็น
• ตอบกลับความคิดเห็นทั้งหมด
• ข้อความเอกสารใด ๆ ที่เลือกเมื่อแสดงความคิดเห็น
• ลิงก์สำหรับเปิดความคิดเห็นที่แก้ไขแล้วอีกครั้ง
• ลิงก์สำหรับตอบกลับความคิดเห็น

เลือกความคิดเห็น^(Comment)เพื่อเพิ่มความคิดเห็นใหม่ในชุดความคิดเห็น เลือกการแจ้งเตือน^{(Notifications)}เพื่อเปลี่ยนการตั้งค่าอีเมลเพื่อให้คุณได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีคนตอบกลับความคิดเห็นของคุณเท่านั้น หรือไม่ได้รับการแจ้งเตือนเลย

การแก้ไขและการแก้ไข การแก้ไข

การแชท ของ Google เอกสาร^{(Google Docs)}มีประโยชน์อย่างยิ่งในการให้คำแนะนำในการแก้ไขเอกสารโดยไม่ต้องสร้างคำแนะนำจริงๆ 

ตามค่าเริ่มต้นGoogle เอกสาร^{(Google Docs)}จะให้คุณแก้ไขเอกสารและการแก้ไขจะมีผลทันที หากต้องการเปลี่ยนโหมดการแก้ไขเป็นการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำเท่านั้น ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ทางด้านขวาของ คำ แก้ไข^(Editing)ที่ด้านบนขวาของเอกสาร

เลือกSuggestingจากรายการดรอปดาวน์

เมื่อคุณแก้ไขเอกสาร ข้อความในเอกสารจะถูกขีดฆ่าโดยมีข้อความแทนที่แสดงอยู่ข้างๆ การแก้ไขแต่ละครั้งจะเปิดความคิดเห็นใหม่ทางด้านขวาพร้อมคำอธิบายการแก้ไขที่ทำขึ้น

จุดประสงค์ของคุณลักษณะนี้คือเพื่อให้ผู้แก้ไขขั้นสุดท้ายหรือผู้เขียนต้นฉบับสามารถแก้ไขและยอมรับการเปลี่ยนแปลงทีละรายการโดยเลือกเครื่องหมายถูกสำหรับความคิดเห็นในการแก้ไขนั้น

อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่ต้องการแก้ไขความคิดเห็นทีละรายการ มีเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการแก้ไขปัญหาทั้งหมดในคราวเดียว

ในการดำเนินการนี้ ให้เลือก เมนู เครื่องมือ^(Tools)แล้วเลือกตรวจสอบการแก้ไข^{(Review suggested edits)}ที่ แนะนำ

ซึ่งจะเปิดหน้าต่างเล็ก ๆ ที่มุมขวาบนของเอกสาร คุณสามารถเลือกลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อเลื่อนดูความคิดเห็นการแก้ไขแต่ละรายการในเอกสารได้ คุณสามารถเลือกยอมรับ^(Accept)หรือปฏิเสธ^(Reject)การแก้ไขแต่ละรายการได้

หากคุณต้องการเพียงแค่ยอมรับหรือปฏิเสธทั้งหมด ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ที่ด้านขวาของปุ่ม   ยอมรับ^(Accept)หรือปฏิเสธ^(Reject)

คุณสามารถเลือกยอมรับทั้งหมด^{(Accept All)}เพื่ออนุมัติการแก้ไขทั้งหมด การดำเนินการนี้จะอัปเดตเอกสารทั้งหมดโดยใช้การแก้ไขที่แนะนำ และแก้ไขความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขความคิดเห็นใน Google^{(resolving comments in Google Docs)}เอกสาร

การแสดงความคิดเห็นช่วยในการทำงานร่วมกัน

การใช้โปรแกรมประมวลผลคำบนคลาวด์ เช่นGoogle Docsทำให้การทำงานร่วมกันในเอกสาร^{(collaborating on documents)}เป็นเรื่องง่าย 

ระบบการแสดงความคิดเห็นถูกตั้งค่าเพื่อให้การอภิปรายการเปลี่ยนแปลงเอกสารระหว่างทีมสะดวกและง่ายดาย เมื่อทุกคนคุ้นเคยกับวิธีการ ทำงานของระบบแชท ของ Google เอกสาร^{(Google Docs)}คุณจะพบว่าทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อทำงานกับเอกสารร่วมกัน 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Goоgle Dоcs chat is a very effective tool to collabоrate on documents with teams. It provides the ability for editors to mark up and comment on edits, it lеts teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

Related posts

• วิธีลบขอบตารางใน Google เอกสาร

• วิธีใส่ลายน้ำใน Word และ Google Docs

• เปลี่ยนเป็นการวางแนวแนวนอนใน Google เอกสาร

• Google Docs กับ Microsoft Word - อะไรคือความแตกต่าง?

• วิธีค้นหาและแทนที่คำใน MS Word และ Google Docs

• วิธีแสดงจำนวนคำใน Microsoft Word

• วิธีแทรก GIF แบบเคลื่อนไหวใน PowerPoint

• วิธีส่งออกอีเมลของคุณจาก Microsoft Outlook เป็น CSV หรือ PST

• 9 วิธีในการเปิดเอกสาร Word โดยไม่ต้องใช้ Word

• วิธีลบหน้าใน Microsoft Word

• วิธีแก้ไขแถวใน Excel

• วิธีเปลี่ยนแบบอักษรเริ่มต้นในแอป Office

• ใส่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยตรงกลางประโยคใน Word

• วิธีใช้ฟังก์ชัน CONCATENATE ใน Google ชีต

• วิธีการเปลี่ยนขนาดสไลด์ใน PowerPoint เพื่อการนำเสนอที่ดีขึ้น

• Microsoft Teams คืออะไรและทำงานอย่างไร

• วิธีการกู้คืนอีเมลที่ถูกลบใน Office 365

• แก้ไขข้อผิดพลาด End Tag Start Tag Mismatch เมื่อเปิดไฟล์ DOCX

• วิธีการลบบรรทัดว่างใน Excel

• 7 ทางเลือกแทน PowerPoint ที่คุณสามารถใช้ได้ออนไลน์