ในบทความที่เขียนในปี 2018 Robert Halfซึ่งเป็นบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและอุตสาหกรรมการเงิน เขียนว่า63% of financial firms continue to use Excelในระดับพื้นฐาน จริงอยู่ที่นั่นไม่ใช่ 100% และถือว่าto be a decline in usage! แต่เมื่อพิจารณาว่าซอฟต์แวร์เป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีต และไม่ได้ออกแบบมาเฉพาะ ^{(spreadsheet software)}สำหรับซอฟต์แวร์อุตสาหกรรม^{(industry software)}การเงิน63% ยังคงเป็นส่วนสำคัญของอุตสาหกรรม และช่วยแสดงให้เห็นว่าExcelมีความสำคัญเพียงใด

การเรียนรู้การใช้Excel ไม่ใช่^{(Excel doesn)}เรื่องยาก การทำทีละขั้นจะช่วยให้คุณเปลี่ยนจากมือใหม่เป็นผู้เชี่ยวชาญ (หรืออย่างน้อยก็เข้าใกล้จุดนั้นมากขึ้น) ตามที่คุณต้องการ

เพื่อดูตัวอย่างสิ่งที่เราจะกล่าวถึงในบทความนี้ ให้นึกถึงเวิร์กชีต ฟังก์ชันและสูตรพื้นฐานที่ใช้งานได้ และการนำทางเวิร์กชีตหรือเวิ^{(worksheet or workbook)} ร์กบุ๊ ก จริงอยู่ที่ เราจะไม่ครอบคลุมทุกฟังก์ชันของ Excel^{(Excel function)} ที่เป็นไปได้ แต่เราจะครอบคลุมมากพอที่จะช่วยให้คุณมีแนวคิดว่าจะเข้าหาฟังก์ชันอื่นๆ อย่างไร 

คำจำกัดความพื้นฐาน^{(Basic Definitions)}

มีประโยชน์มากถ้าเราครอบคลุมคำจำกัดความบางอย่าง มากกว่าที่คุณเคยได้ยินคำเหล่านี้ (หรือรู้อยู่แล้วว่าคืออะไร) แต่เราจะครอบคลุมทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจและพร้อมสำหรับกระบวนการที่เหลือในการเรียนรู้วิธีใช้Excel

สมุดงานกับแผ่นงาน^{(Workbooks vs. Worksheets)}

เอกสาร Excel^{(Excel document)}เรียกว่าสมุดงาน^(Workbooks)และเมื่อคุณสร้างเอกสาร Excel^{(Excel document)} (สมุดงาน) ใน ครั้งแรก เวอร์ชัน Excel จำนวนมาก (ไม่ทั้งหมด) จะรวมแท็บสามแท็บโดยอัตโนมัติ โดยแต่ละแท็บจะมีแผ่นงานเปล่าเป็นของตัวเอง ถ้าเวอร์ชันExcel^{(Excel doesn)} ของคุณ ไม่เป็นเช่นนั้น ไม่ต้องกังวล เราจะเรียนรู้วิธีสร้าง

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

แผ่นงานเป็นส่วนจริงที่คุณป้อนข้อมูล ถ้ามันง่ายกว่าที่จะคิดด้วยสายตา ให้คิดว่าเวิร์กชีตเป็นแท็บเหล่านั้น คุณสามารถเพิ่มแท็บหรือลบแท็บได้ด้วยการคลิกขวาและเลือกตัวเลือกการลบ แผ่นงานเหล่านี้เป็นสเปรดชีตจริงที่เราใช้งานอยู่ และอยู่ในไฟล์สมุด^{(workbook file)}งาน

ริบบิ้น^{(The Ribbon)}

Ribbonจะกระจายไปทั่วแอปพลิเคชัน Excel^{(Excel application)}เช่นเดียวกับแถวของทางลัด แต่ทางลัดที่แสดงเป็นภาพ (พร้อมคำอธิบายข้อความ) สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการทำบางสิ่งในระยะเวลาอันสั้น และโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการความช่วยเหลือในการกำหนดสิ่งที่คุณต้องการทำ  

มีการจัดกลุ่มปุ่มริบบอนที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับส่วน/กลุ่มที่คุณเลือกจากตัวเลือกเมนูด้านบน (เช่นหน้าแรก^(Home)แทรกข้อมูล^(Insert)ตรวจทานฯลฯ^(Review) ) และตัวเลือกภาพที่นำเสนอจะสัมพันธ์กับการจัดกลุ่มเหล่า  นั้น^(Data)

ทางลัด Excel^{(Excel Shortcuts)}

คำสั่งลัดมีประโยชน์ในการนำทางซอฟต์แวร์ Excel^{(Excel software)}อย่างรวดเร็ว ดังนั้นจึงมีประโยชน์ (แต่ไม่จำเป็นอย่างยิ่ง) ในการเรียนรู้ บางส่วนเรียนรู้จากการดูทางลัดที่ระบุไว้ในเมนูของ แอปพลิเคชัน Excel^{(Excel application)}เวอร์ชันเก่าแล้วลองใช้ด้วยตนเอง  

อีกวิธีหนึ่งในการเรียนรู้ ทางลัดของ Excelคือการดูรายการทางลัดเหล่านี้บนเว็บไซต์ของนักพัฒนา^{(website of the Excel developers)} Excel แม้ว่าExcel^{(Excel doesn)} เวอร์ชันของคุณจะไม่ แสดงทางลัด แต่ส่วนใหญ่ก็ยังใช้งานได้

สูตรเทียบกับฟังก์ชัน^{(Formulas vs. Functions)}

ฟังก์ชันเป็นความสามารถในตัวของExcelและใช้ในสูตร ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแทรกสูตรที่คำนวณผลรวมของตัวเลขในเซลล์ต่างๆ ของสเปรดชีต คุณสามารถใช้ฟังก์ชันSUM () เพื่อทำอย่างนั้นได้  

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันนี้ (และฟังก์ชันอื่นๆ) เพิ่มเติมเล็กน้อยในบทความนี้

สูตรบาร์^{(Formula Bar)}

แถบสูตร^{(formula bar)}คือพื้นที่ที่ปรากฏด้านล่างRibbon ใช้สำหรับสูตรและข้อมูล คุณป้อนข้อมูลในเซลล์และจะปรากฏในแถบสูตร^{(formula bar)} ด้วย หากคุณวางเมาส์ไว้ที่เซลล์นั้น  

เมื่อเราอ้างอิงแถบสูตร^{(formula bar)}เราเพียงระบุว่าเราควรพิมพ์สูตรในจุดนั้นในขณะที่มีเซลล์ที่เหมาะสมที่เลือกไว้ (ซึ่งจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติอีกครั้งหากคุณเลือกเซลล์และเริ่มพิมพ์)

การสร้างและการจัดรูปแบบตัวอย่างเวิร์กชีต^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วย เวิ ร์ก ชีต Excel ของคุณ ^{(Excel Worksheet)}เราจะให้ตัวอย่างขั้นตอนต่างๆ แก่คุณในบทความนี้ เพื่อให้คุณสามารถลองใช้เองได้

สมุดงานเล่มแรก^{(The First Workbook)}

การเริ่มต้นด้วย สมุดงาน^(Workbook)เปล่าจะเป็นประโยชน์ ดังนั้นไปข้างหน้าและเลือกใหม่ ^(New)อาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของExcelแต่โดยทั่วไปจะอยู่ในพื้นที่ไฟล์^(File)

หมายเหตุ: รูปภาพด้านบนระบุว่าเปิด^(Open)ที่ด้านบน เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถไปที่ใหม่^(New) (ด้านซ้ายมือ ชี้ไปที่ด้วยลูกศรสีเขียว) จากที่ใดก็ได้ นี่คือภาพหน้าจอของExcel ที่ ใหม่ กว่า

เมื่อคุณคลิกที่ใหม่^(New)คุณจะมีโอกาสได้รับเทมเพลตตัวอย่างมากกว่า เทมเพลตอาจแตกต่างกันไปตามเวอร์ชันต่างๆ ของExcelแต่คุณควรได้รับตัวเลือกบางอย่าง  

วิธีหนึ่งในการเรียนรู้วิธีการใช้Excelคือการเล่นกับเทมเพลตเหล่านั้นและดูว่าอะไรทำให้พวกเขา "ติ๊ก" สำหรับบทความของเรา เราจะเริ่มด้วยเอกสารเปล่าและทดลองกับข้อมูลและสูตร เป็นต้น  

เพื่อไปข้างหน้าและเลือกตัวเลือกเอกสาร^{(document option)}เปล่า อินเทอร์เฟซจะแตกต่างกันไปในแต่ละเวอร์ชัน แต่ควรจะคล้ายกันมากพอที่จะเข้าใจแนวคิด อีกสักครู่เราจะดาวน์โหลด ตัวอย่างแผ่นงาน Excel อีกแผ่น^{(Excel sheet)}หนึ่ง

การใส่ข้อมูล^{(Inserting the Data)}

มีหลายวิธีในการรับข้อมูลลงในสเปรดชีตของคุณ (หรือที่เรียกว่าเวิร์กชีต) วิธีหนึ่งคือเพียงแค่พิมพ์สิ่งที่คุณต้องการในที่ที่คุณต้องการ เลือกเซลล์ที่ต้องการแล้วเริ่มพิมพ์

อีกวิธีหนึ่งคือการคัดลอกข้อมูลแล้ววางลงในสเปรดชีต^{(Spreadsheet)}ของ คุณ จริงอยู่ที่ หากคุณกำลังคัดลอกข้อมูลที่ไม่อยู่ในรูปแบบตาราง อาจมีความน่าสนใจเล็กน้อยว่าข้อมูลไปอยู่ที่ใดในเอกสารของคุณ แต่โชคดีที่เราสามารถแก้ไขเอกสารและคัดลอก^{(document and recopy)}และวางที่อื่นได้ตามต้องการ

คุณสามารถลองใช้copy/paste methodตอนนี้โดยเลือกส่วนหนึ่งของบทความนี้ คัดลอก แล้ววางลงในสเปรดชีตเปล่าของคุณ

หลังจากเลือกส่วนของบทความและคัดลอกแล้ว ให้ไปที่สเปรดชีตของคุณแล้วคลิก^{(spreadsheet and click)}เซลล์ที่ต้องการซึ่งคุณต้องการเริ่มวางและทำอย่างนั้น วิธีการที่แสดงด้านบนคือการใช้เมนูคลิกขวาแล้วเลือก "วาง" ในรูปแบบของไอคอน

เป็นไปได้ว่าคุณอาจได้รับข้อผิดพลาดเมื่อใช้วิธีการวาง^{(paste method)}ในตัว ของ Excelแม้จะใช้วิธีอื่นๆ ใน ตัวของ Excelก็ตาม โชคดีที่คำเตือนข้อผิดพลาด^{(error warning)} (ด้านบน) จะช่วยชี้ให้คุณไปในทิศทางที่ถูกต้องเพื่อรับข้อมูลที่คุณคัดลอกลงในแผ่นงาน

เมื่อวางข้อมูลExcelจะตีความข้อมูลได้ค่อนข้างดี ในตัวอย่างของเรา ฉันคัดลอกสองย่อหน้าแรกของส่วนนี้และ Excel^{(section and Excel)}นำเสนอเป็นสองแถว เนื่องจากมีช่องว่างจริงระหว่างย่อหน้าExcel จึง ทำซ้ำสิ่งนั้นเช่นกัน (ด้วยแถวว่าง) หากคุณกำลังคัดลอกตารางExcelจะทำซ้ำในแผ่นงานได้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ปุ่มในRibbonเพื่อวางได้ สำหรับคนที่มองเห็นสิ่งนี้มีประโยชน์จริงๆ แสดงในภาพด้าน^{(image below)}ล่าง

Excelบางเวอร์ชัน(โดยเฉพาะเวอร์ชันเก่า) อนุญาตให้คุณนำเข้าข้อมูล (ซึ่งทำงานได้ดีที่สุดกับไฟล์ที่คล้ายกันหรือCSV –ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค – ไฟล์) Excelเวอร์ชันใหม่กว่าบางเวอร์ชันไม่มีตัวเลือกดังกล่าว แต่คุณยังสามารถเปิดไฟล์อื่นได้ (ไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้า) ให้เลือกทั้งหมด^{(select all)}จากนั้นคัดลอกและวาง^{(copy and paste)}ลงในสเปรดชีต Excel^{(Excel spreadsheet)}ของ   คุณ

เมื่อนำเข้าได้ โดยทั่วไปจะอยู่ภายใต้เมนูไฟล์ ^(File)ใน Excel^(Excel)เวอร์ชันใหม่คุณอาจถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังส่วนติดต่อผู้ใช้^{(user interface)} แบบกราฟิกเพิ่มเติม เมื่อคุณคลิกที่  File เพียง^(Simply)คลิกลูกศรที่ด้านบนซ้ายเพื่อกลับไปยังเวิร์กชีตของคุณ

ไฮเปอร์ลิงก์^{(Hyperlinking)}

การ เชื่อมโยงหลายมิติ^{(Hyperlinking)}นั้นค่อนข้างง่าย โดยเฉพาะเมื่อใช้Ribbon คุณจะพบปุ่มไฮเปอร์ลิงก์^{(hyperlink button)}ใต้ เมนู แทรก^(Insert)ในเวอร์ชันExcel ที่ ใหม่กว่า ^(Excel)นอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางทางลัดเช่นcommand -K^(command-K)

การจัดรูปแบบข้อมูล (ตัวอย่าง: ตัวเลขและวันที่)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

บางครั้งก็มีประโยชน์ในการจัดรูปแบบข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับตัวเลข ทำไม? บางครั้งตัวเลขจะอยู่ในรูปแบบทั่วไปโดยอัตโนมัติ (ประเภทค่าเริ่มต้น) ซึ่งคล้ายกับรูปแบบข้อความมากกว่า แต่บ่อยครั้ง เราต้องการให้ตัวเลขของเราทำงานเป็นตัวเลข  

อีกตัวอย่างคือวันที่ ซึ่งเราอาจต้องการจัดรูปแบบเพื่อให้แน่ใจว่าวันที่ทั้งหมดของเรามีความสอดคล้องกัน เช่น 20200101 หรือ 01/01/20 หรือรูปแบบใดก็ตามที่เราเลือกสำหรับรูปแบบวันที่^{(date format)}ของ เรา

คุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกเพื่อจัดรูปแบบข้อมูลของคุณได้หลายวิธี ดังแสดงในภาพด้านล่าง

เมื่อคุณเข้าถึง รูปแบบ ตัวเลข^(Number)คุณจะมีตัวเลือกมากมาย ตัวเลือกเหล่านี้จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณใช้วิธีคลิกขวา เมื่อคุณใช้Ribbon ตัวเลือกของคุณจะอยู่ ที่นั่นในRibbon ทุกอย่างขึ้นอยู่กับว่าง่ายกว่าสำหรับคุณ  

ถ้าคุณใช้Excelมาสักระยะหนึ่ง วิธีการคลิกขวาพร้อมกล่องโต้ตอบรูปแบบตัวเลข^{(number format dialog box)} ที่เป็นผลลัพธ์ (ที่แสดงด้านล่าง) อาจเข้าใจง่ายขึ้น ถ้าคุณใหม่กว่าหรือเห็นภาพมากขึ้นวิธี Ribbon^{(Ribbon method)}อาจเหมาะสมกว่า (และใช้งานได้เร็วกว่ามาก) ทั้งสองมีตัวเลือกการจัดรูปแบบตัวเลข ให้คุณ^{(number formatting)}

ถ้าคุณพิมพ์อะไรที่คล้ายกับวันที่ Excel^(Excel)เวอร์ชันใหม่กว่าจะดีพอที่จะสะท้อนถึงสิ่งนั้นในRibbonดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

จากRibbonคุณสามารถเลือกรูปแบบสำหรับวันที่ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกวันที่แบบสั้นหรือวันที่แบบยาวได้ ไปข้างหน้าและลองใช้และดูผลลัพธ์ของคุณ

การจัดรูปแบบการนำเสนอ (ตัวอย่าง: การจัดแนวข้อความ)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

นอกจากนี้ ยังช่วยให้เข้าใจวิธีจัดแนวข้อมูลของคุณ ไม่ว่าคุณจะต้องการให้ทั้งหมดเรียงชิดซ้ายหรือขวา (หรือจัดชิดขอบ ฯลฯ) สามารถเข้าถึงได้ผ่านทางRibbon

ดังที่คุณเห็นจากภาพด้านบน การจัดตำแหน่งข้อความ (เช่น ขวา ซ้าย ฯลฯ) อยู่ที่แถวที่สองของตัวเลือก Ribbon ^{(Ribbon option)}คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกการจัดตำแหน่งอื่นๆ (เช่น บน ล่าง) ใน   Ribbon

นอกจากนี้ หากคุณสังเกตเห็น การจัดตำแหน่งสิ่งต่างๆ เช่น ตัวเลขอาจดูไม่ถูกต้องเมื่อจัดชิดซ้าย (โดยที่ข้อความดูดีกว่า) แต่จะดูดีขึ้นเมื่อจัดชิดขวา การจัดตำแหน่งจะคล้ายกันมากกับสิ่งที่คุณเห็นในโปรแกรมประมวลผล^{(word processing application)}คำ

คอลัมน์ & แถว^{(Columns & Rows)}

การทราบวิธีการทำงาน ตลอดจนการปรับความกว้างและขนาด^{(adjust the width and dimensions)}ของคอลัมน์และแถว^{(columns and rows)} จะ เป็นประโยชน์อย่างยิ่ง โชคดีที่เมื่อคุณคุ้นเคยกับมันแล้ว มันค่อนข้างง่ายที่จะทำ  

มีสองส่วนในการเพิ่มหรือลบแถวหรือคอลัมน์ ส่วนแรกคือกระบวนการเลือก^{(selection process)} ส่วน อีกส่วนคือการคลิกขวาและเลือกตัวเลือกแทรกหรือลบ  

จำข้อมูลที่เราคัดลอกจากบทความนี้และวางลงใน แผ่นงาน Excel^{(Excel sheet)}เปล่าของเราในตัวอย่างข้างต้นได้หรือไม่ เราอาจไม่ต้องการมันอีกต่อไป ดังนั้นจึงเป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบสำหรับกระบวนการลบแถว

จำ^(Remember)ก้าวแรกของเราได้ไหม เราจำเป็นต้องเลือกแถว ไปข้างหน้าและคลิกที่หมายเลขแถว^{(row number)} (ทางด้านซ้ายของเซลล์ด้านซ้าย^{(left cell)} บน ) และลากเมาส์ลงไปยังแถวด้านล่างที่คุณต้องการลบ ในกรณีนี้ เรากำลังเลือกสามแถว  

จากนั้น ส่วนที่สองของขั้นตอนของเราคือคลิกที่ลบแถว^{(Delete Rows)}และดู Excel ลบแถวเหล่านั้น

กระบวนการแทรกแถวจะคล้ายกัน แต่คุณไม่จำเป็นต้องเลือกมากกว่าหนึ่งแถว  Excelจะกำหนดตำแหน่งที่คุณคลิกคือตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกแถว  

ในการเริ่มต้นกระบวนการ ให้คลิกหมายเลขแถว^{(row number)}ที่คุณต้องการให้อยู่ใต้แถวใหม่ สิ่งนี้จะบอกExcelให้เลือกทั้งแถวสำหรับคุณ จากจุดที่คุณอยู่Excelจะแทรกแถวด้านบนนั้น คุณทำได้โดยคลิกขวาแล้วเลือก^{(right-clicking and choosing)} แทรกแถว^{(Insert Rows.)}

ดังที่คุณเห็นด้านบน เราพิมพ์10ในแถวที่ 10 จากนั้นหลังจากเลือก10 (แถว 10) คลิกขวาแล้วเลือกInsert Rowsหมายเลข10^{(number 10)}ก็ลดลงหนึ่งแถว ส่งผลให้ ตอนนี้ 10อยู่ในแถวที่ 11  

นี่แสดงให้เห็นวิธีการวางแถวที่แทรกไว้เหนือแถวที่เลือก ไปข้างหน้าและลองด้วยตัวคุณเอง คุณจะได้เห็นว่ากระบวนการแทรก^{(insertion process)}ทำงานอย่างไร

ถ้าคุณต้องการมากกว่าหนึ่งแถว คุณสามารถทำได้โดยเลือกมากกว่าหนึ่งแถวและสิ่งนี้จะบอกExcelว่าคุณต้องการจำนวนเท่าใดและปริมาณนั้นจะถูกแทรกเหนือหมายเลขแถวที่^{(row number)}เลือก  

รูปภาพต่อไปนี้แสดงสิ่งนี้ในรูปแบบภาพ รวมถึงวิธีที่10ลดลงสามแถว จำนวนแถวที่แทรก 

การแทรกและการลบคอลัมน์โดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกัน ยกเว้นว่าคุณกำลังเลือกจากด้านบน (คอลัมน์) แทนที่จะเป็นด้านซ้าย (แถว)

ตัวกรองและรายการซ้ำ^{(Filters & Duplicates)}

เมื่อเรามีข้อมูลจำนวนมากที่จะใช้งาน มันช่วยได้ถ้าเรามีเคล็ดลับสองสามข้อเพื่อที่จะทำงานกับข้อมูลนั้นได้ง่ายขึ้น  

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีข้อมูลทางการเงินจำนวนมาก แต่คุณต้องดูเฉพาะข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น วิธีหนึ่งในการทำเช่นนั้นคือการใช้ "ตัวกรอง" ของ Excel

อันดับแรก ให้หาแผ่นงาน Excel^{(Excel Worksheet)}ที่แสดงข้อมูลจำนวนมาก เพื่อให้เรามีบางอย่างที่จะทดสอบ (โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลทั้งหมดเอง) คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างดังกล่าวได้จาก Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . โปรดทราบว่านั่นคือลิงก์โดยตรงไปยังการดาวน์โหลด ดังนั้น ไฟล์ ตัวอย่าง Excel^{(Excel example)}ควรเริ่มดาวน์โหลดทันทีเมื่อคุณคลิกที่ลิงก์นั้น

เมื่อได้เอกสารแล้ว มาดูปริมาณข้อมูลกัน นิดหน่อยใช่มั้ย? หมายเหตุ: รูปภาพด้านบนจะดูแตกต่างไปจากที่คุณมีในไฟล์ตัวอย่าง^{(sample file)} เล็กน้อย ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติ 

สมมติว่าคุณต้องการดูข้อมูลจากเยอรมนี^(Germany)เท่านั้น ใช้ตัวเลือก "ตัวกรอง" ในRibbon (ใต้ "หน้าแรก") โดยจะรวมกับตัวเลือก "จัดเรียง" ทางด้านขวา (ในเวอร์ชันExcel ที่ใหม่กว่า ) 

ตอนนี้ บอกExcelว่าต้องการตัวเลือกใด ในกรณีนี้ เรากำลังมองหาข้อมูลเกี่ยวกับประเทศเยอรมนี^(Germany)เป็นประเทศที่เลือก

คุณจะสังเกตเห็นว่าเมื่อคุณเลือกตัวเลือกตัวกรอง^{(filter option)}ลูกศรแบบเลื่อนลงเล็กๆ จะปรากฏขึ้นในคอลัมน์ เมื่อเลือกลูกศร คุณจะมีตัวเลือกหลายตัว รวมถึงตัวเลือก "ตัวกรองข้อความ" ที่เราจะใช้ คุณมีตัวเลือกในการเรียงลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปหาน้อย  

เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลว่าทำไมExcel จึง รวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในRibbonเนื่องจากตัวเลือกทั้งหมดเหล่านี้ปรากฏในรายการแบบดึงลง เราจะเลือก "เท่ากับ ... " ใต้ "ตัวกรองข้อความ"

หลังจากที่เราเลือกสิ่งที่เราต้องการจะทำ (ในกรณีนี้Filter ) ให้ระบุข้อมูล/เกณฑ์ เราต้องการดูข้อมูลทั้งหมดจากประเทศเยอรมนี^(Germany)เพื่อให้เป็นสิ่งที่เราพิมพ์ลงในช่อง จากนั้นคลิก "ตกลง"

คุณจะสังเกตเห็นว่าตอนนี้เราเห็น เฉพาะข้อมูลจากเยอรมนี ^(Germany)ข้อมูลได้รับการกรองแล้ว ข้อมูลอื่นๆ ยังคงอยู่ที่นั่น มันถูกซ่อนจากการมองเห็นเท่านั้น จะมีเวลาที่คุณต้องการหยุดตัวกรองและดูข้อมูลทั้งหมด  เพียงกลับ^{(Simply return)}ไปที่เมนูแบบเลื่อนลงและเลือกล้างตัวกรองดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

บางครั้งคุณจะมีชุดข้อมูลที่มีข้อมูลที่ซ้ำกัน มันง่ายกว่ามากถ้าคุณมีข้อมูลเดียว ตัวอย่างเช่น เหตุใดคุณจึงต้องการบันทึกข้อมูลทางการเงินที่เหมือนกันทุกประการสองครั้ง^{(data record twice)} (หรือมากกว่า) ในแผ่นงาน Excel^{(Excel Worksheet)} ของ คุณ  

ด้านล่างนี้^(Below)คือตัวอย่างชุดข้อมูล^{(data set)}ที่มีข้อมูลบางส่วนซ้ำ (แสดงเป็นสีเหลือง)

ในการลบรายการที่ซ้ำกัน (หรือมากกว่านั้น ในกรณีนี้) ให้เริ่มโดยคลิกที่แถวใดแถวหนึ่งที่แสดงข้อมูลที่ซ้ำกัน (ที่มีข้อมูลที่ซ้ำกัน) ดังแสดงในภาพด้านล่าง

ไปที่แท็บหรือส่วน "ข้อมูล" จากนั้นคุณจะเห็นปุ่มบนRibbonที่ระบุว่า "ลบรายการที่ซ้ำกัน" คลิกที่มัน

ส่วนแรกของกระบวนการนี้จะแสดงกล่องโต้ตอบ^{(dialog box)}ที่คล้ายกับที่คุณเห็นในภาพด้านล่าง  อย่า^(Don)ปล่อยให้^{(t let)}สิ่งนี้ทำให้คุณสับสน เป็นการถามคุณว่าคอลัมน์ใดที่จะดูเมื่อระบุข้อมูลที่ซ้ำกัน  

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแถวหลายแถวที่มีชื่อและนามสกุลเหมือนกันแต่โดยพื้นฐานแล้วไม่มีความหมายในคอลัมน์อื่นๆ (เช่น คัดลอก/วางจากเว็บไซต์ เป็นต้น) และคุณต้องการเฉพาะแถวที่ไม่ซ้ำกันสำหรับชื่อและนามสกุล คุณจะต้องเลือก คอลัมน์เหล่านั้นเพื่อไม่ให้คำที่ไม่มีความหมายที่ซ้ำกันจะไม่นำมาพิจารณาในการลบข้อมูลส่วนเกิน  

ในกรณีนี้ เราปล่อยให้ส่วนที่เลือกเป็น "คอลัมน์ทั้งหมด" เนื่องจากเราสร้างแถวที่ซ้ำกันด้วยตนเอง เราจึงรู้ว่าคอลัมน์ทั้งหมดเหมือนกันทุกประการในตัวอย่างของเรา (คุณสามารถทำเช่นเดียวกันกับไฟล์ตัวอย่าง Excel และทดสอบ^{(Excel example file and test)}ได้)

หลังจากที่คุณคลิก "ตกลง" ในกล่องโต้ตอบ^{(dialog box)} ด้านบน คุณจะเห็นผลลัพธ์ ในกรณีนี้ สามแถวถูกระบุว่าตรงกัน และสองแถวถูกลบ

ตอนนี้ ข้อมูลผลลัพธ์ (แสดงด้านล่าง) ตรงกับข้อมูลที่เราเริ่มต้นก่อนที่เราจะดำเนินการเพิ่มและลบ^{(addition and removal)}รายการที่ซ้ำกัน

คุณเพิ่งเรียนรู้เคล็ดลับสองสามข้อ สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อต้องรับมือกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ไปข้างหน้าและลองใช้ปุ่มอื่นๆ ที่คุณเห็นบนRibbonและดูว่าพวกเขาทำอะไร คุณยังสามารถทำสำเนา ไฟล์ ตัวอย่าง Excel^{(Excel example)} ของคุณ ได้หากต้องการคงรูปแบบเดิมไว้ เปลี่ยนชื่อไฟล์ที่คุณดาวน์โหลดและดาวน์โหลดสำเนาใหม่อีกครั้ง หรือทำซ้ำไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ  

สิ่งที่ฉันทำคือทำซ้ำแท็บด้วยข้อมูลทางการเงินทั้งหมด (หลังจากคัดลอกไปยังไฟล์ตัวอย่างอื่นของฉัน ไฟล์^{(example file)}ที่เราเริ่มต้นด้วยนั้นว่างเปล่า) และแท็บที่ซ้ำกัน^{(duplicate tab)}ฉันมีสองเวอร์ชันให้เล่นตามใจชอบ คุณสามารถลองทำสิ่งนี้ได้โดยใช้คลิกขวาบนแท็บและเลือก " ^{(tab and choosing “)}ทำซ้ำ^(Duplicate) "

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข^{(Conditional Formatting)}

ส่วนนี้ของบทความนี้รวมอยู่ในหัวข้อการสร้างเวิ^(Workbook) ร์กบุ๊ก เนื่องจากมีประโยชน์ในการแสดงผล หากดูซับซ้อนเล็กน้อยหรือคุณกำลังมองหาฟังก์ชันและสูตร ให้ข้ามส่วนนี้และกลับมาอ่านใหม่ได้ตามต้องการ

การจัดรูปแบบ^(Formatting)ตามเงื่อนไขมีประโยชน์หากคุณต้องการเน้นข้อมูลบางอย่าง ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ไฟล์ตัวอย่าง Excel^{(Excel Example file)} (พร้อมข้อมูลทางการเงินทั้งหมด) และค้นหา " ยอดขาย รวม^(Gross) " ที่มีมูลค่ามากกว่า 25,000 เหรียญสหรัฐ 

เพื่อที่จะทำสิ่งนี้ เราต้องเน้นกลุ่มของเซลล์ที่เราต้องการประเมินก่อน โปรดจำไว้ว่า คุณไม่ต้องการเน้นทั้ง คอลัมน์ หรือแถว ^{(column or row)}คุณต้องการเน้นเฉพาะเซลล์ที่คุณต้องการประเมินเท่านั้น มิฉะนั้น เซลล์อื่นๆ (เช่น ส่วนหัว) จะได้รับการประเมินด้วย และคุณจะต้องแปลกใจว่าExcelทำอะไรกับส่วนหัวเหล่านั้น (เป็นตัวอย่าง)

ดังนั้นเราจึงเน้นเซลล์ที่ต้องการและตอนนี้เราคลิกที่ส่วน / กลุ่ม "หน้าแรก" จากนั้น "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข"

เมื่อเราคลิกที่ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ในRibbonเรามีตัวเลือกบางอย่าง ในกรณีนี้ เราต้องการเน้นเซลล์ที่มีมูลค่ามากกว่า 25,000 ดอลลาร์ นั่นคือวิธีที่เราทำการเลือกของเรา ดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

ตอนนี้เราจะเห็นกล่องโต้ตอบ^{(dialog box)}และเราสามารถพิมพ์ค่าในกล่อง เราพิมพ์ 25000 คุณไม่ต้องกังวลกับเครื่องหมายจุลภาคหรืออะไรทั้งนั้น^{(commas or anything)}และที่จริงแล้ว มันจะดีกว่าถ้าคุณแค่พิมพ์ตัวเลขดิบ

หลังจากที่เราคลิก "ตกลง" เราจะเห็นว่าฟิลด์ต่างๆ จะถูกระบายสีโดยอัตโนมัติตามที่เราเลือก (ทางด้านขวา) ใน กล่องโต้ตอบ^{(dialog box)} " มากกว่า" ด้านบน ในกรณีนี้ ให้ “เติมสีแดงอ่อนด้วยข้อความสีแดงเข้ม^{(Dark Red Text)} ) เราสามารถเลือกตัวเลือกการแสดงผลอื่น^{(display option)}ได้เช่นกัน

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูข้อมูลที่สำคัญสำหรับโครงการใดโครงการหนึ่งโดยสรุป ในกรณีนี้ เราสามารถเห็น “กลุ่ม” (ตามที่อ้างถึงในไฟล์ตัวอย่าง Excel^{(Excel Example file)} ) ที่มียอด ขายรวม^(Gross)เกินกว่า 25,000 ดอลลาร์

การทำงานกับสูตรและฟังก์ชัน^{(Working With Formulas and Functions)}

การเรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชันในExcelมีประโยชน์มาก เป็นความกล้าพื้นฐานของสูตร หากคุณต้องการดูรายการฟังก์ชันเพื่อให้ทราบว่ามีอะไรบ้าง ให้คลิกที่เมนู/กลุ่ม "แทรก" จากนั้นเลือก "ฟังก์ชัน/ฟังก์ชัน" ทางด้านซ้ายสุด

แม้ว่าจุดประสงค์ของปุ่มนี้ในExcel Ribbonคือการแทรกฟังก์ชันจริง (ซึ่งสามารถทำได้โดยการพิมพ์ในแถบสูตร^{(formula bar)}เริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับแล้วเริ่มพิมพ์ฟังก์ชันที่ต้องการ) เราก็สามารถใช้สิ่งนี้ได้เช่นกัน เพื่อดูว่ามีอะไรบ้าง คุณสามารถเลื่อนดูฟังก์ชันต่างๆ เพื่อทำความเข้าใจว่าคุณสามารถใช้อะไรในสูตรได้บ้าง  

จริงอยู่ที่ มันมีประโยชน์มากเช่นกันที่จะลองใช้มันและดูว่าพวกเขาทำอะไร คุณสามารถเลือกกลุ่มที่ต้องการอ่านได้โดยเลือกหมวดหมู่ เช่น "ใช้ทั่วไป" สำหรับรายการฟังก์ชันที่สั้นกว่าแต่เป็นรายการที่มักใช้ (และฟังก์ชันบางรายการจะกล่าวถึงในบทความนี้)

เราจะใช้ฟังก์ชันเหล่านี้บางส่วนในตัวอย่างของสูตรที่เรากล่าวถึงในบทความนี้

The Equals =เครื่องหมาย^{( Sign)}

เครื่องหมายเท่ากับ ( = ) มีความสำคัญมากในExcel มันมีบทบาทสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของสูตร  โดยทั่วไป^(Basically)คุณจะไม่มีสูตรโดยไม่ต้องใส่เครื่องหมายเท่ากับ และหากไม่มีสูตร ก็เป็นเพียงข้อมูล (หรือข้อความ) ที่คุณป้อนในเซลล์นั้น  

ดังนั้น โปรดจำไว้ว่า ก่อนที่คุณจะขอให้Excelคำนวณหรือดำเนินการใดๆ ให้กับคุณโดยอัตโนมัติ คุณจะต้องพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ ( = ) ลงในเซลล์

หากคุณใส่เครื่องหมาย $ แสดงว่าExcelจะไม่ย้ายสูตร โดยปกติ การปรับ^{(auto adjustment)}สูตรอัตโนมัติ (โดยใช้สิ่งที่เรียกว่าการอ้างอิงเซลล์^{(cell reference)} แบบสัมพัทธ์ ) เพื่อเปลี่ยนแปลงในเวิร์กชีตนั้นมีประโยชน์ แต่บางครั้งคุณอาจไม่ต้องการและด้วยเครื่องหมาย $ นั้น คุณจะสามารถบอกExcelได้ คุณเพียงแค่ใส่ $ ข้างหน้าตัวอักษรและหมายเลข^{(letter and number)}ของการอ้างอิง   เซลล์^{(cell reference)}

ดังนั้นการ อ้างอิงเซลล์^{(cell reference)}แบบสัมพัทธ์ของD25จะกลายเป็น $D$25 หากส่วนนี้ทำให้สับสนก็ไม่ต้องกังวลไป คุณสามารถกลับมาใช้งานได้ (หรือเล่นกับ สมุดงาน เปล่าของ Excel^{(Excel blank)} )

The Awesome Ampersand >> &

เครื่องหมาย ( & ) เป็นสูตร "เครื่องมือ" เล็กๆ น้อยๆ ที่ให้คุณรวมเซลล์ได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีคอลัมน์สำหรับชื่อและคอลัมน์อื่นสำหรับนามสกุล และคุณต้องการสร้างคอลัมน์สำหรับชื่อเต็ม คุณสามารถใช้ & เพื่อทำเช่นนั้นได้

ลองทำใน แผ่น งานExcel ^{(Excel Worksheet)}สำหรับตัวอย่างนี้ ลองใช้แผ่นเปล่าเพื่อที่เราจะไม่รบกวนโครงการอื่น ไปข้างหน้าและพิมพ์ชื่อของคุณใน A1 และพิมพ์นามสกุลของคุณใน B1 ตอนนี้ ในการรวมเข้าด้วยกัน ให้คลิกเมาส์ของคุณบนเซลล์ C1 แล้วพิมพ์^{(C1 cell and type)}สูตรนี้:  =  =A1 & “ “ & B1โปรด^(Please)ใช้เฉพาะส่วนที่เป็นตัวเอียงเท่านั้น อย่าใช้ส่วนที่เหลือ (เช่น อย่าใช้จุด)  

คุณเห็นอะไรใน C1? คุณควรเห็นชื่อเต็มของคุณมีช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุลของคุณตามปกติในการพิมพ์ชื่อเต็มของคุณ ส่วน & “ “ &^{(“ “ & portion)}ของสูตรคือสิ่งที่สร้างช่องว่างนั้น หากคุณไม่ได้ใส่ “ “ คุณจะมีชื่อและนามสกุลของคุณโดยไม่มีช่องว่างระหว่างพวกเขา (ไปข้างหน้าและลองใช้ถ้าคุณต้องการเห็นผล)

สูตรอื่นที่คล้ายคลึงกันใช้CONCATแต่เราจะเรียนรู้เพิ่มเติมในภายหลัง ในตอนนี้ ให้จำไว้ว่าเครื่องหมายและ ( & ) สามารถทำอะไรให้คุณได้บ้าง เนื่องจากคำแนะนำเล็กๆ น้อยนี้มีประโยชน์ในหลายสถานการณ์

SUM() ฟังก์ชัน^{(SUM() Function)}

ฟังก์ชันSUM () มีประโยชน์มากและทำตามที่อธิบายไว้ จะเพิ่มตัวเลขที่คุณบอกให้Excelรวมและให้ผลรวมของค่าต่างๆ แก่คุณ คุณสามารถทำได้สองวิธี

เราเริ่มต้นด้วยการพิมพ์ตัวเลขบางส่วน ดังนั้นเราจึงมีข้อมูลบางส่วนที่จะใช้งานในการใช้ฟังก์ชันนี้ เราเพียงแค่ใช้ 1, 2, 3, 4, 5 และเริ่มต้นใน A1 และพิมพ์ในแต่ละเซลล์ลงไปที่ A5

ในการใช้ ฟังก์ชัน SUM () ให้เริ่มด้วยการคลิกในเซลล์ที่ต้องการ ในกรณีนี้ เราใช้ A6 แล้วพิมพ์=SUM ( ในแถบสูตร^{(formula bar)}ในตัวอย่างนี้ ให้หยุดเมื่อคุณไปที่ “(” ตัวแรก ตอนนี้ ให้คลิกใน A1 ( เซลล์บนสุด^{(top-most cell)} ) แล้วลากเมาส์ไปที่ A5 (หรือเซลล์ล่างสุดที่^{(bottom-most cell)}คุณต้องการรวม) จากนั้นกลับไปที่แถบสูตร^{(formula bar)}แล้วพิมพ์การปิด "^{(closing “)} )" ไม่ต้องใส่จุด หรือเครื่องหมายคำพูดและวงเล็บเท่านั้น 

อีกวิธีหนึ่งในการใช้ฟังก์ชันนี้คือการพิมพ์ข้อมูลในแถบสูตร^{(formula bar)}ด้วยตนเอง สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณมีตัวเลขค่อนข้างน้อยและการเลื่อนเพื่อคว้ามันค่อนข้างยาก เริ่มวิธีนี้ด้วยวิธีเดียวกับที่คุณทำกับตัวอย่างด้านบนโดยใช้ “=SUM(”

จากนั้นพิมพ์การอ้างอิงเซลล์^{(cell reference)}ของ เซลล์ บนสุด ^{(top-most cell)}ในกรณีนี้ นั่นคือ A1 รวมเครื่องหมายทวิภาค ( : ) แล้วพิมพ์การอ้างอิงเซลล์^{(cell reference)}ของ เซลล์ที่อยู่ ด้านล่าง^{(bottom-most cell)}สุด ในกรณีนี้ จะเป็น A5

ฟังก์ชัน AVERAGE()^{(AVERAGE() Function)}

เกิดอะไรขึ้นถ้าคุณต้องการหาว่าค่าเฉลี่ยของกลุ่มตัวเลขคืออะไร? คุณสามารถทำได้ง่ายๆ ด้วย ฟังก์ชัน AVERAGE () คุณจะสังเกตได้ในขั้นตอนด้านล่างว่าโดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกับ ฟังก์ชัน SUM () ด้านบน แต่มีฟังก์ชันอื่น  

ด้วยเหตุนี้ เราจึงเริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ที่เราต้องการใช้สำหรับผลลัพธ์ (ในกรณีนี้คือ A6) จากนั้นเริ่มพิมพ์ด้วยเครื่องหมายเท่ากับ ( = ) และคำว่าAVERAGE คุณจะสังเกตเห็นว่าเมื่อคุณเริ่มพิมพ์ คุณจะได้รับคำแนะนำและสามารถคลิกAVERAGEแทนการพิมพ์คำเต็มได้ หากต้องการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีวงเล็บเปิด^{(opening parenthesis)}ในสูตรของคุณ ก่อนที่เราจะเพิ่มช่วงเซลล์^{(cell range)}ของ  เรา มิฉะนั้น^(Otherwise)คุณจะได้รับข้อผิดพลาด

ตอนนี้เรามี “=AVERAGE(“ พิมพ์ในเซลล์ A6^{(A6 cell)} ของเรา แล้ว (หรือเซลล์ใดก็ตามที่คุณใช้สำหรับผลลัพธ์) เราสามารถเลือกช่วงของเซลล์^{(cell range)}ที่เราต้องการใช้ ในกรณีนี้ เราใช้ A1 ถึง A5  

โปรดทราบว่าคุณสามารถพิมพ์ด้วยตนเองแทนที่จะใช้เมาส์เพื่อเลือกช่วง หากคุณมีชุดข้อมูลขนาดใหญ่ การพิมพ์^{(data set typing)}ในช่วงนั้นน่าจะง่ายกว่าการเลื่อนที่จะต้องเลือก แต่แน่นอนว่ามันขึ้นอยู่กับคุณ

ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น เพียงพิมพ์วงเล็บปิด “^{(closing parenthesis “)} )” แล้วคุณจะได้รับค่าเฉลี่ยของตัวเลขห้าตัว อย่างที่คุณเห็น กระบวนการนี้คล้ายกับกระบวนการSUM () และฟังก์ชันอื่นๆ มาก เมื่อคุณคุ้นเคยกับฟังก์ชันหนึ่งแล้ว ฟังก์ชันอื่นๆ จะง่ายขึ้น

ฟังก์ชัน COUNTIF()^{(COUNTIF() Function)}

สมมติว่าเราต้องการนับจำนวนครั้งที่จำนวนหนึ่งปรากฏในชุด  ข้อมูล ^{(data set)}ขั้นแรก^(First)มาเตรียมไฟล์ของเราสำหรับฟังก์ชั่นนี้กันก่อน เพื่อที่เราจะได้มีอะไรมานับ ลบสูตรใด ๆ ที่คุณอาจมีใน A6 ตอนนี้ ให้คัดลอก A1 ถึงA5 แล้ววาง^{(A5 and paste)}โดยเริ่มใน A6 หรือเพียงพิมพ์ตัวเลขเดียวกันในเซลล์ที่เลื่อนลงมาโดยเริ่มจาก A6 และค่า 1 และ A7 ตามด้วย 2 เป็นต้น

ในA11^{(A11 let)}มาเริ่มฟังก์ชัน/สูตรของเรากัน ในกรณีนี้ เราจะพิมพ์ “ =COUNTIF (” จากนั้นเราจะเลือกเซลล์ A1 ถึงA10

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพิมพ์หรือเลือก "COUNTIF" และไม่ใช่ฟังก์ชันที่เหมือน COUNT อย่างใดอย่างหนึ่ง มิฉะนั้นเราจะไม่ได้ผลลัพธ์แบบเดียวกัน

ก่อนที่เราจะทำเหมือนกับที่เรามีกับฟังก์ชันอื่นๆ ของเรา และพิมพ์วงเล็บปิด "^{(closing parenthesis “)} )" เราต้องตอบคำถามเกี่ยวกับเกณฑ์และพิมพ์ว่า หลังเครื่องหมายจุลภาค "^{(comma “)} " และก่อนวงเล็บ "^{(parenthesis “)} )"

อะไรกำหนดโดย "เกณฑ์" นั่นคือจุดที่เราบอก Excel ว่าเราต้องการให้นับอะไร (ในกรณีนี้) เราพิมพ์เครื่องหมายจุลภาคแล้วตามด้วย "5" ตามด้วยวงเล็บปิด^{(closing parenthesis)}เพื่อนับจำนวนห้า (5) ที่ปรากฏในรายการตัวเลข ผลลัพธ์นั้นจะเป็นสอง (2) เนื่องจากมีสองเหตุการณ์

CONCAT หรือ CONCANTENATE() ฟังก์ชั่น^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

คล้ายกับตัวอย่างของเราโดยใช้เพียงเครื่องหมาย ( & ) ในสูตรของเรา คุณสามารถรวมเซลล์โดยใช้ ฟังก์ชัน CONCAT () ไปข้างหน้าและลองโดยใช้ตัวอย่างเดียวกันของเรา  

พิมพ์ชื่อของคุณใน A1 และนามสกุลของคุณใน B1 จากนั้นในC1 พิมพ์^{(C1 type)} CONCAT (A1, “ “ , B1)

คุณจะเห็นว่าคุณได้รับผลลัพธ์แบบเดียวกับที่เราทำกับเครื่องหมาย (&) หลายคนใช้เครื่องหมายและเพราะมันง่ายกว่าและไม่ยุ่งยาก แต่ตอนนี้คุณเห็นว่าคุณมีทางเลือกอื่นด้วย

หมายเหตุ: ฟังก์ชันนี้อาจCONCANTENATE ใน ^{(CONCANTENATE)}Excelเวอร์ชันของคุณ  Microsoftย่อชื่อฟังก์ชัน^{(function name)}ให้เหลือเพียงCONCATและมีแนวโน้มว่าง่ายต่อการพิมพ์ (และจดจำ) ในซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่กว่า โชคดี ถ้าคุณเริ่มพิมพ์CONCAในแถบสูตร^{(formula bar)} ของคุณ (หลังเครื่องหมายเท่ากับ) คุณจะเห็นว่าExcel เวอร์ชันใดใช้เวอร์ชันใด และสามารถเลือกได้โดยการคลิกด้วยเมาส์

จำไว้^(Remember)ว่าเมื่อคุณเริ่มพิมพ์ เพื่อให้Excel เวอร์ชันของคุณ แสดงฟังก์ชันที่ถูกต้อง^{(correct function)}ให้พิมพ์เฉพาะ “CONCA” (หรือสั้นกว่า) ไม่ใช่ “CONCAN” (เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับCONCANTENATE ) มิฉะนั้น คุณอาจไม่เห็นExcel ' ข้อเสนอแนะ^{(s suggestion)}เนื่องจากเป็นจุดเริ่มต้นของทั้งสองฟังก์ชั่นที่แตกต่างกัน

อย่าแปลกใจหากคุณต้องการใช้วิธีผสาน^{(merge method)}กับเครื่องหมายและ (&) แทนCONCAT () นั่นเป็นเรื่องปกติ

If/Then Formulas

สมมติว่าเราต้องการใช้If/Then Formulaเพื่อระบุ จำนวน ส่วนลด^(Discount) (ประเภทส่วนลดที่สอง) ในคอลัมน์ใหม่ในไฟล์ Excel^{(Excel file)} ตัวอย่าง ของ เรา ในกรณีนั้น อันดับแรก เราเริ่มต้นด้วยการเพิ่มคอลัมน์ และเราจะเพิ่มหลังคอลัมน์ F^{(Column F)}และก่อนคอลัมน์ G (อีกครั้งใน ^{(Column G)}ไฟล์ตัวอย่างที่^{(example file)}ดาวน์โหลดของเรา)

ตอนนี้เราพิมพ์สูตร ในกรณีนี้ เราพิมพ์ F2 และมันคือ “=IF(E2>25000, “ DISCOUNT 2 ”) สิ่งนี้ทำให้เป็นไปตามที่สูตรต้องการด้วยการทดสอบ (E2 มากกว่า 25k) จากนั้นผลลัพธ์หากหมายเลขใน E2 ผ่านการทดสอบนั้น (“ ส่วนลด 2^{(DISCOUNT 2)} ”) 

ตอนนี้คัดลอก F2 และวาง^{(copy F2 and paste)}ในเซลล์ที่ตามมาในคอลัมน์F^{(F column)}

สูตรจะปรับโดยอัตโนมัติสำหรับแต่ละเซลล์ (การอ้างอิงเซลล์ที่เกี่ยวข้อง) โดยมีการอ้างอิงไปยังเซลล์ที่เหมาะสม  จำไว้^(Remember)ว่าถ้าคุณไม่ต้องการให้ปรับอัตโนมัติ คุณสามารถนำหน้าเซลล์อัลฟา^{(cell alpha)}ด้วยเครื่องหมาย $ และตัวเลข เช่น A1 คือ $A$1 

ในภาพด้านบน คุณจะเห็นว่า “ส่วนลด 2” ปรากฏในเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์F2 ^{(F2 column)}นี่เป็นเพราะสูตรบอกให้ดูที่เซลล์ E2^{(E2 cell)} (แสดงด้วย $E$2) และไม่มีเซลล์ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น เมื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ถัดไป (เช่น F3) จะยังดูที่เซลล์ E2^{(E2 cell)}เนื่องจากเครื่องหมายดอลลาร์ ดังนั้น เซลล์ทั้งหมดให้ผลลัพธ์เหมือนกัน เนื่องจากมีสูตรเดียวกันที่อ้างอิงถึงเซลล์เดียวกัน

นอกจากนี้ ถ้าคุณต้องการให้ค่าแสดงแทนคำว่า "FALSE" ให้ใส่เครื่องหมายจุลภาคแล้วตามด้วยคำหรือตัวเลข^{(word or number)}ที่คุณต้องการให้ปรากฏ (ข้อความควรอยู่ในเครื่องหมายคำพูด) ที่ส่วนท้ายของสูตร ก่อน วงเล็บปิดท้าย

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

การจัดการโครงการ Excel ของคุณ^{(Managing Your Excel Projects)}

โชคดีที่ด้วยวิธี การออกแบบเอกสาร Excelคุณสามารถทำอะไรได้บ้างกับสมุดงาน Excel^{(Excel Workbooks)}ของ คุณ ความสามารถในการมีเวิร์กชีต (แท็บ) ที่แตกต่างกันในเอกสารของคุณทำให้คุณสามารถมีเนื้อหาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในไฟล์เดียว นอกจากนี้ หากคุณรู้สึกว่าคุณกำลังสร้างบางสิ่งที่อาจมีสูตรที่ทำงานได้ดีขึ้น (หรือแย่กว่านั้น) คุณสามารถคัดลอก (ตัวเลือกคลิกขวา) แผ่นงาน^(Worksheet) (แท็บ) ของคุณให้มีเวอร์ชันต่างๆ ของเวิ^(Worksheet) ร์กชี ต  

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อแท็บของคุณและใช้^{(use date)}รหัสวันที่เพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันใหม่ล่าสุด (หรือเก่าที่สุด) นี่เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของวิธีที่คุณสามารถใช้แท็บเหล่านั้นเพื่อประโยชน์ในการจัดการโครงการ Excel ของคุณ

นี่คือตัวอย่างการเปลี่ยนชื่อแท็บของคุณใน Excel^(Excel)รุ่นที่ใหม่กว่า คุณเริ่มต้นด้วยการคลิกที่แท็บและคุณจะได้ผลลัพธ์ที่คล้ายกับรูปภาพที่นี่: 

หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับก็ไม่เป็นไร คุณอาจมี Excel^(Excel)เวอร์ชันก่อนหน้าแต่ใช้งานได้ง่ายในลักษณะที่ช่วยให้คุณเปลี่ยนชื่อแท็บได้ คุณสามารถคลิกขวาที่แท็บและรับตัวเลือกเพื่อ "เปลี่ยนชื่อ" ใน Excel^(Excel)เวอร์ชันก่อนหน้าได้เช่นกัน และบางครั้งเพียงแค่พิมพ์ลงในแท็บโดยตรง

Excelมอบโอกาสมากมายให้กับคุณในการเดินทางของคุณในการเรียนรู้วิธีใช้Excel ตอนนี้ได้เวลาออกไปใช้งานแล้ว! ขอ ให้สนุก^{(Have fun)}

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robert Half, a company ѕpecializing in human resources and the finanсial industry, wrote thаt 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• วิธีการสร้าง Gantt Charts ใน Microsoft Excel

• วิธีทำความเข้าใจการวิเคราะห์แบบ What-If ใน Microsoft Excel

• 40 แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Excel ที่ดีที่สุด

• วิธีการเปลี่ยน Background ใน Microsoft Teams

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีการสร้าง Drop Down List ใน Excel

• วิธีที่จะปลอดภัย Password Protect Excel File

• แก้ไข Microsoft Outlook พบปัญหาข้อผิดพลาด

• 4 Ways การเรียกใช้ Microsoft Teams Poll ในระหว่างการประชุม

• เชื่อมโยงเซลล์ระหว่างชีตและเวิร์กบุ๊กใน Excel

• ใช้หน้าต่างดูของ Excel เพื่อตรวจสอบเซลล์ที่สำคัญในสมุดงาน

• วิธีการลบข้อมูลเมตาส่วนบุคคลโดยสมบูรณ์จากเอกสาร Microsoft Office

• วิธีสร้างทางลัด Microsoft Outlook สำหรับอีเมลและงาน

• วิธีการกรองข้อมูลใน Excel

• วิธีใช้คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติของ Excel และการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

• วิธีซ่อนชีต เซลล์ คอลัมน์ และสูตรใน Excel

• Microsoft Word ไม่ตอบสนอง? 8 วิธีในการแก้ไข

• วิธีเพิ่มและพิมพ์รูปภาพพื้นหลังของ Excel

• วิธีเพิ่มแถบข้อผิดพลาดใน Excel

• วิธีเปิด Excel หลายอินสแตนซ์