การทำสิ่งเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่าไม่ได้เป็นเพียงความน่าเบื่อ แต่ยังเป็นการเสียเวลาและสิ้นเปลืองประสิทธิภาพการทำงาน^{(productivity)} ของคุณ อีกด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ Excel ระดับเริ่มต้น^{(beginner Excel users)}ที่อาจไม่ทราบว่าการทำงานทั่วไปเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยการบันทึกมาโคร แต่มาโคร  Excel คืออะไร?^(Excel)

แมโคร Excel^(Excel)ช่วยให้คุณสามารถทำงานทั่วไปหลายอย่างที่คุณจะทำโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การแทรกสูตรไปจนถึงการจัดรูปแบบข้อมูล คุณไม่จำเป็นต้องเป็นโปรแกรมเมอร์ในการสร้าง เนื่องจากExcelสามารถบันทึกการกระทำของคุณในขณะที่คุณดำเนินการได้ ถ้าคุณต้องการทราบวิธีการบันทึกมาโครในExcelคุณจะต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง

มาโคร Excel คืออะไร?^{(What Is an Excel Macro?)}

มาโคร Excel^(Excel)คือชุดคำสั่งที่บันทึกไว้ ซึ่งสร้างขึ้นด้วยตนเองใน VBA^{(created manually in VBA)} (Visual Basic for Applications ) หรือบันทึกโดยอัตโนมัติโดยใช้ เครื่องมือMacro Recorderของ Excel แมโครช่วยให้คุณสามารถบันทึกการกระทำทั่วไปจำนวนเท่าใดก็ได้ เช่น การลบคอลัมน์ว่าง การเปลี่ยนรูปแบบข้อความ หรือการแทรกสูตรใหม่ลงในเวิร์กบุ๊ก

การดำเนินการที่บันทึกไว้เหล่านี้สามารถเรียกใช้ได้ด้วยการคลิกปุ่มหรือโดยใช้แป้นพิมพ์ลัดเฉพาะ แมโครแต่ละตัวมีทางลัดเฉพาะที่คุณสามารถใช้เพื่อทำซ้ำการกระทำอย่างรวดเร็ว

ถ้าคุณใช้ Excel เพื่อบันทึกมาโคร คุณจะลดเวลาที่ใช้ในการสร้างหรือแก้ไขสเปรดชีต ซึ่งจะทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณในกระบวนการเร็วขึ้น

วิธีบันทึกมาโครใน Excel^{(How to Record a Macro in Excel)}

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างมาโครใหม่ในMicrosoft Excelคือการบันทึกโดยใช้ เครื่องมือ Macro Recorderซึ่งคุณสามารถใช้ในExcelบนWindowsหรือMac ขออภัย ไม่สามารถบันทึกแมโครในExcel  Online^{(Excel Online)}

1. หากต้องการบันทึกแมโครใหม่ในExcelให้เปิดเวิร์กบุ๊กใหม่หรือที่มีอยู่ ใน แท็บ นักพัฒนา^(Developer)บนแถบริบบอน ให้เลือกปุ่มบันทึกมาโคร ^{(Record Macro)}หรือกดAlt + T + M + Rบนแป้นพิมพ์

1. ใน หน้าต่าง บันทึกมาโคร^{(Record Macro)}คุณสามารถตั้งชื่อสำหรับแมโครของคุณเพื่อระบุวัตถุประสงค์ใน กล่อง ชื่อมาโคร^{(Macro name)}รวมทั้งให้คำอธิบายสำหรับผู้ใช้รายอื่นในกล่องคำอธิบาย ^{(Description )}คุณยังสามารถเพิ่มปุ่มลัด (เช่นCtrl + T ) เพื่อกำหนดมาโครใหม่ให้กับแป้นพิมพ์ลัด

1. ใน เมนูดรอปดาวน์ของ Store macro inคุณสามารถตั้งค่าตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกแมโครเมื่อมีการบันทึก เช่นสมุดงานนี้^{(This Workbook )} (เพื่อบันทึกลงในเวิร์กบุ๊กที่เปิดอยู่), เวิร์กบุ๊กใหม่^{(New Workbook )} (เพื่อบันทึกลงใน เวิร์กบุ๊กใหม่ ) หรือPersonal Macro Workbook (เพื่อให้คุณใช้ในสมุดงานได้หลายเล่ม) เลือก ปุ่ม ตกลง^(OK)เพื่อเริ่มบันทึกเมื่อคุณยืนยันตัวเลือกของคุณแล้ว

1. เมื่อคุณเลือกตกลง^(OK)โปรแกรมExcel Macro Recorderจะอยู่ในโหมดบันทึก การทำงานแต่ละอย่างที่คุณดำเนินการ ตั้งแต่การคลิกปุ่มไปจนถึงการแก้ไขเซลล์ จะถูกบันทึก ดำเนินการตามที่คุณต้องการบันทึกเป็นมาโคร ณ จุดนี้ จากนั้นเลือก ปุ่ม หยุดการบันทึก^{(Stop Recording )}ใน แท็บ นักพัฒนา^(Developer)เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

การเรียกใช้ การแก้ไข หรือการลบ Microsoft Excel Macros ที่มีอยู่^{(Running, Editing or Deleting Existing Microsoft Excel Macros)}

ขึ้นอยู่กับตำแหน่งบันทึกที่คุณเลือกในหน้าต่างบันทึกมาโคร^{(Record Macro)}แมโคร^(Macro) ที่บันทึกไว้ของคุณ จะพร้อมที่จะทำงานในเวิร์กบุ๊กที่เปิดอยู่หรือในเวิร์กบุ๊กที่เพิ่งเปิดใหม่

1. เมื่อต้องการเรียกใช้ แก้ไข หรือลบแมโครที่คุณสร้างขึ้น เลือกDeveloper > Macros จากแถบริบบอน

1. ใน หน้าต่าง มาโคร^{(Macro )}รายการของมาโครที่พร้อมใช้งานเพื่อเรียกใช้ในเวิร์กบุ๊กที่เปิดอยู่จะแสดงรายการ ในการเรียกใช้แมโคร ให้เลือกจากรายการ จากนั้นเลือกปุ่มเรียกใช้ ^(Run)คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดที่คุณเลือกเมื่อสร้างมาโครเพื่อเรียกใช้แทน

1. หากต้องการเปลี่ยนแปลงแมโครที่บันทึกไว้แทน ให้เลือกปุ่มแก้ไข ^{(Edit )}ซึ่งจะเปิด โปรแกรมแก้ไข Excel VBAให้ผู้ใช้ขั้นสูงสามารถแก้ไขโค้ด VBA^{(edit the VBA code)}และเปลี่ยนวิธีการทำงานของมาโครได้ ผู้เริ่มต้น VBA^{(VBA beginners)}อาจพบว่าง่ายต่อการลบมาโครและบันทึกอีกครั้ง

1. หากต้องการลบมาโคร ให้เลือกจากรายการ จากนั้นเลือกปุ่มลบ^{(Delete )}

1. Excelจะขอให้คุณยืนยันว่าคุณต้องการลบมาโคร เลือกใช่^(Yes)เพื่อยืนยันสิ่งนี้ เมื่อลบแล้ว คุณจะต้องบันทึกมาโครอีกครั้งโดยใช้ขั้นตอนที่แสดงด้านบน

การบันทึกไฟล์ Excel ด้วย Macros ที่บันทึกไว้^{(Saving Excel Files with Recorded Macros)}

โดยทั่วไปสมุดงาน Excel^(Excel)จะถูกบันทึกในรูปแบบไฟล์ XLSX^{(XLSX file format )} (หรือXLSสำหรับสมุดงานที่สร้างในExcel 2007และเก่ากว่า) ไฟล์ประเภทนี้รองรับ ข้อมูล Excel ส่วนใหญ่ แต่ไม่รวมมาโครExcel ที่บันทึกไว้^(Excel)

หากต้องการบันทึก ไฟล์ Excelด้วยมาโครที่บันทึกไว้ คุณจะต้องใช้รูปแบบไฟล์XLSM แทน^(XLSM)

1. เมื่อต้องการบันทึก ไฟล์ Excelเป็นเวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งานมาโคร ให้เลือกFile > Save As > Browseดู 

1. ใน หน้าต่าง บันทึกเป็น^{(Save As )}เลือกExcel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) จากเมนูแบบเลื่อนลง เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ จากนั้นเลือก ปุ่ม บันทึก^(Save)เพื่อบันทึก

1. เมื่อคุณเปิด ไฟล์ Excel ที่เปิดใช้งานมาโคร บนพีซีหรือMac เครื่อง^(Mac)อื่น คุณอาจต้องอนุญาตให้Excelเรียกใช้แมโครที่รวมอยู่ก่อน เลือก ปุ่ม เปิดใช้งานมาโคร^{(Enable Macros)}เพื่อทำสิ่งนี้

การแชร์ไฟล์ Excel กับ Macros ที่บันทึกไว้^{(Sharing Excel Files with Recorded Macros)}

แมโคร Excel^(Excel)มีประโยชน์ แต่ยังมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น หากคุณเปิด ไฟล์ Excelที่มีมาโครจากแหล่งที่คุณไม่รู้จักหรือไม่เชื่อถือ แสดงว่าคุณกำลังอนุญาตให้ไฟล์นั้นเรียกใช้โค้ดอันตรายบนพีซีของคุณ

ด้วยเหตุนี้ ผู้ให้บริการอีเมลออนไลน์เช่นGmailจะบล็อกผู้ใช้โดยอัตโนมัติไม่ให้ส่งไฟล์ XLSM (เวิร์กบุ๊ก ^(XLSM)Excelที่เปิดใช้งานมาโคร) ไปยังผู้ใช้รายอื่น หากเป็นเช่นนี้ คุณอาจใช้บริการแชร์ไฟล์เช่นGoogle ไดรฟ์^{(Google Drive)}เพื่อแชร์ออนไลน์กับผู้ใช้รายอื่นได้

หากคุณต้องการแชร์ ไฟล์ Excel ที่เปิดใช้งานมาโคร กับผู้ใช้รายอื่นในบริเวณใกล้เคียง คุณสามารถดูวิธีการถ่ายโอนไฟล์^{(local file transfer methods)}ในเครื่องเพื่อแชร์กับพีซีหรือMac เครื่อง^(Mac)อื่น หรือกับอุปกรณ์อื่นๆ เช่น สมาร์ทโฟน

ไฟล์ Excel^(Excel)ที่เปิดใช้งานมาโครสามารถบรรจุไวรัสหรือมัลแวร์อื่นๆ ได้ ดังนั้นหากคุณเปิด ไฟล์ Excelที่คุณไม่เชื่อถือ คุณอาจต้องสแกนหามัลแวร์^{(scan for malware)}ในภายหลังเพื่อให้แน่ใจว่าพีซีของคุณจะไม่ถูกบุกรุก หรือสแกนไฟล์เอง^{(scan the file itself)}ก่อนเปิด

เคล็ดลับและเทคนิค Excel ขั้นสูง^{(Advanced Excel Tips and Tricks)}

การบันทึกมาโครเป็นเพียงเคล็ดลับหนึ่งของ Excel^{(Excel trick)}ที่สามารถช่วยคุณประหยัดเวลา แต่ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ ของ Excelที่สามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นกัน ผู้^(Power)ใช้ระดับสูงอาจสนใจที่จะใช้ Excel เพื่อขูดข้อมูลออนไลน์^{(using Excel to scrape data online)}ในขณะที่นักวิเคราะห์ข้อมูลอาจสงสัยเกี่ยวกับวิธีใช้ COUNTIFS, SUMIFS และ AVERAGEIFS^{(how to use COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS)}สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างละเอียด

ถ้าคุณต้องการทำงานเป็นทีม หรือคุณกำลังประสบปัญหากับสูตรExcel ที่ซับซ้อน คุณยังสามารถ ^(Excel)ทำงานร่วมกันบนสเปรดชีต Excel^{(collaborate on Excel spreadsheets)}โดยใช้เวิร์กบุ๊กที่แชร์ได้ คุณอาจพบว่าGoogle ชีตเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า^{(Google Sheets is a better option)}สำหรับการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ แต่มีฟังก์ชันและคุณลักษณะหลายอย่างที่เหมือนกัน

How to Record a Macro in Excel

Performіng the same actions over and over again isn’t just boring, but it can аlso be а waste of time and a drain on your productivity. This is especially true for beginner Excel users, who might not realise that it’s easy to automate common tasks by recording a macro. But what is an Excel macro? 

Excel macros allow you to automate many of the common tasks you’ll perform, from inserting formulas to formatting data. You don’t need to be a programmer to create them, as Excel can record your actions as you perform them. If you want to know how to record a macro in Excel, you’ll need to follow the steps below.

What Is an Excel Macro?

An Excel macro is a recorded set of instructions, created manually in VBA (Visual Basic for Applications) or recorded automatically using Excel’s Macro Recorder tool. A macro allows you to save any number of common actions, such as deleting blank columns, changing text formatting, or inserting new formulae into a workbook.

These saved actions can then be run with the click of a button or by using a specific keyboard shortcut. Each macro has a specific shortcut that you can use to quickly repeat the action.

If you use Excel to record a macro, you’ll reduce the time it takes to create or edit a spreadsheet, speeding up your workflow in the process.

How to Record a Macro in Excel

The easiest way to create a new macro in Microsoft Excel is to record it using the Macro Recorder tool, which you can use in Excel on Windows or Mac. Unfortunately, it isn’t possible to record a macro in Excel Online. 

1. To record a new macro in Excel, open a new or existing workbook. In the Developer tab on the ribbon bar, select the Record Macro button. Alternatively, press the Alt + T + M + R keys on your keyboard.

1. In the Record Macro window, you can set a name for your macro to identify its purpose in the Macro name box, as well as provide a description for other users in the Description box. You can also add a shortcut key (such as Ctrl + T) to assign the new macro to a keyboard shortcut.

1. In the Store macro in drop-down menu, you can set where you’d like to save the macro once it’s recorded, such as This Workbook (to save it to the open workbook), New Workbook (to save it to a new workbook), or Personal Macro Workbook (to allow you to use it in multiple workbooks). Select the OK button to begin recording once you’ve confirmed your choices.

1. Once you select OK, the Excel Macro Recorder will be in recording mode. Each action you perform, from clicking a button to editing a cell, will be recorded. Perform the actions you wish to record as a macro at this point, then select the Stop Recording button in the Developer tab once you’re done.

Running, Editing or Deleting Existing Microsoft Excel Macros

Depending on the save location you selected in the Record Macro window, your recorded Macro will be ready to run in your open workbook or in a newly opened workbook.

1. To run, edit, or delete the macro you’ve created, select Developer > Macros from the ribbon bar.

1. In the Macro window, a list of available macros to run in your open workbook will be listed. To run the macro, select it from the list, then select the Run button. You can also use the keyboard shortcut you selected when you created the macro to run it instead.

1. To make changes to the recorded macro instead, select the Edit button. This will open the Excel VBA editor, allowing advanced users to edit the VBA code and change how the macro runs. VBA beginners may find it easier to simply delete the macro and record it again.

1. To delete the macro, select it from the list, then select the Delete button.

1. Excel will ask you to confirm that you want to delete the macro. Select Yes to confirm this. Once deleted, you’ll need to record the macro again using the steps listed above.

Saving Excel Files with Recorded Macros

Excel workbooks are typically saved in the XLSX file format (or XLS for workbooks created in Excel 2007 and older). This file type supports most Excel data, but excludes any saved Excel macros.

To save an Excel file with recorded macros, you’ll need to use the XLSM file format instead.

1. To save an Excel file as a macro-enabled workbook, select File > Save As > Browse. 

1. In the Save As window, select Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) from the drop-down menu. Choose a location to save the file, then select the Save button to save it.

1. When you open the macro-enabled Excel file on another PC or Mac, you may need to authorize Excel to run any included macros first. Select the Enable Macros button to do this.

Sharing Excel Files with Recorded Macros

Excel macros are useful, but they also include potential security risks. If you open an Excel file containing macros from a source that you don’t recognize or trust, then you’re allowing that file to run dangerous code on your PC.

Because of this, online email providers like Gmail automatically block users from sending XLSM (macro-enabled Excel workbook) files to other users. If this happens, you may be able to use file sharing services like Google Drive to share it online with other users.

If you want to share your macro-enabled Excel file with another user nearby, then you could also look at local file transfer methods to share it with another PC or Mac, or with other devices like smartphones.

Macro-enabled Excel files can be packaged with viruses or other malware, so if you open an Excel file that you don’t trust, you may need to scan for malware afterwards to ensure that your PC isn’t compromised. Or scan the file itself before opening it.

Advanced Excel Tips and Tricks

Recording a macro is just one Excel trick that can help you save time, but there are other Excel features that can make you more productive as well. Power users might be interested in using Excel to scrape data online, while data analysts might be curious about how to use COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS for extensive data analysis.

If you prefer to work as a team, or you’re struggling with a complicated Excel formula, you can also collaborate on Excel spreadsheets using a shared workbook. You may find that Google Sheets is a better option for online collaboration, however, with many of the same functions and features.

Related posts

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีทำ Histogram ใน Excel

• วิธีที่จะปลอดภัย Password Protect Excel File

• วิธีสร้าง Flowchart ใน Word and Excel

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• วิธีเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์และเน้นความแตกต่าง

• 40 แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Excel ที่ดีที่สุด

• วิธีการลบวันที่ใน Excel

• วิธีทำความเข้าใจการวิเคราะห์แบบ What-If ใน Microsoft Excel

• วิธีการกรองข้อมูลใน Excel

• วิธีแยกชื่อและนามสกุลใน Excel

• วิธีสร้าง Distribution List ใน Outlook

• ใช้ฟังก์ชันสรุปเพื่อสรุปข้อมูลใน Excel

• วิธีใช้ VLOOKUP ใน Excel

• จัดรูปแบบเซลล์โดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel

• การสร้างแผนภูมิข้อมูล Excel ของคุณ

• วิธีเปิด Excel หลายอินสแตนซ์

• วิธีลบ แตก หรือทำลายรหัสผ่าน Excel XLS ที่ถูกลืม

• ใช้ Excel เพื่อหาอัตราดอกเบี้ยที่แท้จริงจากอัตราดอกเบี้ยที่กำหนด

• วิธีซ่อนชีต เซลล์ คอลัมน์ และสูตรใน Excel