วิธีปรับแต่ง Microsoft Office Ribbon

เมื่อMicrosoftเปิดตัว Ribbon ให้กับOffice Suite เป็นครั้งแรก ทำให้เกิดความแตกแยกระหว่างผู้ที่ใช้เวลาทั้งวันกับซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพ บางคนชอบมันและบางคนก็ชอบระบบเมนูแบบคลาสสิกที่ค่อนข้างเก่าพอๆ กับอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบกราฟิก 

ในที่สุด ริบบิ้นก็ชนะสงครามและดูเหมือนว่าจะอยู่ที่นี่ต่อไป โชคดี(Luckily)ที่แม้ว่าคุณจะไม่ใช่แฟน แต่คุณสามารถปรับแต่ง ริบบอน ของ Microsoft Office(Microsoft Office) ได้จริง เพื่อให้เหมาะกับเวิร์กโฟลว์และความต้องการของคุณ

เรากำลังใช้เวอร์ชันใดอยู่

เรากำลังใช้ Office 365 เป็นส่วนหนึ่งของMicrosoft 365 (Microsoft 365)ซึ่งหมายความว่าเวอร์ชันที่คำแนะนำเหล่านี้ใช้นั้นเป็นเวอร์ชันสำหรับ Office(Office)เวอร์ชันล่าสุดในขณะที่เขียน วิธีการทำงานของการปรับแต่งริบบ้อน (ถ้ามี) จะมีความแตกต่างกันเล็กน้อย (ถ้ามี) เนื่องจาก ตอนนี้ Office ทุกเวอร์ชัน ได้รวมเป็นหนึ่งเดียวโดยพื้นฐานแล้ว

อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นที่สำคัญประการหนึ่งสำหรับเรื่องนี้ บริการเวอร์ชันOffice Liveไม่มีการปรับแต่งริบบอนหรือริบบอนเลย เช่นเดียวกับเว็บแอปพลิเคชันเอกสาร(Docs)ชีต และสไลด์ ของ Google (Slides)Office Liveเป็นแอปเดสก์ท็อปเวอร์ชันย่อ ดังนั้นคำแนะนำและข้อมูลด้านล่างจึงใช้กับMicrosoft Office เวอร์ชันเดสก์ท็อปปัจจุบัน เท่านั้น

ริบบิ้นทำงานอย่างไรโดยทั่วไป

ริบบ้อนมีไว้เพื่อจัดระเบียบฟังก์ชันซอฟต์แวร์ตามประเภททั่วไป ดังนั้นฟังก์ชันที่มักใช้ร่วมกันทั้งหมดจึงใช้ริบบอนเดียวกัน ในแอปพลิเคชันอย่างMicrosoft Wordคุณจะเห็นริบบิ้นสำหรับการออกแบบ เลย์เอาต์ การอ้างอิงทางวิชาการ และอื่นๆ

ตามค่าเริ่มต้นMicrosoftได้ทำงานที่ยอดเยี่ยมในการจัดหาฟังก์ชันริบบอนและริบบอนที่จะตอบสนองคนส่วนใหญ่ หากคุณเพียงแค่ทำสเปรดชีตพื้นฐานหรือเขียนเรียงความเป็นครั้งคราว มีเหตุผลเพียงเล็กน้อยที่จะแก้ไขสิ่งที่ยังไม่เสียหาย

หากคุณกำลังทำชุดงานเดียวกันและมีความเฉพาะเจาะจงสูงในแต่ละวัน คุณสามารถเพิ่มความเร็วเวิร์กโฟลว์ของคุณโดยปรับแต่งว่า ริบบอน ของ Microsoft Office(Microsoft Office)ใดอยู่แค่เพียงปลายนิ้วสัมผัส

ริบบ้อนยังแบ่งย่อยออกเป็นกลุ่มของคำสั่งที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น Ribbon หน้าแรก(Home)มีกลุ่มชื่อ "แบบอักษร" มีคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดรูปแบบฟอนต์ทั้งหมดในที่เดียว

การปรับแต่งริบบอนของMicrosoft Officeจึงมีรูปแบบหลักสองรูปแบบ:

  • การเพิ่มและลบริบบอนทั้งหมด
  • กำหนดกลุ่มและคำสั่งต่างๆ ที่ปรากฎบน Ribbon ที่กำหนด

เราจะแสดงวิธีการทำทั้งสองอย่างในMicrosoft Officeอย่างง่ายดาย โดยเริ่มจากวิธีเพิ่มหรือลบริบบอนทั้งหมด

วิธีเพิ่มหรือลบแท็บ Ribbon ทั้งหมด(Or Remove Entire Ribbon Tabs)ในMicrosoft Office

ตามค่าเริ่มต้นOfficeจะไม่ใส่ริบบิ้นทั้งหมดที่อยู่ในแต่ละแอปพลิเคชันบนหน้าจอของคุณ ที่จริงแล้วมีแท็บริบบอนทั้งหมดที่คุณอาจไม่รู้ซึ่งอยู่ห่างออกไปเพียงไม่กี่คลิก 

ในการเข้าถึงอินเทอร์เฟซการปรับแต่งริบบอน สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกขวาที่ส่วนที่ว่างของริบบอน แล้วเลือกปรับแต่งริบ(Customize the Ribbon)บอน คุณจะเห็นหน้าต่างนี้:

ที่นี่คุณจะเห็นสองคอลัมน์ ทางด้านซ้าย เรามีคำสั่งที่สามารถเพิ่มลงในแท็บริบบิ้นและกลุ่มได้ 

สิ่งเหล่านี้ไม่เกี่ยวข้องในขณะนี้ ดังนั้น ให้หันความสนใจของเราไปที่คอลัมน์ด้านขวาภายใต้กำหนด Ribbon(Customize the Ribbon)เอง

ดรอปดาวน์ด้านล่างชื่อคอลัมน์นี้สามารถใช้เพื่อดูแท็บทั้งหมด เฉพาะแท็บหลัก หรือเฉพาะแท็บเครื่องมือ สำหรับตอนนี้ ปล่อยให้มันอยู่ในแท็บ(Main Tabs)หลัก อย่างที่คุณเห็น มีรายการสำหรับแต่ละแท็บที่คุณสามารถดูได้บนหน้าจอหลักของ แอป Office ที่ คุณกำลังใช้

เราใช้Wordดังนั้นตัวอย่างที่ดีคือแท็บรีวิว (Review )หากคุณยกเลิกการเลือกช่องทางด้านซ้ายของรายการ แล้วเลือกตกลง(OK)แถบตรวจทานจะหายไปจากหน้าต่างหลักของ Word

ไปข้างหน้าและทำเครื่องหมายหรือยกเลิกการเลือกช่องใดก็ได้ที่คุณต้องการ จากนั้นเลือกตกลง(OK)เมื่อเสร็จแล้วและแอปของคุณจะมีเฉพาะแท็บที่คุณต้องการจริงๆ

วิธีปรับแต่งแท็บ Ribbon แต่ละรายการ(Individual Ribbon Tabs)

เมื่อคุณรู้วิธีลบแท็บแล้ว ก็ถึงเวลาเจาะลึกเนื้อหาของแต่ละแท็บ ขั้นแรก(First)ให้คลิกขวาที่ส่วนที่ว่างของริบบอน แล้วเลือกกำหนดริบบอน(Customize the Ribbon)เอง

ตอนนี้ มาเลือกแท็บที่จะปรับแต่งกัน ในกรณีนี้แท็บนั้นจะเป็นหน้า(Home)แรก เลือกเครื่องหมายบวกขนาดเล็กทางด้านซ้ายของหน้า(Home)แรก ที่จะขยายรายชื่อกลุ่มภายในแท็บนั้น

ตอนนี้เลือกกลุ่ม ในกรณีนี้ เรากำลังเลือกคลิปบอร์ด (Clipboard)เมื่อเลือกแล้ว ให้เลือก ปุ่ม ลบ(Remove)ระหว่างสองคอลัมน์ คลิปบอร์ด(Clipboard)จะถูกลบออกจากแท็บหน้าแรก(Home)

คุณยังเพิ่มกลุ่มในแท็บได้อีกด้วย ขั้นแรก(First)ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าเลือกคำสั่งจากเมนูดร็อปดาวน์(Choose commands from dropdown)เป็นแท็บ(Main Tabs)หลัก นี่เป็นทางเลือก แต่ช่วยให้ค้นหากลุ่มและคำสั่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น 

มาขยาย แท็บ วาด( Draw)ในคอลัมน์ซ้ายมือกัน เลือกเครื่องมือการวาด(Drawing Tools ) จาก นั้น  เลือกเพิ่ม(Add)

เพิ่มเครื่องมือ การวาด(Drawing Tools)ลงในแท็บหน้าแรก(Home Tab)แล้ว

คุณสามารถเพิ่มคำสั่งแต่ละรายการได้เช่นกัน แต่จะต้องเพิ่มคำสั่งเหล่านี้ลงในกลุ่มที่กำหนดเอง ดังนั้นเรามาดูกันว่าคำสั่งเหล่านั้นจะถูกสร้างขึ้นอย่างไรต่อไป

การเพิ่มแท็บและกลุ่มที่กำหนดเอง

การปรับแต่งพื้นฐานขั้นสุดท้ายที่เราจะทำคือการสร้างแท็บและกลุ่มที่กำหนดเอง กลับไปที่หน้าต่างกำหนด Ribbon(Customize Ribbon Window)เอง

ตอนนี้เลือกแท็บ(New Tab)ใหม่ คุณจะเห็นแท็บใหม่ปรากฏขึ้นพร้อมกับกลุ่มใหม่หนึ่งกลุ่ม 

เลือกเปลี่ยนชื่อ(Rename)เพื่อให้แท็บของคุณและกลุ่มชื่อที่กำหนดเอง

ตอนนี้คุณสามารถใช้คำแนะนำในส่วนด้านบนเพื่อเพิ่มกลุ่มในแท็บนี้ได้ แน่นอน คุณสามารถเพิ่มกลุ่มที่กำหนดเองลงในแท็บที่มีอยู่ได้เช่นกัน คุณยังสามารถเพิ่มแต่ละคำสั่งในกลุ่มแบบกำหนดเองของคุณได้จากคอลัมน์ด้านซ้ายของคำสั่งที่อยู่ในรายการ

ด้วยวิธีนี้ คุณจะสร้างอินเทอร์เฟซแบบกำหนดเองโดยสมบูรณ์สำหรับ แอป Office ที่คุณ เลือก

การนำเข้า(Importing)และส่งออกการปรับแต่งริบบอน(Exporting Ribbon Customizations)

คงจะโชคร้ายมากถ้าคุณใช้เวลานานในการปรับแต่งริบบิ้นให้สมบูรณ์แบบเพียงเพื่อจะสูญเสียการตั้งค่าเหล่านั้น ไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดไดรฟ์เสีย มีคอมพิวเตอร์มากกว่าหนึ่งเครื่อง หรือซื้อเครื่องใหม่ คุณสามารถส่งออกและนำเข้าการปรับแต่งของคุณได้อย่างง่ายดาย

ใน หน้าต่าง กำหนด Ribbon(Customize the Ribbon)เอง เลือก ดรอปดาวน์ Import/Exportและบันทึกการปรับแต่งปัจจุบันของคุณ หรือโหลดการปรับแต่งที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ 

มันง่ายอย่างนั้น

การรีเซ็ตการปรับแต่งของคุณ

ยอดเยี่ยมมากที่คุณสามารถเปลี่ยนริบบิ้นของOffice ได้ทุกด้าน แต่ก็ง่ายเกินไปที่จะทำสิ่งต่าง ๆ ให้ยุ่งเหยิง ข่าวดีก็คือการที่การปรับแต่งเริ่มต้นของคุณกลับมานั้นเป็นเรื่องง่าย หากคุณมองการณ์ไกลในการบันทึกการกำหนดค่าของคุณ คุณสามารถโหลดไฟล์การปรับแต่งนั้นซ้ำได้ 

ในทางกลับกัน หากคุณต้องการกลับไปเป็นเหมือนเดิม ให้เลือกรายการดรอปดาวน์รีเซ็ตในหน้าต่างการปรับแต่ง จากนั้นเลือกเพื่อรีเซ็ตเฉพาะแท็บที่เลือกหรือทั้งหมด 

ตอนนี้คุณรู้พื้นฐานทั้งหมดเกี่ยวกับการปรับแต่งริบบอนของ Microsoft Office แล้ว (Microsoft Office)ออกไปและทำให้เป็นของคุณเอง



About the author

ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี และฉันเชี่ยวชาญในการช่วยเหลือผู้คนในการจัดการคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน ฉันได้เขียนบทความเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ เช่น วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต วิธีตั้งค่าคอมพิวเตอร์เพื่อประสบการณ์การเล่นเกมที่ดีที่สุด และอื่นๆ หากคุณกำลังมองหาความช่วยเหลือเกี่ยวกับงานหรือชีวิตส่วนตัวของคุณ เราคือคนสำหรับคุณ!



Related posts