มีหลายวิธีในการค้นหาในExcel ตัวเลือกแรกคือถ้าคุณมีสเปรดชีตข้อมูลขนาดใหญ่และต้องการค้นหาข้อมูลเฉพาะในเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ 

ตัวเลือกชุดที่สองประกอบด้วยการใช้ฟังก์ชันการค้นหา เช่นVLOOKUPหรือHLOOKUPที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลในแผ่นงานหนึ่งแผ่น และส่งออกผลลัพธ์ในตำแหน่งของเซลล์ที่สองหรือในแผ่นงานอื่น

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ทุกวิถีทางในการค้นหาในExcelเพื่อให้คุณสามารถเลือกวิธีที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณได้

การใช้ค้นหาใน Excel

เมื่อ เปิด Excelในสเปรดชีตพร้อมข้อมูล คุณจะค้นหาอะไรก็ได้ในสเปรดชีตโดยใช้การค้นหาคำแบบตรง หรือใช้อักขระตัวแทนพิเศษ

1. เลือกเมนูหน้า หลัก ^(Home)ในกลุ่มการแก้ไข^(Editing)ใน ribbon ให้เลือกค้นหาและเลือก^{(Find & Select)}จาก  นั้นเลือกค้นหา^(Find)

คุณจะเห็น หน้าต่าง ค้นหา^(Find)และแทนที่^(Replace) แบบธรรมดา แต่คุณสามารถดูตัวเลือกขั้นสูงทั้งหมดได้โดยเลือกตัวเลือก^(Options)

คุณสามารถใช้ตัวเลือกต่อไปนี้เพื่อปรับแต่งการค้นหาของคุณ:

• ค้นหาอะไร^{(Find what)} : พิมพ์ข้อความหรือตัวเลขที่คุณต้องการค้นหา
• รูปแบบ^(Format) : เลือกปุ่มนี้เพื่อค้นหาเฉพาะข้อความที่มีการจัดรูปแบบที่คุณกำหนดในหน้าต่างค้นหารูปแบบ^{(Find Format)}
• ภายใน^(Within) : เลือกแผ่น^(Sheet) งาน หรือสมุดงาน^(Workbook)เพื่อค้นหาภายในแผ่นงานปัจจุบันหรือทั่วทั้งสมุดงาน
• ค้นหา^(Search) : เลือกตามแถว^{(By Rows)}หรือตามคอลัมน์^{(By Columns)}เพื่อทำการค้นหาทีละแถวหรือทีละคอลัมน์ (และหยุดที่แถวหรือคอลัมน์นั้นเมื่อพบผลลัพธ์)
• ค้นหาใน^{(Look in)} : คุณสามารถเพิ่มการค้นหาในส่วนอื่นๆ ของสเปรดชีตได้ลึกขึ้นโดยบอกให้การค้นหาค้นหาในสูตร^(Formulas)ค่า^(Values)โน้ต^(Notes)หรือความคิดเห็น^(Comments)
• Match case : การดำเนินการนี้จะทำการค้นหาโดยใช้การจับคู่ข้อความที่ตรงตามตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่
• จับคู่เนื้อหาในเซลล์ทั้งหมด^{(Match entire cell contents)} : วิธีนี้จะค้นหาเซลล์ที่มีเฉพาะข้อความที่คุณพิมพ์และไม่มีอย่างอื่น

หากคุณเลือกค้นหาถัดไป^{(Find Next)}คุณจะเห็นแต่ละเหตุการณ์ในสเปรดชีตซึ่งพบว่ามีการเน้นข้อความ เลือกปุ่มอีกครั้งเพื่อไปยังผลลัพธ์ถัดไป หากคุณต้องการดูทั้งหมดพร้อมกัน ให้เลือกค้นหา^{(Find All)}ทั้งหมด

ซึ่งจะแสดงผลลัพธ์ทั้งหมด พร้อมด้วยแผ่นงานและหมายเลขเซลล์ที่พบ ในรายการที่ด้านล่างของหน้าต่าง เพียง^(Just)เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งเพื่อดูเซลล์นั้นในแผ่นงาน

อักขระตัวแทนการค้นหาของ Excel

เมื่อคุณพิมพ์อักขระค้นหาลงใน ฟิลด์ สิ่งที่ ค้นหา^(Find)สิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจว่าอักขระตัวแทนทำงานอย่างไร สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณปรับแต่งการค้นหาขั้นสูงขึ้นเพื่อให้คุณสามารถค้นหาในExcelและค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหาในเวิร์กชีตได้

• เครื่องหมายคำถาม (?)^{(Question mark (?))} : แทนที่อักขระตัวเดียวหรือตัวเลขใดๆ ตัวอย่างเช่น พิมพ์c?tเพื่อค้นหาคำสามตัวอักษรที่ขึ้นต้นด้วย c และลงท้ายด้วย t เช่น cat, cut หรือ cot 
• Asterisk (*) : แทนที่บางส่วนของคำ ตัวอย่างเช่น พิมพ์c*tเพื่อค้นหาคำที่มีความยาวจากรถเข็นและโยนเพื่อนับและขึ้นศาล
• Tilde (~) : ใช้อักขระนี้เพื่อแทนที่อักขระพิเศษด้านบน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการค้นหาคำว่า “ผู้ใช้?” จริงๆ (รวมทั้งเครื่องหมายคำถาม) คุณสามารถพิมพ์user~?และสิ่งนี้จะแทนที่ความพิเศษ ? ตัวอักษรเพื่อทำการค้นหาจริง ๆ รวมทั้งเครื่องหมายคำถาม

การใช้แทนที่ใน Excel

ใน หน้าต่าง ค้นหา^(Find)และแทนที่^(Replace)เดียวกัน ถ้าคุณเลือก แท็บ แทนที่^(Replace)คุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติมที่จะช่วยให้คุณค้นหาข้อความหรือตัวเลขในสเปรดชีตของคุณไม่ได้เท่านั้น แต่คุณยังสามารถแทนที่รายการเหล่านั้นด้วยข้อความหรือตัวเลขต่างๆ ได้

คุณยังสามารถเปิดหน้าต่างนี้ที่ แท็บ แทนที่^(Replace)โดยเลือก เมนู หน้าแรก^(Home)เลือกค้นหาและแทนที่^{(Find & Replace)}จากกลุ่มการแก้ไข^(Editing)ใน Ribbon แล้วเลือกแทนที่ ^(Replace)เช่น^(Just)เดียวกับในส่วนก่อนหน้า คุณจะต้องเลือกตัวเลือก^(Options)เพื่อดูคุณลักษณะการค้นหาขั้นสูงทั้งหมด

คุณลักษณะการค้นหาขั้นสูงทั้งหมดทำงานเหมือนกับที่ทำในแท็บค้นหา ^(Find)ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือตอนนี้คุณจะเห็นฟิลด์แทนที่ด้วย^{(Replace with)}

วิธีการทำงานของฟิลด์นี้คือ คุณพิมพ์ข้อความหรือตัวเลขที่คุณต้องการแทนที่ข้อความที่คุณป้อนลงในฟิลด์สิ่งที่ค้นหา ^{(Find what)}จากนั้น คุณทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อค้นหาและแทนที่ทุกกรณีของสิ่งที่คุณกำลังค้นหา

1. เลือกค้นหาถัดไป^{(Find Next)}เพื่อเน้นตำแหน่งแรกด้วยข้อความหรือตัวเลขที่คุณกำลังค้นหา
2. เลือกแทนที่^(Replace)เพื่อแทนที่อินสแตนซ์นั้น หากคุณพบรายการที่คุณไม่ต้องการแทนที่ ให้เลือกค้นหาถัดไป^{(Find Next)}แทนเพื่อไปต่อ
3. วนรอบการค้นหาถัดไป^{(Find Next)}และแทนที่^(Replace)จนกว่าจะพบและแทนที่อินสแตนซ์ทั้งหมดของสิ่งที่คุณค้นหา

หากคุณกล้าหาญมาก คุณสามารถเลือกแทนที่ทั้งหมด^{(Replace All)}แทนที่จะทำตามขั้นตอนด้านบนทั้งหมด อย่างไรก็ตาม หากมีกรณีที่คำหรือตัวเลขที่คุณกำลังค้นหาเป็นส่วนหนึ่งของข้อความในเซลล์ที่คุณไม่ต้องการแทนที่ คุณอาจเสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลที่คุณไม่ต้องการแทนที่

การใช้ฟังก์ชันเพื่อค้นหาใน Excel

นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันที่มีประโยชน์มากมายในExcelที่ให้คุณค้นหาคอลัมน์ แถว หรือตารางเพื่อค้นหาข้อมูลและส่งคืนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของฟังก์ชันยอดนิยมที่คุณสามารถใช้ค้นหาในExcel

• VLookup : ค้นหาข้อมูลในคอลัมน์หนึ่งของตารางเพื่อคืนค่าของคอลัมน์อื่นในแถวเดียวกัน
• Index-Match : ดำเนินการเหมือนกับVLookupแต่ข้อมูลการค้นหาไม่จำเป็นต้องเป็นคอลัมน์ซ้ายสุดในตารางการค้นหา
• ตัวกรอง^(Filters) : คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อกรองข้อมูลที่คุณไม่สนใจและแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณกำลังค้นหา
• ค้นหาค่าที่ตรงกัน^{(Find Matching Values)} : มีหลายฟังก์ชันใน excel ที่ให้คุณค้นหาค่าที่ซ้ำกันในExcelเช่นExactและMatch

การค้นหาข้อมูลในExcelไม่จำเป็นต้องซับซ้อน ถ้าคุณรู้ว่าคุณต้องการอะไรและต้องการทำอะไรกับข้อมูล มีตัวเลือกให้ค้นหาให้สำเร็จ

How To Search In Excel

There are multiple ways to search in Excel. The first options are if you have a massive ѕpreadsheet of data and need to find a particulаr piece of data in a cell or group of cells. 

The second set of options include using search functions like VLOOKUP or HLOOKUP that let you search one sheet for data and output the results in a second cell location or in a different worksheet.

In this article, you’ll learn all possible ways to search in Excel so you can choose the right one for your situation.

Using Find In Excel

With Excel open to your spreadsheet with data, you can find anything on the spreadsheet using a straight word search, or using special wildcard characters.

1. Select the Home menu. In the Editing group in the ribbon, select Find & Select then select Find. 

You’ll see a simple Find and Replace window, but you can see all of the advanced options by selecting Options.

You can use the following options to fine tune your search:

• Find what: Type the text or number that you want to find
• Format: Select this button to only search for text that has the formatting you define in the Find Format window
• Within: Select Sheet or Workbook to search inside the current sheet or across the entire workbook
• Search: Select By Rows or By Columns to conduct your search a row at a time or a column at a time (and stop on that row or column when it finds a result).
• Look in: You can deepen your search to other areas of your spreadsheet by telling the search to look in Formulas, Values, Notes or Comments
• Match case: This will conduct the search using case sensitive text matching
• Match entire cell contents: This will search for cells that only contain the text you type and nothing else

If you select Find Next, you’ll see each incident in the spreadsheet where the text is found highlighted. Select the button again to move on to the next result. If you want to see them all at once, just select Find All.

This displays all of the results, along with the sheet and cell number where they’re found, in a list at the bottom of the window. Just select any one of them to see that cell in the sheet.

Excel Search Wildcard Characters

When you’re typing search characters into the Find What field, it’s important that you understand how wildcard characters work. These let you customize more advanced search so you can search in Excel and find exactly what you’re looking for in the worksheet.

• Question mark (?): Replace any single character or number. For example, type c?t to find any three letter word that starts with c and ends with t like cat, cut, or cot. 
• Asterisk (*): Replace parts of words. For example, type c*t to find any length word from cart and cast to count and court.
• Tilde (~): Use this character to override the special characters above. For example, if you actually want to find the word “user?” (including the question mark) you can type user~? and this will override the special ? character to actually do the search including the question mark.

Using Replace In Excel

In the same Find and Replace window, if you select the Replace tab, you’ll see additional options that’ll let you not only find text or numbers in your spreadsheet but you can replace those with different text or numbers.

You can also open this window at the Replace tab by selecting the Home menu, selecting Find & Replace from the Editing group in the ribbon, and then selecting Replace. Just like in the previous section, you’ll need to select Options to see all of the advanced search features.

All of the advanced search features work exactly like they do in the Find tab. The only difference is that now you’ll see a Replace with field.

The way this field works is you type the text or number you’d like to replace the text you’ve entered into the Find what field with. Then, you follow the steps below to search and replace all instances of what you’re searching for.

1. Select Find Next to highlight the first location with the text or number you’re searching for.
2. Select Replace to replace that instance. If you’ve found one you don’t want to replace, just select Find Next instead to move on.
3. Continue cycling through Find Next and Replace until all of the instances of what your searching for have been found and replaced.

If you’re very brave, you could select Replace All rather than stepping through every one using the procedure above. However if there are any instances where the word or number you’re searching for is a section of text in a cell you don’t want to replace, you could risk losing data that you don’t want to replace.

Using Functions To Search In Excel

There are also lots of useful functions in Excel that let you search columns, rows, or tables to find information and return related information.

The following are a few examples of the most popular functions you can use to search in Excel.

• VLookup: Search for data in one column of a table to return the value of another column in the same row.
• Index-Match: Performs the same as VLookup, but the search data doesn’t have to be the leftmost column in the search table.
• Filters: You can use filters to filter out data you don’t care about and display only the data you’re searching for.
• Find Matching Values: There are multiple functions in excel that let you find duplicate values in Excel, like Exact and Match.

Searching for data in Excel doesn’t have to be complicated. If you know what you’re looking for and what you want to do with the data, there is an option available to accomplish the search.

Related posts

• วิธีการลบบรรทัดว่างใน Excel

• วิธีใช้ฟีเจอร์ Speak Cells ของ Excel

• วิธีแทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• วิธีใช้การวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• วิธีแก้ไขแถวใน Excel

• 10 เคล็ดลับและเทคนิค Excel สำหรับปี 2019

• วิธีการเรียงตามตัวอักษรใน Excel

• คู่มือ VBA ขั้นสูงสำหรับ MS Excel

• การใช้เครื่องมือค้นหาเป้าหมายการวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• วิธีแชร์ไฟล์ Excel เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดาย

• ทำไมคุณควรใช้ช่วงที่มีชื่อใน Excel

• วิธีการคำนวณคะแนน Z ใน Excel

• วิธีแทรก CSV หรือ TSV ลงในแผ่นงาน Excel

• วิธีการสร้างแผนภูมิวงกลมใน Excel

• 5 วิธีในการแปลงข้อความเป็นตัวเลขใน Excel

• วิธีใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ใน Excel

• วิธีสร้างมาโครหรือสคริปต์ VBA ใน Excel

• วิธีติดตามผู้อยู่ในอุปการะใน Excel

• วิธีจัดเรียงตามวันที่ใน Excel

• VBA Array ใน Excel คืออะไรและจะเขียนโปรแกรมได้อย่างไร