วิธีจำกัดการแก้ไขในเอกสาร Word
Microsoft Word มาพร้อม(Microsoft Word comes preloaded)กับคุณสมบัติมากมายที่โหลดไว้ล่วงหน้าเพื่อให้คุณสร้างและแก้ไขเอกสารของคุณได้ หนึ่งในคุณสมบัติดังกล่าวทำให้คุณสามารถจำกัดการแก้ไขในWordได้ เมื่อคุณเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้จะป้องกันไม่ให้ใครก็ตามสามารถลบหรือเพิ่มเนื้อหาลงในเอกสารของคุณได้ ซึ่งจะทำให้เนื้อหาไม่เสียหาย
มีหลายวิธีในการใช้ข้อจำกัดกับเอกสารของคุณ และคุณสามารถใช้สิ่งที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปิดใช้งานข้อจำกัดการจัดรูปแบบ ถ้าคุณไม่ต้องการให้ใครเปลี่ยนการจัดรูปแบบของเอกสาร
จำกัดการแก้ไขใน Word(Restrict Editing In Word)
คุณสามารถจำกัดการแก้ไขทั้งเอกสารที่มีอยู่และใหม่ในWordได้ ตราบใดที่คุณสามารถเปิดเอกสารด้วยแอพ คุณสามารถใช้การจำกัดกับเอกสารนั้นได้
- ดับเบิลคลิก(Double-click)ที่เอกสารของคุณ เอกสารจะเปิดขึ้นในแอปWord
- คลิกที่แท็บที่ระบุว่าตรวจสอบ(Review)ที่ด้านบนเพื่อค้นหาตัวเลือกข้อจำกัดที่คุณต้องการ
- ในหน้าจอต่อไปนี้ ให้คลิกที่Protectแล้วเลือกRestrict Editingเพื่อเข้าถึงตัวเลือกข้อจำกัด
- คุณจะเห็นบานหน้าต่างใหม่ปรากฏขึ้นที่ด้านขวามือของหน้าจอ ช่วยให้คุณสามารถใช้ข้อจำกัดประเภทต่างๆ กับเอกสารของคุณได้ เริ่มต้น(Start)ด้วยการเปิดใช้งานตัวเลือกจำกัดการจัดรูปแบบเฉพาะการเลือกรูปแบบ(Limit formatting to a selection of styles)และคลิกที่การตั้งค่า(Settings)
- กล่องจะเปิดขึ้นบนหน้าจอของคุณ ที่นี่ คุณสามารถระบุรูปแบบการจัดรูปแบบที่จะได้รับอนุญาตสำหรับเอกสารของคุณในขณะที่จำกัดรูปแบบอื่นๆ ติ๊กเครื่องหมายคนที่คุณต้องการเก็บไว้
คุณสามารถคลิกทั้งหมด(All)เพื่อเลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบทั้งหมด หรือไม่มี(None)เพื่อเลือกไม่มี สุดท้าย ให้คลิกที่ตกลง(OK)เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
- ประเภทข้อจำกัดที่สองที่คุณสามารถใช้ได้คือการแก้ไขข้อจำกัด เปิดใช้งานช่องที่ระบุว่าอนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร( Allow only this type of editing in the document)จากนั้นเลือกหนึ่งในสี่ตัวเลือกที่ระบุในเมนูดรอปดาวน์
หากคุณต้องการจำกัดการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ให้เลือกตัวเลือกไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว)( No changes (Read only))จากเมนู
- Wordให้ตัวเลือกแก่คุณซึ่งคุณสามารถอนุญาตให้บางคนแก้ไขเอกสารของคุณได้ แม้ว่าเอกสารจะถูกจำกัดก็ตาม เมื่อต้องการใช้ ให้เลือกส่วนของเอกสารที่คุณต้องการให้แก้ไขสำหรับผู้ใช้ที่คุณเลือก
- คลิกที่ผู้ใช้เพิ่มเติม(More users)ภายใต้ข้อยกเว้น (ไม่บังคับ)(Exceptions (optional))ที่บานหน้าต่างด้านขวาเพื่อเลือกผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขเอกสาร
- ป้อน(Enter)ชื่อผู้ใช้ที่คุณต้องการอนุญาตให้แก้ไขเอกสารของคุณและคลิกตกลง(OK)
- ติ๊กเครื่องหมาย(Tick-mark)ชื่อผู้ใช้ที่คุณเพิ่งเพิ่มในบานหน้าต่างด้านขวามือ
- คลิกใช่ เริ่มบังคับใช้การป้องกัน(Yes, Start Enforcing Protection)เพื่อเริ่มใช้ข้อจำกัดกับเอกสารของคุณ
- จะแจ้งให้คุณป้อนรหัสผ่านเพื่อป้องกัน คุณสามารถใช้รหัสผ่านนี้เพื่อเอาข้อจำกัดการแก้ไขออกจากเอกสารได้ในภายหลัง ป้อนรหัสผ่านที่คาดเดายาก และคลิก ตกลง(OK)
ถ้ามีใครพยายามเปลี่ยนแปลงเอกสารWordจะป้องกันไม่ให้พวกเขาทำการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว และข้อความจะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างเพื่อแจ้งให้ทราบว่าเอกสารได้รับการปกป้อง
ค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ในเอกสาร(Find Editable Parts In The Document)
หากคุณพบเห็นเอกสารที่ถูกจำกัดการใช้งาน แต่คุณรู้ว่าควรมีบางส่วนในนั้นที่คุณสามารถแก้ไขได้Wordจะให้คุณค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ในเอกสารที่ได้รับการป้องกันอย่างง่ายดาย
คุณสามารถค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ทั้งหมดในเอกสารของคุณด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
- เปิดเอกสารของคุณในแอปWord
- คลิก แท็บ รีวิว(Review)ที่ด้านบน
- เลือกตัวเลือกที่ระบุว่าป้องกัน(Protect)และเลือกจำกัด(Restrict Editing)การ แก้ไข
- คุณจะเห็นสามตัวเลือกบนหน้าจอของคุณ ซึ่งทั้งหมดได้อธิบายไว้ด้านล่าง
ค้นหาพื้นที่ถัดไปที่ฉันสามารถแก้ไข(Find Next Region I Can Edit)ได้ - ค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ถัดไปในเอกสารของคุณ
แสดงภูมิภาคทั้งหมดที่ฉันสามารถแก้ไข(Show All Regions I Can Edit)ได้ – จะแสดงทุกส่วนในเอกสารของคุณที่สามารถแก้ไขได้
เน้นบริเวณที่ฉันสามารถแก้ไขได้(Highlight the regions I can edit )หากคุณทำเครื่องหมายที่ส่วนนี้ ทุกส่วนที่สามารถแก้ไขได้ในเอกสารของคุณจะถูกเน้น
- คุณสามารถเริ่มทำการเปลี่ยนแปลงในพื้นที่ที่แก้ไขได้ในขณะนี้
ลบข้อจำกัดการแก้ไขใน Word(Remove Editing Restrictions In Word)
ถ้าคุณไม่ต้องการจำกัดการแก้ไขในWord อีกต่อไป คุณสามารถทำได้โดยใช้ตัวเลือกเดียวกับที่คุณใช้ในการจำกัดการแก้ไข
- เปิดเอกสารที่ถูกจำกัดของคุณในแอปWord
- คลิกที่ ตัวเลือก รีวิว(Review)ที่ด้านบน
- เลือกป้องกัน(Protect)ตามด้วยจำกัดการแก้ไข(Restrict Editing)ในหน้าจอต่อไปนี้
- ที่แผงด้านขวามือ ที่ด้านล่างสุดของหน้าจอ คุณจะพบตัวเลือกที่ระบุว่าStop Protection (Stop Protection)คลิก(Click)เพื่อลบข้อจำกัดออกจากเอกสารของคุณ
- มันจะขอให้คุณป้อนรหัสผ่านของคุณ ทำเช่น นั้นและคลิกตกลง(OK)
- ควรลบข้อจำกัดและคุณสามารถเริ่มแก้ไขเอกสารได้
วิธีจำกัดการแก้ไขใน Word ด้วยรหัสผ่านและโหมดอ่านอย่างเดียว(How To Restrict Editing In Word With Password & Read-Only Mode)
คุณลักษณะข้างต้นเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจำกัดไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารของคุณ แต่อย่างที่คุณเห็น มันซับซ้อนไปหน่อย และต้องผ่านขั้นตอนหลายสิบขั้น
อีกวิธีหนึ่งในการจำกัดการแก้ไขในWordคือการใช้รหัสผ่านป้องกันเอกสารของคุณ คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านและเอกสารของคุณจะแจ้งให้คุณทราบทุกครั้งที่เปิด คุณสามารถรวมเข้ากับโหมดอ่านอย่างเดียว(combine it with read-only mode)และคุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าเอกสารมีไว้เพื่อให้อ่านได้เท่านั้น แม้ว่าจะป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องแล้วก็ตาม
- เปิดเอกสารของคุณในแอปWord
- คลิกที่ เมนู ไฟล์(File)ที่ด้านบน
- หลายตัวเลือกจะปรากฏในแถบด้านข้างทางซ้าย คลิก(Click)ที่ข้อมูล(Info)เพื่อเปิดแผงข้อมูล
- ในหน้าจอต่อไปนี้ ให้คลิกที่ไอคอนลูกศรชี้ลงเล็กๆ ภายใต้Protect Document(Protect Document)
- เลือกเปิดอ่านอย่างเดียวเสมอ(Always Open Read-Only)จากตัวเลือกที่มีอยู่บนหน้าจอของคุณ
- Wordจะเปิดเอกสารนี้ในโหมดอ่านอย่างเดียวเสมอ คุณจะเห็นข้อความยืนยันบนหน้าจอของคุณ
- ถึงเวลาล็อคเอกสารของคุณด้วยรหัสผ่าน โดยคลิกที่ ตัวเลือก ป้องกันเอกสาร(Protect Document)และเลือกเข้ารหัสด้วยรหัส(Encrypt with Password)ผ่าน
- ป้อน(Enter)รหัสผ่านที่คุณต้องการปกป้องเอกสารของคุณและคลิกตกลง(OK)
- ระบบจะขอให้คุณป้อนรหัสผ่านอีกครั้ง ทำเช่น นั้นและกดตกลง(OK)
- เอกสารของคุณได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านแล้ว และจะเปิดได้ก็ต่อเมื่อคุณป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องเท่านั้น
- หากคุณต้องการปิดการป้องกัน ให้กลับไปที่ เมนู ข้อมูล(Info)เดิมคลิกProtect DocumentและเลือกAlways Open Read-Only
- คลิกที่ป้องกันเอกสาร(Protect Document)อีกครั้งและเลือกเข้ารหัสด้วยรหัส(Encrypt with Password)ผ่าน
- ลบทุกอย่างออกจากช่องรหัสผ่าน(Password)แล้วคลิกตกลง (OK)มันจะลบการป้องกันด้วยรหัสผ่านออกจากเอกสารของคุณ
กีดกันการแก้ไขโดยทำเครื่องหมายเอกสารว่าสิ้นสุด(Discourage Editing By Marking Document As Final)
Wordมีคุณสมบัติที่ให้คุณทำเครื่องหมายเอกสารเป็นขั้นสุดท้าย เมื่อคุณดำเนินการดังกล่าว เอกสารของคุณจะถือเป็นเวอร์ชันสุดท้ายและจะไม่อนุญาตให้ทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมอีก
ถ้าผู้ใช้เปิดเอกสาร พวกเขาจะเห็นคำเตือนว่าเอกสารถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้าย หากพวกเขายังต้องการดำเนินการต่อและแก้ไขเอกสาร พวกเขาสามารถคลิกที่ตัวเลือกเพื่อทำ
ตัวเลือกนี้มีไว้เพื่อกีดกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารของคุณ และไม่ได้จำกัดการแก้ไขในWord
- ขณะที่เอกสารของคุณเปิดอยู่ในWordให้คลิกที่ ตัวเลือก ไฟล์(File)ที่ด้านบน
- เลือกข้อมูล(Info)จากตัวเลือกที่มีอยู่ในแถบด้านข้างทางซ้าย
- คลิกที่Protect Documentที่เมนูด้านขวามือ และเลือกMark as Final(Mark as Final)
- คุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าเอกสารจะถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายแล้วจึงบันทึก คลิก(Click)ตกลง(OK)เพื่อดำเนินการต่อ
- คุณจะเห็นข้อความแจ้งอื่นบนหน้าจอที่อธิบายว่าการทำเครื่องหมายใดหมายถึงขั้นสุดท้าย คลิก(Click)ตกลง(OK)เพื่อดำเนินการต่อ
- ครั้งถัดไปที่คุณเปิดเอกสาร คุณจะเห็นข้อความแจ้งว่าเอกสารนี้เป็นที่สิ้นสุด หากคุณต้องการแก้ไข ให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข ต่อไป(Edit Anyway)
- หากต้องการลบแท็กสุดท้ายออกจากเอกสารของคุณ ให้กลับไปที่ เมนู ข้อมูล(Info) เดียวกัน คลิกที่Protect Documentแล้วเลือกตัวเลือกMark as Final(Mark as Final)
ปิดใช้งานการแก้ไขในเอกสารที่ไม่มี Word(Disable Editing In a Document Without Word)
หากคุณไม่ต้องการใช้Wordเพื่อเปิดใช้งานการจำกัดด้วยเหตุผลบางประการ มีวิธีการที่ไม่ต้องการ ใช้หนึ่งในตัวเลือกในFile Explorerเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารของคุณ
- ค้นหาเอกสาร Word ของคุณโดยใช้File Explorerแต่อย่าเปิด
- คลิกขวาที่ไฟล์และเลือกProperties
- คลิกทั่วไป(General)ที่ด้านบน หากคุณยังไม่มี
- คุณจะเห็นช่องทำเครื่องหมายที่ระบุว่าอ่านอย่าง(Read-only)เดียว ทำเครื่องหมายที่ช่องและคลิกที่Applyตามด้วยOK
File Explorer ทำให้ไฟล์ของคุณเป็นแบบอ่านอย่างเดียว(File Explorer has made your file read-only)หมายความว่าผู้คนสามารถอ่านได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้
คุณจำกัดการแก้ไขใน เอกสาร Word ของคุณ หรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณใช้วิธีการใด? แจ้งให้เราทราบและผู้อ่านของเราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง
Related posts
ดูเอกสาร Word ในโหมดเต็มหน้าจอ
เปลี่ยนระยะขอบเริ่มต้นที่ใช้ในเอกสาร Word ใหม่
วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดที่คั่นหน้าไม่ได้กำหนดไว้ใน Word
วิธีเพิ่มเชิงอรรถใน Word
วิธีสร้างเอกสาร PDF ใน Microsoft Office
วิธีลบหน้าใน Microsoft Word
การดูและการแทรกวันที่เอกสารถูกแก้ไขครั้งล่าสุดในเอกสาร Word
วิธีแสดงจำนวนคำใน Microsoft Word
ตรวจสอบไฮเปอร์ลิงก์ทั้งหมดในเอกสาร MS Word ในไม่กี่วินาที
ใช้ Spike เพื่อตัดและวางรายการข้อความหลายรายการใน Word
สะกดตัวเลขอย่างรวดเร็วใน Word และ Excel
วิธีค้นหาและแทนที่ข้อความใน Microsoft Word
ซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับในเอกสาร Word 2007/2010
ทำให้ OpenOffice Writer มีลักษณะและฟังก์ชันเหมือน Microsoft Word
วิธีเปิด Word และ Excel ในเซฟโหมด
แก้ไข Word เปิดในเซฟโหมดเท่านั้น
วิธีแสดง ยอมรับ หรือซ่อนการแก้ไขใน Microsoft Word
วิธีเพิ่มแบบอักษรใหม่ให้กับ Microsoft Word
วิธีแก้ไขตัวตรวจการสะกดไม่ทำงานใน Word
วิธีการกู้คืนเอกสาร Word