วิธีจำกัดการแก้ไขในเอกสาร Word

Microsoft Word มาพร้อม(Microsoft Word comes preloaded)กับคุณสมบัติมากมายที่โหลดไว้ล่วงหน้าเพื่อให้คุณสร้างและแก้ไขเอกสารของคุณได้ หนึ่งในคุณสมบัติดังกล่าวทำให้คุณสามารถจำกัดการแก้ไขในWordได้ เมื่อคุณเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้จะป้องกันไม่ให้ใครก็ตามสามารถลบหรือเพิ่มเนื้อหาลงในเอกสารของคุณได้ ซึ่งจะทำให้เนื้อหาไม่เสียหาย

มีหลายวิธีในการใช้ข้อจำกัดกับเอกสารของคุณ และคุณสามารถใช้สิ่งที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปิดใช้งานข้อจำกัดการจัดรูปแบบ ถ้าคุณไม่ต้องการให้ใครเปลี่ยนการจัดรูปแบบของเอกสาร

จำกัดการแก้ไขใน Word(Restrict Editing In Word)

คุณสามารถจำกัดการแก้ไขทั้งเอกสารที่มีอยู่และใหม่ในWordได้ ตราบใดที่คุณสามารถเปิดเอกสารด้วยแอพ คุณสามารถใช้การจำกัดกับเอกสารนั้นได้

  1. ดับเบิลคลิก(Double-click)ที่เอกสารของคุณ เอกสารจะเปิดขึ้นในแอปWord
  2. คลิกที่แท็บที่ระบุว่าตรวจสอบ(Review)ที่ด้านบนเพื่อค้นหาตัวเลือกข้อจำกัดที่คุณต้องการ
  3. ในหน้าจอต่อไปนี้ ให้คลิกที่Protectแล้วเลือกRestrict Editingเพื่อเข้าถึงตัวเลือกข้อจำกัด

  1. คุณจะเห็นบานหน้าต่างใหม่ปรากฏขึ้นที่ด้านขวามือของหน้าจอ ช่วยให้คุณสามารถใช้ข้อจำกัดประเภทต่างๆ กับเอกสารของคุณได้ เริ่มต้น(Start)ด้วยการเปิดใช้งานตัวเลือกจำกัดการจัดรูปแบบเฉพาะการเลือกรูปแบบ(Limit formatting to a selection of styles)และคลิกที่การตั้งค่า(Settings)

  1. กล่องจะเปิดขึ้นบนหน้าจอของคุณ ที่นี่ คุณสามารถระบุรูปแบบการจัดรูปแบบที่จะได้รับอนุญาตสำหรับเอกสารของคุณในขณะที่จำกัดรูปแบบอื่นๆ ติ๊กเครื่องหมายคนที่คุณต้องการเก็บไว้

    คุณสามารถคลิกทั้งหมด(All)เพื่อเลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบทั้งหมด หรือไม่มี(None)เพื่อเลือกไม่มี สุดท้าย ให้คลิกที่ตกลง(OK)เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

  1. ประเภทข้อจำกัดที่สองที่คุณสามารถใช้ได้คือการแก้ไขข้อจำกัด เปิดใช้งานช่องที่ระบุว่าอนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร( Allow only this type of editing in the document)จากนั้นเลือกหนึ่งในสี่ตัวเลือกที่ระบุในเมนูดรอปดาวน์

    หากคุณต้องการจำกัดการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ให้เลือกตัวเลือกไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว)( No changes (Read only))จากเมนู

  1. Wordให้ตัวเลือกแก่คุณซึ่งคุณสามารถอนุญาตให้บางคนแก้ไขเอกสารของคุณได้ แม้ว่าเอกสารจะถูกจำกัดก็ตาม เมื่อต้องการใช้ ให้เลือกส่วนของเอกสารที่คุณต้องการให้แก้ไขสำหรับผู้ใช้ที่คุณเลือก
  2. คลิกที่ผู้ใช้เพิ่มเติม(More users)ภายใต้ข้อยกเว้น (ไม่บังคับ)(Exceptions (optional))ที่บานหน้าต่างด้านขวาเพื่อเลือกผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขเอกสาร

  1. ป้อน(Enter)ชื่อผู้ใช้ที่คุณต้องการอนุญาตให้แก้ไขเอกสารของคุณและคลิกตกลง(OK)

  1. ติ๊กเครื่องหมาย(Tick-mark)ชื่อผู้ใช้ที่คุณเพิ่งเพิ่มในบานหน้าต่างด้านขวามือ
  2. คลิกใช่ เริ่มบังคับใช้การป้องกัน(Yes, Start Enforcing Protection)เพื่อเริ่มใช้ข้อจำกัดกับเอกสารของคุณ

  1. จะแจ้งให้คุณป้อนรหัสผ่านเพื่อป้องกัน คุณสามารถใช้รหัสผ่านนี้เพื่อเอาข้อจำกัดการแก้ไขออกจากเอกสารได้ในภายหลัง ป้อนรหัสผ่านที่คาดเดายาก และคลิก ตกลง(OK)

ถ้ามีใครพยายามเปลี่ยนแปลงเอกสารWordจะป้องกันไม่ให้พวกเขาทำการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว และข้อความจะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างเพื่อแจ้งให้ทราบว่าเอกสารได้รับการปกป้อง

ค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ในเอกสาร(Find Editable Parts In The Document)

หากคุณพบเห็นเอกสารที่ถูกจำกัดการใช้งาน แต่คุณรู้ว่าควรมีบางส่วนในนั้นที่คุณสามารถแก้ไขได้Wordจะให้คุณค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ในเอกสารที่ได้รับการป้องกันอย่างง่ายดาย

คุณสามารถค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ทั้งหมดในเอกสารของคุณด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

  1. เปิดเอกสารของคุณในแอปWord
  2. คลิก แท็บ รีวิว(Review)ที่ด้านบน
  3. เลือกตัวเลือกที่ระบุว่าป้องกัน(Protect)และเลือกจำกัด(Restrict Editing)การ แก้ไข

  1. คุณจะเห็นสามตัวเลือกบนหน้าจอของคุณ ซึ่งทั้งหมดได้อธิบายไว้ด้านล่าง

    ค้นหาพื้นที่ถัดไปที่ฉันสามารถแก้ไข(Find Next Region I Can Edit)ได้ - ค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ถัดไปในเอกสารของคุณ

    แสดงภูมิภาคทั้งหมดที่ฉันสามารถแก้ไข(Show All Regions I Can Edit)ได้ – จะแสดงทุกส่วนในเอกสารของคุณที่สามารถแก้ไขได้

    เน้นบริเวณที่ฉันสามารถแก้ไขได้(Highlight the regions I can edit )หากคุณทำเครื่องหมายที่ส่วนนี้ ทุกส่วนที่สามารถแก้ไขได้ในเอกสารของคุณจะถูกเน้น

  1. คุณสามารถเริ่มทำการเปลี่ยนแปลงในพื้นที่ที่แก้ไขได้ในขณะนี้

ลบข้อจำกัดการแก้ไขใน Word(Remove Editing Restrictions In Word)

ถ้าคุณไม่ต้องการจำกัดการแก้ไขในWord อีกต่อไป คุณสามารถทำได้โดยใช้ตัวเลือกเดียวกับที่คุณใช้ในการจำกัดการแก้ไข

  1. เปิดเอกสารที่ถูกจำกัดของคุณในแอปWord
  2. คลิกที่ ตัวเลือก รีวิว(Review)ที่ด้านบน
  3. เลือกป้องกัน(Protect)ตามด้วยจำกัดการแก้ไข(Restrict Editing)ในหน้าจอต่อไปนี้

  1. ที่แผงด้านขวามือ ที่ด้านล่างสุดของหน้าจอ คุณจะพบตัวเลือกที่ระบุว่าStop Protection (Stop Protection)คลิก(Click)เพื่อลบข้อจำกัดออกจากเอกสารของคุณ

  1. มันจะขอให้คุณป้อนรหัสผ่านของคุณ ทำเช่น นั้นและคลิกตกลง(OK)

  1. ควรลบข้อจำกัดและคุณสามารถเริ่มแก้ไขเอกสารได้

วิธีจำกัดการแก้ไขใน Word ด้วยรหัสผ่านและโหมดอ่านอย่างเดียว(How To Restrict Editing In Word With Password & Read-Only Mode)

คุณลักษณะข้างต้นเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจำกัดไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารของคุณ แต่อย่างที่คุณเห็น มันซับซ้อนไปหน่อย และต้องผ่านขั้นตอนหลายสิบขั้น

อีกวิธีหนึ่งในการจำกัดการแก้ไขในWordคือการใช้รหัสผ่านป้องกันเอกสารของคุณ คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านและเอกสารของคุณจะแจ้งให้คุณทราบทุกครั้งที่เปิด คุณสามารถรวมเข้ากับโหมดอ่านอย่างเดียว(combine it with read-only mode)และคุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าเอกสารมีไว้เพื่อให้อ่านได้เท่านั้น แม้ว่าจะป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องแล้วก็ตาม

  1. เปิดเอกสารของคุณในแอปWord
  2. คลิกที่ เมนู ไฟล์(File)ที่ด้านบน
  3. หลายตัวเลือกจะปรากฏในแถบด้านข้างทางซ้าย คลิก(Click)ที่ข้อมูล(Info)เพื่อเปิดแผงข้อมูล

  1. ในหน้าจอต่อไปนี้ ให้คลิกที่ไอคอนลูกศรชี้ลงเล็กๆ ภายใต้Protect Document(Protect Document)

  1. เลือกเปิดอ่านอย่างเดียวเสมอ(Always Open Read-Only)จากตัวเลือกที่มีอยู่บนหน้าจอของคุณ

  1. Wordจะเปิดเอกสารนี้ในโหมดอ่านอย่างเดียวเสมอ คุณจะเห็นข้อความยืนยันบนหน้าจอของคุณ

  1. ถึงเวลาล็อคเอกสารของคุณด้วยรหัสผ่าน โดยคลิกที่ ตัวเลือก ป้องกันเอกสาร(Protect Document)และเลือกเข้ารหัสด้วยรหัส(Encrypt with Password)ผ่าน

  1. ป้อน(Enter)รหัสผ่านที่คุณต้องการปกป้องเอกสารของคุณและคลิกตกลง(OK)

  1. ระบบจะขอให้คุณป้อนรหัสผ่านอีกครั้ง ทำเช่น นั้นและกดตกลง(OK)

  1. เอกสารของคุณได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านแล้ว และจะเปิดได้ก็ต่อเมื่อคุณป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องเท่านั้น
  2. หากคุณต้องการปิดการป้องกัน ให้กลับไปที่ เมนู ข้อมูล(Info)เดิมคลิกProtect DocumentและเลือกAlways Open Read-Only

  1. คลิกที่ป้องกันเอกสาร(Protect Document)อีกครั้งและเลือกเข้ารหัสด้วยรหัส(Encrypt with Password)ผ่าน

  1. ลบทุกอย่างออกจากช่องรหัสผ่าน(Password)แล้วคลิกตกลง (OK)มันจะลบการป้องกันด้วยรหัสผ่านออกจากเอกสารของคุณ

กีดกันการแก้ไขโดยทำเครื่องหมายเอกสารว่าสิ้นสุด(Discourage Editing By Marking Document As Final)

Wordมีคุณสมบัติที่ให้คุณทำเครื่องหมายเอกสารเป็นขั้นสุดท้าย เมื่อคุณดำเนินการดังกล่าว เอกสารของคุณจะถือเป็นเวอร์ชันสุดท้ายและจะไม่อนุญาตให้ทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมอีก

ถ้าผู้ใช้เปิดเอกสาร พวกเขาจะเห็นคำเตือนว่าเอกสารถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้าย หากพวกเขายังต้องการดำเนินการต่อและแก้ไขเอกสาร พวกเขาสามารถคลิกที่ตัวเลือกเพื่อทำ

ตัวเลือกนี้มีไว้เพื่อกีดกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารของคุณ และไม่ได้จำกัดการแก้ไขในWord

  1. ขณะที่เอกสารของคุณเปิดอยู่ในWordให้คลิกที่ ตัวเลือก ไฟล์(File)ที่ด้านบน
  2. เลือกข้อมูล(Info)จากตัวเลือกที่มีอยู่ในแถบด้านข้างทางซ้าย

  1. คลิกที่Protect Documentที่เมนูด้านขวามือ และเลือกMark as Final(Mark as Final)

  1. คุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าเอกสารจะถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายแล้วจึงบันทึก คลิก(Click)ตกลง(OK)เพื่อดำเนินการต่อ

  1. คุณจะเห็นข้อความแจ้งอื่นบนหน้าจอที่อธิบายว่าการทำเครื่องหมายใดหมายถึงขั้นสุดท้าย คลิก(Click)ตกลง(OK)เพื่อดำเนินการต่อ

  1. ครั้งถัดไปที่คุณเปิดเอกสาร คุณจะเห็นข้อความแจ้งว่าเอกสารนี้เป็นที่สิ้นสุด หากคุณต้องการแก้ไข ให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข ต่อไป(Edit Anyway)

  1. หากต้องการลบแท็กสุดท้ายออกจากเอกสารของคุณ ให้กลับไปที่ เมนู ข้อมูล(Info) เดียวกัน คลิกที่Protect Documentแล้วเลือกตัวเลือกMark as Final(Mark as Final)

ปิดใช้งานการแก้ไขในเอกสารที่ไม่มี Word(Disable Editing In a Document Without Word)

หากคุณไม่ต้องการใช้Wordเพื่อเปิดใช้งานการจำกัดด้วยเหตุผลบางประการ มีวิธีการที่ไม่ต้องการ ใช้หนึ่งในตัวเลือกในFile Explorerเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารของคุณ

  1. ค้นหาเอกสาร Word ของคุณโดยใช้File Explorerแต่อย่าเปิด
  2. คลิกขวาที่ไฟล์และเลือกProperties

  1. คลิกทั่วไป(General)ที่ด้านบน หากคุณยังไม่มี
  2. คุณจะเห็นช่องทำเครื่องหมายที่ระบุว่าอ่านอย่าง(Read-only)เดียว ทำเครื่องหมายที่ช่องและคลิกที่Applyตามด้วยOK

File Explorer ทำให้ไฟล์ของคุณเป็นแบบอ่านอย่างเดียว(File Explorer has made your file read-only)หมายความว่าผู้คนสามารถอ่านได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้

คุณจำกัดการแก้ไขใน เอกสาร Word ของคุณ หรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณใช้วิธีการใด? แจ้งให้เราทราบและผู้อ่านของเราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง



About the author

ฉันเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์ฟรีแวร์และเป็นผู้ให้การสนับสนุน Windows Vista/7 ฉันได้เขียนบทความหลายร้อยบทความเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบปฏิบัติการ รวมถึงคำแนะนำและเคล็ดลับ คู่มือการซ่อม และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ฉันยังเสนอบริการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับสำนักงานผ่านทางบริษัท Help Desk Services ของฉัน ฉันมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับวิธีการทำงานของ Office 365 ฟีเจอร์ และวิธีใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด



Related posts