วิธีใช้ Google Docs: คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น

หากคุณไม่เคยใช้Google Docsมาก่อน คุณจะพลาดหนึ่งในโปรแกรมประมวลผลคำบนระบบคลาวด์ที่สะดวกและเต็มไปด้วยฟีเจอร์มากที่สุดที่คุณต้องการ

Google เอกสาร(Google Docs)ทำให้คุณสามารถแก้ไขเอกสารได้เหมือนกับที่คุณทำในMicrosoft Wordโดยใช้เบราว์เซอร์ของคุณในขณะออนไลน์หรือออฟไลน์ ตลอดจนบนอุปกรณ์มือถือของคุณโดยใช้แอปมือถือGoogle เอกสาร(Google Docs)

มีคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากมายให้เรียนรู้ ดังนั้น หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้วิธีใช้Google เอกสาร(Google Docs)เราจะครอบคลุมทั้งเคล็ดลับพื้นฐานและคุณลักษณะขั้นสูงบางอย่างที่คุณอาจไม่ทราบ

การเข้าสู่ระบบ Google เอกสาร

เมื่อคุณไปที่หน้า Google เอกสาร(Google Docs page) เป็นครั้งแรก หากคุณยังไม่ได้ลงชื่อเข้า ใช้บัญชี Googleคุณจะต้องเลือก บัญชี Googleเพื่อใช้งาน

หากคุณไม่เห็นบัญชีที่จะใช้ ให้เลือกใช้บัญชี(Use another account)อื่น หากคุณยังไม่มีบัญชีGoogle ให้ (Google)ลงชื่อสมัคร(sign up for one)ใช้ 

เมื่อลงชื่อเข้าใช้แล้ว คุณจะเห็น ไอคอน ว่าง(Blank)ที่ด้านซ้ายของริบบิ้นด้านบน เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเริ่มต้นสร้างเอกสารใหม่ตั้งแต่ต้น

โปรดทราบว่าริบบิ้นด้านบนยังมีเทมเพลต Google เอกสาร(Google Docs templates) ที่มีประโยชน์ที่ คุณสามารถใช้ได้ คุณจึงไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด เมื่อต้องการดูแกลเลอรีเทมเพลตทั้งหมด ให้เลือกแกลเลอรีเทมเพลต(Template gallery)ที่มุมบนขวาของ Ribbon นี้

ซึ่งจะนำคุณไปยังไลบรารีทั้งหมดของ เทมเพลต Google เอกสาร(Google Docs)ที่คุณสามารถใช้ได้ ซึ่งรวมถึงประวัติย่อ จดหมายบันทึกการประชุม(meeting notes)จดหมายข่าว เอกสารทางกฎหมาย และอื่นๆ

ถ้าคุณเลือกเทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่ง จะเป็นการเปิดเอกสารใหม่ให้คุณโดยใช้เทมเพลตนั้น วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก หากคุณรู้ว่าต้องการสร้างอะไรแต่ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร

การจัดรูปแบบข้อความใน Google Docs

การจัดรูปแบบข้อความในGoogle Docsนั้นง่ายเหมือนในMicrosoft Word ต่างจากWordตรงริบบิ้นไอคอนที่ด้านบนจะไม่เปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับเมนูที่คุณเลือก

ใน Ribbon คุณจะเห็นตัวเลือกในการดำเนินการตามตัวเลือกการจัดรูปแบบต่อไปนี้ทั้งหมด:

  • ตัวหนา ตัวเอียง สี และขีดเส้นใต้
  • ขนาดตัวอักษรและรูปแบบ(Font size and style)
  • ประเภทส่วนหัว
  • เครื่องมือเน้นข้อความ
  • ใส่ลิงค์ URL
  • ใส่ความคิดเห็น
  • แทรกรูปภาพ
  • การจัดตำแหน่งข้อความ
  • ระยะห่างบรรทัด
  • รายการและการจัดรูปแบบรายการ
  • ตัวเลือกเยื้อง

มีตัวเลือกการจัดรูปแบบที่เป็นประโยชน์บางอย่างซึ่งไม่ปรากฏให้เห็นเพียงแค่เหลือบมองที่ริบบิ้น

วิธีขีดทับใน Google เอกสาร(How to Strikethrough in Google Docs)

จะมีบางครั้งที่คุณต้องการวาดเส้นข้ามข้อความ ซึ่งอาจเกิดจากหลายสาเหตุ อย่างไรก็ตาม คุณจะสังเกตเห็นว่าการขีดทับไม่ใช่ตัวเลือกใน Ribbon

หากต้องการขีดฆ่าในGoogle เอกสาร(Google Docs)ให้เน้นข้อความที่คุณต้องการขีดทับ จากนั้นเลือก เมนู รูปแบบ(Format)เลือกข้อความ(Text)และเลือกขีด(Strikethrough)ทับ

ตอนนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าข้อความที่คุณไฮไลต์มีเส้นลากผ่าน

วิธีใช้ตัวยกและตัวห้อยใน Google Docs(How to Use Superscript and Subscript in Google Docs)

คุณอาจสังเกตเห็นว่าในเมนูเดียวกันด้านบนนี้ มีตัวเลือกในการจัดรูปแบบข้อความเป็น ตัวยกหรือ ตัวห้อย(superscript or subscript)

การใช้คุณสมบัติทั้งสองนี้ใช้ขั้นตอนพิเศษเพียงขั้นตอนเดียว ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการเขียนเลขชี้กำลัง เช่น X ยกกำลัง 2 ในเอกสาร คุณจะต้องพิมพ์ X2 แล้วไฮไลท์ 2 อันดับแรกก่อน คุณจึงจัดรูปแบบได้

ตอนนี้เลือก เมนู รูปแบบ(Format)เลือกข้อความ(Text)แล้วเลือกตัว  ยก(Superscript)

คุณจะเห็นว่าตอนนี้ “2” ถูกจัดรูปแบบเป็นเลขชี้กำลัง (ตัวยก) 

หากคุณต้องการให้ 2 ถูกจัดรูปแบบที่ด้านล่าง (ตัวห้อย) คุณจะต้องเลือก ตัว ห้อย(Subscript)จากเมนูรูปแบบ(Format) > ข้อความ(Text)

ใช้งานง่าย แต่ต้องมีการคลิกเพิ่มเติมในเมนูจึงจะสำเร็จ

การจัดรูปแบบเอกสารใน Google Docs

นอกจากตัวเลือกแถบริบบอนเพื่อเยื้องหรือจัดแนวบล็อกข้อความทางซ้าย/ขวาและปรับระยะห่างบรรทัดแล้ว ยังมีคุณลักษณะที่มีประโยชน์อื่นๆ อีกสองสามรายการที่จะช่วยคุณในการจัดรูปแบบเอกสารในGoogle เอกสาร(Google Docs)

วิธีเปลี่ยนระยะขอบใน Google เอกสาร(How to Change Margins in Google Docs)

อย่างแรก ถ้าคุณไม่ชอบระยะขอบในเทมเพลตที่คุณเลือกล่ะ การเปลี่ยนระยะขอบในเอกสารโดยใช้Google เอกสาร(Google Docs)นั้นทำได้ง่าย

ในการเข้าถึงการตั้งค่าระยะขอบของหน้า ให้เลือก การตั้งค่า  ไฟล์(File)และหน้า(Page setup)

ใน หน้าต่างการตั้งค่า หน้า(Page)คุณสามารถเปลี่ยนตัวเลือกการจัดรูปแบบต่อไปนี้สำหรับเอกสารของคุณได้

  • ตั้งค่า(Set)เอกสารเป็นแนวตั้ง(Portrait)หรือแนวนอน(Landscape)
  • กำหนดสีพื้นหลังให้กับเพจ
  • ปรับ(Adjust)ระยะขอบด้านบน ด้านล่าง ซ้าย หรือขวาเป็นนิ้ว

เลือกตกลง(OK)เมื่อคุณทำเสร็จแล้วและการจัดรูปแบบหน้าจะมีผลทันที

ตั้งค่าการเยื้องแฮงเอาท์ใน Google เอกสาร(Set a Hanging Indent in Google Docs)

ตัวเลือกการจัดรูปแบบย่อหน้าเดียวที่ผู้คนมักประสบปัญหาในGoogle เอกสาร(Google Docs)คือบรรทัดแรกหรือเยื้องที่ค้างอยู่ เยื้องบรรทัด แรก(First)คือเฉพาะบรรทัดแรกของย่อหน้าเท่านั้น เยื้องแขวนเป็นที่ที่บรรทัดแรกเป็นบรรทัดเดียวที่ไม่(not)เยื้อง

สาเหตุที่ทำได้ยากก็เพราะถ้าคุณเลือกบรรทัดแรกหรือทั้งย่อหน้าและใช้ไอคอนเยื้องใน Ribbon จะเป็นการเยื้องทั้งย่อหน้า

ในการรับบรรทัดแรกหรือเยื้องลอยในGoogle Docs :

  1. เลือกย่อหน้าที่คุณต้องการเยื้องลอย
  2. เลือก เมนู รูปแบบ(Format)เลือกจัดแนวและเยื้อง(Align & indent)และเลือกตัวเลือกการเยื้อง(Indentation options)
  3. ใน หน้าต่างตัวเลือกการ เยื้อง(Indentation)ให้เปลี่ยนการเยื้อง(Special indent)พิเศษเป็นHanging

การตั้งค่าเริ่มต้นที่ 0.5 นิ้ว ปรับค่านี้หากต้องการ แล้วเลือกใช้ (Apply)การดำเนินการนี้จะนำการตั้งค่าของคุณไปใช้กับย่อหน้าที่เลือก

ตัวอย่างด้านล่างคือการเยื้องที่แขวนอยู่

วิธีใส่หมายเลขหน้าใน Google เอกสาร(How to Number Pages in Google Docs)

คุณลักษณะการจัดรูปแบบสุดท้ายที่ไม่เข้าใจหรือใช้งานง่ายเสมอไปคือการกำหนดหมายเลขหน้า เป็นคุณลักษณะอื่นของ Google เอกสาร(Google Docs)ที่ซ่อนอยู่ในระบบเมนู

ในการกำหนดหมายเลข หน้า Google เอกสาร(Google Docs) ของคุณ (และการกำหนดหมายเลขรูปแบบ) ให้เลือก เมนู แทรก(Insert)แล้วเลือกหมายเลข(Page numbers)หน้า ซึ่งจะแสดงหน้าต่างป๊อปอัปขนาดเล็กพร้อมตัวเลือกง่ายๆ สำหรับการจัดรูปแบบหมายเลขหน้าของคุณ

สี่ตัวเลือกที่นี่คือ:

  • เลขหน้าขวาบนทุกหน้า
  • เลขทุกหน้าล่างขวา
  • เลขบนขวาเริ่มต้นที่หน้าสอง
  • เลขล่างขวาเริ่มต้นที่หน้าสอง

หากคุณไม่ชอบตัวเลือกใดๆ เหล่านี้ ให้เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม(More options)

หน้าต่างถัดไปจะให้คุณวางตำแหน่งตรงตำแหน่งที่คุณต้องการให้เลขหน้าไป

  • ในส่วนหัวหรือส่วนท้าย
  • ว่า(Whether)จะเริ่มนับที่หน้าแรกหรือไม่
  • หน้าใดที่จะเริ่มต้นการนับหน้า

เลือกใช้(Apply)เมื่อคุณทำเสร็จแล้วเพื่อใช้การเลือกลำดับเลขหน้าของคุณ

คุณสมบัติอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ของ Google เอกสาร

มีคุณลักษณะสำคัญอื่นๆของ Google เอกสาร(Google Docs) ที่ คุณควรรู้หากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณใช้งานGoogle เอกสาร(Google Docs)ได้มากขึ้น

Word Count บน Google Docs(Word Count on Google Docs)

อยากรู้(Curious)กี่คำที่คุณเขียนจนถึงตอนนี้? เพียง(Just)เลือกเครื่องมือ(Tools)แล้วเลือกจำนวน(Word count)คำ ซึ่งจะแสดงจำนวนหน้าทั้งหมด จำนวนคำ จำนวนอักขระ และจำนวนอักขระโดยไม่มีการเว้นวรรค 

หากคุณเปิดใช้ งาน การแสดงจำนวนคำขณะพิมพ์(Display word count while typing)และเลือกตกลง(OK)คุณจะเห็นจำนวนคำทั้งหมดสำหรับเอกสารของคุณที่อัปเดตแบบเรียลไทม์ที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ

ดาวน์โหลด Google เอกสาร(Download Google Docs)

คุณสามารถดาวน์โหลดเอกสารของคุณได้หลากหลายรูปแบบ เลือกไฟล์(File)และดาวน์โหลด(Download)เพื่อดูรูปแบบทั้งหมด 

คุณสามารถเลือกรายการใดก็ได้เพื่อรับสำเนาเอกสารของคุณเป็น เอกสาร Word , เอกสารPDF , ข้อความธรรมดา, HTMLและอื่นๆ

ค้นหาและแทนที่ใน Google เอกสาร(Find and Replace in Google Docs)

(Quickly)ค้นหาและแทนที่คำหรือวลีในเอกสารของคุณอย่างรวดเร็ว ด้วยคำหรือวลีใหม่โดยใช้ คุณลักษณะ ค้นหา และแทนที่(Replace)ของ Google เอกสาร(Google Docs Find)

ในการใช้ค้นหา(Find)และแทนที่(Replace)ในGoogle เอกสาร(Google Docs)ให้เลือก เมนู แก้ไข(Edit)แล้วเลือกค้นหาและแทนที่ (Find and replace)ซึ่งจะเปิดหน้าต่างค้นหา(Find)และแทนที่(Replace)

คุณสามารถกำหนดให้การค้นหามีความละเอียดอ่อนโดยเปิดใช้งานMatch case (Match case)เลือก ปุ่ม ถัดไป(Next)เพื่อค้นหาคำค้นหาถัดไปที่เกิดขึ้น และเลือกแทนที่(Replace)เพื่อเปิดใช้งานการแทนที่ 

หากคุณเชื่อว่าคุณจะไม่ทำผิดพลาดใดๆ คุณสามารถเลือกแทนที่ทั้งหมด(Replace all)เพื่อ ทำการเปลี่ยนทั้งหมดพร้อมกันได้

สารบัญ Google เอกสาร(Google Docs Table of Contents)

ถ้าคุณได้สร้างเอกสารขนาดใหญ่ที่มีหลายหน้าและหลายส่วน การใส่สารบัญไว้ที่ด้านบนสุดของเอกสารอาจเป็นประโยชน์

ในการดำเนินการนี้ ให้วางเคอร์เซอร์ไว้ที่ด้านบนสุดของเอกสาร เลือก เมนู แทรก(Insert)และ  เลือกสารบัญ(Table of contents)

คุณสามารถเลือกจากสองรูปแบบ สารบัญที่มีหมายเลขมาตรฐาน หรือชุดลิงก์ไปยังส่วนหัวแต่ละส่วนในเอกสารของคุณ

คุณลักษณะอื่นๆ บางประการในGoogle เอกสาร(Google Docs)ที่คุณอาจต้องการตรวจสอบ ได้แก่:

  • ติดตามการเปลี่ยนแปลง(Track Changes) : เลือกไฟล์(File)เลือกประวัติเวอร์ชัน(Version history)และเลือกดูประวัติเวอร์ชัน (See version history)นี่จะแสดงการแก้ไขที่ผ่านมาทั้งหมดของเอกสารของคุณรวมถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด กู้คืนเวอร์ชันที่ผ่านมาเพียงแค่เลือกเวอร์ชันเหล่านั้น
  • Google เอกสารออฟไลน์(Google Docs Offline) : ในการตั้งค่า Google ไดรฟ์(Google Drive settings)ให้เปิดใช้งานออฟไลน์(Offline)เพื่อให้เอกสารที่คุณทำงานอยู่จะซิงค์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ แม้ว่าคุณจะสูญเสียการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต คุณก็สามารถใช้งานได้และจะซิงค์ในครั้งต่อไปที่คุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
  • แอป Google Docs(Google Docs App) : ต้องการแก้ไขเอกสาร Google Docs บนโทรศัพท์ของคุณ(Google Docs documents on your phone)ใช่หรือไม่ ติดตั้ง แอ ปมือถือGoogle เอกสาร(Google Docs)สำหรับ Android(for Android)หรือiOS(for iOS)



About the author

ฉันเป็นนักพัฒนาเว็บที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในการทำงานกับเบราว์เซอร์ Firefox และ Google Docs ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญในการสร้างแอปพลิเคชันออนไลน์ที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง และได้พัฒนาโซลูชันบนเว็บสำหรับทั้งธุรกิจขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ ฐานลูกค้าของฉันประกอบด้วยชื่อที่ใหญ่ที่สุดในธุรกิจ เช่น FedEx, Coca Cola และ Macy's ทักษะของฉันในฐานะนักพัฒนาทำให้ฉันเป็นผู้สมัครในอุดมคติสำหรับโครงการใดๆ ที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ - ตั้งแต่การพัฒนาเว็บไซต์ที่กำหนดเองไปจนถึงการสร้างแคมเปญการตลาดทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพ



Related posts