วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel

การพยายามกรอกเซลล์ในExcelที่รวมข้อความหรือข้อมูลจากเซลล์อื่นๆ หลายเซลล์ในแผ่นงานอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีแถวในสเปรดชีตนับร้อยหรือหลายพันแถว

เมื่อคุณรู้วิธีใช้Flash FillในExcelอย่างถูกต้องแล้ว คุณสามารถปล่อยให้Excelจัดการงานหนักทั้งหมดได้ คุณเพียงแค่ระบุรายการเซลล์ด้วยตนเองสองสามรายการเพื่อช่วยให้Excelเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าคุณกำลังพยายามทำอะไร จากนั้นExcelจะทำงานที่เหลือสำหรับส่วนที่เหลือของสเปรดชีต

หากฟังดูเป็นเคล็ดลับที่ช่วยประหยัดเวลาที่คุณต้องการลอง มาดูวิธีที่คุณสามารถใช้คุณสมบัตินี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณเอง

หมายเหตุ(Note) : คุณลักษณะการเติม(Flash Fill) แบบรวดเร็ว ในExcelมีเฉพาะในExcel 2013และใหม่กว่า

วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel

แอปพลิเคชั่น Flash Fill(Flash Fill)ที่ง่ายที่สุดในExcelคือการรวมคำสองคำเข้าด้วย(combining two words together)กัน ในตัวอย่างด้านล่าง เราจะแสดงวิธีใช้Flash Fillเพื่อรวมชื่อและนามสกุลเป็นเซลล์ที่สามสำหรับชื่อเต็มอย่างรวดเร็ว

ในตัวอย่างนี้ คอลัมน์ C ประกอบด้วยชื่อ คอลัมน์ D ประกอบด้วยนามสกุล และคอลัมน์ E คือคอลัมน์สำหรับชื่อเต็ม

  1. ขั้นแรก ให้พิมพ์ชื่อเต็มในเซลล์แรกในแบบที่คุณต้องการ (รวมเนื้อหาของ เซลล์ ชื่อ(First Name)และเซลล์นามสกุล

  1. หลังจากนี้ ให้เริ่มพิมพ์สิ่งเดียวกันลงในเซลล์ถัดไป ( ชื่อ(First Name)และนามสกุลจากเซลล์ทางด้านซ้าย) คุณจะสังเกตเห็นว่าคุณลักษณะการ เติม(Flash Fill) แบบรวดเร็ว ของ Excel จะตรวจหารูปแบบจากเนื้อหาของเซลล์ด้านบนที่คุณพิมพ์ด้วยตนเองโดยอัตโนมัติ

    การใช้ "การเรียนรู้" นี้Excelจะแสดงตัวอย่างสิ่งที่คิดว่าคุณต้องการพิมพ์ มันจะแสดงให้คุณเห็นว่าเซลล์ที่เหลือจะเติมข้อมูลในคอลัมน์ที่เหลืออย่างไร

  1. เพียงกดEnterเพื่อยอมรับการแสดงตัวอย่างนี้ คุณจะเห็น ฟีเจอร์ เติมแบบรวดเร็วของ Excel(Excel Flash Fill)ทำหน้าที่เสมือนเป็นการเติมเซลล์ที่เหลือทั้งหมดในคอลัมน์นี้ให้กับคุณ

อย่างที่คุณเห็น คุณลักษณะการเติม(Flash Fill) แบบรวดเร็ว สามารถประหยัดเวลาได้อย่างมาก หากคุณเปรียบเทียบการพิมพ์ด้วยตนเองหนึ่งเซลล์และEnterกับการที่ต้องพิมพ์ชื่อสำหรับเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ใหม่ด้วยตนเอง

หากคุณสังเกตเห็นว่าคุณลักษณะการเติม(Flash Fill)แบบรวดเร็วไม่ทำงาน คุณต้องเปิดคุณลักษณะการเติม(Flash Fill) แบบ รวดเร็วในExcel คุณสามารถดูวิธีการดังกล่าวได้ในส่วนสุดท้ายของบทความนี้

ตัวเลือกการเติมแบบแฟลชของ Excel

เมื่อคุณทำตามขั้นตอนการเติม(Flash Fill)แบบรวดเร็วด้านบน คุณจะสังเกตเห็นไอคอนเล็กๆ ปรากฏขึ้นข้างเซลล์ที่เติมข้อมูล หากคุณเลือกลูกศรแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของไอคอนนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติมบางอย่างที่คุณสามารถใช้กับคุณลักษณะการเติม(Flash Fill)แบบรวดเร็ว 

การใช้ ตัวเลือกการ เติม(Flash Fill)แบบรวดเร็วในกล่องดรอปดาวน์นี้ คุณสามารถ:

  • Undo Flash Fill : เลิกทำการกระทำที่กรอกทั้งคอลัมน์หลังจากที่คุณกดEnter
  • ยอมรับคำแนะนำ : การดำเนินการนี้จะบอกคุณลักษณะการ (Accept suggestions)เติม(Flash Fill) แบบรวดเร็ว ของ Excel สำหรับคอลัมน์นี้ว่าคุณพอใจกับการเปลี่ยนแปลงในคอลัมน์และต้องการเก็บไว้
  • เลือก xx เซลล์ว่าง(Select xx blank cells) : ให้คุณระบุเซลล์ใด ๆ ที่ไม่ได้รับการเติมและว่างเปล่า เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขได้หากต้องการ
  • Select xx เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง(Select xx changed cells) : ให้คุณเลือกเซลล์ทั้งหมดที่เปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติหลังจาก ฟีเจอร์ Flash Fillอัปเดตเซลล์เหล่านั้น

เมื่อคุณเลือกยอมรับคำแนะนำ คุณจะเห็นว่าตัวเลข "เลือก" สำหรับ "เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง" จะลดลงเหลือศูนย์ เนื่องจากเมื่อคุณยอมรับการเปลี่ยนแปลง เนื้อหาเซลล์เหล่านั้นจะไม่ถูกพิจารณาว่า "เปลี่ยนแปลง" โดยคุณลักษณะการเติม(Flash Fill)แบบรวดเร็ว

วิธีเปิดใช้งานการเติมแฟลชใน Excel

ถ้าคุณสังเกตเห็นว่าExcelไม่มีการแสดงตัวอย่างการเติม(Flash Fill) แบบ รวดเร็วเมื่อคุณเริ่มพิมพ์เซลล์ที่สอง คุณอาจต้องเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้

เพื่อทำสิ่งนี้:

เลือกไฟล์(File) > ตัวเลือก(Options) > ขั้น(Advanced)สูง เลื่อนลงไปที่ ส่วนตัว เลือกการแก้ไข(Editing options)และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกทั้งเปิดใช้งานการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติสำหรับค่าเซลล์(Enable AutoComplete for cell values)และเติมแฟลช(Automatically Flash Fill)อัตโนมัติ

เลือกตกลง(OK)เพื่อเสร็จสิ้น ในครั้งต่อไปที่คุณเริ่มพิมพ์ในเซลล์ที่สองหลังจากกรอกข้อมูลในเซลล์แรกแล้วExcelควรตรวจพบรูปแบบและแสดงตัวอย่างว่าคุณต้องการเติมเซลล์ที่เหลือในคอลัมน์อย่างไร

คุณยังสามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะการเติม(Flash Fill)แบบรวดเร็วสำหรับเซลล์ที่คุณไฮไลต์โดยการเลือกไอคอนเติม(Flash Fill) แบบรวดเร็วใน เมนูข้อมูล ภายใต้กลุ่ม (Data)เครื่องมือข้อมูล(Data Tools)ในริบบิ้น 

คุณยังสามารถใช้งานได้โดยกดCtrl + Eบนแป้นพิมพ์

เมื่อใดจึงจะใช้ Flash Fill ใน Excel

การต่อชื่อเต็มจากสองคอลัมน์เป็นตัวอย่างง่ายๆ ของวิธีการใช้Flash FillในExcelแต่มีการใช้งานขั้นสูงอีกมากมายสำหรับคุณลักษณะอันทรงพลังนี้

  • แยกสตริงย่อยจากสตริงขนาดใหญ่ (เช่น รหัสไปรษณีย์จากที่อยู่แบบเต็ม) ในคอลัมน์อื่น
  • ดึง(Pull)ตัวเลขออกจากสตริงตัวอักษรและตัวเลข
  • ลบช่องว่างก่อนหรือหลังสตริง
  • แทรก(Insert)สตริงย่อย (เช่น เครื่องหมายจุลภาคหรือขีดกลาง) ลงในสตริงที่มีอยู่
  • วันที่จัดรูปแบบใหม่
  • แทนที่(Replace)ส่วนหนึ่งของสตริงด้วยข้อความใหม่

โปรดทราบว่าคุณลักษณะการเติม(Flash Fill) แบบรวดเร็วจะมีประโยชน์เพียง ใด คุณลักษณะนี้จะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนเซลล์เดิม

ตัวอย่างเช่น ในตัวอย่างชื่อและนามสกุลในส่วนแรกของบทความนี้ คุณสามารถบรรลุผลลัพธ์เดียวกันได้โดยใช้ฟังก์ชัน Concatenate(Concatenate function)จากนั้นจึงเติมส่วนที่เหลือของคอลัมน์ด้วยฟังก์ชันนั้น

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

เมื่อคุณทำเช่นนี้ ถ้าเซลล์สองเซลล์แรกเปลี่ยนแปลงชื่อเต็ม(Full Name)จะอัปเดต ข้อเสียประการหนึ่งคือ หากคุณลบหนึ่งในสองคอลัมน์แรก คอลัมน์ชื่อเต็ม(Full Name)จะล้างหรือแสดงข้อผิดพลาด

นี่คือเหตุผลที่ว่าทำไมฟังก์ชันFlash Fill ใน (Flash Fill)Excelจึงเหมาะที่สุดเมื่อคุณต้องการแปลงคอลัมน์ดั้งเดิมให้เป็นสตริงหรือตัวเลขที่จัดรูปแบบใหม่อย่างถาวรอย่างถาวร



About the author

ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี และฉันเชี่ยวชาญในการช่วยเหลือผู้คนในการจัดการคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน ฉันได้เขียนบทความเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ เช่น วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต วิธีตั้งค่าคอมพิวเตอร์เพื่อประสบการณ์การเล่นเกมที่ดีที่สุด และอื่นๆ หากคุณกำลังมองหาความช่วยเหลือเกี่ยวกับงานหรือชีวิตส่วนตัวของคุณ เราคือคนสำหรับคุณ!



Related posts