เมาส์เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ แต่การชี้แล้วคลิกเป็นการเสียเวลา คุณทราบแล้ว ดังนั้นคุณจึงได้เรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดที่ดีที่สุดสำหรับ Office และ Windows^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)}แล้ว

แต่บางทีงานซ้ำๆ บางอย่างอาจไม่มีคีย์ลัด คงจะดีไม่น้อยถ้าคุณสามารถสร้างแป้นพิมพ์ลัดของคุณเองในMicrosoft Officeได้ คุณสามารถ^(Well)

วิธีสร้างแป้นพิมพ์ลัด^{(Keyboard Shortcuts)}ในMicrosoft Office

มาทำตามขั้นตอนเหล่านี้ในWordกันก่อน ขั้นตอนจะเหมือนกันในExcelและPowerPointบนเดสก์ท็อป เลื่อน^(Scroll)ลงเพื่อดูวิธีการดำเนินการนี้ในOutlook

1. คลิกขวา^{(Right-click)}ที่พื้นที่สีเทาในพื้นที่ Ribbon แล้วเลือกกำหนด Ribbon^{(Customize the Ribbon)}เอง

1. หน้าต่าง ตัวเลือกของ Word^{(Word Options )}จะเปิดขึ้น เลือกปรับแต่ง^{(Customize )}ถัดจากแป้นพิมพ์ลัด^{(Keyboard shortcuts)}ใกล้กับด้านล่างของหน้าต่าง

1. หน้าต่างปรับแต่งคีย์บอร์ด^{(Customize Keyboard)}จะเปิดขึ้น ดูใน พื้นที่ ประเภท^{(Categories )}เพื่อจำกัดให้แคบลงไปยังแท็บที่มีคำสั่งที่คุณต้องการสร้างทางลัด คำสั่งของแท็บนั้นจะแสดงใน พื้นที่ คำสั่ง^{(Commands )}ทางด้านขวา เลือกคำสั่งที่คุณต้องการ
   
   ในตัวอย่างนี้ เราได้เลือกFileSendPdf เนื่องจากการ ^{(FileSendPdf)}ส่งเอกสาร Word เป็น PDF^{(send a Word document as a PDF)}โดยใช้การกดแป้นพิมพ์ร่วมกันอย่างง่ายจะมีประโยชน์มาก หากคำสั่งมีแป้นพิมพ์ผสมอยู่แล้ว คำสั่งนั้นจะแสดงในพื้นที่ปุ่มปัจจุบัน^{(Current keys )}

1. ในการตั้งค่าคีย์ลัดผสมใหม่ ให้วางเคอร์เซอร์ในช่องกดคีย์ลัดใหม่^{(Press new shortcut key)}จากนั้นกดคีย์คอมโบที่คุณต้องการใช้บนคีย์บอร์ดของคุณ จดบันทึกสิ่งที่แสดงภายใต้ พื้นที่ คีย์ปัจจุบัน^{(Current keys)}ถัดจากกำหนดให้กับ ใน^{(Currently assigned to)}ปัจจุบัน หากมีสิ่งใดนอกจาก[unassigned]ปรากฏขึ้น ให้ลองใช้คีย์ผสมอื่น

1. เมื่อต้องการใช้คีย์ผสมนี้สำหรับเอกสารในอนาคตทั้งหมด ปล่อยให้Normal.dotmถูกเลือกใน กล่อง บันทึกการเปลี่ยนแปลงใน^{(Save changes in )}กล่อง หากต้องการใช้คีย์คอมโบกับเอกสารนี้เท่านั้น ให้เลือกในกล่องดรอปดาวน์ 
2. เลือก ปุ่ม กำหนด^{(Assign )}เพื่อใช้การตั้งค่า จากนั้นปิดหน้าต่างปรับแต่งคีย์บอร์ด ^{(Customize Keyboard)}กดตกลง^{(OK )}เพื่อปิดหน้าต่างตัวเลือกของ Word ^{(Word Options)}ลองใช้แป้นพิมพ์ลัดใหม่ร่วมกัน 

ทาง ลัด FileSendPdfจะแปลงเอกสารเป็นPDF โดยอัตโนมัติ สร้างข้อความอีเมลใหม่ในOutlookแนบไฟล์ PDF^(PDF) และ กำหนดหัวเรื่อง^(Subject)ให้กับอีเมล การกดแป้นพิมพ์หนึ่งครั้งแทนที่จะใช้เมาส์ชี้และคลิกหลายสิบครั้งหรือมากกว่านั้นเป็นการประหยัดเวลาที่เหลือเชื่อ

วิธีล้างแป้นพิมพ์ลัดแบบกำหนดเอง^{(Custom Keyboard Shortcuts)}ในMicrosoft Office

คุณอาจต้องการกำจัดแป้นพิมพ์ลัดแบบกำหนดเองทั้งหมดที่คุณทำในแอปOffice มันง่ายที่จะทำ

1. คลิกขวา^{(Right-click)}ที่พื้นที่สีเทาในพื้นที่ Ribbon แล้วเลือกกำหนด Ribbon^{(Customize the Ribbon)}เอง

1. หน้าต่าง ตัวเลือกของ Word^{(Word Options )}จะเปิดขึ้น เลือก ปุ่ม กำหนดเอง^{(Customize )}ที่ด้านล่างซ้ายของหน้าต่าง หน้าต่างปรับแต่งคีย์บอร์ด^{(Customize Keyboard )}จะเปิดขึ้น 

1. หากต้องการลบการกำหนดคีย์ออกจากเอกสารทั้งหมดในอนาคต ให้ปล่อยNormal.dotmที่เลือกไว้ในรายการแบบเลื่อนลงบันทึกการเปลี่ยนแปลงใน ^{(Save changes in )}หากต้องการลบออกจากเอกสารนี้เท่านั้น ให้เลือกเอกสารในรายการดรอปดาวน์แทน บริเวณด้านซ้ายล่าง ให้เลือกปุ่มรีเซ็ตทั้งหมด^{(Reset All )}

1. มันจะถามว่า คุณแน่ใจหรือว่าต้องการรีเซ็ตการกำหนดคีย์? การดำเนินการนี้จะลบคีย์ทั้งหมดที่กำหนดให้กับมาโครและสไตล์ใน Normal.dotm ใน^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)}ปัจจุบัน โปรดทราบว่าเมื่อสิ้นสุดคำเตือนนั้น ระบบจะอ่านNormal.dotmหรือเอกสารที่คุณเลือก เลือกใช่^{(Yes )}เพื่อยืนยันการรีเซ็ต

วิธีสร้างแป้นพิมพ์ลัด^{(Keyboard Shortcuts)}ในMicrosoft Outlook

ในบรรดาแอปMicrosoft Office ทั้งหมด ^{(Microsoft Office)}Outlookน่าจะเป็นแอปที่คุณใช้เวลามากที่สุด การสร้างแป้นพิมพ์ลัดแบบกำหนดเองบางรายการจึงเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลเพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น 

น่าเสียดาย เนื่องจาก Outlook 2016 ไม่อนุญาตให้คุณสร้างแป้นพิมพ์ลัดอย่างที่เราสามารถทำได้ในWord , ExcelและPowerPoint แล้วคุณมีทางเลือกอะไรบ้าง?

เป็นวิธีแก้ปัญหาชั่วคราว แต่คุณสามารถสร้างขั้นตอนด่วน^{(Quick Steps )}และกำหนดคีย์ผสมให้กับพวกเขาได้ การดำเนินการนี้ไม่ได้ทำให้คุณสร้างคำสั่งผสมคีย์ลัดสำหรับทุกอย่างในOutlookได้ แต่สามารถตอบสนองความต้องการส่วนใหญ่ของคุณได้ คุณสามารถกำหนดคำสั่งผสมคีย์ให้กับขั้นตอนด่วน^{(Quick Steps)} แบบกำหนดเองได้ไม่เกินเก้า คำสั่ง

1. เลือกสร้างใหม่^{(Create New )}ใน ส่วน ขั้นตอนด่วน^{(Quick Steps )}ของ แท็บ หน้าแรก^{(Home )}ใน Outlook 

1. หน้าต่างแก้ไขขั้นตอนด่วน^{(Edit Quick Step )}จะเปิดขึ้น ป้อนชื่อที่สื่อความหมายในช่องชื่อ^(Name)
2. เลือกจากการดำเนินการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างใดอย่างหนึ่งในเมนูแบบเลื่อนลงเลือกการกระทำ ^{(Choose an Action )}ในตัวอย่างนี้ ลองใช้Mark as readกัน

1. การดำเนินการสตริงร่วมกันโดยการเลือก ปุ่ม เพิ่มการดำเนินการ^{(Add Action )}ภายใต้การดำเนินการก่อนหน้า

1. เลือก ย้ายไป ที่โฟลเดอร์^{(Move to folder)}

1. หน้าต่างเลือกโฟลเดอร์^{(Select Folder )}จะเปิดขึ้น ค้นหา^(Find)และเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการให้การดำเนินการด่วน^{(Quick Action)} นี้ ย้ายอีเมล เราเลือกโฟลเดอร์Billsสำหรับตัวอย่างนี้ เลือกตกลง^{(OK )}เพื่อปิดหน้าต่าง

1. เลือกคีย์คอมโบในรายการดรอปดาวน์คีย์ลัด ^{(Shortcut key)}โปรดทราบว่าจำกัดเพียงเก้าตัวเลือก

1. เพิ่มคำอธิบายว่าขั้นตอนด่วนทำอะไรในกล่องข้อความ คำแนะนำ เครื่องมือ ^(Tooltip)เมื่อคุณวางเมาส์เหนือขั้นตอนด่วน^{(Quick Step)}ในภายหลัง การดำเนินการนี้จะปรากฏขึ้นเพื่อเตือนคุณถึงสิ่งที่ทำ
2. เลือกเสร็จสิ้น^{(Finish )}เพื่อสร้างขั้นตอนด่วน^{(Quick Step)} ให้เสร็จ สิ้น ตอนนี้คุณจะเห็นขั้นตอนด่วน ของ Mark Read Move to Bills ใน Ribbon ของ Outlook ทดสอบโดยใช้คำสั่งผสมคีย์ลัดที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 7

ถ้าคุณต้องการก้าวไปอีกขั้น คุณสามารถสร้างทางลัดบนเดสก์ท็อปของ Outlook^{(create Outlook Desktop shortcuts)}โดยใช้สวิตช์บรรทัดคำสั่งเพื่อให้งานทั่วไปทำได้ง่ายขึ้น

ฝึกใช้แป้นพิมพ์ลัดของคุณ

ตอนนี้คุณสามารถสร้างปุ่มลัดMicrosoft Office ของคุณเองได้ ^{(Microsoft Office)}พิมพ์รายการปุ่มลัดที่คุณใช้บ่อยที่สุดและวางไว้ข้างจอภาพของคุณ หลังจากผ่านไปสองสามวัน คุณจะไม่ต้องใช้เอกสารสรุปอีกต่อไป เพิ่ม^(Add)ทางลัดสวิตช์บรรทัดคำสั่งและจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Microsoft Office ของคุณ^{(boost your Microsoft Office productivity)}ในเวลาไม่นาน 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse іs a handy tool, but point-аnd-click is a waste of time. You knew that, so you went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

Related posts

• 13 แป้นพิมพ์ลัดที่ดีที่สุดสำหรับ Microsoft Teams

• วิธีสร้างเอกสาร PDF ใน Microsoft Office

• วิธีซ่อมแซม Microsoft Office เวอร์ชันใดก็ได้

• 40 แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Excel ที่ดีที่สุด

• แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Word ที่ดีที่สุด 30+ รายการ

• วิธีสร้างใบปลิวใน Microsoft Word

• Google Slides กับ Microsoft PowerPoint – อะไรคือความแตกต่าง?

• ใช้แป้นพิมพ์เพื่อเปลี่ยนความสูงของแถวและความกว้างของคอลัมน์ใน Excel

• วิธีเปิดใช้งานโหมดมืดใน Microsoft Outlook (Windows, Mac และ Mobile)

• วิธีการวาดใน Microsoft Word

• ทำให้ OpenOffice Writer มีลักษณะและฟังก์ชันเหมือน Microsoft Word

• Microsoft Publisher คืออะไร? คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น

• วิธีการเพิ่ม Dropbox เป็น Cloud Service ถึง Microsoft Office

• วิธีแสดงจำนวนคำใน Microsoft Word

• ความแตกต่างระหว่าง Microsoft Excel Online และ Excel สำหรับเดสก์ท็อป

• วิธีค้นหาและแทนที่ข้อความใน Microsoft Word

• วิธีเพิ่มรายการดรอปดาวน์ใน Microsoft Word

• Google ชีตกับ Microsoft Excel - อะไรคือความแตกต่าง?

• วิธีสร้างปฏิทินกลุ่มใน Microsoft 365

• Google Docs กับ Microsoft Word - อะไรคือความแตกต่าง?