เชื่อมโยงเซลล์ระหว่างชีตและเวิร์กบุ๊กใน Excel

Microsoft Excelเป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่ทรงพลังมากที่ทุกคนสามารถใช้ได้ แต่ถ้าคุณเป็นคนที่ทำงานกับสเปรดชีตทุกวัน คุณอาจต้องรู้มากกว่าแค่พื้นฐานการใช้Excel การรู้เคล็ดลับง่ายๆ สองสามข้อสามารถช่วยให้คุณใช้Excelได้มาก ตัวอย่างที่ดีคือการรู้วิธีเชื่อมโยงเซลล์ในExcelระหว่างชีตและเวิร์กบุ๊ก

การเรียนรู้สิ่งนี้จะช่วยประหยัดเวลาและความสับสน(time and confusion) ได้มาก ในระยะยาว 

เหตุใดจึงเชื่อมโยงข้อมูลเซลล์ใน Excel (Why Link Cell Data in Excel )

ความสามารถในการอ้างอิงข้อมูลในชีตต่างๆ เป็นทักษะที่มีค่าด้วยเหตุผลบางประการ 

ขั้นแรกจะทำให้การจัดระเบียบสเปรดชีตของคุณง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้แผ่นงานหรือสมุดงาน(sheet or workbook) หนึ่งแผ่น เพื่อรวบรวมข้อมูลดิบ แล้วสร้างแท็บใหม่หรือสมุดงานใหม่สำหรับรายงานและ/หรือผลรวม 

เมื่อคุณเชื่อมโยงเซลล์ระหว่างเซลล์ทั้งสอง คุณจะต้องเปลี่ยนหรือป้อนข้อมูลใหม่ในเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง และผลลัพธ์จะเปลี่ยนไปในอีกเซลล์หนึ่งโดยอัตโนมัติ ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องย้ายไปมาระหว่างสเปรดชีตต่างๆ 

ประการที่สอง เคล็ดลับนี้จะหลีกเลี่ยงการทำซ้ำตัวเลขเดียวกันในหลายสเปรดชีต ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการทำงานและโอกาสในการคำนวณผิดพลาด 

ในบทความต่อไปนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีลิงก์เซลล์เดียวในเวิร์กชีตอื่น ลิงก์ช่วงของเซลล์ และวิธีลิงก์เซลล์จากเอกสาร  Excel ต่างๆ(Excel)

วิธีเชื่อมโยงสองเซลล์เดียว(How to Link Two Single Cells)

เริ่มต้นด้วยการเชื่อมโยงสองเซลล์ที่อยู่ในแผ่นงาน (หรือแท็บ) ที่แตกต่างกัน แต่ในไฟล์ Excel(Excel file)เดียวกัน ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

  • ในSheet2ให้พิมพ์สัญลักษณ์เท่ากับ(equal symbol) (=) ลงในเซลล์
  • ไปที่แท็บอื่น ( Sheet1 ) แล้วคลิกเซลล์ที่คุณต้องการเชื่อมโยง 
  • กดEnterเพื่อกรอกสูตร 

ตอนนี้ ถ้าคุณคลิกที่เซลล์ในSheet2คุณจะเห็นว่าExcelเขียนเส้นทางให้คุณในแถบ  สูตร(formula bar)

ตัวอย่างเช่น=Sheet1!C3โดยที่Sheet1คือชื่อของแผ่นงานC3คือเซลล์ที่คุณกำลังเชื่อมโยง และใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์(exclamation mark) (!) เป็นตัวคั่นระหว่างทั้งสอง 

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเชื่อมโยงได้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องออกจากเวิร์กชีตต้นฉบับเลย เพียง(Just)พิมพ์สูตรอ้างอิง(reference formula)ลงในเซลล์โดยตรง 

หมายเหตุ: หากชื่อแผ่นงาน(sheet name)มีการเว้นวรรค (เช่นแผ่นงาน 1(Sheet 1) ) คุณจะต้องใส่ชื่อในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวเมื่อพิมพ์ข้อมูลอ้างอิงลงในเซลล์ ชอบ=’Sheet 1′!C3 C3 นั่นเป็นสาเหตุที่บางครั้งง่ายกว่าและเชื่อถือได้มากกว่าที่จะให้Excelเขียนสูตรอ้างอิง(reference formula)ให้กับคุณ 

วิธีเชื่อมโยงช่วงของเซลล์(How to Link a Range of Cells)

อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถลิงก์เซลล์ในExcelได้คือการลิงก์ทั้งช่วงของเซลล์จากแท็บ Excel(Excel tabs)ต่างๆ สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการเก็บข้อมูลเดียวกันในชีตต่างๆ โดยไม่ต้องแก้ไขชีตทั้งสอง 

ในการเชื่อมโยงเซลล์มากกว่าหนึ่งเซลล์ในExcelให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ 

  • ในแท็บเดิมที่มีข้อมูล ( Sheet1 ) ให้ไฮไลต์เซลล์ที่คุณต้องการอ้างอิง 
  • คัดลอกเซลล์ ( Ctrl / Command + Cหรือคลิกขวาแล้วเลือกCopy )
  • ไปที่แท็บอื่น ( Sheet2 ) แล้วคลิกเซลล์ (หรือเซลล์) ที่คุณต้องการวางลิงก์

  • คลิกขวาที่เซลล์ (-s) และเลือกวางแบบพิเศษ...(Paste Special…)

  • ที่มุมล่างซ้ายของ เมนู ให้  เลือก(menu choose) วางลิงก์(Paste Link)

เมื่อคุณคลิกที่เซลล์ที่เชื่อมโยงใหม่ในSheet2คุณจะเห็นการอ้างอิงไปยังเซลล์จากSheet1ใน แท็ บสูตร (formula tab)ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่คุณเปลี่ยนข้อมูลในเซลล์ที่เลือกในSheet1ข้อมูลจะเปลี่ยนในเซลล์ที่เชื่อมโยงในSheet2โดยอัตโนมัติ 

วิธีเชื่อมโยงเซลล์ด้วยฟังก์ชัน

การลิงก์ไปยังคลัสเตอร์ของเซลล์อาจมีประโยชน์เมื่อคุณทำการสรุปและต้องการเก็บไว้ในชีตแยกจากข้อมูลดิบดั้งเดิม 

สมมติว่าคุณต้องเขียนฟังก์ชัน SUM(SUM function)ในSheet2ซึ่งจะลิงก์ไปยังเซลล์จำนวนหนึ่งจากSheet1 ในการทำเช่นนั้น ไปที่Sheet2และคลิกบนเซลล์ที่คุณต้องการวางฟังก์ชัน เขียนฟังก์ชันตามปกติ แต่เมื่อต้องเลือกช่วงของเซลล์ ให้ไปที่ชีตอื่นแล้วไฮไลต์ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น 

คุณจะมี=SUM(Sheet1!C3:C7)โดยที่ฟังก์ชัน SUM จะ(SUM function)รวมเนื้อหาจากเซลล์ C3:C7 ในSheet1 กดEnterเพื่อกรอกสูตร

วิธีเชื่อมโยงเซลล์จากไฟล์ Excel ต่างๆ (How to Link Cells From Different Excel Files )

กระบวนการเชื่อมโยงระหว่าง ไฟล์ Excel (หรือเวิร์กบุ๊ก) ต่างๆ จะเหมือนกับขั้นตอนข้างต้น ยกเว้นเมื่อคุณวางเซลล์ ให้วางเซลล์ในสเปรดชีตอื่นแทนที่จะเป็นแท็บอื่น นี่คือวิธีการทำใน 4 ขั้นตอนง่ายๆ

  • เปิดเอกสาร Excel ทั้งสองฉบับ 
  • ในไฟล์ที่สอง ( Help Desk Geek ) เลือกเซลล์และพิมพ์สัญลักษณ์เท่ากับ(equal symbol ) (=)
  • สลับไปยังไฟล์ต้นฉบับ ( Online Tech Tips ) และคลิกบนเซลล์ที่คุณต้องการเชื่อมโยง 
  • กดEnterเพื่อกรอกสูตร 

ตอนนี้สูตรสำหรับเซลล์ที่ลิงก์ยังมีชื่อเวิ(workbook name) ร์กบุ๊กอื่น ในวงเล็บเหลี่ยม 

ถ้าคุณปิดไฟล์ Excel ต้นฉบับแล้วดู(Excel file and look)สูตรอีกครั้ง คุณจะเห็นว่าขณะนี้มีตำแหน่งที่ตั้งของเอกสารทั้งหมดด้วย หมายความว่า หากคุณย้ายไฟล์ต้นฉบับที่ลิงก์ไปยังที่อื่นหรือเปลี่ยนชื่อ(place or rename)ลิงก์จะหยุดทำงาน ด้วยเหตุนี้การเก็บข้อมูลสำคัญทั้งหมดไว้ในไฟล์ Excel(Excel file)เดียวกัน  จึงเชื่อถือได้มากกว่า

มาเป็นผู้ใช้ Microsoft Excel ระดับมือโปร(Become a Pro Microsoft Excel User)

การเชื่อมโยงเซลล์ระหว่างแผ่นงานเป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของการกรองข้อมูลในExcelและจัดระเบียบสเปรดชีตของคุณ ดูเคล็ดลับและลูกเล่นอื่นๆ ของ Excel(Excel tips and tricks)ที่เรารวบรวมไว้เพื่อช่วยให้คุณเป็นผู้ใช้ขั้นสูง

คุณรู้จักและใช้ lifehacks ของExcelอะไรอีก บ้าง คุณรู้วิธีที่สร้างสรรค์อื่น ๆ ในการเชื่อมโยงเซลล์ในExcelหรือไม่? แบ่งปัน(Share)กับเราในส่วนความคิดเห็น(comment section)ด้านล่าง 



About the author

ฉันเป็นมืออาชีพด้านการรีวิวซอฟต์แวร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี ฉันได้เขียนและตรวจสอบซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆ มากมาย รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง Microsoft Office (Office 2007, 2010, 2013), แอป Android และเครือข่ายไร้สาย ทักษะของฉันอยู่ที่การจัดเตรียมการทบทวนโปรแกรม/แอปพลิเคชันโดยละเอียดและมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้อื่นใช้เป็นเอกสารอ้างอิงหรือสำหรับงานของตนเอง ฉันยังเป็นผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ MS office และมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล



Related posts