ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญ ด้าน Getting Things Done GTDหรือคุณเพิ่งเริ่มเรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการGTD Todoistเป็นแอปรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีที่สุดในการสนับสนุนเวิร์กโฟลว์GTD ของคุณ^(GTD)

ทำไมถึงเป็นเช่นนี้? มีเหตุผลมากมายที่เกี่ยวข้องกับคุณลักษณะ เลย์เอาต์ และความจริงที่ว่าฟังก์ชันเริ่มต้นนั้นสนับสนุน โครงสร้าง GTDที่คุณจะสร้างภายในนั้นโดยธรรมชาติ

แม้ว่าคุณจะไม่เคยได้ยินเกี่ยวกับGTDมาก่อน ต่อไปนี้จะรวม เคล็ดลับ GTD พื้นฐาน ที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้น และวิธีที่คุณสามารถใช้Todoistในการทำเช่นนั้น

หมายเหตุ : ^(Note)GTDรุ่นที่แน่นอนที่ใช้ในบทความนี้สร้างขึ้นจากหลักการที่Carl Pulleinและคลาส Your Digital Life 3.0 Online นำ^{(Your Digital Life 3.0 Online class)}เสนอ (ซึ่งฉันขอแนะนำ) บทความนี้เสนอเฉพาะวิธีใช้Todoistเป็นส่วนหนึ่งของระบบนั้น มีรายละเอียดมากมายที่เราไม่มีเนื้อที่ที่จะรวมไว้ในบทความนี้

การทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ (GTD) คืออะไร?

หลักการของ Getting Things Doneมีมาระยะหนึ่งแล้ว ไม่มีชุดเครื่องมือหรือแอปที่คุณต้องใช้ แต่หลักการพื้นฐานในแนวทางใด ๆ ก็เหมือนกัน

GTDช่วยให้จิตใจของคุณว่างเปล่าจากทุกสิ่งที่แหวกว่ายไปมาตลอดทั้งวัน สิ่งนี้ทำให้สมองของคุณมีอิสระในการจดจ่อกับงานตรงหน้า แทนที่จะฟุ้งซ่านอยู่ตลอดเวลา

ทำงานโดยให้ขั้นตอนต่างๆ ที่คุณดำเนินการทุกสัปดาห์เพื่อให้มีระเบียบ ขั้นตอนเหล่านี้รวมถึง:

• รวบรวม^(Capturing)ทุกไอเดีย งาน รายการดำเนินการ หรือการนัดหมายที่มาพร้อมกัน คุณอาจอยู่ระหว่างการประชุมและเจ้านายให้รายการดำเนินการแก่คุณ คุณอาจจะเดินเล่นในสวนสาธารณะและได้ไอเดียดีๆ เกี่ยวกับหนังสือที่คุณต้องการเขียน ไม่สำคัญว่าเมื่อใด ที่ไหน หรืออย่างไร เมื่อใดก็ตามที่คุณนึกถึงสิ่งที่คุณต้องทำ คุณจะบันทึกลงใน "กล่องจดหมาย" ของคุณ
• ชี้แจง^(Clarifying)แนวคิดเหล่านี้โดยแบ่งออกเป็นงาน กำหนดลำดับความสำคัญ และกำหนดวันครบกำหนดหากคุณพร้อมที่จะดำเนินการในเร็วๆ นี้
• จัดระเบียบ^(Organizing)งานโดยใส่ลงในถังที่คุณจะไปถึงได้ในที่สุด ตามลำดับความสำคัญ หากคุณกำลังวางแผนที่จะทำงานเร็วๆ นี้ คุณจะต้องเพิ่มงานนั้นลงในปฏิทินของคุณด้วย (และTodoistสามารถช่วยคุณได้โดยอัตโนมัติ)
• ทบทวน^(Reviewing)แต่ละ "ถัง" และย้ายแนวคิดที่จัดระเบียบทั้งหมดขึ้นบันได จนกว่าสิ่งที่เร่งด่วนที่สุดจะเข้าสู่ปฏิทินและเวลาที่มุ่งเน้นของคุณ
• ให้ความสนใจอย่าง เต็มที่^(Engaging)กับงานที่ทำสำเร็จต่อหน้าคุณตามเวลาที่คุณกำหนดไว้

GTDไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณมีประสิทธิผลและเป็นระเบียบมากขึ้น แต่ยังช่วยให้คุณไปที่Inbox Zero (ไม่ต้องมีอีเมลในกล่องจดหมายอีกต่อไป) เพราะคุณจะไม่มีวันผัดวันประกันพรุ่ง^{(never procrastinate)}กับอีเมลขาเข้าของคุณ คุณจะประมวลผลทุกอย่างทันทีโดยใช้ ระบบ GTDด้านบน

วิธีสร้างโครงสร้าง Todoist GTD^{(Todoist GTD Structure)}

เมื่อคุณรู้หลักการพื้นฐานของGTDแล้ว มาดูกันดีกว่าว่าTodoistสามารถช่วยได้อย่างไร

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างโครงสร้างโปรเจ็กต์หลักใหม่ในTodoistที่มีบัคเก็ตทั้งหมดสำหรับจัดระเบียบงานต่างๆ ที่เข้ามา

ที่เก็บข้อมูลเหล่านี้ (โฟลเดอร์หลัก) รวมถึง:

• กล่องขาเข้า^(Inbox) : นี่คือที่ที่ความคิดที่เข้ามาทั้งหมดจะเข้าสู่ เมื่อคุณได้รับอีเมลที่ต้องมีการดำเนินการ คุณจะต้องดำเนินการที่นี่และเก็บถาวรอีเมลทันที หากคุณได้รับรายการการดำเนินการในการประชุม คุณจะต้องใส่รายการการดำเนินการนั้นไว้ที่นี่ ทุกสิ่งที่คุณต้องการดำเนินการ จะเข้าสู่กล่องจดหมาย^(Inbox) ของคุณ โดยตรง

หมายเหตุ^(Note) : Todoist มี ส่วน กล่องจดหมาย^(Inbox) เริ่มต้น ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องสร้างส่วนนี้ด้วยตนเอง

โฟลเดอร์โปรเจ็กต์สองสามรายการถัดไปที่คุณจะสร้างคือที่ที่คุณจะย้ายรายการไปไว้ใน เซสชันการ ชี้แจง^(Clarifying)และ การ จัดระเบียบ^(Organizing)ช่วง สิ้นสุดวันของคุณ ซึ่งรวมถึง:

• สัปดาห์นี้^{(This Week)} : รายการที่คุณต้องการดำเนินการทันที ระหว่างสัปดาห์ปัจจุบัน จะเข้าสู่โครงการนี้ เมื่อคุณใส่ไว้ที่นี่ คุณจะกำหนดวันครบกำหนดด้วย หากคุณรวมTodoist เข้า กับปฏิทินของคุณTodoistจะเพิ่มลงในปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ

• สัปดาห์หน้า^{(Next Week)} : รายการจากกล่องจดหมายของคุณที่คุณต้องการทำเร็วๆ นี้ แต่ไม่ต้องรีบมากที่คุณต้องทำให้เสร็จในสัปดาห์นี้ จะเข้าสู่โครงการสัปดาห์ หน้าของคุณ ^(Week)ไม่จำเป็นต้องมีวันครบกำหนด

• เดือนนี้^{(This Month)} : รายการที่คุณต้องการทำค่อนข้างเร็ว แต่สามารถรอหนึ่งหรือสองสัปดาห์เพื่อเข้าสู่โครงการนี้ อย่าแนบวันที่ครบกำหนดที่นี่เช่นกัน

• เดือนถัดไป^{(Next Month)} : งานที่คุณต้องการทำในที่สุด แต่คุณรู้ว่าสามารถรอสักครู่จะเข้าสู่โฟลเดอร์เดือน ถัดไปโดยไม่มีวันที่ครบกำหนด^(Month)

มีอีกสองโครงการที่คุณจะต้องสร้างสำหรับงานพิเศษ 

• จุดโฟกัสที่เกิดซ้ำ^{(Recurring Areas of Focus)} : นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำเป็นประจำซึ่งเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่สำคัญสำหรับคุณ เช่น การเรียนออนไลน์ทุกเดือน

• กิจวัตร^(Routines) : งานเหล่านี้เป็นงานที่อาจไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของคุณ แต่คุณต้องทำทุกสัปดาห์ เช่น การออกกำลังกายหรือการประชุมสโมสร

การสร้างงานที่เกิดซ้ำ

แน่นอนว่าคุณต้องมีหลายสิ่งที่คุณต้องทำทุกวันหรือทุกสัปดาห์ ขจัดสิ่งเหล่านั้นออกไปจากความคิดของคุณโดยการเพิ่มสิ่งเหล่านั้นลงใน โครงการ Recurring Areas of Focus ของ^{(Recurring Areas of Focus)} คุณ (หากเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่สำคัญสำหรับคุณ)

ขอแนะนำให้คุณรวม Recurring Areas of Focusเป็นโครงการย่อยของสัปดาห์^(Week)นี้

งานที่เกิดซ้ำใดๆ ที่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของชีวิตคุณแต่ไม่ได้ทำให้เป้าหมายของชีวิตเป็นจริง ให้เพิ่มลงในโครงการกิจวัตร^(Routines)

อย่าลืม^(Remember)เพิ่มวันที่ครบกำหนดสำหรับสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดและทำเครื่องหมายว่าเป็นการเกิดซ้ำ วิธีนี้จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติใน ส่วน Todoist วันนี้^(Today)และที่กำลังจะมีขึ้น^(Upcoming)โดยที่คุณไม่ต้องดำเนินการใดๆ

การใช้กล่องจดหมายของคุณ

ในระหว่างสัปดาห์ เมื่อปัญหาใหม่เกิดขึ้นที่คุณต้องจัดการ เพียงแค่โยนมันเข้าไปใน Todoist Inboxของคุณ 

วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องฟุ้งซ่านและรู้ว่าคุณจะไม่ลืมจัดการกับงานเหล่านี้ในภายหลังเมื่อคุณมีเวลา

ในเวลาเดียวกันทุกสัปดาห์ คุณจะจัดสรรเวลาประมาณ 20 ถึง 30 นาทีเพื่อดำเนินการกับกล่องจดหมาย^(Inbox)ของ คุณ ในช่วงเวลานี้ ให้ทำงานทีละอย่างและตัดสินใจว่าการทำงานนั้นสำคัญเพียงใด และภายในกรอบเวลาใด

ตัวอย่างเช่น ฉันรู้ว่าฉันต้องการแก้ไขสำรับในที่สุด แต่ก็ยังเป็นWinter ดังนั้น ฉันจะย้ายงานนั้นไปที่Long  Long Term / On Hold

ต่อไป ฉันรู้ว่าฉันต้องไปตรวจสุขภาพประจำปี แต่เดือนนี้ฉันไม่ว่าง และไม่เป็นไรจริงๆ ถ้าฉันรอจนถึงเดือนหน้าเพื่อกำหนดเวลา ฉันจะย้ายไปที่โครงการเดือน หน้า^{(Next Month)}

ในที่สุด ฉันรู้ว่าฉันต้องการทำบทความ Online-Tech-Tips.com ให้เสร็จในสัปดาห์นี้ ดังนั้นฉันจึงกำหนดวันและเวลาระหว่างสัปดาห์ที่ฉันต้องการทำให้เสร็จ

จากนั้น ย้ายงานนั้นไปที่โปรเจ็กต์สัปดาห์ นี้^{(This Week)}

ฉันสามารถประมวลผลสามรายการนี้ที่เพิ่มลงในกล่องจดหมาย^(Inbox)ระหว่างวันได้ภายในเวลาประมาณห้านาที 

ฉันรู้ว่าฉันจะไม่ลืมมัน เพราะตอนนี้มันอยู่ในระบบ ToDoist GTD ที่จัดระเบียบของฉัน ^{(ToDoist GTD)}ทุกอย่างถูกกำหนดไว้สำหรับสัปดาห์ และฉันไม่ต้องคิดอะไรมาก ยกเว้นการทำงานหนักในแต่ละงานเมื่อถึงวันนั้นในปฏิทินของ^{(up on my calendar)}ฉัน

การจัดการในสัปดาห์นี้

เมื่อถึงจุดสิ้นสุดของแต่ละสัปดาห์ คุณจะสังเกตเห็นว่า ในที่สุดโปรเจ็กต์ สัปดาห์^(Week)นี้จะว่างเปล่าจากรายการที่ใช้งานอยู่

ตั้ง^(Set)เวลาทุกสัปดาห์ (โดยทั่วไปจะเป็นช่วงสิ้นสุดของวันศุกร์^(Friday)หรือบางช่วงในวันหยุดสุดสัปดาห์) เพื่อย้ายงานจาก โครงการ สัปดาห์หน้าไป^{(Next Week)}ยังโครงการในสัปดาห์^{(This Week)}นี้ กำหนด^(Assign)วันครบกำหนดเมื่อคุณทำเช่นนี้

ทำซ้ำสำหรับรายการในโฟลเดอร์เดือนนี้เดือนถัดไปและ^(Month)ระยะ^{(Next Month)}ยาวLong Term /ระงับ^(Hold)

ข้อควร จำ^(Remember) : คุณไม่ต้องย้ายสิ่งของหากยังไม่รู้สึกเร่งด่วน คุณยังสามารถลบงานที่คุณตัดสินใจว่าไม่สำคัญสำหรับคุณอีกต่อไป

จำไว้ว่าให้อยู่ในโฟกัส

นี่คือหลักการที่สำคัญที่สุดที่นำสิ่งนี้มารวมกันและทำให้ ระบบ GTDทำงานได้

เนื่องจากคุณใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในการประมวลผลแนวคิดและงานทั้งหมดที่ส่งไปยังกล่องจดหมาย^(Inbox) ของ คุณ คุณจึงเหลือเวลาที่เหลือในปฏิทินของคุณเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง

ซึ่งหมายความว่าใช้เฉพาะพื้นที่วันนี้และที่กำลังจะ^(Upcoming)มีในTodoistในระหว่างวัน (พร้อมกับปฏิทิน^(Calendar) ของคุณ ) และทำงานตลอดทั้งวันเพื่อสิ้นสุดและข้ามงานเหล่านั้น

คุณรู้ว่าคุณได้มอบหมายงานที่สามารถทำได้ในหนึ่งวันเท่านั้น เนื่องจากTodoistได้เพิ่มงานลงในปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ หากวันของคุณเต็ม คุณจะไม่สามารถมอบหมายเพิ่มเติมได้ เมื่อสัปดาห์ของคุณเต็มแล้ว คุณจะไม่สามารถย้ายสิ่งอื่นใดไปยังโปรเจ็กต์สัปดาห์ นี้ได้^(Week)

GTDใช้งานได้เพราะมันทำให้หัวของคุณยุ่งเหยิงและเข้าไปใน "ระบบ" ช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานที่ทำอยู่ และทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น^{(Get Things Done)}ได้

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Getting Thingѕ Donе GTD expert, or you’re just stаrting to learn about the GTD prоcess, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• วิธีการใช้งาน Kanban Boards Can Improve Productivity

• 4 ยูทิลิตี้ฟรีเพื่อปรับแต่งเมาส์ของคุณและเพิ่มผลผลิต

• 3 วิธีในการใช้ Photo or Video บน Chromebook

• วิธีการ Detect Computer & Email Monitoring หรือ Spying Software

• แบน Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED และอื่น ๆ

• วิธีการ Fix Hulu Error Code RUNUNK13

• วิธีการใช้ Screenshot บน Steam

• วิธีใช้ Discord Spoiler Tags

• วิธีการ Fix Disney Plus Error Code 83

• วิธีการเปลี่ยนภาษาใน Netflix

• วิธีการ Download and Install Peacock บน Firestick

• วิธีการ Post บทความเกี่ยวกับ Linkedin (และ Best Times ถึง Post)

• 10 Best Ways ถึง Child Proof Your Computer

• ไม่สามารถ Schedule Uber ใน Advance? นี่คือสิ่งที่ต้องทำ

• วิธีการแยก Clip ใน Adobe Premiere Pro

• อะไร Do BCC and CC Mean? ความเข้าใจ Basic Email Lingo

• วิธีการทำ Wired Printer Wireless ใน 6 Different วิธี

• วิธีใช้ VLOOKUP ในแผ่น Google

• วิธีการ Find Birthdays บน Facebook

• วิธีการขับรถไปที่ Roku TV จาก PC or Mobile