คุณเคยพลาดอีเมลสำคัญเพราะกล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยข้อความที่ยังไม่ได้ตอบก่อนหน้านี้หรือไม่? คนส่วนใหญ่เคยเจอเหตุการณ์นี้และเกือบทุกคนรู้ดีว่าอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน 50 ฉบับทำให้ไขว้เขวซึ่งต้องการความสนใจจากคุณทันทีที่คุณเปิดกล่องจดหมายในตอนเช้า

จากการศึกษาพบว่า พนักงานใช้เวลามากถึง28 เปอร์เซ็นต์ใน^{(28 percent of their week)}การอ่านและตอบอีเมล ในหนึ่งสัปดาห์ นั่นเป็นมากกว่าหนึ่งในสี่ของเวลาทั้งหมดของคุณในที่ทำงาน คุณสามารถทำสำเร็จได้อีกมากเพียงใดหากคุณไม่ต้องจัดการกับอีเมลจำนวนมากอย่างต่อเนื่อง

Inbox Zero คืออะไร?

Inbox Zeroเป็นแนวคิดที่พัฒนาโดยMerlin Mannผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงาน แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะตีความ "ศูนย์" ในชื่อเพื่ออ้างถึงจำนวนอีเมลที่บุคคลมี แต่เดิมหมายถึงเวลาที่ผู้คนใช้ความคิดเกี่ยวกับอีเมล หากคุณมีอีเมลเป็นศูนย์ แสดงว่าคุณใช้เวลาเกือบเป็นศูนย์ในการคิดถึงอีเมลเหล่านั้น

บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีรักษาจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายของคุณให้เหลือน้อยที่สุดโดยใช้เครื่องมือที่มีให้คุณในGmailตลอดจนแนวทางปฏิบัติที่คุณสามารถนำไปใช้กับวันทำงานซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมอีเมลที่ได้รับจำนวนมาก ตลอดวัน.

พื้นฐานการจัดการอีเมล

ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลคือการปิดกล่องขาเข้าของคุณ อาจฟังดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่ควรให้เวลากับตัวเองในการอ่านและตอบกลับอีเมล ดีกว่ากำหนดเมื่ออีเมลมาถึง การวิจัย^(Research)แสดงให้เห็นว่าเส้นตายที่กำหนดขึ้นเองหรือไม่ ปรับปรุงประสิทธิภาพ^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)}และลดเวลาที่ใช้ในโครงการ

จัดสรร^(Set) เวลาห้านาทีในตอนเริ่มต้นของแต่ละชั่วโมง หรืออาจจะยี่สิบนาทีในตอนเริ่ม ต้นและสิ้นสุดวันเพื่อตอบอีเมล ^{(to answer emails)}ลบอีเมลที่เป็นสแปมอย่าง^{(clearly spam)}ชัดเจน ถ้าอีเมลต้องใช้เวลาสองนาทีหรือน้อยกว่าในการตอบ ให้ตอบกลับก่อน

หากอีเมลต้องใช้เวลาตอบมากขึ้น ให้ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเป็นพิเศษ

การใช้ Gmail เพื่อเข้าถึง Inbox Zero

Gmailเป็นโปรแกรมรับส่งเมลที่ใช้มากที่สุดในโลก แต่คนส่วนใหญ่ไม่ทราบว่าแพลตฟอร์มนี้ใช้งานได้หลากหลายเพียงใด Gmailเต็มไปด้วยเครื่องมือ^{(chock-full of tools)}และตัวเลือกที่ปรับแต่งได้ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมลักษณะที่ปรากฏได้อย่างมาก Inbox Zeroทำได้มากขึ้นเมื่อคุณใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้

ใช้ดาวพิเศษ

ทุกคนรู้เกี่ยวกับความสามารถในการ "ติดดาว" อีเมลโดยคลิกที่ ไอคอนรูป ดาว^(Star)แต่คุณรู้ไหมว่ามีดาว 12 ดวงที่สามารถใช้ได้ คลิก^(Click) Settings > See All Settings > Generalจากนั้นเลื่อนจนกว่าคุณจะเห็นส่วนย่อย ของ ดาว^(Stars)

ดาวมีสีต่างกัน แต่ก็มีไอคอนต่างๆ เช่น เครื่องหมายอัศเจรีย์ ลูกศรกรอไปข้างหน้า เครื่องหมายถูก เครื่องหมายคำถาม และตัว i ตัวพิมพ์เล็ก ตามค่าเริ่มต้น มีเพียงดาวหลักเท่านั้นที่เปิดใช้งาน แต่คุณสามารถคลิกและลากไอคอนใดก็ได้ไปยัง ส่วน ใช้^{(In use)}งาน เพื่อเปิดใช้งาน

มีเพียงสัญลักษณ์เดียวเท่านั้นที่จะปรากฏในGmail คลิก^(Click)หลาย ๆ ครั้งเพื่อหมุนดูดาวต่าง ๆ ทั้งหมดที่คุณเลือก เลือกสัญลักษณ์อย่างน้อยสี่ตัว: ดาวมาตรฐาน, ดาวสีแดง, ตัวพิมพ์เล็ก i และเครื่องหมายถูกสีเขียว

ตั้งค่ากล่องขาเข้าและตัวกรองหลายกล่อง^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

คุณอาจคุ้นเคยกับแท็บต่างๆ ที่มีอยู่ในGmail อยู่ แล้ว: โปรโมชันส่วนตัว^(Personal)โซเชีย^(Social)ล ฯลฯ ไปที่Settings > Inboxและข้างประเภทกล่องจดหมาย ให้^{(Inbox type,)}คลิกช่องแบบเลื่อนลงและเลือกกล่องจดหมายหลายกล่อง^{(Multiple inboxes.)}

ส่วนใหม่จะปรากฏขึ้นที่เรียกว่าส่วนกล่องจดหมายหลายกล่อง ^{(Multiple inbox sections.)}คุณสามารถตั้งชื่อส่วนที่กำหนดเองได้มากถึงห้าส่วนเพื่อดูข้างกล่องจดหมายหลักของคุณ แม้ว่าสองส่วนจะถูกกรอกตามค่าเริ่มต้นก็ตาม ส่วนหนึ่งมีไว้สำหรับอีเมลที่ติดดาว ส่วนอีกส่วนหนึ่งสำหรับฉบับร่าง ^(Starred)ส่วนเหล่านี้ถูกกำหนดโดยคำค้นหา ดังนั้นคุณจะต้องเรียนรู้ว่าดาวพิเศษแต่ละดวงเรียกว่าอะไร เพื่อแยกส่วนสำหรับพวกเขา

นี่คือชื่อของแต่ละดาว:

ดาวเหลือง
ดาวสีแดง
ออเร้นจ์สตาร์
กรีนสตาร์
บลูสตาร์
ดาวสีม่วง
เหลืองปัง (เครื่องหมายอัศเจรีย์)
ปังแดง
สีม่วง-คำถาม
Orange-guillemet (สัญลักษณ์กรอไปข้างหน้า)
กรีนเช็ค
ข้อมูลสีน้ำเงิน (ตัวพิมพ์เล็ก i)

ฟิลด์คำค้นหารู้จักตัวดำเนินการที่แตกต่างกัน ดังนั้นคุณสามารถใช้ คำสั่ง OR/ANDเพื่อรวมดาวหลายดวงไว้ในส่วนเดียวกันได้ ข้างช่องคำค้นหา^{(Search query)}คือช่องชื่อส่วน ^{(Section name)}ป้อนชื่อเฉพาะที่คุณต้องการให้ฟิลด์ถูกเรียกที่นี่

เพื่อให้ได้Inbox Zeroจะเป็นการดีที่สุดที่จะตั้งค่าส่วนที่เฉพาะเจาะจงสองสามส่วน:

ต้องการการดำเนินการ/ตอบกลับ
ต้องการคำตอบด่วน
รอการตอบกลับ
ได้รับมอบหมาย

คุณสามารถเลือกที่จะตั้งค่าส่วนที่ห้าได้ตามความต้องการของคุณ แต่สี่ส่วนนี้จะจัดการงานพื้นฐานที่สุด

การเข้าถึงกล่องจดหมายเป็นศูนย์^{(Reaching Inbox Zero)}

เมื่อคุณเปลี่ยน การตั้งค่า Gmailแล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการทุกอย่าง ขั้นแรก^(First)ตั้งค่าตัวกรองของคุณ ป้อนต่อไปนี้:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

เมื่อคุณได้รับอีเมล สิ่งแรกที่คุณควรทำคือตัดสินใจว่าอีเมลนั้นต้องการการตอบกลับหรือว่าคุณควรลบทิ้ง หากอีเมลนั้นเป็นสแปมหรือไม่รับประกันว่าจะได้รับการตอบกลับ ให้ลบทิ้งทันทีหรือเก็บถาวร

หากอีเมลต้องการการตอบกลับและจะใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที ให้ตอบอีเมลนั้น หากคุณต้องการเวลามากกว่าสองนาที ให้คลิก ไอคอน ดาว^(Star)หนึ่งครั้ง หากอีเมลเป็นเรื่องด่วนและควรเป็นสิ่งถัดไปที่คุณตอบกลับ ให้คลิกไอคอนสองครั้งเพื่อทำเครื่องหมายด้วยดาว แดง^{(Red Star)}

เมื่อคุณตอบกลับอีเมลแล้ว หากคุณกำลังรอการตอบกลับ ให้คลิก ไอคอน ดาว^(Star)สามครั้งเพื่อกำหนดให้เป็น "กำลังรอการตอบกลับ" หากคุณได้รับอีเมลที่จัดการได้ดีกว่าโดยบุคคลอื่น ให้ส่งต่อไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องและคลิก ไอคอนรูป ดาว^(Star)สี่ครั้งเพื่อทำเครื่องหมายเป็น "มอบหมายแล้ว"

เลือกเวลาที่คุณต้องการตอบกลับอีเมลและมุ่งเน้นการทำงานเฉพาะในช่วงเวลาดังกล่าว การกำหนดเส้นตายและกำหนดระยะเวลาในการจัดการอีเมลทำให้คุณสามารถใช้เวลาในกล่องจดหมายของคุณน้อยลง คุณจึงสามารถจดจ่อกับงานที่สำคัญมากขึ้นได้ หากคุณเลือกที่จะจัดการกับมันตั้งแต่ต้นชั่วโมง ให้เน้นที่การตอบกลับอีเมลด่วนก่อน จากนั้นค่อยจัดการที่เหลือ

เมื่อนำวิธีการเหล่านี้ไปปฏิบัติจริง คุณจะสามารถควบคุมกล่องจดหมายทั้งหมดได้ในไม่ช้า ถ้ามันรกอยู่แล้ว ให้เผื่อเวลาไว้ครึ่งชั่วโมงต่อวันเพื่อจัดเรียงอีเมลที่คุณมีอยู่แล้วและพิจารณาว่าอีเมลเหล่านั้นสำคัญหรือไม่ ตอบสนองต่อผู้ที่ต้องการลบผู้ที่ไม่ต้องการ

อาจใช้เวลาสักครู่แต่ตัวกรอง^{(but filters)}กล่องจดหมายที่กำหนด และเครื่องมืออื่นๆ จะช่วยให้คุณเข้าถึงInbox Zero และ^{(Inbox Zero–and)}คุณจะพบว่าเทคนิคใดที่จะช่วยให้คุณอยู่ที่นั่นได้ดีที่สุด

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever miѕsеd an important email because уoυr inbox was full of previous, unanswered messages? Most people have exрerienced this and almost everyone knows the distrаction оf fifty unread emails that demand your attеntion as soon as yоu open your inbox in the mornіng.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

ขวัญแก้ว กำธรเจริญ

About the author

ฉันเป็นผู้ตรวจทานมืออาชีพและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ฉันชอบใช้เวลาออนไลน์เล่นวิดีโอเกม สำรวจสิ่งใหม่ ๆ และช่วยเหลือผู้คนเกี่ยวกับความต้องการด้านเทคโนโลยีของพวกเขา ฉันมีประสบการณ์กับ Xbox มาบ้างแล้วและได้ช่วยเหลือลูกค้าในการรักษาระบบของพวกเขาให้ปลอดภัยมาตั้งแต่ปี 2552

วิธีเข้าถึง Inbox Zero ใน Gmail

Inbox Zero คืออะไร?

พื้นฐานการจัดการอีเมล